對(duì)培訓(xùn)類檔案工作現(xiàn)狀及改進(jìn)方法的若干思考

文/上海科技管理干部學(xué)院 施佳蕓

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，員工職業(yè)技能素養(yǎng)不斷提升，全民持續(xù)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)儼然成為一種常態(tài)，開展干部員工培訓(xùn)成為強(qiáng)化干部員工能力建設(shè)、提升隊(duì)伍素質(zhì)的一項(xiàng)重要途徑。在此趨勢(shì)下，一些盈利性社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)爆發(fā)式增長(zhǎng)，黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位內(nèi)部培訓(xùn)組織也紛紛設(shè)立。培訓(xùn)類檔案管理工作作為培訓(xùn)管理工作的重要組成部分，受重視程度越來越高。本文結(jié)合筆者工作實(shí)踐，分析培訓(xùn)類檔案管理工作的現(xiàn)狀及相關(guān)特點(diǎn)，并就改進(jìn)培訓(xùn)類檔案管理、加強(qiáng)培訓(xùn)類檔案利用、提升培訓(xùn)類檔案價(jià)值進(jìn)行思考并提出建議。

一、培訓(xùn)類檔案的特點(diǎn)

結(jié)合對(duì)培訓(xùn)類檔案工作實(shí)踐來看，能夠形成培訓(xùn)類檔案的資料主要有3個(gè)類別：一是培訓(xùn)準(zhǔn)備過程中形成的調(diào)研立項(xiàng)、實(shí)施方案、教案講義等；二是在培訓(xùn)過程中形成的培訓(xùn)記錄、考試考核、研討交流、學(xué)員信息和匯報(bào)總結(jié)等；三是培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)培訓(xùn)進(jìn)行評(píng)估總結(jié)的材料等。與其他種類的檔案相比較，培訓(xùn)檔案的主要特點(diǎn)如下：

（一）類型繁雜。培訓(xùn)行業(yè)涉及的學(xué)科領(lǐng)域十分廣泛，社會(huì)與個(gè)人發(fā)展的諸多領(lǐng)域都涉及培訓(xùn)項(xiàng)目的覆蓋，主要包括思想理論培訓(xùn)、職業(yè)技能培訓(xùn)、學(xué)歷學(xué)科培訓(xùn)等。從細(xì)分種類來看，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案基本可涉及黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)、財(cái)會(huì)等多個(gè)種類。因此，造成了培訓(xùn)類檔案資料數(shù)量多、類別廣、形式多樣等顯著特點(diǎn)。與此同時(shí)，不同的培訓(xùn)項(xiàng)目在實(shí)施方式和內(nèi)容等方面都存在差異，并且參與培訓(xùn)的人員包括各個(gè)職務(wù)級(jí)別、各個(gè)階層與年齡段，多來自黨政機(jī)關(guān)、科研院所、企事業(yè)單位，還有來自少數(shù)民族地區(qū)的幫扶對(duì)象。為確保培訓(xùn)類檔案的質(zhì)量，就需要檔案人員對(duì)各種培訓(xùn)工作的過程充分了解，熟悉各類培訓(xùn)項(xiàng)目的不同特點(diǎn)，對(duì)各種培訓(xùn)教學(xué)環(huán)節(jié)熟練掌握，結(jié)合實(shí)際情況開展工作。

（二）材料的形成周期短、時(shí)間分散。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)項(xiàng)目一般沒有固定的培訓(xùn)時(shí)間和周期，大部分培訓(xùn)項(xiàng)目以單項(xiàng)短期培訓(xùn)為主，培訓(xùn)時(shí)間相應(yīng)較短。以上海科技管理干部學(xué)院的業(yè)務(wù)實(shí)際為例，多數(shù)培訓(xùn)項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間都在1至2周之內(nèi)，短的不到1個(gè)工作日，在極短的時(shí)間內(nèi)會(huì)產(chǎn)生大量需收集整理的檔案資料。同時(shí)，培訓(xùn)項(xiàng)目大多沒有固定的培訓(xùn)時(shí)間或連貫的實(shí)施計(jì)劃，有時(shí)數(shù)個(gè)不同的培訓(xùn)項(xiàng)目在同一時(shí)間段內(nèi)實(shí)施，導(dǎo)致培訓(xùn)類檔案的形成沒有特定的規(guī)律和計(jì)劃性，整體比較分散。所以，培訓(xùn)類檔案要在培訓(xùn)開始時(shí)就著手進(jìn)行各種資料的整理收集，并將陸續(xù)形成的資料不斷進(jìn)行補(bǔ)充，培訓(xùn)結(jié)束后立即對(duì)檔案進(jìn)行移交，確保檔案資料的完整、連續(xù)、準(zhǔn)確。

（三）對(duì)管理有較高的保密要求。對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來說，培訓(xùn)對(duì)象往往來自各行各業(yè)，十分分散，短期參訓(xùn)后即脫離培訓(xùn)機(jī)構(gòu)回到各自工作崗位，與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系較為松散。從完整規(guī)范的培訓(xùn)流程來看，培訓(xùn)項(xiàng)目會(huì)收集大量的學(xué)員個(gè)人信息，包括姓名、證件號(hào)碼、聯(lián)系方式、工作單位、職級(jí)職別、教育經(jīng)歷等。此外，訓(xùn)授老師的教案講稿，學(xué)員形成的研討、匯報(bào)、總結(jié)材料也可能擁有個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上述信息材料在培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后便脫離了來源者監(jiān)督，易引發(fā)泄密風(fēng)險(xiǎn)。這就要求培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行培訓(xùn)類檔案管理時(shí)，要不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，維護(hù)相關(guān)人員的個(gè)人信息安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免不必要的聲譽(yù)和法律風(fēng)險(xiǎn)。

（四）具備較高的利用價(jià)值。培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的計(jì)劃安排、教案講義、考試考評(píng)、研討交流、實(shí)操記錄、論文總結(jié)等資料，是對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目推進(jìn)、培訓(xùn)成果經(jīng)驗(yàn)、學(xué)員成長(zhǎng)收獲、機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量的完整記錄，這些材料對(duì)于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)研發(fā)新的培訓(xùn)項(xiàng)目、實(shí)施重復(fù)培訓(xùn)項(xiàng)目、維護(hù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和學(xué)員利益都有著重要的參考和啟發(fā)作用。

二、培訓(xùn)類檔案管理的基本內(nèi)容和當(dāng)前工作中的薄弱環(huán)節(jié)

從檔案管理工作的實(shí)踐來看，當(dāng)前對(duì)培訓(xùn)類檔案的管理與利用還存在以下薄弱環(huán)節(jié)：

（一）對(duì)培訓(xùn)類檔案管理的重視程度有待進(jìn)一步加強(qiáng)。培訓(xùn)具有后教育性和短期性的特點(diǎn)，是一種不同于學(xué)歷教育、主要基于工作技能和文化素質(zhì)修養(yǎng)提高而采取的教育行為，一些營利性培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的重心放在如何做大做強(qiáng)、增加營收和品牌影響力上；一些非營利性機(jī)構(gòu)重心放在如何做好培訓(xùn)的教育管理工作方面，都在一定程度上存在忽視培訓(xùn)類檔案管理的現(xiàn)象，加之培訓(xùn)類檔案制度體系不完善，大部分工作人員檔案意識(shí)薄弱，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)不重視，導(dǎo)致無檔、輕檔、棄檔或毀檔的現(xiàn)象在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)時(shí)有發(fā)生。

（二）管理隊(duì)伍力量和能力素質(zhì)有待提升。培訓(xùn)類檔案工作雖然是培訓(xùn)管理工作的重要組成部分，但其管理隊(duì)伍的建設(shè)目前還沒有得到應(yīng)有的重視。部分培訓(xùn)機(jī)構(gòu)由于崗位設(shè)置和節(jié)約人力成本的原因，未配備專職檔案管理人員，而是由培訓(xùn)主管部門或其他行政管理部門工作人員兼任，導(dǎo)致培訓(xùn)類檔案的管理責(zé)任壓不實(shí)、時(shí)間花不夠、質(zhì)量提升不了；有的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)雖然配有專職檔案管理人員，但其在培訓(xùn)類檔案管理方面的知識(shí)和技能都達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，致使難以滿足工作的需要。隨著當(dāng)前培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不斷增加、培訓(xùn)業(yè)務(wù)覆蓋面不斷擴(kuò)大，呈現(xiàn)出以培訓(xùn)單位為主體的一次性短期培訓(xùn)向以學(xué)員為主體的人性化培訓(xùn)轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)。上述培訓(xùn)規(guī)模的擴(kuò)大與培訓(xùn)形式的深化，使檔案管理人員短缺與檔案管理能力不足的問題更為突出。

（三）管理制度和機(jī)制不夠健全。從目前工作實(shí)際來看，培訓(xùn)類檔案管理工作與其他教育形式適用相同的檔案法規(guī)制度和工作規(guī)程。但培訓(xùn)類檔案又具備一系列不同于其他檔案的特點(diǎn)，使得培訓(xùn)類檔案在資料收集、立卷歸檔、管理利用等環(huán)節(jié)存在特殊性。然而，當(dāng)下培訓(xùn)類檔案管理工作還沒有形成合適且行之有效的推進(jìn)流程、規(guī)則規(guī)定和有效方法，資料收集不完整、立卷歸檔不及時(shí)、檔案使用手續(xù)不規(guī)范等現(xiàn)象缺乏約束，導(dǎo)致培訓(xùn)類檔案管理工作的質(zhì)量和效果受到影響。

（四）信息開發(fā)利用不充分，檔案作用的發(fā)揮不夠。培訓(xùn)類檔案完整記錄和反映了培訓(xùn)項(xiàng)目從形成到實(shí)施的全過程，本應(yīng)充分發(fā)揮檔案的憑證和資料優(yōu)勢(shì)，在推動(dòng)培訓(xùn)工作創(chuàng)新發(fā)展方面發(fā)揮應(yīng)有作用。但是，目前許多培訓(xùn)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)培訓(xùn)類檔案價(jià)值利用的觀念不強(qiáng)、意識(shí)不足，未對(duì)已形成的檔案資源進(jìn)行充分開發(fā)。一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)將不同班次的檔案割裂開來進(jìn)行管理，系統(tǒng)化管理意識(shí)較為薄弱，導(dǎo)致不同培訓(xùn)項(xiàng)目的成果經(jīng)驗(yàn)無法實(shí)現(xiàn)共享，缺乏“舉一反三”的效果；還有一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)缺乏檔案利用意識(shí)，對(duì)培訓(xùn)類檔案束之高閣、采取“封閉式”管理模式，“重藏輕用”思維嚴(yán)重。針對(duì)上述問題，筆者嘗試從培訓(xùn)檔案的相關(guān)特點(diǎn)切入，結(jié)合工作實(shí)踐提出改進(jìn)建議。

三、改進(jìn)培訓(xùn)類檔案管理和利用的措施

分析培訓(xùn)類檔案管理工作的現(xiàn)狀與特點(diǎn)可以發(fā)現(xiàn)，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)必須采取積極有效的措施，提升對(duì)培訓(xùn)類檔案管理的重視程度，并以此為基礎(chǔ)，在檔案管理制度、檔案人員隊(duì)伍建設(shè)、強(qiáng)化檔案價(jià)值發(fā)揮方面不斷提升成效，用優(yōu)質(zhì)的檔案和高效的檔案服務(wù)切實(shí)發(fā)揮檔案工作在培訓(xùn)工作中的功能和作用，不斷推動(dòng)形成檔案工作與培訓(xùn)工作相互促進(jìn)、相互提高的良性發(fā)展局面。

（一）強(qiáng)化全員檔案意識(shí)、形成檔案工作合力。培訓(xùn)類檔案材料形成于培訓(xùn)項(xiàng)目的全過程，經(jīng)手的環(huán)節(jié)和崗位較多，所以做好培訓(xùn)類檔案管理不僅是檔案管理人員的職責(zé)，也需要全環(huán)節(jié)、各崗位的通力合作，形成有效的工作合力。如把檔案管理工作列入全年重點(diǎn)工作計(jì)劃，與其他各項(xiàng)工作一同推進(jìn)、一同部署，還可以形成成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、定期召開檔案工作專題會(huì)的工作機(jī)制，不斷強(qiáng)化高度重視、協(xié)同配合、各司其職的檔案工作格局；如通過宣傳教育提高培訓(xùn)機(jī)構(gòu)員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過檔案法規(guī)制度培訓(xùn)，提高全機(jī)構(gòu)人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)水平，強(qiáng)化依規(guī)依法保護(hù)利用檔案的意識(shí)。筆者所在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)積極推進(jìn)兼職檔案員制度建設(shè)，在與培訓(xùn)業(yè)務(wù)密切相關(guān)的各部門設(shè)立兼職檔案員崗位，要求各環(huán)節(jié)的一線人員從一開始就把好培訓(xùn)類檔案的搜集關(guān)、整理關(guān)、移交關(guān)，有效提升檔案管理的及時(shí)性、精確性、全面性。

（二）推動(dòng)培訓(xùn)類檔案制度建設(shè)與其他制度形成有效銜接。做好培訓(xùn)類檔案不能“獨(dú)善其身”，尤其在制度建設(shè)方面，要充分考慮檔案管理制度與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)其他相關(guān)制度的配合與銜接，避免在工作機(jī)制上出現(xiàn)矛盾與沖突，影響檔案工作效率、增加協(xié)同工作負(fù)擔(dān)。如把檔案工作的要求有機(jī)嵌入培訓(xùn)管理部門的培訓(xùn)項(xiàng)目推進(jìn)流程中去，推動(dòng)一線管理人員從培訓(xùn)項(xiàng)目伊始就同步按照規(guī)范開展資料收集、整理歸檔工作，進(jìn)一步提升資料收集的全面性、連續(xù)性，減少后期工作負(fù)擔(dān)；把檔案移交工作的相關(guān)制度融入相關(guān)部門的日常工作事項(xiàng)中去，通過檔案的整理移交，協(xié)同督促相關(guān)部門做好工作總結(jié)、梳理工作成效、吸取工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，推動(dòng)形成“完成一件工作、體現(xiàn)兩份價(jià)值”的良好局面；將檔案信息統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度與全機(jī)構(gòu)的重要工作統(tǒng)計(jì)制度銜接融合起來，推動(dòng)檔案成果為機(jī)構(gòu)發(fā)展創(chuàng)新提供參考和決策依據(jù)；將檔案工作人員的選拔、培養(yǎng)方案與組織人事部門的相關(guān)制度對(duì)應(yīng)起來，使檔案工作人員的成長(zhǎng)計(jì)劃有機(jī)融入全機(jī)構(gòu)的人才培養(yǎng)計(jì)劃中去，有效促進(jìn)檔案工作人員隊(duì)伍朝著有梯隊(duì)、高素質(zhì)、專業(yè)化的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)類檔案管理信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新工作程序。在遵循培訓(xùn)類檔案形成與管理工作規(guī)律的前提下，不斷提升檔案管理科學(xué)化、信息化水平，努力朝標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展，將新理論、新經(jīng)驗(yàn)以及新技術(shù)加以推廣，特別是要以信息化為核心的現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展為方向，及時(shí)配備開展數(shù)字化工作所需的設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)類檔案信息化發(fā)展。同時(shí)，利用培訓(xùn)類檔案材料形成周期短、培訓(xùn)管理中間環(huán)節(jié)多的特點(diǎn)，推動(dòng)檔案工作與培訓(xùn)管理工作形成有機(jī)結(jié)合，強(qiáng)化檔案與培訓(xùn)業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷細(xì)化檔案管理分工，提升各環(huán)節(jié)協(xié)作配合的主動(dòng)性與工作質(zhì)效，有效減輕培訓(xùn)后檔案收集、整理、立卷等方面的工作壓力，提升檔案工作質(zhì)量。

（四）開展培訓(xùn)類檔案展示宣傳活動(dòng)，強(qiáng)化檔案價(jià)值利用。堅(jiān)決避免“歸檔即是終點(diǎn)”的現(xiàn)象，防止檔案資源浪費(fèi)，結(jié)合各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，采取適當(dāng)措施讓已歸檔的培訓(xùn)類檔案“動(dòng)起來、活起來”。如定期開展檔案展示宣傳活動(dòng)，或結(jié)合專項(xiàng)工作推動(dòng)檔案資源發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)可結(jié)合年中及年度工作總結(jié)、優(yōu)秀培訓(xùn)項(xiàng)目和優(yōu)秀講師評(píng)選、同業(yè)交流、上級(jí)檢查等活動(dòng)，選取相應(yīng)檔案進(jìn)行集中展示，使其成為相關(guān)活動(dòng)的重要組成部分，將歸檔的培訓(xùn)成果，如優(yōu)質(zhì)的教案講義、總結(jié)報(bào)告、照片視頻等資料公開進(jìn)行展示宣傳，在展示期間還可結(jié)合檔案開展研討交流等活動(dòng)，進(jìn)一步體現(xiàn)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不斷創(chuàng)新發(fā)展、精益求精的作風(fēng)。如筆者所在學(xué)院結(jié)合建院周年慶典活動(dòng)，通過梳理挑選，從歸檔的培訓(xùn)類檔案里選取部分優(yōu)秀培訓(xùn)項(xiàng)目、歷史影像、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重要批示、獲獎(jiǎng)記錄等珍貴資料，制作機(jī)構(gòu)發(fā)展回顧手冊(cè)，并制成PPT在活動(dòng)期間進(jìn)行展示宣傳，在呈現(xiàn)鮮活發(fā)展歷程、豐碩培訓(xùn)成果的同時(shí)，極大地彰顯了培訓(xùn)類檔案的重要意義與價(jià)值，進(jìn)一步提升了全機(jī)構(gòu)員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（五）強(qiáng)化歸后管理，形成培訓(xùn)類檔案管理評(píng)估機(jī)制。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化培訓(xùn)類檔案的歸后管理意識(shí)，建立相應(yīng)工作機(jī)制，督促歸后管理工作落到實(shí)處。如組織培訓(xùn)機(jī)構(gòu)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干成立培訓(xùn)類檔案管理工作成效評(píng)估小組，對(duì)檔案管理的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)開展檢查評(píng)估，提升規(guī)范立卷、信息保護(hù)、安全保管、合理利用等重點(diǎn)工作的實(shí)際成效。各相關(guān)部門可根據(jù)自身職責(zé)和優(yōu)勢(shì)有針對(duì)性地檢查工作，確保評(píng)估工作產(chǎn)生促進(jìn)培訓(xùn)類檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的效果。筆者所在學(xué)院定期組織相關(guān)部門人員對(duì)檔案管理工作開展檢查評(píng)估，如由組織人事部門對(duì)包含學(xué)員個(gè)人信息的資料進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，確保學(xué)員個(gè)人信息不丟失、不泄漏；由培訓(xùn)實(shí)施部門結(jié)合培訓(xùn)項(xiàng)目開展的實(shí)際情況對(duì)歸檔檔案進(jìn)行梳理，檢查培訓(xùn)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要資料是否存在缺失、是否體現(xiàn)在歸檔檔案中等情況；由行政保衛(wèi)部門對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行定期檢查，確保檔案室安保和消防要求達(dá)標(biāo)，溫度濕度合適，避免出現(xiàn)檔案損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

培訓(xùn)類檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，具有特殊性。當(dāng)前工作中還存在諸多薄弱環(huán)節(jié)，涉及多方面和多層次的問題。因此，檔案的利用者、管理者、領(lǐng)導(dǎo)者，都要從培訓(xùn)工作的全局角度出發(fā)，不斷加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，使培訓(xùn)類檔案資源得以充分利用，最大限度發(fā)揮出檔案價(jià)值。