探討企業(yè)財務(wù)原始憑證無紙化率的提升舉措

■許馨內(nèi) 華北電力大學(xué)

一、引言

隨著數(shù)字經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)財務(wù)報賬模式向智能報賬的轉(zhuǎn)變勢在必行。2015年底，國家稅務(wù)總局啟動增值稅電子普通發(fā)票試點，2017年財政部啟動財政電子票據(jù)試點，各行各業(yè)開始了財會憑證電子化試點的推進。2020年初，財政部、國家檔案局發(fā)布《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）的發(fā)布，標志著財會電子憑證的應(yīng)用進入新階段，無紙化報賬模式將成為今后發(fā)展的主流。無紙化報賬模式既能降低企業(yè)成本，又能減輕報賬人員工作量，提高報賬效率，得到A企業(yè)的大力推進。本文結(jié)合A企業(yè)財務(wù)報賬情況，分析了影響A企業(yè)報賬無紙化率（電子附件形式的原始憑證占所有原始憑證的比率）的相關(guān)因素，并提出了提升措施，積極推進A企業(yè)財務(wù)原始憑證無紙化，促進財務(wù)核算轉(zhuǎn)型升級。

1.現(xiàn)狀

A企業(yè)是一家老牌國有企業(yè)，它比較早開始企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)，目前具有較完善的ERP系統(tǒng)，其中財務(wù)管理信息化系統(tǒng)也得到廣泛的應(yīng)用。A企業(yè)在無紙化報賬方面也嘗試了多年，為了解現(xiàn)狀，本文統(tǒng)計了2020年的數(shù)據(jù)，對原始憑證按紙質(zhì)和無紙化形態(tài)進行歸類分析，相關(guān)數(shù)據(jù)見圖1。從數(shù)據(jù)中可以看出，A公司原始憑證無紙化率為31.41%，紙質(zhì)附件占比較高（超過2/3），與無紙化報賬發(fā)展趨勢不相匹配，為此，A公司迫切需采取有效措施，進一步提升原始憑證無紙化率，促進降本增效，提高報賬效率。

圖1 紙質(zhì)和無紙化原始憑證分布情況

2.現(xiàn)狀調(diào)查與分析

統(tǒng)計了A公司2020年全省各地市財務(wù)原始憑證，分析無紙化率見圖2。

圖2 2020年全省各地市財務(wù)原始憑證無紙化率

圖3 影響無紙化率的要因分析思維圖

從圖2可見，各地市的無紙化率沒有明顯差異，總體波動不大，因此，區(qū)域不是影響財務(wù)原始憑證無紙化率的主要因素。

利用同樣的統(tǒng)計方法，從業(yè)務(wù)類型（收入類、成本類、工程資產(chǎn)類、其他類）、憑證類型（發(fā)票、結(jié)算單、付款通知書、合同、其他）等因素進行分析，發(fā)現(xiàn)“成本類”財務(wù)原始憑證的紙質(zhì)附件中“發(fā)票”和“結(jié)算單”單量占比為83.89%，占比重大，所以，“發(fā)票”和“結(jié)算單”紙質(zhì)附件占比高是影響財務(wù)原始憑證無紙化率的主要因素。

3.原因分析

結(jié)合財務(wù)人員的經(jīng)驗，通過對“發(fā)票”和“結(jié)算單”紙質(zhì)附件占比高的直接原因進行逐層分析，找到影響財務(wù)原始憑證無紙化率的6個末端原因：

（1） 電子專票未普遍推廣

近期，稅務(wù)部門才對新的納稅人實行專票電子化，對占比最多的存量納稅人還未普遍推廣電子專票，因而影響到涉及專票部分的憑證無紙化化率。

（2） OFD版電子普票系統(tǒng)驗證失敗率高

新版OFD版電子普票與通常的電子普票存在差異，即票面上不存在發(fā)票章，系統(tǒng)驗證時需對相應(yīng)加密信息進行識別處理，系統(tǒng)如果無法正常驗證，將可能把OFD版電子普票識別為假發(fā)票。

（3） 業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法與財管系統(tǒng)連通

目前還有很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法與財管系統(tǒng)連通，造成原始憑證無法傳遞到財管系統(tǒng)。

（4） 部分經(jīng)濟事項未開發(fā)結(jié)構(gòu)化表單

結(jié)構(gòu)化表單是直接集成設(shè)置在財管報賬單里的結(jié)算單信息，結(jié)算單如果采用結(jié)構(gòu)化表單形式則直接實現(xiàn)了無紙化。目前A企業(yè)有11個經(jīng)濟事項采用了結(jié)構(gòu)化表單，但還有五六十個經(jīng)濟事項未采用結(jié)構(gòu)化表單。

（5） 部分經(jīng)濟事項還未實現(xiàn)會計標準化

會計標準化需對經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生簽訂合同，到取得相關(guān)報賬憑據(jù)，發(fā)起報賬流程，至完成資金支付的整個流程，明確合同要求、票據(jù)規(guī)范、發(fā)票要求報賬填寫規(guī)范、員工墊付要求、卡片攤銷要求、往來清賬要求、關(guān)聯(lián)交易財務(wù)信息報賬要求及報賬各環(huán)節(jié)審核要點、審核標準、審核界面進行職責(zé)劃分。未實現(xiàn)會計標準化的經(jīng)濟事項，其結(jié)算單無法統(tǒng)一固化樣式，還需以紙質(zhì)附件進行報銷。

（6） 業(yè)務(wù)培訓(xùn)宣貫不到位

由于對業(yè)務(wù)部門人員的培訓(xùn)宣貫不到位，一是導(dǎo)致報賬人發(fā)票知識不足，未去獲取電子發(fā)票；二是導(dǎo)致報賬人不熟悉系統(tǒng)，未使用結(jié)構(gòu)化表單進行報賬。

二、提升舉措探討

針對上述主要因素，個別屬于企業(yè)外部因素，如專票的推廣，只能等待主管部門的推進，在此不做探討。其他屬于企業(yè)內(nèi)部因素則可以盡量提升，其中業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財管系統(tǒng)連通對接問題則需要技術(shù)支撐，不少文章有過闡述，在此也不詳細說明。

1.研究開發(fā)結(jié)構(gòu)化表單

（1） 梳理適宜改造的經(jīng)濟事項

綜合考慮業(yè)務(wù)特點、業(yè)務(wù)量、難度等進行，篩選出可以開發(fā)結(jié)構(gòu)化表單的經(jīng)濟事項，結(jié)合企業(yè)本身需要，統(tǒng)籌上下級部門以及外部業(yè)務(wù)合作部門的各種因素，提煉和規(guī)范結(jié)構(gòu)化模板。

（2） 系統(tǒng)開發(fā)及發(fā)版上線

梳理完待開發(fā)結(jié)構(gòu)化表單的經(jīng)濟事項后，就把相關(guān)IT固化的工作提交IT部門開發(fā)，經(jīng)過系統(tǒng)改造、聯(lián)調(diào)、測試，新增的結(jié)構(gòu)化表單正式發(fā)版上線。

2.優(yōu)化財管系統(tǒng)的OFD版普票驗證功能

設(shè)計系統(tǒng)驗證規(guī)則：（1） 財管報賬系統(tǒng)中當(dāng)票據(jù)類型選擇【增值稅電子普管發(fā)票】時，新增上傳和識別OFD版文件的功能，確保OFD版和PDF版文件的增值稅電子普通都可以上傳識別。

（2） OCR系統(tǒng)增加識別OFD版增值稅電子普通發(fā)票無發(fā)票專用章的功能。OFD版增值稅電子普通發(fā)票與老版的電子發(fā)票區(qū)別點為：發(fā)票內(nèi)容欄次的名稱。OFD版電子發(fā)票的發(fā)票內(nèi)容欄次名稱為【項目名稱】，老版電子發(fā)票的發(fā)票內(nèi)容欄次名稱為【貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱】。系統(tǒng)增加OCR可識別的票樣，當(dāng)使用OFD版電子發(fā)票時，發(fā)票票面沒有發(fā)票專用章，是否有章顯示為【OFD】，稽核結(jié)果為【一致】。

（3） 非OFD格式新版電子發(fā)票攔截

當(dāng)主單票據(jù)類型為增值稅電子發(fā)票，系統(tǒng)在報賬人在保存報賬單時校驗發(fā)票格式及是否有章，若格式為PDF且是否有章為“有章”或格式為OFD且是否有章為“無章”時，允許提交。若格式為PDF，且是否有章為“無章時”，則不允許提交，并提示“請檢查文件格式，并上傳PDF或OFD格式文件”。

3.推進經(jīng)濟事項會計標準化

會計標準化是一個大課題，不同的維度有不同的內(nèi)涵。在積累了一定的財務(wù)信息化建設(shè)后，會計標準化的主要關(guān)注點在主要數(shù)據(jù)標準化、流程標準化、會計核算標準化、績效評價標準化等方面。會計標準化工作成效主要處理建立統(tǒng)一的核算規(guī)范、稽核規(guī)則、附件要求、系統(tǒng)配置等。本文側(cè)重對會計分錄、附件要求等進行梳理。

（1） 完善通用規(guī)則

明確經(jīng)濟事項主要業(yè)務(wù)場景與會計分錄、附件要求的對應(yīng)表：

表1 會計標準化通用規(guī)則表（范例）

（2） 規(guī)范明細經(jīng)濟事項用途、經(jīng)濟事項編碼等

規(guī)范相關(guān)明細經(jīng)濟事項用途及對應(yīng)編碼等，具體如下：

表2 會計標準化經(jīng)濟事項規(guī)則表（范例）

4.加強培訓(xùn)

強化業(yè)務(wù)和系統(tǒng)操作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓業(yè)務(wù)人員、報賬人員、財會人員、IT支撐人員掌握相關(guān)關(guān)鍵點、重難點。一是組織業(yè)務(wù)骨干對無紙化報賬操作中的常見問題和風(fēng)險點等問題進行了整理，制作成指導(dǎo)模板。二是強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣貫。可以通過集中學(xué)習(xí)、線上學(xué)習(xí)等多種方式進行培訓(xùn)和宣貫。三是建立問題溝通渠道。除了傳統(tǒng)渠道外，可以利用微信、遠程輔助等手段建立溝通和支撐通道，為一線報賬人員及時解決問題。四是適當(dāng)增加績效引導(dǎo)。通過績效或獎勵等方式引導(dǎo)各節(jié)點人員重視無紙化報賬工作。

三、加強財務(wù)原始憑證無紙化率提升質(zhì)量的有效途徑

1.進一步推廣影像掃描

為了保證財務(wù)原始憑證無紙化率的提升質(zhì)量，財務(wù)部門可有效運用影像掃描技術(shù)完成原始憑證電子化工作。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前紙質(zhì)原始憑證包含了打印機直接打印輸出和人工手寫兩種形式。就打印機打印的原始憑證而言，可利用掃描技術(shù)對原始憑證進行掃描，結(jié)合計算機設(shè)備的計算審核功能將其儲存至電子介質(zhì)中，由此實現(xiàn)原始憑證無紙化率的提升。對于人工手寫的原始憑證，考慮到書寫筆跡的差異性特點，可采取攝像的方式將原始憑證逐一拍攝并存儲至專用文檔中。財務(wù)人員應(yīng)盡快將原始憑證的相關(guān)內(nèi)容直接錄入并存儲至電腦或電子介質(zhì)中，由此提高原始憑證自動生成效率，為財務(wù)人員開展具體工作提供便捷。

2.靈活運用OCR識別技術(shù)

得益于我國科技水平的不斷提升，想要加快財務(wù)原始憑證無紙化率的提升進度，可靈活運用OCR識別技術(shù)對拍攝、掃描后的財務(wù)原始憑證進行有效處理，并以此生成相應(yīng)圖像，開展電子化識別工作，進而獲取相應(yīng)版面或文字信息。在對財務(wù)增值稅發(fā)票實施OCR識別技術(shù)時，可對其進行自動掃描并識別發(fā)票數(shù)據(jù)；并且，OCR識別技術(shù)還適用于人工手寫的原始憑證，其可精準識別不同字體、筆跡，在進行細致掃描后可自動提取有用的數(shù)據(jù)信息，保證財務(wù)原始憑證數(shù)據(jù)的準確性。科學(xué)合理地選用OCR技術(shù)可在保證原始憑證錄入效率的基礎(chǔ)上強化財務(wù)數(shù)據(jù)的時效性，有利于提升財務(wù)資金支付的可靠性和安全性，為財務(wù)部門合理開發(fā)有用數(shù)據(jù)或信息提供有力支持。

3.合理采用移動終端自動錄入技術(shù)

移動終端的自動錄入是提升財務(wù)原始憑證無紙化率、加強原始憑證電子化管控的有效手段，通過規(guī)范化應(yīng)用可實現(xiàn)財務(wù)原始憑證的信息化管理。在具體應(yīng)用過程中，移動終端的自動錄入系統(tǒng)可傳達自動觸發(fā)掃描指令，然后可對財務(wù)原始憑證進行自動化掃描，待獲取并識別相關(guān)數(shù)據(jù)信息后可自動傳輸至相應(yīng)文件或電力介質(zhì)中，由此達到原始憑證無紙化率的轉(zhuǎn)變。如若財務(wù)人員外出辦公，只要登錄企業(yè)管理系統(tǒng)便可在相關(guān)界面完成單據(jù)填寫工作，而后便可通過移動終端App完成影響掃描工作，由此便可對原始憑證予以精準識別。

四、結(jié)語

本文所探討的提升舉措得到A企業(yè)的采納，經(jīng)過一段時間的努力，A企業(yè)的報賬原始憑證無紙化率提升了將近10個百分點。不同企業(yè)在報賬無紙化推進過程中都會碰到各種各樣的問題，不同的企業(yè)有不同的處理方式，但目標都是一致的，必須加快提升報賬無紙化率，為企業(yè)的報賬效率以及財務(wù)轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。