電算化對會計電子檔案管理的影響及對策

王敏

［摘 要］電算化是將計算機技術、信息技術等應用到業務處理中的簡稱。會計電算化不僅是使用電子計算機代替原本人工的部分工作，還是將原本以會計工作人員為核心的會計工作轉變為以電子會計平臺為基礎的會計管理模式。電算化對會計工作產生了重要影響，同樣在會計電子檔案管理方面也有極大影響。基于此，文章分析電算化對會計電子檔案管理的影響，并提出電算化環境下會計電子檔案管理的對策，以維護會計檔案的安全。

［關鍵詞］電算化；會計電子檔案；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.019

［中圖分類號］F232；G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）14-0058-03

0? ? ?引 言

新時期，隨著計算機技術的不斷發展與完善，電算化平臺為會計電子檔案管理提供了新契機，會計檔案管理的電算化也成為會計領域的重要發展趨勢。在這一形勢下，無論是企業還是行政單位、事業組織機構等，又或者是會計從業人員，均須根據行業的發展變化需求進行必要的調整。但縱觀國內各社會經濟組織的會計檔案管理狀況，會計檔案管理仍然以傳統方式為主。相對而言，在會計檔案管理中，電算化平臺的運用程度有限，甚至許多工作人員沒有掌握電算化平臺的運用技巧，這就導致會計電子檔案管理效果不理想。基于此，本文主要從電算化視角出發，分析其對會計電子檔案管理的影響，提出會計電子檔案管理的路徑，希望能提供一些新的參考。

1? ? ?電算化對會計電子檔案管理的影響

1.1? ?對會計人員工作的影響

對于會計崗位工作人員而言，崗位的基本工作內容是會計相關內容，會計檔案管理同樣屬于會計崗位的基本工作之一。電算化未普及之前，會計相關的檔案大都以實體的形式保存。這個階段，會計工作人員進行檔案管理的重點包括如下幾個方面：保證本企業或者本單位的會計檔案完整，并且所有收錄的會計檔案均符合會計檔案管理的基本標準；建立檔案的保存及管理體系，所有處于保存時間內的檔案均能夠被快速查詢，并且能夠在更長時間內保持完整。而檔案實現電子化后，檔案管理工作將出現巨大的變化。首先，在電子檔案要求較為明確的情況下，會計工作人員無須對收錄的檔案進行檢查，一般情況下，通過平臺審核的所有檔案均屬于符合標準的檔案。另外，與傳統的實體類型檔案相比，會計電子檔案能夠實現更長時間、更為完整的保存，實體檔案在長期保存過程中可能出現損壞等情況，但在信息存儲設備并未受到損壞，或信息存在備份的情況下，電子檔案的安全性能夠得到更充分的保證［1］。因此，會計人員無須定期到檔案室查看，減少了工作量。

1.2? ?對會計數據安全的影響

傳統以實體為主的會計檔案在保存過程中不易出現安全風險，即使出現，安全風險能夠形成的影響相對較小，主要原因在于傳統的實體檔案查詢相對較為困難，即便存在刻意盜竊會計檔案的行為，盜竊行為本身不僅需要耗費較長的時間，行為發生過程中被發現的風險相對較高。同時，由于紙質會計檔案本身的實體性特征，其被大量盜竊的風險相對較低。而會計電子檔案則不同，電子檔案占據的空間相對較小，一旦發生信息泄露，則可能導致大量數據及信息流出。會計電子檔案的安全風險在日常工作中主要體現在如下幾個方面：①用于存儲信息的設備存在相對較高的損壞風險，一旦設備損壞，則可能導致大量數據信息消失，甚至會因設備損壞，檔案信息無法完全復原，可以說，依托設備進行存儲的會計檔案信息發生不可逆遺失的風險相對較高，且影響更大［2］。②電子檔案的安全需要以信息及時及完整備份為基礎，每日產生的全新電子檔案在企業或單位規范備份的情況下，安全性能夠得到較為充分的保證，但從實際工作情況來看，大部分財務管理人員并未對會計檔案的備份情況進行每日及時檢查，而檔案錄入相關人員同樣經常出現信息錄入、備份不及時的情況，大大增加了信息安全隱患。③部分企業或單位進行會計檔案備份時，采用的備份方式是完全手動備份，這種手動備份的方式可能導致備份數據并不準確，不準確的信息保存效果無法得到

保證［3］。

1.3? ?對電子檔案信息遷移的影響

電算化對會計電子檔案的信息遷移有顯著影響。電子檔案的信息遷移是指電子檔案信息由指定平臺或系統向其他應用系統導入，目的是實現電子檔案信息的更好保存和利用。當前，很多電子信息平臺已經能夠實現平臺中所有數據的完整導出，因此在信息導出階段完整性方面問題相對較少。而信息遷移的主要問題出現在信息導入新平臺階段。信息導入時選擇標簽錯誤及存儲位置錯誤等情況，均可能使原本數據在新平臺當中無法正常使用。平臺調整產生的信息轉換及使用問題需要由更為有效的監督及管理手段予以避免，因此，在信息平臺調整或者大量信息整體整理時，應當由具有專業能力的管理人員進行整體性把控。但是，很多企業及組織的財務管理工作人員在信息管理方面的專業能力較為欠缺，管理人員本身專業能力不足，加之管理標準及制度的欠缺，使得信息進行大幅度遷移時可能出現信息完整性受損的

問題［4］。

2? ? ?電算化環境下會計電子檔案管理的對策

2.1? ?培養復合型人才

隨著科技的進步，會計電子檔案管理成為大勢所趨，這要求會計檔案管理人員既熟悉檔案管理的專業知識，又掌握一定的計算機、網絡、法律等相關知識，還要具備一定的文字綜合能力、口頭表達能力及問題分析能力［5］。然而，許多單位財務部門人才隊伍結構單一，缺乏復合型財務會計人才，尤其缺少計算機管理、檔案專業等方面的高級人才，現有的員工隊伍存在知識面窄的問題，無法滿足電算化時代會計檔案管理的電子化需求。另外，會計電算化時代，會計工作人員不僅需要掌握會計專業能力，還需要掌握該崗位其他必備的知識和技能，包括管理學、檔案學以及電子信息相關專業知識技能［6］。基于此，企業或其他單位就需要加強復合型會計人才培養，在人才培養方面應堅持內部培訓、外部合作教育相結合的原則。其中，在內部培訓方面，單位需要面向會計檔案管理人員開展計算機技術、電子信息技術、信息系統應用等方面的培訓，還可以聘請相關領域專家進單位給檔案管理人員開展培訓工作，面對面傳授會計檔案管理技能、檔案知識、計算機技術應用技能等，為其提供學習資料，鼓勵其自學，提升其專業能力。在外部合作培養方面，單位可以與高校、培訓機構等建立起合作關系，組織會計檔案管理人員前往高校、培訓機構等學習計算機技術、檔案信息化管理技能等［7］。此外，在開展好崗位培訓基礎上進行培訓效果評價，評估出優秀的會計檔案管理者，組建起全新的會計電子檔案管理隊伍，實行專崗專責，確保會計檔案管理質量，更好地順應會計電算化趨勢。

2.2? ?增強會計電子檔案存儲設備的安全性和安全防范意識

首先，用于會計電子檔案存儲的設備必須具有較強的安全性，能夠在長期使用過程中保持設備本身的穩定性，并且即便設備出現使用方面的問題，設備內部的信息安全應當依然能夠得到保證，能夠在符合規范的基礎上較為完整地導出［8］。會計電子檔案的存儲設備應當符合如下3項基本要求。①會計電子檔案存儲設備的主要使用特征在于設備使用的頻率較低，一般需要進行長期存儲，并且大量存儲會計電子檔案的設備需要在同一空間中存放，因此，根據上述使用特點，用于存儲會計電子檔案的設備需要具有耐腐蝕、耐磨損、防潮防火以及防蟲等功能，即在長期存儲的情況下，設備依然能夠維持較強的穩定性，同時在環境變化的情況下，設備的物理屬性同樣能夠保持基本的穩定。②會計電子檔案同樣屬于會計檔案，即屬于企業機密類型的檔案，因此在檔案保存過程中必須保證電子檔案的安全性，考慮到該種要求，一般情況下應當避免使用泄漏風險更高的電子平臺存儲會計檔案，而應當使用專門的存儲設備進行存儲，同時用于存放存儲設備的空間需要提高安保等級，保證空間24 h均處于全面監控當中，從而避免出現信息泄露等問題。③即便是質量較好、穩定性較高的存儲設備，在長期使用后，介質的存儲效果同樣會有一定程度的降低，部分存儲設備外觀雖然并未發生較大改變，但內部結構已經發生較大的變化，甚至在外觀正常的情況下，內部的部分信息已經出現部分遺失的現象，因此長期保存的設備必須定期更換，所有設備均應當明確使用時間及使用周期，并根據使用周期定期更換［9］。

對于使用次數相對較少的會計檔案，一般主要通過實體的存儲設備進行存儲，但依然會有大量使用頻率較高的檔案需要通過電子平臺進行存儲。與并不對外開放的存儲設備相比，電子平臺存儲面臨的安全問題更為突出［10］。考慮到電子平臺存儲信息時存在的安全風險，企業或其他單位在電子平臺使用過程中必須符合如下基本要求。①不斷提高電子平臺的操作要求，如登錄平臺、使用平臺以及修改信息均需要提供相應的密碼。較為先進的平臺不僅需要使用者提供密碼，還需要使用者在使用過程中提供生物密碼，未經企業或者單位授權的人員嚴禁登錄會計相關平臺，且任何群體一旦未經授權登錄會計平臺，平臺不僅應當直接阻止未經授權的操作，同時應當向管理中心提供相應的警報，促使管理人員進一步提高操作的安全性。②電子平臺存在一定的被外來入侵的風險，因此對電子平臺而言，需要定期自檢，避免出現被植入外來指令等情況，與一般功能的電子平臺相比，用于會計電子檔案管理的電子平臺必須提高自檢的頻率，并且系統的自檢相對一般系統需要更加深入，且平臺本身對終端操作應當能夠進行一定程度的自我管理，平臺的監控模塊能夠對終端的操作情況進行主動的檢測與記錄。

2.3? ?建立起精細化的會計電子檔案管理制度

現實情況表明，隨著計算機在會計檔案管理中不斷發揮作用，會計檔案管理機制正朝著精細化方向發展。目前，我國許多企事業單位及行政單位已經開始開展會計檔案管理制度革新工作，引入精細化的會計檔案管理理念，避免出現各類會計檔案管理風險，確保會計電子檔案管理朝著穩定目標前進［11］。基于此，我國一些企業、行政事業單位等應大力引進精細化管理理念，率先開展會計電子檔案精細化管理工作，形成新的檔案管理制度。其主要可遵循四步走戰略，具體如下：一是引進“6S”管理理念，注重整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全等六要素。二是重點加強會計電子檔案安全保障，因為會計檔案記錄著單位的重要信息，必須將檔案安全工作作為重中之重。比如，做好硬件設備安全保障，引入先進的高端服務器、數據交換機、路由器、光纖設備、網絡存儲設備、計算機設備等。三是注重軟件設備安全建設，構建起基于檔案信息安全保護的網絡防護網、信息安全監控系統等，從而確保數字檔案館檔案信息的安全性。四是推動會計電子檔案管理工作的考核，健全考核指標體系，實現工作過程考核與結果考核相關聯。五是注重會計檔案的交接管理，確保檔案移交流程精細化、規范化，同時建立起可追溯機制。例如，移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年份、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容，移交時做好工作責任人簽名，方便責任

追溯［12］。

3? ? ?結束語

會計信息是保證單位財務管理有效開展的重要基礎，而為了保證單位會計信息真實、準確，就要切實加強對會計檔案管理工作的重視。使用電算化平臺實現會計檔案管理信息化、數字化、電子化，不僅需要前臺的跟進和努力，更加需要后臺的優化及提升。單位在制定會計工作人員崗位要求及崗位規則時，需要根據當前電算化平臺以及系統發展的基本情況對會計崗位工作內容進行調整，并建立新的規范及標準。同時，盡快建立起復合型會計檔案管理團隊，增強電子檔案存儲設備的安全性和管理人員安全防范意識，建立起精細化的會計檔案管理制度，更好地推動會計電子檔案管理工作高質量開展。

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［收稿日期］2023-01-08