人才流動背景下人事檔案管理探究 ?

摘 要：人才流動是社會主義市場經濟條件下人才優化配備的現實表現。深化疾控中心人事制度改革，推動人才要素合理流動。新時期，在人才頻繁流動的時代背景下，人事檔案管理呈現出新情況新特點，突出表現為管理對象流動性、管理主體分散性和管理內容廣泛性，使人事檔案管理權限變得模糊、檔案材料形式零散、內容質量亟待提升。為此，應從人事檔案資料收集、流轉和現代化管理方面，加強新時代疾控中心人事檔案管理工作，為深化新時代疾病預防和控制事業發展提供必要人才支持和保障。

關鍵詞：人才流動；人事檔案；檔案管理

引言

隨著醫療衛生事業改革的深入以及對傳染病疾病篩查精細化要求越來越高，疾控中心承擔著巨大的社會責任重，且面臨著人才流動頻繁的現實挑戰。人力資源是疾病預防控制事業發展的重要動力。山東省是全國的人口流入較大省份。山東省試行醫療衛生機構法人治理，強化醫療機構人事自主權，實行人員控制總量備案管理，在總量內自主用人、自主招聘。這一舉措也有力推動和優化人力資源的合理配置，實現醫療衛生人才資源價值最大化。人才流動使得人事檔案管理權限發生變化。為進一步做好流動人員的人事檔案管理，2019年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于促進勞動力和人才社會性流動體制機制改革的意見》，明確提出要“以檔案服務改革暢通職業轉換”。2021年，中組部、人社部、財政部、國家郵政局、國家檔案局聯合發布《流動人員人事檔案管理服務規定》，明確提出流動人員人事檔案管理的內容、職責、接收、轉遞、服務利用等日常管理要求。針對當前疾控中心等醫療衛生事業領域人才流動較為頻繁的現狀，根據新規定新要求，積極探索適應新時代人才流動形勢下的人事檔案管理新方法新舉措，加強人事檔案管理，服務人員流動，對培養一批忠誠度高、實踐經驗豐富的疾控人員、提升疾控事業發展整體水平等，均具有重要現實意義。

1 人才流動背景下人事檔案管理特點

1.1 管理對象的流動性

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，是記載人員身份、學歷、資歷等人生軌跡的重要依據，與工資待遇、社會保障、組織關系關聯十分密切，具有法律效用和較強的證明力。在“檔隨人走”的人事管理制度設計中，醫療衛生人才頻繁流動直接影響著人事檔案管理對象的穩定性[1]。這也是人才流動背景下疾控中心人事檔案管理的最顯著特點。

1.2 管理主體的分散性

疾控中心人才引進后的管理類型有財政撥款事業編制人員、中心自聘人員、臨時工、勞務派遣人員，有高級、副高級、中級等專業職稱技術人員。以濟南市疾控中心為例，財政撥款事業編制人員占比較大，人事檔案由人事主管部門，即市人社局管理。自聘引進的人員或由中心檔案部門或由屬地人才服務中心代管，臨時工或勞務派遣人員的人事檔案則更為分散，或由人才服務中心或在原用人單位[2]。人才流動背景下疾控中心人事檔案管理主體分散性，易引發人事檔案資料遺失或檔案資料補充不及時現象，存在人事檔案不完整或丟失等安全隱患，增加了人事檔案管理難度。

1.3 管理內容的廣泛性

人才流動背景下疾控中心引進的人才更加多元化。根據疾病預防與控制工作的業務需要招聘不同專業、不同領域的人才。例如根據《濟南市衛生健康委員會所屬事業單位公開招聘衛生人才簡章》，疾控中心要引進一批高學歷、高職稱優秀人才，充實到應急辦、科研教育部等多個部門。不同部門在人才專業設置、學歷要求、執業證書、工作經歷等方面提出具體要求，在后期人才引進過程中，納入到收集范圍的人事檔案資料具有較強的廣泛性。除了需要收集身份信息、學歷學位證書、工作簡歷等檔案資料外，還需要收集專業領域的檔案資料、解除聘用勞動合同檔案、科研檔案、職稱評定檔案等。

2 人才流動背景下人事檔案管理困境

2.1 人事檔案管理權限模糊

人才流動進一步加劇了人事檔案中的“棄檔”“死檔”現象。究其根源，主要是人事檔案管理權限模糊。盡管《流動人員人事檔案管理服務規定》第五條規定“流動人員人事檔案工作遵循‘集中統一、歸口管理原則，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門、檔案主管部門的指導和監督。”但從現實情況來看，流動人員檔案有的由所在地人才服務中心管理，有的人員流動后檔案繼續由原用人單位管理，還有的自行在社會上聯系專門機構進行管理。流動人員的人事檔案管理權限歸屬不明，導致其處于較分散狀態，缺乏有效監督[3]。

2.2 人事檔案材料形式不一

人才流動背景下疾控中心引進人才更加的多元化，有的是通過地方事業單位主管部門的統一招錄考試引進，有的是中心自行招聘引進，還有的是從第三方勞務公司臨時簽約引進，人才引進模式與引進人才渠道的不同，使其人事檔案內容及格式差異較大。有的紙質人事檔案資料書寫不規范，存在用藍墨水、圓珠筆等不耐久書寫材料情況；還有的檔案材料用紙不規范，紙張幅面不統一，沒有用規范的紙質材料，影響人事檔案長期保存。不同的用人單位對人事檔案管理要求和重視程度不同，政府及其職能部門重視人事檔案實體及內容，除了做好人事檔案收集外，還注重人事檔案審核[4]。有些企業或其他機構對人事檔案管理要求較低，“三齡兩歷一身份”沒有認真審核，存在信息記錄前后不一致現象。

2.3 人事檔案質量有待提升

人才頻繁流動導致人事檔案內容在流轉過程中容易出現失真或未及時補充的情況。以工齡為例，剛畢業的大學生如果沒有及時將人事檔案轉遞至人才服務中心或其他政府專門檔案保管部門，即使在私立醫療機構就業，若未及時購買社保，也沒有其他相應工作證明，其工齡往往較現實工作年限偏短，損害了當事人的正當權益。

2.4 人事檔案信息安全薄弱

人才流動背景下疾控中心人事檔案信息安全隱患較大，主要表現在信息泄露和實體安全方面。前者，主要表現在大數據、信息技術的應用，人事檔案在人才頻繁流動過程中增加了信息泄露的風險[5]。大量電子人事檔案與傳統的紙質檔案不同，病毒、黑客、惡意訪問等，極易導致人事檔案信息發生泄露。后者，主要表現在人事檔案物質載體和數據內容方面的安全問題。人才流動過程中，新的用人單位審核人事檔案資料，頻繁的翻閱加劇紙質人事檔案資料老化。存儲人事檔案數據信息的硬盤、光盤，以及專門的人事檔案管理系統，因介質毀損導致系統無法登錄、查閱。

3 人才流動背景下人事檔案管理要求

3.1 收集渠道多樣化

人才交流背景下做好疾控中心人事檔案管理的前提和基礎，是要確保完整、準確、全面地收集人事檔案資料[6]。疾控中心人事檔案收集的方式可以是定向收集、隨時收集，也可以追蹤收集。要圍繞《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《流動人員人事檔案管理服務規定》等相關規定，重點收集體現流動人員德、能、勤、績、廉等方面具有保存價值的文件資料。檔案資料收集要保證人事檔案的完整性、真實性、及時性，把好人事檔案管理“入口關”。

3.2 轉遞流程規范化

根據干部人事檔案管理的相關規定，一旦人事檔案管理權限發生變動的，要在規定的時間里完成轉遞，并要保證轉遞時人事檔案真實準確、材料齊全完整。轉遞的途徑必須要通過機要交通轉遞或者安排專人送取。轉遞應履行相應的手續。人才頻繁流動背景下疾控中心人事檔案轉遞要確保轉遞的規范性、時效性和安全性。其中，規范性就是要求人事檔案轉遞要確保信息內容準確、材料齊全完整、轉遞手續完備。時效性是要求人事檔案轉遞應該在人事檔案管理權限發生變動2個月內完成轉遞。安全性則要求人事檔案轉遞通過專門機要渠道或專人進行，嚴禁個人攜帶或其他渠道或方式轉遞。

3.3 管理工作數字化

隨著信息技術的快速發展，人事檔案管理的數字化水平越來越高，利用互聯網技術、專門的人事檔案管理軟件，實現人才頻繁流動背景下人事檔案管理更加優質高效。“十四五”時期醫療衛生事業發展規劃中明確提出要建設“智慧管理、智慧醫療、智慧服務”這種“三位一體”的智慧信息系統。人事檔案管理數字化是智慧服務建設的重要組成部分，加快推進人才流動背景下人事檔案數字化建設，是適應智慧服務建設、整合人事檔案信息資源，實現信息共享，促進人才優化配置的必然要求。

4 人才流動背景下人事檔案管理對策

4.1 嚴格檔案資料收集

要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，做好人事檔案資料收集工作。一要成立收集組織。疾控中心要成立專門的人事檔案管理領導小組，同步推進人才引進與人事檔案資料收集工作。領導小組由分管人事、分管檔案工作的領導擔任組長，業務科室、辦公室負責人為成員。二是明確收集范圍。根據《干部人事檔案工作條例》規定，做好履歷材料、獎懲材料、自傳材料等10類材料的收集。三是掌握收集方法。根據人才流動的特殊性，收集人事檔案資料要堅持及時性、全面性、完整性原則，做到隨時收集與定期收集、全面收集與重點收集、被動收集與主動收集相結合的方法。四是嚴格收集方法。收集歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，一般需要組織部門蓋章，應由本人簽字，紙張及其大小、材料裝訂方式、書寫文字要求等應執行《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的具體規定。五是明確收集責任。要明確人事檔案收集責任部門和責任人員，人事科、辦公室要加強人事檔案收集歸檔工作的監督檢查，督促相關部門及人員嚴格按照收集范圍及要求做好人事檔案收集歸檔工作。

4.2 規范人事檔案流轉

人才流動需要及時將人事檔案流轉至有管理權限的檔案部門。一要提升檔案流轉意識。要加強檔案管理人員、人事檔案所有人對《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《流動人員人事檔案管理服務規定》等法律法規的學習，提升對人事檔案的重要性認識，凝聚做好人事檔案流轉工作的思想共識。二要完善檔案流轉制度。要詳細規定人事檔案流轉所需的條件、流轉的方式，以及禁止人事檔案流轉的情形，建立人事檔案流轉告知制度，使當事人明確流轉的范圍和要求。三要選擇合適的流轉方式。例如距離較近的，可選擇專人送取；反之距離較遠的，可選擇機要通信或郵政特快專遞，嚴禁個人自帶檔案。

4.3 深化檔案綜合水平

一要規范建檔。根據《干部人事檔案工作條例》等相關規定，統一人事檔案管理標準，明確人事檔案資料的收集范圍、歸檔整理要求、電子檔案規范標準。以歸檔范圍為例，既要收集科研成果、學歷學位、個人履歷等，確保其完整性。也要做好人事檔案審核工作，落實主體責任，重點審核其“三齡兩歷一身份”信息，確保其真實性、有效性。二要夯實基礎。從硬件和軟件兩個方面不斷夯實人事檔案管理基礎。硬件方面，要按照“八防”的標準和要求，規范建設人事檔案管理庫房，添置必要的恒溫機、除濕機，密集架，計算機，掃描儀等。軟件方面，要加快推進人事檔案數字化信息采集，購買專門的人事檔案管理軟件，提升人事檔案信息化、數字化水平。此外，還要完善人事檔案歸檔、編目、借閱、利用、銷毀等各項規章制度。三是頂層設計。積極推動人事制度改革，淡化編制身份限制，鼓勵人才合理流動。還要優化人事檔案制度改革，明確人事檔案管理權限，提升管理質量。

4.4 提升檔案管理素能

一要提高思想政治素質。加強新時代人事檔案管理法規學習，開展“不忘初心、牢記使命”主題教育，大力弘揚社會主義核心價值觀，堅定正確政治立場，增強工作責任感、使命感。二要增強綜合業務能力。人事檔案管理者既要加強檔案學、人事管理等專業知識學習，也要積極做好計算機、信息技術的學習，增強綜合業務能力。三要提升職業道德素質。要增強人事檔案工作的主動性，根據疾控中心人事安排，及時跟進人才引進工作，主動做好人事檔案收集、歸檔和轉遞等工作，轉變傳統“等”“靠”“要”的被動模式。還要做好人事檔案編研工作，為人才引進提供決策參考。

結語

人才流動是優化人才使用的現實表現，也是為推動疾病預防控制事業發展提供高素質人才的重要保障。人才流動會導致其人事檔案管理權限的變動，作為用人單位，要高度重視人事檔案管理工作，將人事檔案管理納入人才管理范疇，做好統籌規劃，以人事檔案高質量管理服務疾控事業高質量發展。

參考文獻

[1]楊瑞宏.人才流動背景下醫院人事檔案管理的完善對策[J].社會科學，2023（4）：34-37.

[2]李科利，鄧晴.論人才流動多元化背景下人事檔案的管理困境與區塊鏈應對[J].四川行政學院學報，2021（4）：35-43.

[3]龔留慶.人才流動背景下醫院人事檔案管理路徑探究[J].辦公室業務，2022（1）：149-150.

[4]陳小樊.人才流動背景下醫院人事檔案管理的現狀及對策分析[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（11）：76-78.

[5]吳寶明.人才流動背景下醫院人事檔案管理路徑討論[J].商情，2022（45）：79-81.

[6]杜玉蘭.論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].北京檔案，2012（6）：36-37.

作者簡介：郝偉（1975— ），大學學歷，濟南市疾病預防控制中心館員，主要從事檔案管理研究。