從人力資源管理角度淺談住院醫師規范化培訓檔案管理

寧麗暉　王曉紅

［摘 要］規范化培訓對住院醫師的職業發展非常重要。本文從人力資源管理的角度，對住院醫師規范化培訓過程中的檔案管理的必要性進行闡述，分析檔案管理的特點以及存在的問題，并提出對策。住院醫師規范化培訓檔案管理對提高培訓質量具有重要作用，具體從對檔案管理中的普遍偏差誤區展開分析，進而在這些原理之上指出幾點高效的改善策略，希望對相關管理工作的開展提供有價值的參考。

［關鍵詞］人力資源；住院醫師；規范化培訓；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.030

［中圖分類號］G271；C975 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）13-0105-04

0? ? ?引 言

在現階段，伴隨著社會經濟的發展以及人們物質生活水平的提高，人們的健康需求不斷增加。在這樣的背景下，培養醫療衛生人才是社會所關注和需要的。而在醫療衛生人才培養的過程當中，住院醫師規范化培訓是非常重要的一項內容。在培訓中應做好檔案管理方面的工作，實現更好的培訓效果。

1? ? ?住院醫師規范化培訓檔案管理的必要性

在對醫療衛生人才進行培養的過程當中，檔案管理這項工作非常重要。在住院醫師規范化培訓過程當中對諸多數據進行記錄、收集和整理，是培訓活動在開展過程當中非常重要的參考材料和依據［1］。通過檔案管理這項工作的良好開展，能夠更好地展現出數據的價值，無論是對培訓管理的改進，還是對培訓質量的提高都有著非常重要的價值和作用［2］。特別是在現階段，應該從人力資源管理的角度對該項工作進行審視，借助這樣的方式更好地展現培訓過程中檔案管理這項工作的價值和作用，為培訓的規范開展提供助力。

2? ? ?住院醫師規范化培訓檔案管理的特點

2.1? ?存檔內容方面

區別于一般的人事檔案，規范化培訓檔案會對住院醫師近三年或者更短時間內參與培訓的情況進行記錄。在此過程中，會根據住院醫師規范化培訓中關于輪轉要求的相關規定來生成不同方面的記錄。通過這樣的方式對培訓過程中的各類表現進行記錄，能夠為后續規范化培訓相關工作的開展、人力資源規劃和優化提供良好的依據和保障。

在規范化培訓工作開展的過程中，檔案記錄的側重點往往是不同的，主要包含培訓招收、入院教育、入科教育、輪轉培訓、參加教學活動及業務學習次數、考核數據等內容。最終對各類信息和數據進行統計，生成記錄手冊。通過這樣的方式能夠更好地展現出檔案的價值和作用，能夠為各項工作的開展提供良好的助力。

2.2? ?存檔目的方面

開展住院醫師規范化培訓時，檔案記錄中會更加側重對于培訓整個過程的存檔和記錄，存檔文件會長期保存在機構當中，不會隨著培訓結束而使檔案出現轉移的情況。

2.3? ?保存地點方面

在檔案存檔的過程當中，儲存地點方面存在較大的差異。當前，許多人事檔案在一般情況下，都是通過人力資源管理職能部門進行存檔，并且后續放置到專業檔案室中。而對于住院醫師來說，在對檔案管理這項工作開展的過程當中，會由職能管理部門及各專業基地（科室）對各類檔案信息進行搜集、歸檔、整理和保存，并在后續存儲的過程當中將其放置在專業基地和職能管理部門進行留存。

3? ? ?住院醫師規范化培訓檔案管理存在的問題

3.1? ?管理概念缺失

從當前的狀況來看，在針對規范化培訓醫療衛生專業工作者檔案管理任務工作中，管理概念的缺失是一個十分嚴重的問題。無論是醫療機構管理經驗還是國家的管理要求，都是規定在培訓期間只要對檔案進行生成和記錄即可，沒有明確的歸檔范圍和標準內容；而對于內容（比如工作量以及考查審核）缺少有關規定［3］。這使得檔案管理任務工作在開展的過程中存在管理理念陳舊的問題，同時對檔案進行記錄和管理的過程當中也存在形式主義，缺乏細致性和全面性，致使在平常工作中沒有辦法展示檔案管理的主要作用。

3.2? ?規劃意識不強

規劃意識不強也是當前規范化培訓檔案管理這項工作存在的非常重要的一個問題。對于住院醫師來說，規范化培訓往往是其職業生涯當中非常重要的一個組成部分。雖然時間相對較短，但是對于其技能和經驗的提高和積累將會產生非常重要的推動作用。然而，從當前的真實發展情況來看，許多培訓職能部門無法充分體現檔案管理的價值，無法借助檔案管理來實現更好的人力資源管理，同時很難對醫療衛生專業工作者職業生涯進行策劃輔導，無法滿足用人單位對規范化培訓學員培訓期間德、能、績、勤的全面了解［4］。這樣就會使得檔案管理這項工作的作用不能被充分發揮，難以達到理想中的管理效果。

3.3? ?信息化建設不完善

規范化培訓工作的開展與推進，逐步轉向內涵建設，隨之而來的是規范化培訓檔案數量的急劇增加，檔案管理工作的規范性開展面臨極大的挑戰，如信息化建設不能同步發展，將面臨檔案雜亂無章、追溯困難、保存空間嚴重不足的問題，容易出現檔案遺失或不全的情況，不利于檔案的長期保管，同時不便于尋找檔案，無法使檔案的價值得到充分體現，失去了檔案管理的意義。

4? ? ?住院醫師規范化培訓檔案管理對策

4.1? ?實行一人一檔

在日常管理工作中，應該對檔案管理這項工作進行強化，積極推動一人一檔模式，使得檔案在建立、搜尋、歸檔時變得更加科學和規范，最終達成管理目標。例如，從檔案管理和人力資源管理方面的角度出發，住院醫師在規范化培訓過程當中，應該真正地做到獨立建檔，并且應該重視檔案記錄的完善，在檔案內容方面也應該盡可能豐富。檔案內容應該包括基礎資料、培訓資料等內容；在基礎資料方面，應包含培訓招收、入院教育、結業考核等內容；在培訓資料方面，應該包含入科、出科、考核、工作量、年度考核等內容；在其他方面，也可以包含獎懲情況等。通過這樣的方式將檔案管理工作的價值充分展現出來，使得檔案管理這項工作在開展的過程當中記錄更加全面，趨向于全面化和綜合化；更加全面地實現對諸多材料的收集和保存，讓檔案管理的價值得到最大化的體現。

4.2? ?派遣專人管理

在開展檔案管理工作的過程當中，應積極推動專人管理模式，避免因人員的頻繁更換出現檔案缺失、遺漏和不規范的現象，保證檔案的真實性、完整性和準確性［5］。在此過程當中，應該不斷地增強規范意識，實行規范管理，力求將檔案管理的價值和作用最大化地展現出來，以便對住院醫師的職業發展起到良好的助力。

例如，應該將培訓過程當中的資料與重要資料等同。檔案歸檔過程中，應該大力推行專人管理這樣的模式?？梢耘汕矊Ｈ艘詫Ｂ毜姆绞綄σ幏痘嘤枡n案進行管理。在日常管理工作開展的過程當中做好收集、存儲、管理等多項工作。在檔案管理相關規定的要求和標準指導下，建設規范性的存儲柜和檔案室，實現紙質檔案的有效管理。對于電子檔案，應該進行加密技術、防火墻等設置，并做好備份，防止檔案丟失。通過這樣的方式，更好地展現出檔案管理工作的價值，使檔案成為反映住院醫師在培訓期間各類表現的記錄。

4.3? ?轉變管理觀念

從人力資源管理的角度看，應當在規范化培訓檔案管理工作開展的過程中，將規范化培訓檔案管理作為人力資源管理非常關鍵的組成部分。應該追求管理理念的轉變，借助人力資源的管理理念對規范化培訓檔案管理行為進行指導。

首先，應該對培訓檔案中的內容進行大幅度、大范圍的管理、收集，通過檔案管理可以使住院醫師對職業生涯中的自我規劃和認知變得更加明確。在對檔案進行整理、收集的過程當中，應該進行具體引導。其次，應該積極發揮檔案的作用，鼓勵住院醫師在培訓過程中發表論文，進行課題申報等，或者對這一過程中的表現評估進行相關信息的整理、收集。此外，應當將檔案管理作為醫療衛生專業工作者在后續提升自身勝任力非常重要的評估依據。通過這樣的方式能夠使檔案的作用得到充分的發揮，將檔案在住院醫師職業生涯當中的作用充分地展現出來，使其能夠結合自身情況，制定更好的職業生涯規劃，從而置身在醫療衛生事業當中，使得自身力量得到最大化的發揮。

4.4? ?加強制度構建

要想促使檔案管理這項工作能夠順利進行，管理制度的構建也是非常重要的。這樣才可以保障各項工作在開展過程中有據可依，讓檔案管理的諸多行為得到進一步的約束和規范。

在住院醫師規范培訓這項工作開展的過程當中，應明確實際情況，衛生健康相關主管部門應該發揮自身作用，可以針對檔案管理這項工作制定有效的規章制度。在制度構建過程中，應該明確歸檔范圍、方法和程序。這樣可以保障檔案管理這項工作真正地做到有章可依。同時，還應該保證各個單位在制度方面具有統一標準，這樣才能夠更好地實現信息的流通和共享，促使管理運營體制在打造和實施中更加具有規范化、體制化的特征，以便為各類工作的開展提供重要的保障和依據，確保能夠實現最優目標。

4.5? ?開展管理培訓

要想使檔案管理工作順利進行，單單憑借單一的力量是遠遠不夠的。因此，在現階段，應該更加重視檔案管理這項工作，應該使全員都具有檔案意識，這樣才能夠為檔案管理這項工作的開展保駕護航，達到最佳的管理效果［6］。

在住院醫師規范化培訓工作中，檔案管理往往是非常重要的一個組成部分。對于質量提高、方法改進以及管理加強都有著非常重要的作用。因此，在當前的背景下，各單位都應該重視檔案管理工作，加深對檔案本身所具備的重要價值的認識。在這一過程當中，特別應該要求培訓對象以及各級人員不斷明確歸檔范圍，真正做到全員都能夠提高檔案意識。通過這樣的方式就能夠為檔案管理工作的開展掃清障礙，突破桎梏，便于歸類、收集、歸檔工作的順利開展，達到預期的管理效果［7］。

4.6? ?適當投入經費

在檔案管理工作開展過程中，應當增強基本設備設施投資，不斷增加資源和經費投入。在此過程當中，應該對各類設備進行有效的引入和運用。通過這樣的方式才能夠為工作的開展提供充分保障，以便高效完成任務。

進行檔案管理工作時，應適當加大資源和經費投入，對軟硬件方面的設施進行投資，將原有的紙質化管理模式轉變成信息化管理模式?？梢砸肼曄窦夹g、計算機相關技術、網絡技術等，確保技術手段更加趨向于現代化。針對紙質文檔，也應該積極增加網絡、計算機等多元化儲存方式。通過這樣的方式使得日常的管理量得到減少，讓管理人員的工作負擔得到減輕，這樣能夠大幅度提高管理的質量和效率［8］，使規范化培訓檔案管理工作得以優化，從而保障檔案管理的作用得到充分發揮，真正為日常培訓工作提供助力，讓培訓的質量也能夠得到進一步的提高。

5? ? ?結 論

綜上所述，在對住院醫師進行培養的過程當中，在開展住院醫師規范化培訓工作時，檔案管理工作十分關鍵。規范化檔案管理可以規避傳統類型的檔案管理中的誤區，具體可以通過實施一人一檔、派遣專職工作人員管理、轉化管理理念、進行管理培訓、充分保障檔案完整、適當投入經費、重視隊伍建設、實現開發利用等措施，使得檔案管理這項工作得到進一步的完善和優化。

主要參考文獻

［1］姚蘭蘭，吳輝. 淺議住院醫師規范化培訓工作中的檔案管理［J］. 中國衛生產業，2021（12）：40-43.

［2］張威. 淺議住院醫師規范化培訓檔案管理［J］. 中國繼續醫學教育，2016，8（25）：27-29.

［3］范陽東，朱艷玲，張青，等. 廣州市住院醫師規范化培訓存在的問題及對策建議［J］. 中國衛生事業管理，2020，37（1）： 58-61.

［4］黃玉娟. 強流動性人事檔案材料收集的困境與對策：以住院醫師規范化培訓學員檔案為例［J］. 辦公室業務，2019（3）： 157-158.

［5］梁潔. 住院醫師規范化培訓過程檔案管理工作的思考［J］.中國繼續醫學教育，2019，11（13）：61-64.

［6］解俊杰. 住院醫師規范化培訓經費投入的調查與分析［J］.中國衛生標準管理，2019，10（4）：23-25.

［7］程茜. 精神科住培學員檔案管理優化的思考［J］. 辦公室業務，2022（1）：133-135.

［8］陳麗芬，王亞軍，賈建國. 住院醫師規范化培訓檔案管理體會［J］. 中國畢業后醫學教育，2018，2（2）：110-113，125.