大數據時代高校檔案資源體系建設的思考分析

趙彥

摘 要：大數據、云計算以及人工智能都屬于數字化技術的范疇，社會在這些技術手段的加持下，逐步實現了人機協同、跨界融合的新局面，這正是大數據時代帶來的共創共享優勢。高校在推進檔案資源體系建設階段，若合理應用大數據技術，勢必能夠達到簡化檔案管理流程、提高檔案管理服務質量的效果。本文分析了大數據時代高校檔案管理面臨的挑戰，從擴大檔案收集范圍、制定檔案收集標準、加強檔案數據集成、維護檔案數據安全、擴大服務對象、創新服務方式、優化服務質量和提高檔案管理人員專業水平等方面，深入說明并探討高校檔案資源體系建設的實踐路徑，以供參考。

關鍵詞：大數據；高校；檔案資源體系建設

高校檔案是高校在教學、科研以及管理等活動中產生的具有保存價值的各種形式的原始記錄，其中包含文字信息、視頻和音頻等資料。高校檔案資源體系建設是大數據時代對高校檔案工作提出的重大挑戰，特別是對海量數據的非結構化轉變，需要依靠大數據技術將學校現有檔案資源有機整合起來，構建高效化、多樣化的檔案資源體系，以此來為教育教學及管理活動提供必要的支撐。

一、大數據時代高校檔案管理面臨的挑戰

大數據作為一個相對概念，當前并未形成統一的定義，對于數據集合的規模標準限定暫未設定嚴格要求。“大數據”并不是單一地將數據堆積起來，而是快速提取出數據中蘊含的價值，并對數據開展集成、實施動態化處理。可以將大數據理解為數據、技術和應用三者的有機統一，其在實際應用中呈現出數據類型繁多、價值密度低、時效性強的特點。

1.檔案收集的挑戰

過去，受到技術水平、儲存成本等因素的影響，無法做到將歷史數據全部保存起來，僅能按照特定歸檔范圍、保管期限，由人工對檔案保存價值實行鑒定，再決定該檔案是否歸檔。此種傳統檔案管理模式能夠在保證檔案之間關聯的同時，實現對檔案價值的區分，在檔案收集、鑒定以及整理等工作中發揮顯著作用。然而，隨著大數據時代到來，高校檔案數量呈持續增長趨勢，且檔案類型越來越多，如果依舊沿用傳統檔案管理模式，勢必難以滿足海量檔案的高效管理需求，極其容易出現檔案收集不齊全、分類不系統的現象。而海量檔案的歸檔范圍確定、檔案類別確定、檔案保存價值鑒定，都是現階段高校檔案管理工作亟待解決的問題。

2.檔案保管的挑戰

傳統檔案管理模式下，高校的檔案載體多為紙質，電子檔案數量屈指可數，且多為黨政管理文件、視頻音頻材料等。大數據時代背景下，高校開始傾向于儲存電子檔案，使得電子檔案數量激增，常用的光盤已經難以滿足當下的檔案儲存需求。高校現有檔案種類包括影像、多媒體鏈接和數據庫等，結構化、半結構化以及非結構化的數據隨著時間推移數量持續增加，特別是半結構化數據以及非結構化數據的數量已經遠多于結構化數據。為此，高校必須采取適宜方式將異構數據儲存起來，為數據挖掘、分析提供便利，并加大檔案數據的保護力度，避免發生被泄漏、篡改、損毀的現象。

3.檔案利用的挑戰

大數據時代使高校檔案利用需求發生了極大改變。一是用戶多元化。高校檔案服務對象并非局限于全體教職工，社會中組織、機構、企業和個人均有可能成為高校服務對象；二是載體與需求多樣化。為方便檢索查閱，高校已經不再單一以紙質作為檔案載體，開始傾向于數字、電子化檔案；三是內容集成化。用戶在使用檔案的過程中，對檔案的使用需求已經不再停留于特定事項，而是呈現出多元化趨勢，期望能夠在海量檔案中快速提取到所需的、有價值的信息；四是手段自動化。伴隨互聯網技術的不斷更新，越來越多的用戶期望在獲取信息時可以不再受到時空限制，而是根據自身需求隨時隨地查閱。根據上述檔案利用需求，顯然高校固有的檔案管理及服務模式已經不再適用，服務方式相對單一、檔案資源未公開、無法提供異地查詢服務，這些都嚴重影響到高校檔案服務的整體質量，無法將檔案的使用效益最大程度地發揮出來。

二、大數據時代高校檔案資源體系建設的實踐路徑

高校傳統的檔案管理工作主要有三個環節，即收集、保管和利用。其中，收集主要是將各個部門工作過程中產生的紙質文件、電子文件整理起來，并鑒定其保存價值；保管環節則是將確定保存的檔案資源，按照類別儲存到特定系統或者空間中，并做好登記；利用環節主要是通過檢索、利用以及編研的方式來實現。大數據時代背景下，使得高校傳統的檔案管理模式受到挑戰，亟待構建全新的檔案資源體系。

1.構建大檔案體系

大檔案即國家機構、社會組織和個人在社會活動中產生的原始記錄。檔案工作是一項服務性工作，為最大限度地滿足校內人員的檔案使用需求，高校檔案管理部門需要樹立大檔案觀念，積極構建大檔案體系，將學校各項業務、活動以及人員的檔案展開科學收集，做到應收盡收。

（1）擴大檔案收集范圍。隨著時間推移，數字儲存成本逐漸削減，但儲存密度卻在持續增長，這也充分說明當前數據價值要明顯高于儲存介質的價值。在大數據時代背景下，為檔案儲存提供了廣闊的空間，依靠大數據技術加持，在一定程度上削弱了歸檔范圍、保管期限等對檔案收集整理工作的限制，不論是招生活動、教學科研，或是人員管理，這一過程中生成的文件、視頻和郵件等均可以直接歸檔。對此，高校需要高度重視收集活動中生成的原生檔案數據、檔案數字化過程中的電子檔案、門戶網站的信息資源等，并將這些檔案按照時間順序排列，設置永久保存期限，逐步形成檔案資源大數據集。需要強調的是，高校在收集檔案時，需要加強流動控制，特別是前端控制，建議在辦公系統、項目管理等系統中增設檔案管理模塊，加強文件歸檔流程、數據歸檔流程管理，真正實現檔案歸檔自動化。考慮到各部門生成的檔案材料均有所不同，高校在開展檔案收集工作之前，需要全面了解各部門的職責范疇，以此為依據科學確定檔案內容、預測檔案數量，在此基礎上劃分出具體的檔案收集范圍，保證文件材料齊全完整歸檔，防止出現重復歸檔或漏收檔案的現象。

（2）制定檔案收集標準。盡管國家在檔案信息化建設方面制定了落實指導文件，但部分高校的檔案資源體系建設意識不強，信息化建設流于形式。現階段，我國高校的數字化資源收集存在標準不統一的現象，異構數據非常多，導致高校各部門陷入信息孤島，大大增加了檔案數據整合的難度，檔案資源難以做到無障礙共享，檔案資源價值無法最大程度地發揮出來。為切實解決此問題，高校需要統一數據的收集標準，從電子文件歸檔、元數據采集以及數據交換格式等方面入手，精心設計適配的管理規章制度，用于規范電子檔案建設，確保其高效有序推進，通過有機整合大型數據資源，達到破除信息壁壘的作用，推進數據分級分類開放，為檔案大數據實時共享奠定基礎。與此同時，高校檔案管理部門不能“自我封閉”，應積極同兄弟學校、地方檔案館、圖書館和互聯網運營商展開交流，從中借鑒優秀的資源建設、技術應用等經驗，與之建立深度合作關系，徹底改變檔案庫以往各自孤立、互不聯通的狀態，使有限的數據資源得到充分共享，實現數據價值最大化。

2.構建大資源體系

大資源，即以大檔案體系為基礎，通過對異構數據歸檔與整合的方式，形成的大數據集。高校在開展檔案管理工作、建立檔案資源體系的過程中，需要以大資源觀念為導向，精準落實好數據的集成、整合以及加工等一系列工作，努力打造完整、統一的數據集成庫，以此來支撐檔案資源的高效利用。

（1）加強檔案數據集成。高校檔案數據具有數量大、種類多的特點，檔案管理部門在儲存檔案的過程中，建議引入數據集成法，依托統一的集成標準，以云平臺為載體將來源、種類、形式各不相同的數據實現集成。同時，加強數據清洗，通過這一過程將重復數據過濾掉，對殘缺不完整的數據予以補充、更正錯誤。在完成數據集成之后，采取分布式策略繼續整合結構化、半結構化、非結構化的檔案數據，具體到實踐中，檔案管理人員先將檔案分類儲存到適宜的系統中，然后建立“連接器”，將各個存儲系統緊密連接起來，以實現檔案數據的互聯互通及交換共享。

（2）維護檔案數據安全。在大數據時代，高校在建設檔案資源體系的同時，也應重視維護檔案數據安全，確保數字檔案的真實性、完整性和可用性。對此，高校需要引導全員數據安全意識、保密意識，定期組織安全保密培訓，使其能夠嫻熟地掌握檔案保護的有效方法，保障數字檔案載體的安全。在日常嚴格遵守檔案歸檔、利用程序，避免因操作失誤造成檔案損毀、丟失。不僅如此，高校還應引入標準化的檔案管理設備設施以及安全系統，依靠技術加持加大檔案安全保護力度，隔離數字檔案傳輸網絡，確保檔案僅能在內網和專用網中傳輸，這樣就從根源掐斷了檔案信息外泄的路徑。對數字檔案實施分級管理，依托檔案管理系統按照部門與級別將用戶劃分為若干個類別，為各類別用戶設置對應的訪問權限，賦予其特定范圍內查閱檔案的權利。在檔案管理系統中安裝預警裝置、異質異地備份裝置，為檔案的安全保駕護航。

3.構建大服務體系

構建大服務體系的終極目的在于實現檔案利用服務體系的開放性、社會性和多元性。為切實解決好高校檔案在利用過程中存在的供需矛盾，有必要樹立大服務理念，立足于用戶需求，對現有檔案的價值展開深入挖掘，構建網絡化、智能化的檔案服務模式。

（1）開放數據，擴大服務對象。高校在教學、科研和管理等活動中均會有檔案的產生，可以說檔案是記錄高校發展、學生成長、教學科研成果的重要載體，而檔案介質豐富多樣，有光盤、照片、紙質和錄音等，為學校規劃發展、科學決策以及教學科研提供了有價值的參考依據，也是學生學歷審核的憑證，發揮著輻射校外團體、組織以及個人的作用。對此，高校應針對公開檔案以及解密文件等，加強現場查閱和互聯網公開，將高校現有檔案轉化為社會資源，在為本校教職工以及校友提供優質檔案服務的基礎上，廣泛接觸社會、積極服務公眾，促使檔案服務領域逐步擴大，服務觸角延伸到本地區、行業企業和全社會。

（2）運用新技術，創新服務方式。大數據時代令高校檔案工作發生了巨大變化，開始傾向于數據分析、數據挖掘、數據處理。為進一步提高檔案工作實效，高校需要積極應用先進技術，如移動互聯網、云計算和大數據等，用于支持平臺搭建、數據挖掘、統計分析以及在線互動，以此構建多維檔案服務模式，有效改善檔案利用的供需矛盾。依靠云計算與數據挖掘技術，高校能夠從海量檔案提煉出核心價值，找出潛藏在數據間的內在關系或者規律，以此為依據預測事物發展趨勢。具體到實踐中，可將學生錄取檔案、學籍檔案、成績單和畢業派遣檔案等關聯起來，借此分析生源地、專業、家庭情況以及個人成績等要素對就業的影響程度，為制定就業指導方案提供參考，盡最大可能提高就業率。或者將近五年基層統計報表、科研統計報表以及資產統計報表等結構化數據關聯起來，以此找出學校的發展變化，進而針對性規劃后續的發展戰略。不僅如此，高校還可以依托物聯網和互聯網技術建立用戶互動平臺，使該平臺成為檔案管理部門同用戶之間共同的橋梁，以便于更好地采集用戶信息，分析其對檔案的使用需求、判斷其行為習慣，通過對用戶行動軌跡的推測，為用戶制定個性化服務。此外，高校還應利用微信平臺創建公眾號，定期推送檔案知識，在線為用戶提供咨詢服務，開展“館藏數字資源”推介活動，提升文化傳播力。

（3）加強管控，優化服務質量。

用戶需求程度是衡量高校檔案服務效果和服務質量的重要指標，高校在建設檔案資源體系的同時，還需要堅持立足于用戶需求，針對檔案服務質量制定全過程監管體系、考核體系。首先，應從事前預防入手，精準、全面地把握全體教職工以及校外用戶的檔案使用需求，在此基礎上精心設計檔案服務制度、提煉服務考核指標。其次，做好事中監控，該環節主要是動態監管檔案管理人員對用戶提供服務的實際情況。最后，為事后評估，通過廣泛收集用戶反饋信息，及時識別出檔案管理及服務存在的不足，針對性調整管理及服務細節，促使高校檔案服務水平得到穩步提升。

（4）組建隊伍，提高專業水平。高校在構建檔案資源體系的過程中，檔案管理人員是其中的主要力量，其自身的專業化水平將直接影響到檔案資源體系建設及管理的整體質量。為確保各項規章制度、技術標準體系能夠有效落實到位，切實做好檔案日常維護工作，高校有必要加大對檔案管理人員的培訓力度，確保其具備檔案數字化處理能力。具體到實踐中，學校方面應高度重視檔案資源體系建設工作，設立獨立權利行使部門，加大經費投入力度，為檔案資源體系建設工作提供物質層面保障，確保各項制度能夠落實落細。接下來，對現有檔案管理人才隊伍結構展開優化，以此得到增強內生動力的目的，高校可采取競爭上崗、職稱評審等手段，最大程度激發出檔案管理人員的工作熱情，定期組織現有檔案管理人員參與教育培訓活動，著重為其講解先進理論、專業知識、信息技術和管理理念等。同時，加強職業道德教育，在培訓結束后及時組織考核，檢驗其培訓成效，促使檔案管理隊伍的整體素質有所提升，檔案管理人員在實際工作中自覺規范言行舉止，為檔案管理工作貢獻自己的專業智慧，為促進檔案管理的現代化，為學校可持續發展提供助力。

三、結束語

綜上所述，在大數據時代，傳統的檔案資源體系已經難以適應時代發展的現實需求，高校需要深刻意識到大數據時代對檔案收集、保管和利用所帶來的挑戰，在此基礎上緊緊把握這一機遇，積極應用大數據技術構建完善的檔案資源體系，將高校現有檔案資源有機地整合起來，以此為學校規劃發展、科學決策以及教學科研提供有價值的參考依據。具體到實踐中，高校需要分別從擴大檔案收集范圍、制定檔案收集標準、加強檔案數據集成、維護檔案數據安全、擴大服務對象、創新服務方式、優化服務質量和提高檔案管理人員專業水平等方面入手，逐步構建新型的、完善的檔案資源體系，使檔案資源的使用效益實現最大化。

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（作者單位：太原師范學院檔案館）