數字轉型背景下高校檔案管理研究

李琦 羅漪

摘?要：檔案管理數字化轉型是新時代檔案管理的必然趨勢。本文在分析高校檔案管理的特點及存在問題的基礎上，探討了數字轉型對高校檔案的影響，并從轉變觀念、組織領導、基礎設施建設、專業隊伍建設、安全保障等方面提出了改進建議，以期為高校檔案數字化轉型工作提供參考。

關鍵詞：檔案管理；數字轉型；高校；建議措施

中圖分類號：G647??文獻標識碼：A

高校檔案是指高校通過文字、圖表、聲像等形式和載體記錄在人才培養、科學研究、社會服務、國際交流等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。如何管理才能提升效率、保證安全、服務創新，是高校檔案工作必須面對的難題［1］。黨的十八大以來，習近平總書記就數字中國建設、網絡強國建設、數字政府建設等發表了一系列重要講話，在多個重要場合、重要會議上發表講話，形成了戰略思想和理論體系，并強調“以數字化改革助力政府職能轉變”，對數字政府建設作出了重大決策部署，明確了頂層設計，為我們提供了推進數字政府建設的治本之策。《教育部2022年工作要點》指出，“要實施教育數字化戰略行動，加快推進教育數字轉型和智能升級”。近年來，教育部推進實施國家教育數字化戰略行動，數字校園、智慧校園建設在高校教學、科研、財務、基礎設施、公文管理等領域持續推進，數據增長迅猛［2］。隨著計算機技術、數據庫技術、大數據技術等信息技術的發展，以及社會與高校師生對檔案服務的需求，構建高效、安全的數字化檔案也逐漸呈現出了一種必然性趨勢，這既與時代的需求相適應，而且對高效管理中面臨的困難也能得到有效的解決。因此，拓展發展理念、創新發展模式、加速數字化轉型已然是高校檔案館“十四五”時期事業發展的主基調［3］。基于此，本文主要討論數字轉型背景下高校檔案管理工作，提出高校數字檔案資源建設的新思路與對策建議，為后續相關工作的開展提供參考。

1?高校檔案管理特點與存在問題

1.1?高校檔案管理特點

1.1.1?信息體量龐大

高校作為綜合教育和學術研究單位，具有人才培養、科學研究、服務社會、文化傳承創新、國際交流合作等職能，二級單位眾多，師生數少則萬人，招生、教學、科研、日常管理、對外交流等活動均產生大量信息。以學生為例，產生的檔案信息如招生名冊、畢業生名冊和學位授予名冊；英語成績、計算機成績；期中、期末成績；各類獎助學金；學生黨團關系資料等。存儲這些信息的載體眾多，包括紙質、光盤、硬盤等。

1.1.2?信息形式多樣

高校檔案信息形式的多樣性主要包括管理工作多樣性、檔案分類的多樣性、載體形式的多樣性等方面［4］。管理工作的多樣性主要為管理流程與功能的多樣化；檔案分類的多樣性包括黨建類、行政管理類、學生類、教學檔案類等［5］；檔案載體形式除紙質外，還包括視頻音頻、圖像圖片、膠片檔案、實物檔案等。

1.1.3?周期性強

高校學生在校學習采用學制，每年均有學生入學與畢業。在科研方面，每年學校會啟動一些科研項目，也結束一些科研項目，每個項目都有一定跨期。相對于其他單位，高校檔案的周期性更強，管理難度較大。

1.1.4?信息價值高

高校的五大職能中任何一項都會產生具有高開發價值的信息。以科學研究為例，高校每年都會產生大量的科研成果，有些成果已成為國之重器，引領著時代發展。在文化傳承方面，高校檔案有文化留存價值、文化認同價值、文化育人價值、文化媒介價值、文化引領價值、文化拓展價值［6］。高校檔案不僅價值高，而且具有很高的開發和再利用價值。

1.1.5?保密責任重

高校經常會接收到上級單位的涉密文件，特別是一些高校具有軍工保密資質，會承擔了涉密科研項目，保密責任更為重要。由于高校普遍具有科研氛圍寬松、日常管理靈活、人員流動性大等特點，在涉密科研項目管理方面往往存在一定的薄弱環節。加上個別高校師生保密意識淡薄，違規操作現象時有發生，以致保密違法案件頻發，甚至造成失密事件的后果，這是我國當前教育教學工作中存在的一大突出問題。保密戰線歷來是一項基礎性、全局性、長期性工作，任何時候都不能松懈。做好新時期保密工作，事關實現國家治理體系和治理能力現代化，事關提升綜合國力和核心競爭力，事關黨和國家事業興衰成敗、持續發展，事關維護國家安全，事關應對國際國內復雜形勢。

1.2?高校檔案管理存在的問題

1.2.1?理念認識滯后

高校對檔案管理重視程度不夠是較為普遍的現狀，一些高校依然秉承管理者姿態，服務意識、服務能力和服務水平都有待提升。服務理念的落后導致資源建設和用戶使用的脫節，也對檔案專業人士深入挖掘檔案資源隱藏價值，進而為用戶提供個性化服務的動力不足，很難實現高校數字檔案服務的轉型與升級。

1.2.2?管理制度不健全

由于高校領導班子與檔案管理人員對檔案的認識不足，很多高校還沒有形成完整的檔案管理體系，更談不上架構合理、協調高效的管理制度。目前，國內高校特別是民辦高校，組織機構缺位，管理機制不健全，辦公統籌協調、日常規范性嚴重不足，不僅工作效率低，而且容易造成信息征集不全、整理錯誤遺漏、統計分析不全面、服務管理不專業等問題。

1.2.3?管理效率低下

當前，大多數高校檔案還是紙質為主，由于高校檔案種類眾多、數據體量龐大，導致檔案管理人員工作量繁重。特別是，當前在校與畢業學生數、在編教師數越來越多，調閱檔案頻率相繼增加，在海量的檔案庫中找到正確的資料更為困難，工作效率較低。有些高校雖已進入數字化轉型階段，但由于各部門數據庫存在差異性、標準不統一，導致各部門與檔案管理部門間溝通不暢，極大影響了檔案資料分析利用的效率。

1.2.4?管理專業人才缺乏

數字化時代的四個特征分別為緊密聯合新技術、極具普遍性的跨界顛覆、強強聯盟的生態網絡、順應用戶需求的變革［7］。在數字化時代，檔案管理對象多以離散型數據為主，要求高校檔案管理人員能以數字技術為驅動力，側重提供針對性、互動性、主動性的智能化服務和知識服務［7］。當前，很多高校檔案館專職人員配備有限，且大多也是非檔案或計算機相關專業畢業，難以滿足數字時代對檔案工作人員的技術需求。

1.2.5?價值挖掘不夠

數字化時代，高校師生每日都會產生大量教學、科研、行政、黨建等各方面的信息。當前，檔案資源的開發利用存在檔案管理人員數據意識不強、數據關聯度不夠、數據化處理有待深化等問題［8］，對高校檔案進行“再信息化”戰略是其中一個重要組成［9］。數據粒度反映的是數據分析的精致度和綜合度，數據的精致度越高表明粒度越小；反之，則粒度越大。當前，構建基于細顆粒度數字檔案的智慧化檔案館對高校檔案數字化轉型很有必要。

1.2.6?信息化技術手段應用嚴重缺失

隨著高校檔案與信息技術逐步融合，高校檔案從由傳統的手工管理模式向數字化、信息化、智能化管理模式轉變成為必然。但還有一些技術性難題亟須解決，比如數字檔案格式與類型不統一、檔案文件關聯度不強、兼容性不高，無法實施檔案電子化歸檔，元數據與學校自動化辦公系統缺乏統一數據接口等，都對高校電子檔案管理工作造成不利影響，加強高校現代信息技術應用與推廣十分緊迫。

2?數字轉型對高校檔案管理工作的影響

數字檔案系統是指依托計算機技術、多媒體技術、數據庫技術、大數據技術，將分布在校園不同部門、單位的檔案文件信息，通過網絡技術進行統一存儲、管理和利用的檔案信息化管理系統。數字檔案系統具有三個特點［1］：（1）緊密性，體現在檔案管理與全校行政人員、專業教師和學生之間的關聯度；（2）信息化，當前高校師生每日都會產生大量數據，將為檔案提供源源不斷的信息；（3）智能化，即高校檔案管理將由人工管理模式走入智能化管理模式，館藏檔案資源也將突破時空限制，變“被動提供”為“主動挖掘”［10］，推動檔案資源更好地為師生、校友服務，為學校各項事業高質量發展提供助力。數字轉型對高校檔案管理的影響體現如下：

2.1?數字轉型有利于提高高校檔案管理規范性

在數字校園建設的大背景下，從學校頂層設計入手，建立學校所有文件的規范化、統一化模式，有效避免高校各部門的文件差異性，將更為高效地促進日常事務的順利開展。同時，通過各類檔案的整理與分析，支持高校各項決策的制定，體現高效檔案的工作價值。另外，采用統一的數據模式對高校檔案資料保存大有助益，可以將紙質文檔和電子文檔采用有針對性的措施予以統一，便于管理人員更具有操作性，也將有效避免紙質文檔易受潮且存在蟲蛀侵蝕的風險，照片、影像等電子文檔易數據丟失的風險。

2.2?數字轉型有利于提升高校檔案管理效率

在傳統的檔案管理工作模式下，工作人員主要通過手工開展檔案管理工作，在檔案種類繁多、數據龐大情況下，顯然效率低下。檔案數字化轉型后，所有產生檔案信息的師生都可以通過檔案管理平臺進行符合規范要求的錄入操作，大大減少了工作人員的工作量。工作人員還可采用數字化方式處理聲像檔案，利用掃描儀在符合相關標準情況下處理照片檔案等。在檔案后期管理過程中，檔案管理人員也能高效、便捷、準確地根據職能部門和師生的需求，借助“關鍵字”找到所需檔案資料，極大節省查找利用時間。

2.3?數字轉型有利于高校檔案服務現代化

高校檔案館的基本職能是為全校師生提供必要服務，也為學校高質量發展提供基礎資料支撐。隨著信息公開化的呼聲越來越大，高校檔案承擔社會服務的功能越來越受到重視，例如學生在校期間的檔案可作為用人單位提拔重用的依據［11］。通過檔案數字化轉型，校內外單位可通過網絡實現檔案資料共享和遠程利用，實現高校檔案“傳統服務”向“現代服務”轉變，為校內外檔案使用者提供方便、快捷、一條龍服務。

3?數字轉型背景下高校檔案管理建議

3.1?轉變觀念，樹立全員數字化管理理念

高校檔案要順利推行數字化轉型，全校師生樹立數字化管理理念非常有必要，即樹立“數據即檔案”的思維，全校師生要注重從“實體檔案”管理模式向“電子檔案”的收集與管理的轉變。同時，要注重與其他高校的互動與學習，了解與掌握檔案數字化管理相關的技術，逐步具備應用數字化管理技術改善檔案管理的思維與措施。更為重要的是，通過培訓與學習，檔案管理工作人員切實轉變工作理念，樹立服務工作者的意識，變被動工作為主動工作，將服務意識和理念融入日常工作中，創新服務模式，主動為全校師生、社會公眾提供優質檔案管理服務。

3.2?加強領導，健全檔案數字化管理頂層設計

要實現高校檔案高效管理，校級領導的重視是關鍵，構建有效的組織機構、成立專門工作領導小組是保障。校領導要定期聽取高校檔案工作匯報，解決困難問題，協調各相關部門的工作。學校要建立健全檔案管理制度，應從工作實際出發，擬定檔案管理文件，明確檔案管理各環節流程與工作要求，特別確定電子檔案的歸檔范圍、保管環境及載體的維護與管理。另外，在檔案館內容形成工作評價與監督制度，對數字化檔案管理工作開展情況進行定期檢查，根據檢查情況優化與改善檔案數字化管理效率。

3.3?加強檔案數字化基礎設施建設

高校應根據數字化檔案管理系統要求，加強檔案數字化的硬件設施建設，并按照國家規范進行24小時監控。鑒于數字化檔案安全問題，還需建立高效數字檔案信用系統，利用簽名私鑰、驗證公鑰、數字指紋加密等形式對電子檔案進行安全管控。此外，建立高校檔案綜合信息管理系統，集檔案前端采集、檔案遠程預約、信息發布、聲像檔案收集歸檔、綜合開發利用等功能于一體的完整管理體系。

3.4?建強一流檔案管理專業隊伍

高校應根據檔案管理需求，采用“引進+培養”相結合的方式加強檔案管理專業隊伍建設。為適應檔案管理數字化需求，可適當引進一些計算機方面的人才。要鼓勵在職職工加強培訓，及時掌握檔案管理的最新知識，增強業務能力。特別要加強年輕力量的培養，全力打造一支業務能力強、素質過硬的高水平檔案管理人才隊伍。

3.5?注重安全教育，強化檔案網絡安全

高校檔案安全關系國家安全，高校檔案館要做好門戶網站和各類檔案管理系統的安全管控，對來訪群眾通過門禁技術、授予不同權限等方式進行目的篩選，嚴格做到涉密檔案信息不上網、非涉密檔案信息應在規定范圍內公開傳播。更為重要的是，高校要通過每季度自查、半年度普查及專項檢查、年度檢查等方式及時發現問題，消除秘密隱患。加強對保密要害部門、部位、檔案載體的不定期檢查督促，切實把學校保密工作落到實處，確保不發生失密、泄密案件，確保國家秘密安全。

結語

在嚴格遵循國家有關規定的基礎上，高校應積極推進數字化檔案建設，不斷完善高校檔案信息化系統是新時期高校檔案事業發展的必然趨勢。在建設過程中，高校要在觀念意識、組織結構、管理制度、專業隊伍、安全保障等方面做好全面考慮，使檔案更好地服務學校、服務師生、服務社會。

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基金項目：湖北省教育科學規劃項目（2018ZA012）

作者簡介：李琦（1988—?），女，湖北襄陽人，碩士，助理館員，研究方向：檔案管理。