探討企業財務原始憑證無紙化率的提升舉措

■許馨內 華北電力大學

一、引言

隨著數字經濟的蓬勃發展，傳統財務報賬模式向智能報賬的轉變勢在必行。2015年底，國家稅務總局啟動增值稅電子普通發票試點，2017年財政部啟動財政電子票據試點，各行各業開始了財會憑證電子化試點的推進。2020年初，財政部、國家檔案局發布《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）的發布，標志著財會電子憑證的應用進入新階段，無紙化報賬模式將成為今后發展的主流。無紙化報賬模式既能降低企業成本，又能減輕報賬人員工作量，提高報賬效率，得到A企業的大力推進。本文結合A企業財務報賬情況，分析了影響A企業報賬無紙化率（電子附件形式的原始憑證占所有原始憑證的比率）的相關因素，并提出了提升措施，積極推進A企業財務原始憑證無紙化，促進財務核算轉型升級。

1.現狀

A企業是一家老牌國有企業，它比較早開始企業信息化系統建設，目前具有較完善的ERP系統，其中財務管理信息化系統也得到廣泛的應用。A企業在無紙化報賬方面也嘗試了多年，為了解現狀，本文統計了2020年的數據，對原始憑證按紙質和無紙化形態進行歸類分析，相關數據見圖1。從數據中可以看出，A公司原始憑證無紙化率為31.41%，紙質附件占比較高（超過2/3），與無紙化報賬發展趨勢不相匹配，為此，A公司迫切需采取有效措施，進一步提升原始憑證無紙化率，促進降本增效，提高報賬效率。

圖1 紙質和無紙化原始憑證分布情況

2.現狀調查與分析

統計了A公司2020年全省各地市財務原始憑證，分析無紙化率見圖2。

圖2 2020年全省各地市財務原始憑證無紙化率

圖3 影響無紙化率的要因分析思維圖

從圖2可見，各地市的無紙化率沒有明顯差異，總體波動不大，因此，區域不是影響財務原始憑證無紙化率的主要因素。

利用同樣的統計方法，從業務類型（收入類、成本類、工程資產類、其他類）、憑證類型（發票、結算單、付款通知書、合同、其他）等因素進行分析，發現“成本類”財務原始憑證的紙質附件中“發票”和“結算單”單量占比為83.89%，占比重大，所以，“發票”和“結算單”紙質附件占比高是影響財務原始憑證無紙化率的主要因素。

3.原因分析

結合財務人員的經驗，通過對“發票”和“結算單”紙質附件占比高的直接原因進行逐層分析，找到影響財務原始憑證無紙化率的6個末端原因：

（1） 電子專票未普遍推廣

近期，稅務部門才對新的納稅人實行專票電子化，對占比最多的存量納稅人還未普遍推廣電子專票，因而影響到涉及專票部分的憑證無紙化化率。

（2） OFD版電子普票系統驗證失敗率高

新版OFD版電子普票與通常的電子普票存在差異，即票面上不存在發票章，系統驗證時需對相應加密信息進行識別處理，系統如果無法正常驗證，將可能把OFD版電子普票識別為假發票。

（3） 業務系統無法與財管系統連通

目前還有很多業務系統無法與財管系統連通，造成原始憑證無法傳遞到財管系統。

（4） 部分經濟事項未開發結構化表單

結構化表單是直接集成設置在財管報賬單里的結算單信息，結算單如果采用結構化表單形式則直接實現了無紙化。目前A企業有11個經濟事項采用了結構化表單，但還有五六十個經濟事項未采用結構化表單。

（5） 部分經濟事項還未實現會計標準化

會計標準化需對經濟業務發生簽訂合同，到取得相關報賬憑據，發起報賬流程，至完成資金支付的整個流程，明確合同要求、票據規范、發票要求報賬填寫規范、員工墊付要求、卡片攤銷要求、往來清賬要求、關聯交易財務信息報賬要求及報賬各環節審核要點、審核標準、審核界面進行職責劃分。未實現會計標準化的經濟事項，其結算單無法統一固化樣式，還需以紙質附件進行報銷。

（6） 業務培訓宣貫不到位

由于對業務部門人員的培訓宣貫不到位，一是導致報賬人發票知識不足，未去獲取電子發票；二是導致報賬人不熟悉系統，未使用結構化表單進行報賬。

二、提升舉措探討

針對上述主要因素，個別屬于企業外部因素，如專票的推廣，只能等待主管部門的推進，在此不做探討。其他屬于企業內部因素則可以盡量提升，其中業務系統與財管系統連通對接問題則需要技術支撐，不少文章有過闡述，在此也不詳細說明。

1.研究開發結構化表單

（1） 梳理適宜改造的經濟事項

綜合考慮業務特點、業務量、難度等進行，篩選出可以開發結構化表單的經濟事項，結合企業本身需要，統籌上下級部門以及外部業務合作部門的各種因素，提煉和規范結構化模板。

（2） 系統開發及發版上線

梳理完待開發結構化表單的經濟事項后，就把相關IT固化的工作提交IT部門開發，經過系統改造、聯調、測試，新增的結構化表單正式發版上線。

2.優化財管系統的OFD版普票驗證功能

設計系統驗證規則：（1） 財管報賬系統中當票據類型選擇【增值稅電子普管發票】時，新增上傳和識別OFD版文件的功能，確保OFD版和PDF版文件的增值稅電子普通都可以上傳識別。

（2） OCR系統增加識別OFD版增值稅電子普通發票無發票專用章的功能。OFD版增值稅電子普通發票與老版的電子發票區別點為：發票內容欄次的名稱。OFD版電子發票的發票內容欄次名稱為【項目名稱】，老版電子發票的發票內容欄次名稱為【貨物或應稅勞務、服務名稱】。系統增加OCR可識別的票樣，當使用OFD版電子發票時，發票票面沒有發票專用章，是否有章顯示為【OFD】，稽核結果為【一致】。

（3） 非OFD格式新版電子發票攔截

當主單票據類型為增值稅電子發票，系統在報賬人在保存報賬單時校驗發票格式及是否有章，若格式為PDF且是否有章為“有章”或格式為OFD且是否有章為“無章”時，允許提交。若格式為PDF，且是否有章為“無章時”，則不允許提交，并提示“請檢查文件格式，并上傳PDF或OFD格式文件”。

3.推進經濟事項會計標準化

會計標準化是一個大課題，不同的維度有不同的內涵。在積累了一定的財務信息化建設后，會計標準化的主要關注點在主要數據標準化、流程標準化、會計核算標準化、績效評價標準化等方面。會計標準化工作成效主要處理建立統一的核算規范、稽核規則、附件要求、系統配置等。本文側重對會計分錄、附件要求等進行梳理。

（1） 完善通用規則

明確經濟事項主要業務場景與會計分錄、附件要求的對應表：

表1 會計標準化通用規則表（范例）

（2） 規范明細經濟事項用途、經濟事項編碼等

規范相關明細經濟事項用途及對應編碼等，具體如下：

表2 會計標準化經濟事項規則表（范例）

4.加強培訓

強化業務和系統操作的培訓學習，讓業務人員、報賬人員、財會人員、IT支撐人員掌握相關關鍵點、重難點。一是組織業務骨干對無紙化報賬操作中的常見問題和風險點等問題進行了整理，制作成指導模板。二是強化業務培訓與宣貫。可以通過集中學習、線上學習等多種方式進行培訓和宣貫。三是建立問題溝通渠道。除了傳統渠道外，可以利用微信、遠程輔助等手段建立溝通和支撐通道，為一線報賬人員及時解決問題。四是適當增加績效引導。通過績效或獎勵等方式引導各節點人員重視無紙化報賬工作。

三、加強財務原始憑證無紙化率提升質量的有效途徑

1.進一步推廣影像掃描

為了保證財務原始憑證無紙化率的提升質量，財務部門可有效運用影像掃描技術完成原始憑證電子化工作。在調查中發現當前紙質原始憑證包含了打印機直接打印輸出和人工手寫兩種形式。就打印機打印的原始憑證而言，可利用掃描技術對原始憑證進行掃描，結合計算機設備的計算審核功能將其儲存至電子介質中，由此實現原始憑證無紙化率的提升。對于人工手寫的原始憑證，考慮到書寫筆跡的差異性特點，可采取攝像的方式將原始憑證逐一拍攝并存儲至專用文檔中。財務人員應盡快將原始憑證的相關內容直接錄入并存儲至電腦或電子介質中，由此提高原始憑證自動生成效率，為財務人員開展具體工作提供便捷。

2.靈活運用OCR識別技術

得益于我國科技水平的不斷提升，想要加快財務原始憑證無紙化率的提升進度，可靈活運用OCR識別技術對拍攝、掃描后的財務原始憑證進行有效處理，并以此生成相應圖像，開展電子化識別工作，進而獲取相應版面或文字信息。在對財務增值稅發票實施OCR識別技術時，可對其進行自動掃描并識別發票數據；并且，OCR識別技術還適用于人工手寫的原始憑證，其可精準識別不同字體、筆跡，在進行細致掃描后可自動提取有用的數據信息，保證財務原始憑證數據的準確性。科學合理地選用OCR技術可在保證原始憑證錄入效率的基礎上強化財務數據的時效性，有利于提升財務資金支付的可靠性和安全性，為財務部門合理開發有用數據或信息提供有力支持。

3.合理采用移動終端自動錄入技術

移動終端的自動錄入是提升財務原始憑證無紙化率、加強原始憑證電子化管控的有效手段，通過規范化應用可實現財務原始憑證的信息化管理。在具體應用過程中，移動終端的自動錄入系統可傳達自動觸發掃描指令，然后可對財務原始憑證進行自動化掃描，待獲取并識別相關數據信息后可自動傳輸至相應文件或電力介質中，由此達到原始憑證無紙化率的轉變。如若財務人員外出辦公，只要登錄企業管理系統便可在相關界面完成單據填寫工作，而后便可通過移動終端App完成影響掃描工作，由此便可對原始憑證予以精準識別。

四、結語

本文所探討的提升舉措得到A企業的采納，經過一段時間的努力，A企業的報賬原始憑證無紙化率提升了將近10個百分點。不同企業在報賬無紙化推進過程中都會碰到各種各樣的問題，不同的企業有不同的處理方式，但目標都是一致的，必須加快提升報賬無紙化率，為企業的報賬效率以及財務轉型奠定基礎。