淺議會計電子發票的檔案管理

◎文/顧西淳

一、基層單位整體檔案管理現狀與問題

總體來說，當前檔案事業的發展還是不夠均衡，大多數基層單位檔案管理都存在著以下問題：日常工作中對檔案管理工作的認識和重視程度不夠，結合實際對于檔案工作的基礎管理制度距離健全完善仍存在一定的差距；檔案管理崗位職責不明確、不具體，工作隊伍穩定性、專業性不夠，檔案信息化管理技術水平有待提高。上述問題導致當前推進基層檔案的科學有效管理上相對弱化。

二、基層單位會計檔案管理存在的問題及原因

在年度專項審計的過程中發現，部分基層單位的會計檔案管理工作也同樣存在許多不盡人意的地方。制度的不健全和電子化手段應用的不到位，導致工作中存在嚴重的漏洞和不足。如在對某單位經濟責任審計中發現，該單位上年度的憑證、賬簿、報表未按制度及時裝訂成冊，原始憑證仍零散存放，嚴重影響審計工作進度。在對部分單位的預算執行大數據審計中發現，某單位對上年財務數據未進行備份；某單位雖然做了備份但是只在使用的計算機中進行了備份，沒有使用其他存儲介質對數據進行保存，電腦一旦產生故障，所有財務資料將隨之丟失等。

產生上述問題的主要原因除了上文中提到的基層單位普遍存在的重視程度不夠、管理制度不健全外，最重要的原因是基層單位對加強會計檔案電子信息化管理的執行力度和應用專業度不足。

近年來，隨著我國市場經濟的繁榮發展，國家為適應時代的發展需求，對財務工作進行了一系列的改革。傳統的會計檔案管理的方法在當前瞬息萬變的時代環境面前，已經無法適應時代的發展需求。檔案管理的主要方式也發生了變化，會計檔案管理工作必須與時代潮流相結合，與時俱進開拓創新。

三、會計檔案電子信息化電子發票管理現狀

隨著會計電算化的普及，應積極推進會計憑證電子化應用，通過電子文檔、電子存儲等手段，提高會計檔案管理的質量和效率。同時，也可以通過信息化手段，加強對檔案管理的監控和跟蹤，確保檔案管理的科學化和規范化。

這里就必須要提到應用越來越廣的電子發票。2013年，隨著全國第一張電子發票被開出，代表著以重點城市為主的電子發票前期試點工作正式展開。2015年，國家稅務總局頒布《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》，電子發票在全國范圍進行推廣。在日常經營活動中，電子發票作為收付款憑證已成常態。相對于傳統的紙質發票，不僅簡化發票的交易過程，提升服務質量，還迎合了電子商務的發展需求。與傳統紙質發票相比，電子發票具有收取及保存更為便利的優勢，且電子發票易于保存，可長期儲存在電腦中，不易發生因發票丟失而無法報銷的情況。雖然擁有諸多優點，但由于推行電子發票的時間尚短，在基層單位日常應用及歸檔的過程中，還存在著許多問題。

一是未完全建立電子發票檔案管理。降低時間成本節約紙張，本應是電子發票的優點，但現階段實際業務中目前大多數情況下仍需將電子發票打印出來作為原始單據，這樣就容易出現一筆費用內附多張紙質版電子發票的情況“顯得尤其厚重”不利于翻閱“增加了財務人員發票審核的時間”也造成了紙張的浪費。

二是電子發票真偽難以鑒定。雖然新型的增值稅電子發票內嵌了電子簽名信息，通過數據提取和稅務局數據庫的校驗很容易進行真偽校驗，但打印出紙質版后則直接損耗了這部分關鍵的校驗信息。財務審核人員通過發票查驗平臺輸入發票信息、一張張驗證真偽需要消耗大量時間，可操作性也不強。

三是電子發票歸檔是財務實現“無紙質化”的關鍵。電子發票作為電子文件，缺少電子化歸檔來儲存信息，有可能造成日后信息丟失，無法識讀。如果歸檔功能沒有健全，影響到證據留存，后期將無法維護財務部門的自身權益，也會對上級部門巡視、檢查工作的順利開展產生阻礙。

四、當前有效推進電子發票管理的必要措施

針對上述問題，為進一步推進電子發票應用和推廣實施工作，助力國家數字經濟發展，國家檔案局會同財政部、商務部、國家稅務總局總結三批增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點經驗，依據國家相關法律法規和標準規范，在2023年2月聯合頒布印發了《電子發票全流程電子化管理指南》，對電子發票開具、接收、報銷、入賬、歸檔全流程管理過程進行了詳細的說明及規定，為今后更好地規范會計檔案管理歸檔，提供了方向和依據。與此同時在實際工作中基層單位也應在多方面積極采取行動，為全面地推進電子發票管理更好地應對未來的挑戰而做充分的準備。

（一）制訂電子發票管理規章制度

應以《電子發票全流程電子化管理指南》等現有政策文件作為參考依據，并及時學習了解政策的新動態。在基于原有會計規章制度的基礎上，依據實際情況制定適合自身發展需求的電子發票管理制度，提升電子發票的綜合管理質量，確保其更加科學、合理、高效地應用。

（二）組織財務人員教育培訓

針對電子發票管理，上級主管部門及本單位應積極組織相關的業務培訓，讓財務人員熟悉電子發票開具、接收、報銷、入賬、歸檔全流程；熟練掌握電子發票的具體報銷及入賬流程和歸檔操作細節，鍛煉財務人員的應用處理能力，提升工作技能和職業素質。

（三）加強電子發票信息安全

電子發票的上傳、儲存、管理等通過官方網絡平臺渠道實現，應強化網絡信息化安全管理，加大軟硬件投入。通過設置訪問權限、系統加密管理等保密安全措施，構建信息化安全體系。

綜上所述，隨著時代的發展，對于會計檔案管理工作的要求更加嚴格。基層單位管理人員需要不斷地提升自身的職業素養，建立健全會計檔案管理制度，并且善于運用有效的高科技手段對檔案管理工作進行全面地管理，提升會計檔案的利用率。而檔案整體工作也只有堅持與時俱進、滿足新形勢發展的需要，才能不斷地提升規范化、科學化、法制化管理水平。