高校聲像檔案管理與利用現狀及發展策略

文/上海電力大學 付婧嬌

聲像檔案也稱為音像檔案，是指國家機構、社會組織及個人在從事政治、經濟、軍事、科技、文化、宗教等社會活動中直接形成的，有保存價值的，以感光和磁性材料為載體，以聲音、影像為反映方式，并輔以文字說明的歷史記錄。高校聲像檔案直觀、生動地記錄了高校建設發展的歷程，為學校的教學、科研和管理工作提供了形象生動的依據和參考，是高校的珍貴文化財富，具有很高的人文、社會和歷史價值。因此，了解國內高校聲像檔案管理與利用的現狀，分析研究其中存在的問題及原因，對不斷豐富和完善高校聲像檔案資源體系，強化科學管理、有效開發利用、發揮其獨特的價值具有重要意義。

一、高校聲像檔案管理與利用現狀

筆者對上海12所市屬高校檔案館（室）的館藏情況及人員配備情況進行了調研，發現其中7家單位為檔案館，5家為檔案室。12家單位均未設置專門的聲像檔案管理崗位。

12家單位中有4家已經開始接收文書電子檔案，但是電子檔案（含數碼聲像檔案）的數量并不大，最多的一家為2948.09GB；有10家單位已經開展了館藏檔案的數字化工作，數字化率最高的檔案館達到了70%，還有一家為60.9%，其余為2%～12%不等。

12家單位中有8家數碼聲像檔案和傳統載體聲像檔案并存，3家僅有紙質照片檔案，1家沒有任何載體形式的聲像檔案。數碼聲像館藏量達到TB單位級的有6家，最多的有11.9TB，其余均處于1～3.5TB之間，其中數碼照片的收集量都不大，均為GB單位。紙質照片檔案館藏量上萬張的僅有3家。

在檔案的安全保管方面，被調研的12家高校館（室）中有7家具備恒溫恒濕保管條件，2家采用了本地備份和異地容災備份相結合的安全舉措。

在聲像檔案管理和利用方式方面，被調研的高校檔案館中僅2家有專門的聲像檔案管理系統，其余高校檔案管理系統因功能不完善基本無法實現聲像檔案的信息化管理和在線利用。

二、高校聲像檔案在管理與利用方面存在的問題和面臨的挑戰

（一）管理制度不健全，法制觀念淡薄。高校檔案管理施行立檔單位預立卷的檔案管理制度。高校立檔單位數量多，各立檔單位安排1～2名兼職檔案員負責本單位文件材料的收集、立卷、歸檔工作。這樣的管理方式存在很多的問題。以上海某高校為例，立檔單位多達53個，兼職檔案員隊伍人員流動大，導致業務培訓的工作量加大，從而影響立卷歸檔的質量。由于檔案工作未納入部門考核范圍，部門領導多不重視檔案工作，各部門歸檔積極性不高，缺乏約束。另外，有的部門（比如教務處、學生處、研究生院）歸檔工作量大，兼職檔案員本職工作任務較重，加之部門領導對歸檔工作不重視，導致任務分配不均，影響歸檔工作按時按質完成。從館藏案卷數量和聲像檔案數量來看，高校檔案收集過程中“重文書、輕聲像”的現象普遍存在。很多高校仍然更重視對傳統載體檔案、文書檔案的收集和歸檔，對聲像檔案的歸檔意識不強，監督管理措施不到位，導致聲像檔案歸檔率不高、館藏占比較少。被調研的高校館藏檔案中絕大部分是文書檔案，而聲像檔案相對很少，且分散在各立檔單位，沒有作為學校檔案工作的重要門類進行單獨的收集整理和集中統一管理，久而久之，許多珍貴聲像資源流失，給學校造成損失。

（二）聲像檔案迅猛增長，專業管理缺失。如今，隨著數碼相機、智能手機的出現，照片、視頻、音頻材料隨手便可生成，對于拍攝人員的專業技術要求也較以前降低了許多。因此，在一些大型活動或事件中，負責拍攝照片和視頻的人員可能由組織和承辦活動的單位臨時安排，臨時兼職拍攝人員可能因為設備或技術不夠專業，導致聲像資料拍攝質量不佳，信息模糊，有的照片不能反映活動背景；由于未具備足夠的歸檔意識，拍攝結束后往往沒有及時進行細致的整理說明，隨著時間的流逝，無法準確還原聲像資料所記錄的事件，使得聲像資料的價值大打折扣；活動形成的聲像材料保存于個人手中，隨著人員變動或設備更換很容易丟失。另外，數碼照片、錄像等數字聲像材料很容易被編輯、篡改和刪除，與傳統載體的聲像材料相比更難保證其原始性、真實性和有效性。因數碼聲像檔案的形成便利，來源經常被擴展，內容容易被篡改、刪除等特性，導致聲像檔案收集和管理的難度增大。

（三）聲像載體多樣化，安全保管面臨挑戰。傳統的聲像檔案由于載體特殊，隨著保存時間越來越久遠，容易出現檔案本體發霉、脆化、變色、畫面模糊、信息失真、丟失乃至毀壞等不良后果。隨著時間的推移，照片容易出現褪色、折損、污濁等情況；磁盤容易生霉、變形、退磁或磁化；磁帶、錄音錄像帶會出現磁帶變形、斷裂、磁粉脫落等現象，造成錄像帶上記錄的信息受損，聲音、影像失真、變形甚至無法播放。此外，磁帶、錄音錄像帶需要專門的播放設備，這些古老的播放設備如果工作狀態不佳，將影響聲像檔案的利用，甚至損壞聲像檔案本體。因此，傳統的聲像檔案及相應的播放設備對保存環境的要求較高，如果保管條件不善，將會加快聲像檔案的損耗，造成傳統聲像檔案實體的損壞。同時，數字音像資源海量增長，對聲像檔案材料的整理、存儲和元數據封裝等方面都提出了更高的要求。為確保數字聲像檔案材料的可用性、真實性和完整性，不僅要保障聲像檔案載體的安全，還要維護元數據的信息安全，確保信息不被篡改和刪除，確保檔案管理系統或讀取軟件與數據文件的兼容性，確保數據可讀取。

（四）重保管輕利用，主動服務能力待提升。隨著信息技術的發展和社會文化的進步，人們對聲像檔案的利用需求日益增長。目前，高校使用的檔案管理系統側重于文書檔案的管理，被調研的高校館（室）大多使用的是簡單管理軟件，檔案在線利用和深度檢索功能都尚未開發完善。由于檔案機構設置、人員配置和資金投入的影響，被調研的高校檔案館都沒有開展聲像檔案的編研利用業務，聲像檔案管理以聲像實體檔案的長期保存為主要工作內容，以聲像檔案的數字化轉錄為建設要點，僅對部分用于學校宣傳和大型慶典活動的聲像資源進行開放，在利用服務的主動性和能力方面都有待提升。

三、高校聲像檔案管理與利用提升策略

（一）完善機制體制建設，狠抓貫徹落實。2021年1月1日頒布實施的《中華人民共和國檔案法》再次明確地將聲像檔案納入檔案管理范圍，并且新增“檔案信息化建設”專章，明確提出要“將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用”，為做好聲像檔案管理和信息化建設工作指明了方向。從目前聲像檔案管理標準規范上看，可參照執行的標準規范有DA/T 62—2018《錄音錄像檔案數字化規范》、GB/T 11821—2002《照片檔案管理規范》、DA/T 50—2014《數碼照片歸檔與管理規范》、DA/T 78—2019《錄音錄像檔案管理規范》、DA/T 54—2014《照片類電子檔案元數據方案》、DA/T 63—2017《錄音錄像類電子檔案元數據方案》、DA/T 18—2022《檔案著錄規則》、GB/T 15418—2009《檔案分類標引規則》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等。這些標準規范為聲像檔案資源科學組織管理提供了重要依據。高校檔案館（室）應該在國家行業規范基礎上，理順歸檔關系，標準歸檔流程，制定和完善適應本校校情的聲像檔案管理制度體系，明確聲像檔案管理的基本要求及執行措施，建立相應的激勵、考核制度，以便為聲像檔案收集、保管和利用工作科學、規范、有序地開展提供具體的執行依據。學校應當將檔案工作（含聲像檔案）納入各立檔單位的年終考核，可以在年終的時候開展立卷歸檔工作的考核評比，以提高立檔單位歸檔的積極性、主動性，確保各項規章制度的貫徹落實。

（二）先行介入前端控制，重視全過程管理。高校檔案館（室）應當對進館前的聲像檔案進行“上游”工作的管理，主動進行“前端控制”，把加強監督指導作為抓手，注重業務培訓。檔案館應當在聲像檔案的收集范圍、載體形式、數據格式、著錄標準等方面與立檔單位檔案管理員進行充分溝通，最大限度地避免各單位移交的聲光載體自身存在質量缺陷及文件格式不兼容、著錄不清晰等問題的發生。改變高校檔案館在歸檔后才接管檔案的工作模式，從源頭上規避部分問題，保證聲像檔案的歸檔質量。

（三）利用科技賦能，確保檔案安全保管。高校檔案館（室）應當積極爭取領導支持，不斷加大資金投入；保管聲像檔案的庫房應符合規范要求，配備必需的空調、除濕機、防磁柜、刻錄機等現代化檔案設施設備，建立起能達到“九防”要求的檔案室、庫。要定期進行數據遷移備份，對于光盤檔案，應提高光盤轉錄意識，盡可能每4～5年對歸檔光盤進行一次數據遷移。要加強傳統聲像檔案的數字化工作，對于瀕危的聲像檔案要及時開展搶救、修復工作，對其進行數字化備份、轉錄；對已完成數字化的聲像檔案數據進行安全存儲，采用服務器存儲和異地備份的雙重保護渠道，確保聲像檔案信息資源安全。

（四）豐富完善檔案資源，推進編研與共享利用?！扒蓩D難為無米之炊”，豐富的、可利用的聲像檔案資源是開展聲像檔案編研與利用服務的前提和基礎。高校檔案部門要處理好聲像檔案資源的數量與質量問題。高校檔案館（室）可以適當拓展聲像檔案的歸檔范圍，堅持應收盡收原則。另外，檔案館可以通過聲像檔案征集，對那些散落在其他機構或個人手中的珍貴聲像檔案資源進行征集，以彌補現有聲像檔案資源的不足。高校檔案館（室）要改變“重保管輕利用”的思想，將聲像檔案的編研、利用提到檔案業務的重要位置，利用現代科技手段挖掘和推廣聲像檔案資源背后的文化價值。要樹立聲像檔案“公開為常態，不公開為例外”的思想，加快推進聲像檔案的開放利用。檔案館可細化、具體化聲像檔案的開放標準，通過國際檔案日、校慶等重大紀念活動、重要時間節點，利用聲像檔案生動傳神的特性發揮檔案價值，達到檔案宣傳普及的目的。同時，加強聲像檔案與師生、大眾的互動，變被動為主動。通過線上宣傳和線下展覽陳列相結合的方式，挖掘聲像檔案背后的文化價值，重塑檔案的社會記憶屬性。有條件的檔案館還可以通過開發聲像檔案文化產品來滿足公眾的需求，提升聲像檔案的利用價值。如華東理工大學檔案館出版的《前賢畫傳——華東理工大學歷史人物連環畫》就通過一些珍貴的史料，以栩栩如生的形式，盤活了聲像檔案，再現了校園精彩記憶，獻禮華理70周年校慶。

四、結語

中央檔案館原館長、國家檔案局原局長楊冬權曾指出，檔案工作者應該具備五種新的思維，即人民思維、先行思維、創新思維、網絡思維、合作思維。為此，高校檔案工作者要轉變傳統思維，強化服務意識，積極發揮主觀能動性，變“被動服務”為“主動服務”，更加全面、深入地開發、挖掘高校聲像檔案中的“寶藏”，盤活聲像檔案，提升高校檔案工作的影響力。