高校財務智能化建設初探

孫運莉

（作者單位：山東電子職業技術學院）

近年來，隨著高等教育改革的推動，高校資金量、業務量越來越大，這對高校財務管理提出了更高的要求。一般來說，高校財務有兩大功能：一是規范、合理使用資金，提高經費使用績效，提供財務決策支持；二是為師生提供良好的財務服務，包括及時準確地報銷經費、在財務規定范圍內答疑解惑等。而目前的財務系統已經無法滿足高校財務管理需求，推動財務智能化建設勢在必行。

一、高校財務智能化動因

（一）財務智能化可以大幅提高工作效率

高校財務有以下特點：第一，財務報銷流程瑣碎復雜。財務報銷需要經過經費申請、粘貼票據、填制報銷單、簽批、報送等程序，流程煩瑣，極易出錯。第二，報銷簽批費時費力。從報銷人的角度看，經費報銷需要根據財務規定找所在部門負責人、財務部門負責人甚至校領導簽批，需要多次往返奔波；從簽批人的角度看，其需要隨時在辦公室里應對眾多需要簽字的人員，嚴重影響自身日常工作[1]。第三，財務人員工作壓力大。高校資金量大，報銷業務多，財務人員需要對每份單據逐一檢查核實，還要對發票進行查驗認證，無法兼顧報銷業務的及時性和準確性。

針對高校財務工作特點，傳統財務系統處理業務會耗費大量時間和人力資源，而財務智能化系統可以自動處理一些重復性工作，節省時間和成本，提高高校財務工作效率和準確性。

（二）財務智能化是全面預算管理的保障

實施全面預算管理是實現教育現代化、優化教育資源配置的重要舉措。但是，這一舉措在落實過程中出現了諸多問題。全面預算管理涉及學校各個業務部門的具體業務項目，單靠財務部門難以建立可行的績效評價指標體系，進而導致評價結果缺乏有效性，教職工對績效評價工作不積極，績效評價工作難以推進。完善的預算管理一方面需要覆蓋學校所有資金，另一方面必須貫穿資金預算全過程，包括預算編制、執行、監督、評價等。傳統財務系統無法達到全面預算管理的技術要求，只有通過財務智能化建設，將學校財務系統與其他業務系統對接，實現數據共享、業財融合，才能實現高質量的全面預算管理。

（三）財務智能化是財會監管的基礎

隨著高校規模的擴大和資金量的增加，監管部門對高校財務管理的要求越來越嚴格。由于高校資金量大、涉及的項目類型多，有些監管要求很難在實際工作中落實。通過智能化轉型可以提高財務管理的透明度和精細化程度，方便監管部門對高校財務狀況進行監督和審查，減少財務違規風險。例如，將內控與審批的關鍵點嵌入系統，將高校票據信息系統與稅務系統、審計系統等互聯，實現對整個財務業務流程的實時監控。

二、高校財務智能化應用場景

（一）財務服務智能化

1.智能財務咨詢

高校財務的一項重要工作內容就是做好財務咨詢服務，也就是回答師生關于經費報銷、薪酬發放、學費繳納等的業務咨詢問題。由于學校人員數量眾多，財務人員往往要通過電話、微信等重復回答同樣的問題，耗費時間和精力，影響自身日常業務推進。而運用自然語言處理、機器學習、數據挖掘等技術手段可以搭建全天候智能咨詢平臺，隨時為師生提供精準化、個性化服務。

2.智能財務報賬

傳統財務報賬流程耗時較長，報銷人要將原始單據整理粘貼，并線上填寫報銷單，經所在部門負責人、財務處、校領導審批后，將原始單據和報銷單送至財務處。財務處對單據抬頭、金額等進行逐一檢查并驗真，確認材料完整無誤后進行支付。整個過程煩瑣費時，且極易出錯。而智能財務報賬可以提供原始單據智能識別、報銷單智能填報、線上審批、自動支付等全過程智能化報銷服務，實現“智能化、全線上、零接觸”報銷，極大地提高工作效率。具體來說，報銷人通過手機將原始發票拍照上傳，使用光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術對其進行智能識別，經過稅務電子發票系統一鍵認證后自動生成報銷單據[2]。相關負責人審批完報銷單后，通過網銀進行費用支付。

（二）財務會計智能化

1.賬務處理智能化

賬務處理工作規則性強、重復率高、業務量大，可以使用機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）實現自動化處理。具體來說，審批完成后的報銷單轉入財務核算系統，RPA 通過影像識別功能采集單據影像中所包含的信息，根據核算規則自動生成對應憑證，并完成憑證打印。期末，賬務處理模塊與其他互聯的系統模塊對賬，對賬通過后自動結賬，并根據設置的報表生成規則生成財務報表和附注。使用RPA 和機器學習技術實現財務處理的全流程自動化，可以減少人為差錯、提高工作效率[3]。

2.會計檔案管理智能化

2020 年3 月，財政部、國家檔案局聯合發布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，其中指出電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力，除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再以紙質形式保存。隨著電子政務的發展和電子票據的普及，會計檔案云存儲成為高校財務智能化發展的必然路徑。通過建立智能電子檔案系統，可以將財務憑證與其附件智能互聯，通過線上方式快速高效地查詢所需信息，有效規避紙質憑證查詢不便的問題。

3.管理會計智能化

管理會計是利用財務信息來支持管理決策和業務運營的會計學科，它強調業財融合，在單位管理、決策、風控等方面發揮了重要作用。本文主要從預算管理、風險管控、決策分析三方面探討管理會計智能化應用場景。

（1）智能預算管理。高校通過智能預算管理，可以做到對全面預算的事前精準測算、事中有效監控、事后客觀評價。編制預算時，可以比對資產系統中的存量資產和采購需求，避免重復購置；智能檢索預算編制方針政策，降低違規風險。執行預算時，建立智能監測系統，可以自動追蹤各項預算執行進度、資金支付情況，對偏差較大的項目及時予以反饋并分析原因。在進行預算評價時，可以根據系統預設的評價體系自動生成評價報告，根據評價報告分析當年預算編制與預算執行情況，并根據評價結果調整下一年度預算編制。

（2）智能風險管控。智能風險管控是一種基于人工智能的風險管理方法，通過對海量數據的收集、挖掘和分析，實現對組織內部潛在風險的識別、預警和控制。其主要目標是提高風險識別和反應速度，減少風險帶來的損失和影響。智能風險管控應用到高校領域，具體來說就是對學校財務管理制度、崗位設置等進行智能風險評估和控制。高校可在外部咨詢機構的協助下收集數據，并結合學校工作中心、科研教學目標識別、梳理、提煉風險內容，形成高校風險數據庫。在此基礎上，將各風險點嵌入智能財務系統，并借助智能搜索、數據分析等手段進行風險等級評估，自動進行財務風險預警，以便及時采取相應的風險管理措施。

（3）智能決策分析。智能決策采用人工智能相關算法、模型、數據挖掘等技術來處理大型數據集，提供預測、優化和建議服務，從而幫助人們制定最佳的業務戰略和方案。具體來說，應用聯機分析處理（Online Analytical Processing，OLAP）技術，通過“拖、拉、拽”等方式，對數據進行可視化展示、立體化分析，并生成各種圖表報告，為管理者提供直觀準確的決策信息和數據支撐。財務機器人通過對相關工作進行梳理分類，對數據進行計算，分析相關性以及數據之間的內在聯系，給出決策方案建議[4]。

高校智能財務的應用場景非常廣泛，從財務咨詢、會計核算到預算編制、決策分析等都可以實現自動化、智能化。它可以替代人工，將財務人員從煩瑣、重復的工作中解放出來，投入更具創造性、更有價值的工作。

三、高校財務智能化建設現狀

高校財務信息化可分為會計電算化、財務網絡化、財務集成化、財務智能化4 個發展階段。各個學校所處的發展階段并不相同，部分高校已開始探索和實踐智能財務，通過應用大數據、人工智能等來提高財務管理效率和精度，并取得了一定成效，但多數高校仍缺乏相關經驗和技術基礎。整體來看，高校財務智能化建設尚處于起步階段，在探索智能化建設的過程中取得了一定成果，但也逐漸顯現出諸多問題。

（一）缺少頂層設計

高校前期建設缺乏統籌規劃，職能部門各行其是，自行建設業務信息系統。而不同系統軟件之間并不兼容，各部門數據無法直接有效傳遞，有些部門甚至將數據視為私有資源，限制共享，造成高校內部的“信息孤島”現象。暢通的信息交流平臺是進行財務智能化建設的基礎，“信息孤島”嚴重阻礙了高校財務智能化建設進程。

（二）資金投入不足

在高校發展過程中，從基礎設施建設、教學科研、師資培訓到教學條件改善等都需要投入大量資金。近些年，受國際形勢、全球疫情等影響，國家財政形勢有所變化，過緊日子成為預算管理長期堅持的基本方針。財政審批部門對高校財政資金的使用要求越來越高，要求優化資金配置，提高資金使用效益[5]。在此背景下，財政部門對各單位財政資金的審批趨緊，而高校自身又很難有其他途徑的創收項目，對財務智能化建設的資金投入力度有限。

（三）存在數據安全風險

數據共享是財務智能化建設的前提。財務共享服務模式下必然涉及海量數據信息。目前，高校數據安全防護體系尚不完善，高校面臨敏感信息泄露、惡意竄改、黑客攻擊、病毒感染等安全隱患。這些風險可能源于技術漏洞、內部員工操作失誤、外部攻擊等多種因素，會對高校的教學、科研和管理活動產生潛在威脅與損害。

（四）缺少財務信息化人才

財務信息化人才是指具備財務知識和信息化技能的專業人士，他們能夠將信息技術應用于財務管理、財務分析等方面，幫助高校實現財務數字化、自動化和智能化。財務信息化人才通常擁有會計和信息技術等相關專業背景，熟悉財務軟件和數據庫、數據分析等技術和工具，在財務智能化建設中主要負責智能應用和財務需求的對接。財務智能化建設的逐步推進，對財務信息化人才要求越來越高，目前相關專業教育和培訓對人才的供給已經無法滿足市場需求。

四、對高校財務智能化建設的建議

（一）總體布局，建設智慧校園

從戰略角度高度重視高校財務智能化建設，將財務智能化融入高校整體的智慧校園建設。首先，要結合高校實際情況和特點規劃建設方案，形成智慧校園基本藍圖。這可以通過咨詢專家、第三方等手段實現。其次，校領導層要充分溝通并共同制訂實施方案，協調各部門實現業務系統的整合對接，消除“業務孤島”“信息孤島”現象。這對部門間的交流、協同提出了更高的要求，需要領導層統籌協調、教職工積極配合，共同推動實現信息共享。最后，財務智能化建設需要充足的資金支持，由此高校需要提升對財務智能化建設的重視程度，優先保障財務智能化建設資金需求。

（二）增強風險意識，保障數據安全

財務數據存儲在云端，極易受到來自內外部的各種威脅。數據安全關系到財務服務的可用性、連續性，因此高校要高度重視數據安全問題。一是完善數據安全防護體系。要加強數據安全基礎設施建設，構建完善的數據防護體系，保障數據在合法合規的范圍內有序流動，確保數據不丟失、不泄露、不被竄改、可追溯和隱私合規[6]。具體來說，要對財務數據及時備份、多地存儲，安裝防火墻，及時修補系統漏洞等。二是做好內部防護。高校要對單位內部系統設置登錄認證和訪問控制，同時對員工進行數據安全意識培訓，確保員工妥善保管內部信息。三是做好數據安全審計工作。高校要對系統安全情況進行評估、記錄，做好隱患排查、漏洞修補等工作，確保數據環境處于安全狀態。

（三）加強信息系統培訓，提高業財融合能力

財務智能化建設對財務人員的要求從傳統的核算型向復合型轉變。目前，高校財務人員專業水平普遍較高，但局限于財務相關領域。隨著數字化平臺建設的推進和業財融合的開展，高校各部門業務、數據等都與財務業務處理日益緊密。因此，應提高財務人員業財融合能力和信息化平臺使用水平。一方面，要加強財務人員培訓。可以邀請第三方信息系統公司的專業人士或熟悉系統使用方法的財務信息化人員來高校開展培訓，使財務人員掌握和熟知各類業務系統，了解系統的數據來源、操作方法、功能特點等，從而加深對業務的理解。另一方面，高校應提高復合型人才的待遇，積極引進具有財務和信息化雙重背景的高水平人才，為高校智能財務建設提供充足的人才儲備。