數字化時代高校檔案管理信息化建設路徑

王敏

［摘 要］信息技術在高校檔案管理中的應用與融合，既是數字化時代檔案事業發展的必然趨勢，也是高校進行檔案資源整合、推動教學工作開展與改革發展的重要舉措。文章首先從發揮檔案利用價值、減輕檔案管理人員工作壓力等方面概述檔案管理信息化建設的重要價值，隨后針對信息化建設中面臨的一些實際問題，分別從搭建智慧檔案管理系統、提升檔案管理人員信息素養、保障檔案隱私與安全、挖掘檔案潛在價值等方面總結檔案管理信息化建設的可行性路徑，為數字化時代高校更好地管理、開發、利用檔案提供幫助。

［關鍵詞］數字化時代；檔案管理；信息化；檔案資源開發

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.065

［中圖分類號］G647；G270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）12-0200-03

0 ? ? 引 言

以往高校的檔案管理中，檔案工作者普遍存在“藏大于用”的理念，以收集、保管檔案為主要任務，而沒有思考如何挖掘檔案的潛在價值。進入數字化時代，高校將大數據、云計算、互聯網等信息技術應用到檔案管理中，推進檔案管理信息化建設，搭建智慧檔案管理平臺，將信息技術優勢轉化為檔案開發優勢，真正做到了“用大于藏”，讓檔案資源能夠為高校教育教學工作的開展提供相應的支持。基于此，探究檔案管理信息化建設的可行性路徑，成為高等教育深化改革背景下檔案管理人員的一項重要任務。

1 ? ? 高校檔案管理信息化建設的必要性

1.1 ? 有利于支持高校各項工作的開展

以數字技術為支撐推進檔案管理信息化建設，能夠讓檔案資源的深層次價值得到顯現，從而為高校各方面的工作開展提供相應的支持［1］。在智慧檔案管理平臺的幫助下，整合利用財務檔案，可以進一步降低甚至是杜絕高校運營中的資金浪費情況，在加強財務管理的前提下，有效減少財務風險，提高資金利用效率，為高校教學、管理、改革等各項工作的開展提供物質保障。同樣，以檔案管理信息化建設為契機，做好人事檔案的分析與使用，也能幫助高校領導和人力資源部門的主管全面了解每一名教職工的特長，從而進行人事調動、優化崗位設置，實現人力資源的最優化配置，為高校各項工作開展提供人才支持。

1.2 ? 有利于實現檔案資源的整合利用

現階段，高校檔案管理已經形成數字檔案與紙質檔案并存的局面。進入數字化時代，數字檔案的比重正在逐漸上升，這也為檔案資源的整合與利用創造了良好條件。高校通過推進檔案管理信息化建設，將大數據、云計算、互聯網、人工智能等前沿信息技術融入檔案管理，可以基于高校師生的檔案使用需求快速完成檔案的檢索，并將所有符合需求的檔案進行匯總、整合、分析，為檔案的開發利用提供有利條件。只有體現出檔案資源對高校各項工作的推動作用，才能讓高校領導更加重視和大力支持檔案管理信息化建設，形成良性循環，在檔案事業進步和高校改革發展上做到“雙贏”［2］。

1.3 ? 有利于減輕檔案管理人員工作壓力

在高校改革向縱深推進的背景下，各類檔案的數量呈現明顯的增加趨勢［3］。與此同時，高校各部門的檔案使用需求也在不斷提升，在多種因素的共同影響下，高校基層檔案管理人員面臨著較大的工作壓力。高校順應數字化發展趨勢，積極推進檔案管理信息化建設，目的之一就是利用構建的智慧檔案管理平臺和檔案管理信息系統，讓原本需要檔案管理人員完成的一些簡單、重復的工作轉而由計算機代為完成。例如，以往檔案管理人員需要花費大量時間檢索目標檔案，在使用檔案管理信息系統后，可以在計算機上輸入關鍵詞查詢，既省時，又省力。目前一些技術比較先進、功能比較齊全的檔案管理信息系統還具備數字檔案自動備份、自動鑒定等功能，讓基層檔案工作者的壓力得到了極大的緩解。對高校來說，這樣不僅可以提高檔案管理效率和檔案服務水平，而且能節約人工成本。

2 ? ? 高校檔案管理信息化建設中面臨的問題

2.1 ? 資金投入不足，檔案管理信息設施配備不足

完備的信息基礎設施是推進檔案管理信息化建設的必要前提。從整體上看，近年來高校積極推動“互聯網+教育”，在教學領域的信息基礎設施已經較為完善［4］。但是在檔案管理部門，由于資金投入不足，信息基礎設施的配備不足，成為制約檔案管理信息化建設的障礙之一。有些高校雖然在前期劃撥了專項經費用于檔案管理信息基礎設施建設，但是并未做到長效投入。由于后續的經費供給不足，檔案管理信息系統沒有及時更新、升級，信息基礎設施也沒有得到定期維護。從這一角度來看，缺乏長期、穩定的資金投入是檔案管理信息化建設中迫切要解決的一個問題。

2.2 ? 基層檔案管理人員的信息素養有待提高

檔案管理信息系統的應用可以實現數字檔案收集、分類、檢索等基本工作的自動化，顯著減輕基層檔案工作者的壓力。但是，對于技術含量更高、專業性更強的檔案資源整合與利用，仍然需要檔案管理人員親力親為。這種情況下，檔案管理人員除了要熟悉檔案管理流程、了解檔案管理制度，還必須具備較高的信息素養，能夠運用信息技術、操作檔案管理信息系統，完成檔案資源的開發利用。從調查情況來看，高校的很多檔案管理人員雖然工作年限較長、專業技能扎實，但是容易形成固化思維，習慣于憑經驗辦事，不愿意主動學習和使用信息技術，甚至存在檔案管理部門購置了最新的智慧檔案管理系統后卻不懂得如何操作的情況，這也成為數字化時代推進檔案管理信息化建設面臨的又一問題。

2.3 ? 數字檔案的隱私與安全得不到可靠保障

相比于紙質檔案，數字檔案無論是在保存、整理、檢索還是利用等方面，均有明顯的便利和突出優勢。但是數字檔案也有自身的缺陷，尤其是對于高校的人事檔案、教學檔案、財務檔案，其高價值屬性往往成為不法分子覬覦的對象。目前來看，高校檔案管理部門關于紙質檔案已經形成一套比較完善的保管體系，如檔案庫房采用了門禁系統，庫房內有溫濕度監測與調控系統，以及對檔案借閱者的身份進行嚴格核查等，確保了紙質檔案的安全［5］。相比之下，在數字檔案的安全管理方面則存在欠缺，多數情況下是采用防火墻、殺毒軟件來保障數字檔案的安全。由于保護效果有限，一些珍貴的檔案仍然面臨丟失、泄露的風險。如果數字檔案的隱私性和安全性得不到保障，高校就難以繼續推進檔案管理信息化建設。

2.4 ? 檔案資源的開發利用水平相對較低

從檔案的來源上看，具有留存價值的文件資料在歸檔留存后成為檔案［6］。因此，檔案本質上是一種具有開發和利用價值的文件，這就決定了檔案管理的核心任務是進行檔案資源的整合、開發，從而服務于高校各項工作的開展。以人事檔案為例，在檔案開發的基礎上，優化人事調配，合理安排崗位，爭取讓每一名教職工都能找到最適合自己的崗位，從而實現人力資源的最優化配置。近年來，高校逐漸認識到檔案資源的重要價值，也嘗試了許多手段進行檔案的開發。但是受到思維觀念、技術水平等諸多因素的影響，檔案的開發水平不高，絕大多數檔案尚未得到開發使用，檔案的功能與價值沒有充分體現，這也在一定程度上制約了檔案管理信息化建設。

3 ? ? 數字化時代高校檔案管理信息化建設路徑

3.1 ? 構建長效投入機制，搭建智慧檔案管理系統

高校推進檔案管理信息化建設，首先要有一套完備的信息基礎設施。從整體上看，經過近幾年的信息化建設，高校在檔案管理方面已經初步實現自動化，如數字檔案的自動接收、自動分類、定期備份等。需要注意的是，檔案管理信息化建設是一個長期性、動態化的過程，特別是隨著大數據、人工智能的快速迭代，高校必須構建長效投入機制，提供充足的經費保障，持續推動檔案管理信息化建設。高校的財務部門應加強與檔案管理部門的溝通，財務人員根據檔案管理部門提供的信息化建設規劃，編制預算并劃撥經費，為檔案管理信息化建設提供物質保障。在解決了經費問題后，高校需要搭建智慧檔案管理系統，實現數字檔案采集、整理、歸檔、存儲、檢索、鑒定、利用、移交等多項功能的一體化［7］。同時，基于智慧檔案管理系統開發語音查檔、自助查詢、離線下載、遠程傳閱等特色功能，為全校師生使用檔案提供便利。除此之外，高校檔案管理部門還可以開發“掌上檔案館”App，讓那些有檔案借（查）閱需求的師生能夠隨時隨地訪問智慧檔案管理系統，為全校師生提供更加便捷和及時的服務。

3.2 ? 加強人員培訓，提升檔案管理人員信息素養

檔案管理信息化建設的核心內涵，絕不僅僅是提供完備的信息基礎設施，或者是搭建功能豐富的檔案管理信息系統，“人”的信息化才是檔案管理信息化建設的關鍵所在［8］。只有提高檔案管理人員的信息素養，才能使其在高校檔案管理信息化建設過程中保持足夠強的崗位勝任力，從而利用自身的專業優勢和經驗優勢，為大數據、云計算、人工智能在高校檔案管理中的融合應用奠定堅實的基礎。高校的人力資源部門要根據新時期檔案管理工作的開展需要，以及檔案管理信息化建設的形勢，制訂具有較強指向性和目的性的培訓方案，切實補齊檔案管理人員在信息技術、信息素養等方面的短板。例如，高校每隔一段時間會更新、升級檔案管理信息系統，添加諸如檔案自動備份、檔案智能轉化等新功能。每次系統升級后，立即開展一次專項培訓，確保檔案管理人員能夠熟悉新功能，從而提高檔案服務水平和深度開發檔案資源。組建一支專業能力扎實、工作經驗豐富、信息素養較高的復合型檔案管理隊伍，為新時期高校檔案管理信息化建設提供人才支撐。

3.3 ? 加強安全管理，保障檔案隱私與安全

數字化、信息化是檔案事業發展的必然趨勢，近年來高校順應這一趨勢加快了檔案管理信息化建設進程。隨著數字檔案的比重越來越高，如何保障檔案內容的隱私性、完整性和安全性，成為新時期高校檔案管理信息化建設不能回避的問題。高校可以嘗試從以下幾方面采取措施構建更加安全的檔案管理信息系統：首先是健全檔案管理制度，優化檔案管理流程。尤其是數字檔案，要通過明文規定的方式，對數字檔案的轉化、分類、保存、備份、借閱、移交、銷毀等作出明確說明。這樣一來，檔案管理人員就能按照統一的標準作業，避免因為個人操作失誤而影響檔案信息的安全。其次是引進新型的安全保護技術。目前比較成熟的數字檔案保護技術是數字簽名技術，檔案管理人員利用密鑰生成只有自己知道的加密字符串，作為個人簽名，當其他用戶想要訪問檔案管理信息系統或者是獲取檔案時必須要進行簽名認證，如果認證不通過，則禁止訪問，從而達到保護檔案內容完整與安全的目的［9］。由此可見，從技術層面解決數字檔案的泄露問題，也是高校推進檔案管理信息化建設的關鍵環節。

3.4 ? 注重開發利用，挖掘檔案潛在價值

無論是人事檔案還是教學檔案，只有充分利用檔案，才能發揮出其應有的價值，促進高校各項工作開展。進入數字化時代，大數據、云計算等信息技術的應用為高校檔案的信息化管理和深層次開發提供了技術支持，如何整合利用、深度開發檔案成為當前檔案管理工作中迫切要解決的問題。高校的檔案工作者要利用好檔案管理信息化這一有利契機，圍繞高校教學、改革等各項工作開展的需要，挖掘檔案潛在的利用價值，在提高決策水平、支持教學改革等方面展現出檔案資源的重要作用。例如，在高等教育深化改革背景下，高校對優秀教師人才的需求更為迫切。在推進檔案管理信息化建設的過程中，檔案管理人員可通過整合、分析人事檔案信息，為教職工的人事調動提供相應的參考，保證人崗適配、人盡其用，在切實提高教學質量的同時滿足教職工職業生涯發展的需求，這有助于高校留住人才。

4 ? ? 結束語

高等教育改革的任務之一就是推進信息技術與高校教學、管理等各項工作深度融合。在這一背景下，高校檔案管理部門貫徹落實“用大于藏”的理念，加快檔案管理信息化建設，用信息技術整合、開發和利用檔案資源，更好地發揮檔案資源對高校教學管理和改革發展的促進作用。從實踐來看，高校檔案管理信息化建設成效初顯，但是也遇到了檔案管理人員信息素養不高、數字檔案面臨信息泄露風險等一系列問題。對此，高校應當加大投入力度，為檔案管理信息化建設創設良好的環境，還要做好檔案管理人員的培訓，切實提高其信息素養。在建立智慧檔案管理系統后，還要采取配套的安全保護技術，確保檔案的完整性與安全性，讓檔案資源在保護中開發，發揮出應有的價值。

主要參考文獻

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