■田 元 河南國基實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司
基于新時(shí)期背景,隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,許多企業(yè)都依靠業(yè)務(wù)優(yōu)勢擴(kuò)大了企業(yè)規(guī)模,設(shè)立了集團(tuán)總部,下設(shè)多個(gè)分公司,在此背景之下也造成了企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)性問題的出現(xiàn),尤其是在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對集團(tuán)公司財(cái)務(wù)的管理能力,并依靠先進(jìn)的信息化技術(shù),提高信息的共享速率,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長久穩(wěn)定發(fā)展,因此本文則主要針對集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理與信息化建設(shè)做以研究。
財(cái)務(wù)管理是企業(yè)在運(yùn)營過程中的重要管理環(huán)節(jié),為能夠保證企業(yè)現(xiàn)金流量的高速運(yùn)轉(zhuǎn)、資產(chǎn)的合理配置、資本的科學(xué)融通,成本的有效控制,經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的有效預(yù)警,應(yīng)通過財(cái)務(wù)管理手段,對集團(tuán)總部和下屬公司進(jìn)行財(cái)務(wù)管控,做好利潤與資金的有效分配。在管理過程中,相關(guān)人員需要依照企業(yè)所制定的財(cái)務(wù)相關(guān)制度執(zhí)行相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng),并要深度分析集團(tuán)公司在發(fā)展過程中所存在的風(fēng)險(xiǎn)問題,通過財(cái)務(wù)預(yù)先規(guī)劃的方式,幫助公司設(shè)立科學(xué)的戰(zhàn)略目標(biāo)與發(fā)展方針,以此保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的不斷提升。
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)這一概念最早起源于美國,當(dāng)時(shí)許多大型企業(yè)為開拓市場,都擴(kuò)大了經(jīng)濟(jì)規(guī)模,而這也使財(cái)務(wù)人員的工作量不斷遞增,工作效率遲遲無法提升。20世紀(jì)90年代計(jì)算機(jī)技術(shù)快速崛起,使部分企業(yè)將管理目光投向了信息化發(fā)展,將其引入集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理之中,不僅能夠輔助會(huì)計(jì)人員高效工作,還能夠省掉以往財(cái)務(wù)管理過程中的冗余步驟。進(jìn)入21世紀(jì)以后信息時(shí)代也推動(dòng)了各類財(cái)務(wù)信息化管理軟件的誕生,合理有效地配置了企業(yè)資源。
當(dāng)前已經(jīng)步入了數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代,該時(shí)代的特征便是加大了信息技術(shù)的利用率,提升了數(shù)據(jù)信息的價(jià)值,通過對信息內(nèi)容的有效識別、選擇、過濾、存儲(chǔ)、使用,能夠引導(dǎo)與實(shí)現(xiàn)資源的快速優(yōu)化配置和再生,以此可以推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展。但目前我國許多集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理理念都較為落后,財(cái)務(wù)制度也未能根據(jù)時(shí)代發(fā)展而做出相應(yīng)調(diào)整,這也使企業(yè)發(fā)展緩慢,經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)問題不斷擴(kuò)大。而通過財(cái)務(wù)信息化的建設(shè),則能夠?yàn)槠髽I(yè)的財(cái)務(wù)信息共享與管理提供一個(gè)良好的渠道,可以打破空間、條件、時(shí)間的限制,避免了以往集團(tuán)公司在管理過程中需要通過大量人力資源成本進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的局面,可以有效節(jié)省企業(yè)運(yùn)營成本開支,并大大提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
(1) 內(nèi)部控制體系不夠獨(dú)立
集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制機(jī)制進(jìn)行保障,其不僅能夠提高企業(yè)的運(yùn)營效率,還能夠幫助企業(yè)快速達(dá)到管理目標(biāo),可以有效制約集團(tuán)公司財(cái)務(wù)人員的行為。但當(dāng)前部分集團(tuán)公司的內(nèi)部控制意識不強(qiáng),沒有設(shè)立單獨(dú)的內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)來有效調(diào)節(jié)與監(jiān)督財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)計(jì)劃、程序與方法,因此也導(dǎo)致了在管理的過程中風(fēng)險(xiǎn)越來越多,工作流程越設(shè)越長,容易出現(xiàn)職業(yè)舞弊等問題。
(2) 未能建立業(yè)財(cái)融合思想
基于新時(shí)期背景,以往的財(cái)務(wù)管理思路已經(jīng)不能符合現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際管理需求,而部分集團(tuán)公司在不斷擴(kuò)張業(yè)務(wù)和經(jīng)濟(jì)規(guī)模的前提下,仍然沿用了以往的財(cái)務(wù)管理制度,未能加大業(yè)財(cái)融合思想的建設(shè),這也導(dǎo)致了許多業(yè)務(wù)部門的人員不能清晰自己在集團(tuán)公司之中的重要地位,認(rèn)為財(cái)務(wù)管理工作就是財(cái)務(wù)部門的主要業(yè)務(wù),集團(tuán)公司不能形成人人參與管理的格局,便會(huì)導(dǎo)致運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的加大。
(3) 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防管理意識薄弱
當(dāng)前許多集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)人員在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防以及管控方面的意識都比較薄弱,主要體現(xiàn)在:第一,未能加大與其他部門之間的合作力度,信息共享性差,所收集到的財(cái)務(wù)信息存在一定的滯后性,影響了財(cái)務(wù)管理,容易萌生多個(gè)潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。第二,工作時(shí)仍以審批性與事務(wù)性的思想為主,不能深入關(guān)鍵業(yè)務(wù)控制點(diǎn),將風(fēng)險(xiǎn)控制從合規(guī)性轉(zhuǎn)移到為集團(tuán)公司創(chuàng)造價(jià)值之上。
(1) 企業(yè)軟硬件的投入不足
當(dāng)前部分集團(tuán)公司在發(fā)展的過程中仍將重心投放在一線的業(yè)務(wù)之上,而忽視了內(nèi)部管理工作的優(yōu)化,對于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)關(guān)注度不高,部分財(cái)務(wù)部門所使用的硬件設(shè)施較為落后,不僅不能滿足現(xiàn)代化財(cái)務(wù)信息管理工作需求,有時(shí)還會(huì)影響工作效率。除此之外,部分集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)信息化軟件建設(shè)也不夠合理,未能根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)置,欠缺一定的資金支持力度。
(2) 會(huì)計(jì)人員專業(yè)素養(yǎng)較差
在集團(tuán)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過程中,還存在一個(gè)客觀問題便是會(huì)計(jì)人員的專業(yè)水平問題,許多會(huì)計(jì)人員的工作思維仍然放在會(huì)計(jì)電算化工作流程之上,未能夠提高數(shù)據(jù)信息的利用率,并且部分新型的財(cái)務(wù)信息化管理軟件,在應(yīng)用與操作上也不夠熟練,導(dǎo)致即便集團(tuán)公司引入了先進(jìn)的硬件與軟件設(shè)施,也未能在財(cái)務(wù)管理之中發(fā)揮實(shí)效性。
(3) 信息技術(shù)應(yīng)用水平較低
為能夠?qū)⒇?cái)務(wù)信息化建設(shè)的作用發(fā)揮到最大,應(yīng)將其滲透到財(cái)務(wù)管理的全生命周期之中,而部分集團(tuán)公司并未能提高對其的認(rèn)識,這也導(dǎo)致了信息技術(shù)應(yīng)用水平較低,主要體現(xiàn)在:第一,未能利用信息化技術(shù)進(jìn)行全面預(yù)算控制,缺乏對關(guān)鍵作業(yè)節(jié)點(diǎn)的跟蹤與反饋,信息化體系建設(shè)不夠完整。第二,報(bào)銷、應(yīng)收應(yīng)付賬款、資產(chǎn)管理等常規(guī)性業(yè)務(wù)未能根據(jù)財(cái)務(wù)信息化管理,構(gòu)建相匹配的工作流程。
集團(tuán)公司一定要重視內(nèi)部控制體系的構(gòu)建,以此來監(jiān)督和制約財(cái)務(wù)人員的日常行為,并提高業(yè)務(wù)活動(dòng)的規(guī)范性,避免集團(tuán)公司出現(xiàn)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。首先從組織人員的角度而言,該組織要在財(cái)務(wù)體系之外,能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生一定的制約作用,但又不受財(cái)務(wù)人員的控制,這樣便可以提高監(jiān)管的客觀性。另外內(nèi)部審計(jì)部門也要加大干預(yù)程度,不僅要提高對財(cái)務(wù)部門日常工作狀況的審計(jì)力度,更應(yīng)依照集團(tuán)公司內(nèi)部管理特點(diǎn)逐步擴(kuò)大審計(jì)范圍,例如:以實(shí)物為對象進(jìn)行審查、以制度為對象進(jìn)行審查,以責(zé)任人為對象進(jìn)行審查等。當(dāng)出現(xiàn)問題以后,則要及時(shí)地上報(bào),并做好問題的整改指導(dǎo),提高工作服務(wù)性。從制度的角度來說,要將集團(tuán)公司所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都納入控制范圍之中,并要合理對職責(zé)進(jìn)行分工,嚴(yán)格審查和健全會(huì)計(jì)與管理制度,編制規(guī)范性的業(yè)務(wù)報(bào)告,依照日、周、月的時(shí)間節(jié)點(diǎn)定期進(jìn)行上報(bào),從而提高集團(tuán)公司抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。
為了更好地迎合現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展,發(fā)揮財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的實(shí)效性,企業(yè)管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變既有財(cái)務(wù)管理思維,建立業(yè)財(cái)融合思想,并做好動(dòng)員與宣傳工作,使得集團(tuán)公司內(nèi)部呈現(xiàn)出人人參與財(cái)務(wù)管理的格局,從而提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。一是財(cái)務(wù)部門人員要提高與其他業(yè)務(wù)部門的合作意識,將管理行為深入到各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)之中,將管理思路向前移,加大財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的利用率,提高分析與決策的科學(xué)性,并將分析的結(jié)果及時(shí)反饋給各前端業(yè)務(wù)部門和管理層,不斷改進(jìn)業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)效益的提升。
二是設(shè)置一個(gè)閉環(huán)管理機(jī)制,集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理的核心便在于事前規(guī)劃、事中控制、事后評估,因此在管理的過程中,要加快企業(yè)財(cái)務(wù)App的開發(fā)進(jìn)度,將關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)納入其中,建立相應(yīng)的控制指標(biāo),系統(tǒng)便可以將所收集到的業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分析與識別,能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)管理狀況的即時(shí)性反饋與改進(jìn),提高財(cái)務(wù)日常管理的積極主動(dòng)性。例如:在事前規(guī)劃環(huán)節(jié),財(cái)務(wù)部門結(jié)合業(yè)務(wù)部門所提交的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行預(yù)測,形成一個(gè)初步的預(yù)算內(nèi)容,并測算出利潤,為后期的項(xiàng)目方案調(diào)整做以參考,提高預(yù)計(jì)結(jié)果的精準(zhǔn)性。在事中控制環(huán)節(jié)則要加大數(shù)據(jù)的跟蹤,針對問題進(jìn)行分析改進(jìn),有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。在事后評估針對業(yè)務(wù)進(jìn)度進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制與階段性總結(jié),并將改進(jìn)措施應(yīng)用到事前規(guī)劃環(huán)節(jié),形成一個(gè)規(guī)范性的閉環(huán)管理流程,從而提高財(cái)務(wù)管理的科學(xué)性。
依照當(dāng)前集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理中所出現(xiàn)的問題,許多風(fēng)險(xiǎn)因素都是由于信息共享不及時(shí)所造成的,因此為能夠提高信息共享速率,避免潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的出現(xiàn),建議集團(tuán)公司建立一個(gè)符合企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)作與管理特點(diǎn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。設(shè)置此種會(huì)計(jì)和報(bào)告管理機(jī)制的優(yōu)勢便在于,以往公司的財(cái)務(wù)都是獨(dú)立運(yùn)營的,定期向集團(tuán)財(cái)務(wù)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)與資金的上報(bào),分散式的管理方式不僅容易出現(xiàn)財(cái)務(wù)失真的情況,還容易出現(xiàn)職業(yè)舞弊行為。而通過財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)置,集團(tuán)總部便可以對下屬分公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行集中管理,即便不在同一空間內(nèi)辦公,也可以將不同地區(qū)的實(shí)體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)放置于共享服務(wù)中心之中進(jìn)行記賬與報(bào)告,提高了集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性、系統(tǒng)性、安全性,有效節(jié)約了人力資源與運(yùn)營成本。
其次,要建立集團(tuán)公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)警模型,為保證其精準(zhǔn)性,會(huì)計(jì)人員則要加大信息技術(shù)的應(yīng)用,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行深入分析與計(jì)算,然后依照風(fēng)險(xiǎn)類型進(jìn)行管控措施的制定,由于集團(tuán)公司在運(yùn)營的過程中會(huì)受到內(nèi)部和外部因素的雙重影響,因此要提高應(yīng)對措施與方案的靈活性,財(cái)務(wù)部門應(yīng)學(xué)會(huì)利用數(shù)據(jù)說話,加大量化指標(biāo)體系的利用效率。為避免由于人為因素所導(dǎo)致的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)問題的出現(xiàn),集團(tuán)公司還要進(jìn)一步落實(shí)崗位責(zé)任制度,做好崗位職權(quán)的劃分,內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)則要加大對每個(gè)部門的財(cái)務(wù)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督,保證所有問題都可以追溯到個(gè)人,提高追責(zé)力度。
當(dāng)前許多集團(tuán)公司在進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過程中都存在資金不足的情況,而基層人員也無法扭轉(zhuǎn)這一格局,因此要不斷提升管理層的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)意識,將其歸化到年度預(yù)算之中,以此來解決財(cái)務(wù)信息化建設(shè)保障措施不足的情況。
第一,在硬件的購置上,為能夠提高現(xiàn)有資源利用率,財(cái)務(wù)人員應(yīng)加大對固定資產(chǎn)的管理,并編制規(guī)范化的固定資產(chǎn)信息錄入模板,其中要包括固定資產(chǎn)的名稱、購買時(shí)間、價(jià)格、報(bào)廢時(shí)間等,這樣在硬件設(shè)施的購置時(shí),便可以將其作為重要的參考依據(jù),合理規(guī)劃需要購買的硬件設(shè)施,提高預(yù)算編制的合理性,將部分較大的改造系統(tǒng),逐一分解,分批次、分時(shí)間、分節(jié)點(diǎn)地更換與購買,從而有效緩解資金壓力。
第二,在軟件設(shè)施的購置上,要提高與集團(tuán)公司實(shí)際業(yè)務(wù)流程的匹配程度,可以通過兩種方法合理規(guī)劃。一是如集團(tuán)公司有相應(yīng)的信息化建設(shè)人才,可以讓企業(yè)相關(guān)人員參與到財(cái)務(wù)信息化軟件以及系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中,從而提高軟件的可操作性。二是可以加大與供應(yīng)商的合作,依照企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化軟件的設(shè)計(jì),以此來提高軟件的專業(yè)程度。
為能夠保證企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的順利建設(shè)與應(yīng)用,應(yīng)進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素養(yǎng),以此不斷提升財(cái)務(wù)信息技術(shù)的利用率,減少在日常工作中的錯(cuò)誤。第一,將會(huì)計(jì)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)納入日常工作計(jì)劃之中,根據(jù)工作的實(shí)際情況,階段性地設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容,并且要提高培訓(xùn)的專業(yè)性,可以通過外聘專家、合作單位互相學(xué)習(xí)、遠(yuǎn)程教學(xué)等形式開展,避免培訓(xùn)工作流于形式,提高其實(shí)效性。第二,注重實(shí)操練習(xí),集團(tuán)公司應(yīng)依照信息化建設(shè)需求,對會(huì)計(jì)人員進(jìn)行相應(yīng)的實(shí)操培訓(xùn),并設(shè)置相應(yīng)的考核環(huán)節(jié),當(dāng)考核通過以后,方可上崗工作,并要將考核的結(jié)果納入績效評比標(biāo)準(zhǔn)之中與薪資掛鉤,從而提升會(huì)計(jì)人員參與培訓(xùn)的積極性。第三,注重理論知識的學(xué)習(xí),基于數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景之下,我國對于企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)十分重視,并頒布了相應(yīng)的政策,因此集團(tuán)公司要依照國家的重大方針決策內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)定,并保證核心思想傳達(dá)到位,不斷強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員的信息化建設(shè)意識。第四,定期舉辦相應(yīng)的技能大賽,以此來提高培訓(xùn)工作的創(chuàng)新性,通過多樣化的激勵(lì)形式,讓會(huì)計(jì)人員能夠積極參與到集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)之中,從而提高集團(tuán)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的適應(yīng)性。
第一,以全面預(yù)算管理,合理配置集團(tuán)公司資金使用方向。結(jié)合業(yè)財(cái)融合思想,構(gòu)建企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng),其主要的建設(shè)內(nèi)容有預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行過程控制、預(yù)算跟蹤反饋,將集團(tuán)公司的所有業(yè)務(wù)部門都納入統(tǒng)一系統(tǒng),并可以利用區(qū)塊鏈等技術(shù),進(jìn)行用戶身份的分級管理,這樣業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)本部門的實(shí)際需求進(jìn)行預(yù)算數(shù)據(jù)的上報(bào),系統(tǒng)可以根據(jù)所上報(bào)的信息自動(dòng)預(yù)測實(shí)際所用資金,財(cái)務(wù)部門通過系統(tǒng)進(jìn)行匯總、分析、報(bào)告,并根據(jù)前期所預(yù)測的數(shù)據(jù)信息,進(jìn)行預(yù)算過程的控制,在預(yù)算執(zhí)行的過程中可以將實(shí)際發(fā)生的資金數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)之中與預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行對比,并加大差距性問題的分析,制定出合理的調(diào)控方案,提高資金使用的合理性。
第二,根據(jù)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的特點(diǎn)和實(shí)際作業(yè)需求,優(yōu)化基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作流程,主要是減少以往財(cái)務(wù)管理過程中所存在的冗余步驟,進(jìn)一步提升工作效率。例如:在進(jìn)行信息化報(bào)銷管理環(huán)節(jié)的建設(shè)中,依照全面的預(yù)算目標(biāo)設(shè)定好限額,然后根據(jù)不同的報(bào)銷業(yè)務(wù)類型,設(shè)置與會(huì)計(jì)科目相匹配的操作界面,報(bào)銷人員可以通過提前分類設(shè)定好的工作流程,進(jìn)行申請與審批,然后通過成本中心進(jìn)行自動(dòng)化合規(guī)管控,完成整個(gè)報(bào)銷流程。這樣報(bào)銷人員即便是在異地,也能通過信息化掃描附件等形式,在線上完成報(bào)銷作業(yè),會(huì)計(jì)人員也可以及時(shí)地審核提高了資金流轉(zhuǎn)效率,有效縮減了不必要的工作流程,并且所有的業(yè)務(wù)信息都會(huì)被系統(tǒng)記錄,也便于對問題的追溯與管理。
綜上所述,企業(yè)在運(yùn)營的過程中受到內(nèi)部和外部因素的影響容易出現(xiàn)多種經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)在占領(lǐng)市場份額,不斷擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)規(guī)模的同時(shí),更應(yīng)重視集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理,建立業(yè)財(cái)融合的思想將風(fēng)險(xiǎn)管理舉措移至各項(xiàng)業(yè)務(wù)的前端,提高財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的科學(xué)性,有效結(jié)合人、機(jī)、物,使得財(cái)務(wù)部門的作業(yè)速率更快,加大各部門之間的溝通,從而保證企業(yè)能在復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下長久穩(wěn)定的發(fā)展。