人力資源管理信息化建設對策淺析

陳景平 王作琨

摘要：在日益白熱化的市場競爭中，企業人力資源管理信息化建設是當代所有尋求發展的企業所需要采用的先進的人力資源管理模式，不斷加強系統優化能使企業管理更加便捷有效。文章在梳理研究人力資源管理業務流程信息化建設方案的基礎上，選擇了最佳建設方案，采用自主在現有信息系統模塊功能下開發建設的方式，實現業務流程信息化“零成本”建設，助推管理效益和經濟效益雙提升，改變“受制于人”的局面，為企業人力資源管理信息化建設提供參考和借鑒。

關鍵詞：人力資源管理；業務流程；信息化；自主建設

中圖分類號：F272.92??文獻標識碼：A??文章編號：1005-6432（2023）23-0000-04

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2023.23.000

1?引言

人力資源管理業務流程是企業人力資源管理體系運行的脈絡，它直接決定企業人力資源管理的作業邏輯。流程框架是否科學、合理，具體流程運行是否通暢、快捷，關系到企業人力資源管理運行的效率。信息化是實現業務流程數字化、自動化的重要途徑，借助信息化應用，可以把經過梳理、優化后的流程固化下來，提高業務管理的質量、效率和有效性[1]。本文對業務信息化建設工作方案進行分析對比，確定最佳方案為自主開發建設，制定建設對策并有效實施，最終實現業務流程信息化“零成本”建設，同步提升信息系統利用率，實現管理經濟效益雙提升，可為管理信息系統建設提供參考和借鑒。

2?人力資源管理業務流程信息化建設方案確定

如表1所示，針對人力資源管理業務流程信息化建設工作提出了三種方案。

方案1為購買人力資源管理信息系統的所有模塊，以覆蓋所有管理業務。此方案需支付高昂的軟件費用，造成企業成本過高，不適宜采用。

方案2為與軟件公司合作，向其提出業務建設需求，由軟件公司全面負責業務流程的信息化建設工作。該方案需支付軟件公司人工費，且受制于人，業務流程的優化工作不能得以快速實時實施，后期運維費用高，不適宜采用。

方案3為自主掌握業務信息系統建設技術。公司現已根據集團要求統一購買了人力資源管理信息系統中的人事模塊，該系統當前僅作為員工數據信息的存儲平臺。可進一步挖掘系統功能，利用該系統作為人力資源管理業務信息化的建設平臺，利用現有模塊功能自主開發實現業務信息化建設。該方案無需再支付任何費用，且可進一步提高現有系統的利用效益，重點可實現自主性，以實時滿足業務信息化建設需求。故該方案為人力資源管理業務流程信息化建設最佳方案。

3?人力資源管理業務流程信息化建設對策與實施

如表2所示，為實現業務流程信息化，特研究制定5項對策，即方案建模、流程配置、流程測試、數據聯動、流程監控，分別達到形成最佳的業務流程模型、實現流程表單信息化、保障業務流程運行通暢、避免數據重復錄入、業務流程實時管理的目的。

3.1?全面梳理管理制度，構建最佳業務流程模型

方案建模是業務流程信息化的起點，即是根據企業自身經營管理模式特點，對主營業務流程進行梳理，然后形成適合企業自身的業務流程模型。在人力資源管理方面，即是需要構建人力資源管理制度對應的業務流程模型，所以業務流程的規范性程度對信息化建設過程是否順利及最終信息化效果產生直接影響。

如圖1所示，業務流程來源于人力資源部編制的各項管理制度，業務規范性即取決于管理制度的完善程度和可執行性。所以在開展業務信息化建設之前，需對當前現行制度與流程進行全面梳理。在梳理過程中盤點存在的制度機制漏洞，再通過制度體系的進一步完善，堵塞制度漏洞，構筑起堅固的制度“籠子”，從而將流程與表單進行固化，形成最佳的業務流程模型，為業務流程的信息化建設奠定基礎。

3.2?挖掘系統功能，自主建設線上業務流程

為降低軟件購買成本，實現自主管理，需自行深入挖掘系統功能，自主掌握業務流程線上設計建設技術。如此，在面臨業務流程需頻繁修改與優化的問題時，無需求助于人，能自主實時進行系統變更配置，不影響業務流程的上線使用，防止系統資源的浪費。

如圖2所示，經研究，在現有人力資源管理信息系統的模塊功能下，首先利用數據重構功能，創建表單字段，可實現表單信息的可編輯化。其次利用模板功能，將創建的字段信息逐一放置于業務模板適宜位置，可完成表單樣式的線上繪制。最后利用流程設計功能，選擇流程審批模式，創建審批節點活動，利用編程語言設定判斷條件，以選擇流程路徑，并指定節點審批人，確保業務流程準確運行。

3.3?搭建系統測試環境，驗證流程可操作性

為確保線上流程可運行使用，流程配置完畢后，在正式使用前需進行運行測試，以發現程序的錯誤或缺陷，及時修正確保該程序能按預定的方式正確運行。

第一，業務流程涉及多種角色，且每種角色對應的權限不同，故應當從用戶角色考慮流程的合理性。例如流程中涉及普通員工、部門領導、公司領導、人事四種角色，測試時需創建這四種角色的賬戶，才能真實的模擬用戶行為。

第二，根據流程路徑的分支情況，結合判斷條件，測試時需分別選擇不同條件數據，驗證所有不同情況下路徑走向是否正確，才能確保整個業務流程的正常運行。例如典型的員工請假流程，不同類別的員工及不同種類的請假，均對應不同的審批路徑，需依次驗證每類員工及每種請假類型的流程節點審批人是否正確對應。

3.4?打破“信息孤島”，加強主表信息與業務的聯動

通常，業務申請人需在業務表單中填報本人信息及申報信息，同時系統主表也需根據業務審批結果進行信息錄入或變更。系統主表信息與業務流程之間的獨立，會存在數據在不同應用模塊間多次重復錄入的問題，并且手工錄入既費時費力，也容易造成數據填報標準不一致的情況，導致不同業務板塊出現信息碎片，增加數據管理難度[2]。

如圖3所示，為解數據重復錄入之困，提升業務運行管理效率，需打通系統主表與業務流程之間的“雙向流”渠道。基于業務模板功能，以職工ID作為人員信息的唯一識別標識，建立主表信息與業務表單信息之間的關聯，逐一配對兩模塊的字段數據，實現數據聯動。如此，在業務審批通過后，申報信息和審批過程信息可自動錄入至主表中，實現主表數據自動采集；同時，在填報業務表單信息時，主表中已存在的信息可自動帶入，無需重復填報相同數據，實現數據一次錄入，多處共享。

3.5?多種形式監控流程，實時掌握流程信息

通過分配業務流程管理權限，在業務流程發起后，管理員后臺可自動獲取業務信息，包括申報信息、審批過程信息、審批進度、審批結果等。為方便各業務信息的監控查詢，采取多種形式結合的方式，滿足業務管理需求。如表3所示，業務流程管理方式設計有卡片式、圖形式、列表式等三種方式，其中卡片式即直接查看業務表單，信息直觀、界面友好，但需逐份查詢；圖形式即直接查看流程節點審批情況，審批進度直觀，但表單字段信息不能查看且需逐份查詢；列表式即直接查看同類表單所有業務流程信息，多份業務信息可一并查看，便于篩選查詢。卡片式、圖形式、列表式三種流程管理方式均有各自特點，采取三種形式的結合管理，可相互取長補短，根據不同監控需求自由選取監控方式，增加監控管理效率。

4?人力資源管理業務流程信息化建設實施效果

4.1?管理制度建立健全，業務流程規范完善

公司人力資源部全面梳理了人力資源管理制度，完成多項規章制度的制定工作，并形成了30余份業務流程表單。涵蓋招錄管理類“用工需求計劃審批表”“招聘錄用審批表”“轉正定級鑒定表”；解聘管理類“辭職申請表”“辭職手續辦理流轉單”；調動管理類“人才交流培訓備案表”“員工跨部門、部門內部調動申請表”“職工崗位變動通知”（含定崗定級定薪）；退休管理類“正式員工退休審批表”“退休人員返聘審批表”；檔案管理類“查（借）閱干部人事檔案審批表”；出國管理類“因公/私出國（境）審批表”；組織管理類“生產部門二級機構設置申請表”；考勤管理類“員工請假申請表”（含所有請假類型）；培訓管理類“培訓申請表”；證明管理類“借工、收入、社保證明申請業務”；證件管理類“證件借用、歸還審批表”；系統管理類“人資系統權限申請”“人資系統意見反饋表”等多項管理業務流程。制度梳理使人力資源管理脈絡更加清晰，管理體系更加優化和完善，也進一步規范業務流程，為業務信息化建設打下堅實基礎。

4.2?業務信息化全面自主實現，管理經濟效益雙提升

30余項業務流程均已自主配置在人力資源管理信息系統平臺上，并經流程測試通過后，已全面上線運行使用。

4.2.1??管理方式更加人性化，大大提高工作效率

如圖4所示，從管理時間消耗方面看，信息化建設后，業務流程的審批管理所耗時間遠短于過去“紙質版”流程審批管理模式。主要是因為業務流程的信息化解決了過去跑腿簽字審批、辦理人員手動錄入處理、重復數據多次錄入等耗時耗力的問題，業務信息化解放了生產力，改變了管理方式，提高了管理效率。

4.2.2??自主開發擴充信息系統模塊功能，業務信息化“零成本”達成。

通過自主開發，建設的業務流程涵蓋了招錄、解聘、調動、退休、返聘、檔案、出國、組織、考勤、培訓、證明、證件等多項管理，即擴充了現有信息系統的管理模塊功能，提高了系統利用率，經濟上為公司節省了高昂的軟件費用。另一方面，因業務信息化工作是自主建設完成，不僅為公司節省了軟件人工運維費用，同時根本上改變了受制于人的局面，可實時根據需求自行增加和優化業務流程，保障流程完整、運行通暢。

5?結論

人力資源管理業務流程信息化建設使企業人力資源管理更加科學化和經濟化，有利于減少人力資源管理工作中繁雜和錯亂的情況[3]，讓管理人員從事務性工作中擺脫出來，投放主要精力到重點工作和管理創新中，提升企業人力資源管理效率和水平。本文闡述了公司人力資源管理業務信息化建設的途徑和方法，該途徑不僅滿足了人力資源業務信息化管理需求，而且零成本擴充了現有信息系統管理模板功能，大大提高系統利用率，實現了管理經濟效益雙提升，并強化了自主創新，擺脫了受制于人的局面。希望為企業人力資源管理信息化建設工作提供借鑒意義。

參考文獻

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[3]文麗麗.新經濟背景下人力資源管理信息化建設探討[J].中國儲運，2021（10）：193-194.