中小企業內部控制存在的問題及對策

仲芷悅 王宏

［摘 要］經濟發展背景下，鼓勵和引導中小企業健康快速發展是國家較為注重的任務。企業內部控制的好壞對其健康發展具有重大影響。中小企業作為市場上較為活躍的主體，往往因為規模小而忽略內部控制。文章通過分析黑龍江HZ生物能源有限公司內部控制存在的問題，提出相應的解決對策，以期為廣大中小企業提供借鑒。

［關鍵詞］中小企業；內部控制；組織架構

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.014

［中圖分類號］F275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）12-0044-03

1 ? ? 中小企業內部控制概述

內部控制是指企業為了能夠實現其利益最大化的戰略目標，確保資產真實有效，保證會計信息能夠為信息使用者提供正確的指導，確保經營決策方針以及企業內部各項規章制度能夠有效貫徹執行，提高經營活動的效率，而在內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制等一系列方法和措施的總稱。內部控制是一個不斷發展、變化、完善的過程。

在激烈的市場競爭中，中小企業提高管理水平和經營效益的關鍵就是制定完善的內部控制制度，并使其有效貫徹落實。我國多數中小企業還沒有意識到內部控制的重要性，內部控制整體框架體系還不夠健全，導致企業出現許多經營問題和風險。因此，中小企業要充分認識到內部控制的重要性，不斷完善內部控制體系。

2 ? ? 黑龍江HZ生物能源有限公司概況

黑龍江HZ生物能源有限公司（以下簡稱“HZ公司”）位于黑龍江省佳木斯市樺南縣經濟開發區，成立于2018年11月，是由具有數十年酒精加工制造行業經驗的專家團隊執掌，按照上市公司模式打造的現代化企業。HZ公司主要經營范圍為生產乙醇、變性燃料乙醇等各類乙醇產品以及玉米干酒糟及其可溶物（Distillers Dried Grains with Solubles，DDGS）高蛋白飼料加工、糧食收購、食品生產、道路危險貨物運輸等。公司的內部組織形式為直線制，即公司內部各級單位、下屬員工只接受一個上級的指令。

3 ? ? 黑龍江HZ生物能源有限公司內部控制存在的問題

3.1 ? 內部組織架構不夠完善

很多企業在內部管理時，缺乏對內部控制的正確認識，HZ公司也是如此。該公司內部控制與設立的內部組織架構沒能足夠契合，自上而下的人員任命結構過于簡單，管理人員數量較少，尤其財務部門的會計與出納人員都僅有一人，無法起到相互監督和相互制衡的作用，且該公司內部管理人員分管的區域不夠清晰，導致各部門任務和職能混亂，員工對于各自所需承擔的責任不夠明確，辦公氛圍松散，工作效率低，而且互相推諉的問題嚴重。例如，項目在實施過程中，出現多位管理人員負責一個項目的現象，但在項目出現問題時無人承擔責任，這不僅僅是責任問題，更嚴重的是企業內部人力資源浪費。最終導致的結果則是高層管理者難以把控日常運營狀況，在一定程度上難以做到任務的有效上傳下達和落實，工作完成效率低，經營狀況沒有得到有效改善［1］。

3.2 ? 高層管理人員對內部控制的認識不足，執行力度不足

HZ公司高層管理人員沒有深刻認識到企業內部控制的重要作用，對內部控制的執行不夠重視，導致執行力度減小，公司治理水平隨之降低。HZ公司內控執行力度小主要表現為以下兩點：第一，雖然該公司不斷制定相關制度，但是員工對于制度的執行效果沒有得到很好的檢驗，問題出現后才發現原本的預防措施沒有有效執行，對于問題的處理有很強的滯后性，這也會給公司帶來一定的損失和隱患，導致公司的穩定性無法得到保障。第二，公司責任劃分機制不明確。公司在經營發展時難免會有所疏漏，出現一些問題，但其對問題的處理經常是采取息事寧人式的模糊態度，沒有深入了解事情的原委，沒有追根溯源以及從源頭解決問題，從而使員工逃避責任的態度更加

嚴重。

3.3 ? 采購環節工作執行不到位

當前公司涉及的采購業務主要為糧食的采購、運輸、驗收以及入庫等，但HZ公司主要以糧食為收購目標，而糧食在東北屬于季節性較強的農作物，其收購計劃季節性較強，缺少實時性。公司為應對其他時節的生產，需要囤積糧食以備后續使用，但對于后續保存措施沒有做好相應的規劃，糧食損耗嚴重，而且平時的采購多以口頭傳達為主，缺乏實際的采購票據，經常會產生賬實不符的情況［2］。在采購過程中，公司通過預付賬款賬戶進行采購時，采用形式簡單的付款方法，一旦與供應商出現矛盾或采購糾紛，在采取法律手段解決問題時就無法提供足夠的實證。

3.4 ? 銷售與收款業務問題較多

銷售與收款業務是公司的重要業務，同時銷售收入影響公司的最終利潤。銷售環節的控制與收款環節的核算對公司的發展而言是具有重要作用的。但公司銷售與收款業務存在諸多問題。在發貨過程中，公司采取銷貨單制度，銷售的流程為銷售部根據銷貨清單標明貨物數量，通知運輸部門準備車輛，管理員備好貨物，準備發貨，貨物在發出時，倉庫管理員準確填寫庫存量以及其他賬簿等。但公司在此方面存在不少問題，主要表現在以下方面：①公司對銷售流程的控制不到位，銷售人員沒有很好地對會計人員開出的票據進行嚴格執行核對程序，偶爾還有發錯數量的情況，導致最后實地盤查時出現賬實不符的問題，給企業帶來不必要的麻煩。②公司關于運費申請的辦理有一套極其復雜的程序，然而整個流程并未涉及運費金額的查驗，以及運費墊付問題的報銷。該流程工序繁多卻并未有實際的用處，最終銷售人員報銷的金額是否與實際產生的運費相符，公司財務人員無處查驗。③公司沒有明確的售后標準，對于銷售退回的貨物沒有嚴格的審核標準。退回的商品沒有經過原因調查，僅僅為維護客戶黏性而允諾退貨。除此之外，公司對于拖欠貨款的問題沒有專門的預防以及解決措施，對于發生壞賬率極高的款項沒有相應的催債程序，這就容易造成公司收款困難，資金回轉速度慢，對公司造成不利影響。

4 ? ? 黑龍江HZ生物能源有限公司加強內部控制的對策

4.1 ? 完善內部組織結構

HZ公司要想獲得理想的內部控制效果，就需要完善公司內部組織結構，明確劃分各部門職責范圍、崗位職責，建立監督制衡機制。第一，公司要根據自身的發展情況，對照行業的發展形勢，借鑒其他優秀企業的先進內部組織架構，取其精華應用于自身。例如，增加財務人員數量，使之起到一定的制衡與監督作用。第二，公司要加強對組織架構的完善，以動態化的方式來對內部組織結構進行調整，使組織架構能夠與內部控制相適應，這樣才能使公司各項工作有序落實。第三，公司要明確各崗位的職責任務，使員工找好自身定位、各司其職，承擔起自己的責任，避免在工作中由于責任問題耽誤工作進度［3］。

4.2 ? 提升全體人員對內控的認識，強調全員參與

內部控制的效果直接影響企業的發展質量，可見內部控制對企業的重要性。內控的實際實施主體是人，公司管理人員和普通員工對內控認識水平的高低直接決定了內部控制工作的執行效果。公司管理層不僅要深刻認識到內部控制的重要性，而且要意識到全員參與的重要性，加強員工對內部控制的認識。首先，公司在提高管理人員內部控制意識的基礎上，可以通過宣傳、教育等方式來提升內部員工對內部控制的認識，還可以對員工進行專門的培訓來提升其內控意識，必要時可以聘請專家對專門的內控人員進行培訓指導，在不斷加強內控認識中促進員工團結協作，為各部門有效開展內部控制工作提供支持和保證。其次，公司要提升員工的參與度以及滿意度。例如，讓員工積極參與相關工作制度的制定，聽取他們的意見和建議，讓員工意識到內部控制與自身切實相關。與此同時，要建立完善的反饋機制與明確的獎懲制度，并給予員工積極肯定和及時答復，為營造出良好的內控氛圍奠定基礎［4］。

4.3 ? 完善采購和付款環節的工作方式

采購原材料與支付貨款是企業至關重要的工作內容，原材料的質量直接影響產品的質量，而一個企業盈利的根本就在于產品質量，同時，付款環節對于很多細節的把控也有十分嚴格的要求［5］。針對HZ公司采購與付款環節存在的問題，筆者提出的改進措施分為以下幾點。①采購單是由生產部門根據生產需求提出采購請求并簽字提交至采購部的憑證，相關人員在編制采購單時，要做好采購單的編號，得到供給部和財務部批準后的采購單才是有效單據。這個步驟的最終目的在于：一是防止采購過量或者重復性采購，導致存貨堆積；二是對市場價格有所了解，對采購物資的費用能夠進行大致估算。另外，將采購單一式三份，一份自留備查，一份送至采購部，一份作為報銷依據送至財務部。單據中要說明采購原材料的名稱、規格、數量、質量、價格等要求。②在采購原材料時，要與供應商簽訂采購合同，并列出采購物資的名稱、價格、數量以及付款方式等信息，一式兩份，雙方各一份，在雙方明確合同內容并簽訂后再付款［6］。③在材料采購預支價款的過程增加財務部以及總經理簽字步驟，同時增添報銷一欄。采購人員在結束采購，并將采購發票提交給出納人員后，出納在付款單上登記報銷金額及交回金額，最后交回會計人員記賬。這樣會計人員就可以通過單據了解所購買物資是否安全入庫。④要及時對倉庫內的庫存貨物進行清點并記錄，同時會計人員定期去倉庫進行實地盤查，將實際庫存數與單據上的數據進行比對，保證庫存材料的數量準確。

4.4 ? 改進銷售與收款方式

銷售與收款是企業實現收益的重要環節，因此每個企業都要做好銷售與收款工作，完善銷售與收款方式也勢在必行［7］。針對HZ公司在銷售與收款方面存在的問題，筆者提出幾點應對建議，具體如下。①公司應加強制定銷售規劃和流程，由市場部門組織人員對銷售方案進行細化，根據各區域的訂單數量對市場需求進行預測，同時針對預測結果制訂相應的銷售計劃。市場需求是瞬息萬變的，因此，公司也要時刻根據市場變化對銷售計劃進行調整，及時調整發展戰略和銷售目標，絕不可一成不變。②公司要對銷售發票進行嚴格把關。貨物的發出順序與發票的編號要一一對應；發票上的數量必須以銷售清單上的實際發貨數為依據；要對發票內容進行嚴格的審核；要對發票金額進行定期的匯總查驗，以便同應收賬款和銷售收入等進行核對。③公司應制定售后標準。貨物退回需要有必要的原因，以及經過經理審核簽字后方可退回，退回的貨物入庫前也要經倉庫和質檢部門進行審核，審核合格后方可入庫。同時，倉庫在接到退回貨物時應及時標注退貨的原因、名稱、數量等必要信息，隨后調整倉庫保管員的單據。最后，要分析客戶索賠的合理性，若合理則由經理簽字審核后進行賠償。④公司要對與之有業務往來的客戶進行信用評估，通過評估等級的高低進行相應的分類管理。評估內容包括但不限于公司發展狀況、支付能力等。信用等級的評定最終還需銷售經理敲定簽字。對于未按期收回的應收賬款，根據客戶的信用評估等級進行分析，及時進行壞賬準備的計提。銷售部要對應收賬款的催收工作進行創新，采取更加有效的措施，必要情況下可以通過訴訟方式維權。同時，還可以采取折扣方式，如可以通過還款速度的快慢給予一定的優惠，同時及時更新客戶的信用檔案［8］。

5 ? ? 結束語

一個企業的發展壯大，需要企業內部與外部共同發力，而內部控制又始終貫穿于企業發展全過程，因此加強內部控制是必然的。對中小企業而言，其要結合自身發展實際，從多方面完善內部控制制度，使其可以推動企業健康發展。本文主要分析了黑龍江HZ生物能源有限公司在發展過程中存在的內部控制問題，針對存在的問題提出相應的解決措施，以期為廣大中小企業提供借鑒。

注：王宏，通信作者

主要參考文獻

［1］徐艷嬌.企業內部控制的問題與對策研究［J］.中國集體經濟，2022（28）：52-54.

［2］謝野芳發.小企業內部控制現狀及改進措施：以A公司為例［J］.商業會計，2022（18）：92-95.

［3］馬雪園.企業內部控制問題的解決措施［J］.理財，2022

（10）：56-58.

［4］王明吉，李霞.基于公司治理視角的上市公司內部控制優化研究［J］.經營與管理，2020（9）：24-27.

［5］趙云婷.中小企業內部控制問題及對策研究［J］.企業改革與管理，2022（2）：36-38.

［6］曾婷婷.企業采購管理的重要性與強化措施分析［J］.現代商業，2022（15）：132-134.

［7］宋世坤.企業內部控制業務流程的控制點分析［J］.商場現代化，2022（19）：82-84.

［8］吳佳明.中小企業內部控制存在的問題及對策研究［J］.老字號品牌營銷，2021（13）：137-139.