智慧社區建設下的社區居民檔案資源建設探究

李淑華 楊燕

引言

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確了檔案工作在疫情防控中發揮了積極作用，并多次提到社區檔案工作，要求進一步規范村、社區建檔工作，將檔案查詢利用服務融入區域內“一網通辦”服務體系，推動檔案查詢利用服務延伸到村、社區基層一線，促進檔案公共服務均等化、便捷化，為社區檔案管理工作指明了發展方向[1]。

2000年，民政部《關于在全國推進城市社區建設的意見》的頒布使社區建設步入歷史舞臺，并于2001年正式寫入《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十個五年計劃綱要》。2017年6月13日，中共中央、國務院出臺了《關于加強和完善城鄉社區治理的意見》，明確指出城鄉社區是社會治理的基本單元，堅持以基層黨組織建設為關鍵、政府治理為主導、居民需求為導向、改革創新為動力，健全體系、整合資源、增強能力，完善城鄉社區治理體制[2]。2020年2月10日，習近平總書記到北京市朝陽區安貞街道安華里社區了解基層一線疫情聯防聯控情況時強調：社區是疫情聯防聯控的第一線，也是外防輸入、內防擴散最有效的防線，把社區這道防線守住，就能有效切斷疫情擴散蔓延的渠道[3]。

社區檔案作為社區工作的伴生物，社區檔案管理是檔案管理和社會治理的“神經末梢”，是連接政府與居民，檔案與社會的“傳感器”，具有重要的基礎地位和交互功能[4]。做好社區檔案工作能為基層治理提供資政、參考作用，為居民生活提供基礎服務。

一、智慧社區基本情況

信息技術飛速發展，為城鄉社區治理服務智慧化、智能化水平的提升提供了技術支持。從“十四五”規劃和2035年遠景目標綱要（2021年3月12日公布），到《中共中央國務院關于加強基層治理體系和治理能力現代化建設的意見》（2021年4月）和2021年12月的《國務院辦公廳關于印發〈“十四五”城鄉社區服務體系建設規劃〉的通知》等文件，都對充分應用信息技術手段推進智慧社區建設提出了明確要求。2022年5月20日，民政部等9部門印發《關于深入推進智慧社區建設的意見》，明確了“智慧社區是充分應用大數據、云計算、人工智能等信息技術手段，整合社區各類服務資源，打造基于信息化、智能化管理與服務的社區治理新形態。”其目標是，到2025年，基本構建起網格化管理、精細化服務、信息化支撐、開放共享的智慧社區服務平臺，初步打造成智慧共享、和睦共治的新型數字社區，社區治理和服務智能化水平顯著提高，更好感知社會態勢、暢通溝通渠道、輔助決策施政、方便群眾辦事[5]。為智慧社區建設指明了方向。

在智慧社區建設過程中，社區檔案資源建設是其重要的組成部分，豐富的檔案資源及其信息化和智慧化管理，能為智慧社區建設提供信息支撐和智慧服務。我們要利用智慧社區建設的契機，利用智慧社區建設的平臺，做好社區檔案資源的收集，實現社區檔案的智慧管理，提高社區檔案的治理與服務水平。檔案工作要變被動為主動，分析社會治理的檔案需求，主動做好社區居民檔案信息的收集，建立社區居民檔案信息資源庫。精準服務社區居民，提高居民對社區工作的滿意度，打通社會服務的“最后一公里”。

二、社區居民檔案的收集

（一）社區居民檔案收集的內容

《城市社區檔案管理辦法》中所稱社區檔案，是指城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織和居民在社區建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄[6]。社區檔案工作內容涵蓋黨建、宣傳、城建、環保、社會福利、社會救助、文化活動等許多方面，具有內容多元化、來源廣泛化、載體多樣性、管理動態化的特點[7]。在內容繁雜的社區檔案中，社區居民檔案是其重要組成部分，主要包括居民的個人基本信息和病史等，這需要通過主動收集來實現。現如今居民檔案信息的收集越來越重要，通過居民檔案的收集，分析各個層次居民情況（含流動人口），特別是需要幫扶的人員如鰥寡孤獨、精神疾病以及刑滿釋放人員等等，服務政府的各項決策，應對各種突發事件。為了使居民配合信息的采集，前期要加大對社區居民疫情防控和檔案意識的宣傳，通過宣傳手冊、宣傳單等形式讓居民了解建立居民檔案信息資源庫的重要性，提高居民的參與度，逐步使居民自愿加入到社區檔案資源建設中來[8]。

（二）建立社區居民檔案收集網絡

社區作為城鎮的一個基本管理單元，在居民檔案收集方面理應作為牽頭單位，建立以社區專兼職檔案員為主導，各小區物業管理人員（居民委員會）為主體，由各居民樓管具體實施的居民檔案收集工作小組。社區專兼職檔案員制訂居民檔案收集的工作制度（包含收集內容、實施時間、具體要求等），各小區各物業管理人員（居民委員會）具體安排居民樓管進行信息的采集和錄入，最后社區檔案專兼職人員進行信息的分析和匯總。為了信息的準確有效，一般要求一個季度信息更新一次。信息的采集要盡可能全面，建議包含姓名、性別、年齡、籍貫、學歷、政治面貌、民族、婚姻狀況、家庭成員（家庭成員之間的信息可以進行關聯）、單位、職業、經濟來源、經濟狀況、病史（含過敏史、主要疾病）、特長、志愿者情況、具體住址、聯系電話、是否是常住居民等，做到不漏一戶，不少一人，實現精細化管理。社區居民實現每人一檔，其檔案編號為年月（比如202209為信息更新年月）-小區名（或小區編號）-樓棟編號-單元號-房間號-人名組成。居民信息檔案不管是紙質的或電子的一律作為涉密檔案實行專人、專柜管理，杜絕泄密事件的發生。

（三）建立社區志愿者檔案資源子庫

在收集居民檔案信息的基礎上，建立志愿者檔案資源子庫。充分掌握志愿者年齡、學歷、特長、性格特點、志愿服務時間等。發生重大突發事件時，能迅速分類組織合適的人員，提供及時高效的志愿服務。真實記錄志愿者服務具體表現，建立志愿者考核機制，把真正愿意為群眾服務的志愿者納入長期志愿者服務隊伍，剔除利用志愿服務謀取私利、欺壓弱小等具有違法和不道德行為的，純潔志愿者隊伍。避免出現臨時組建志愿者的情況，倉促組織的志愿者素質高低不齊，不便于管理和監督。

（四）社區居民檔案管理模塊要求

社區檔案管理系統軟件除具有一般檔案管理軟件“收、管、存、用”的基本要求外，還應專門設立居民檔案管理模塊。此模塊具有遠程輸入、電子表格（掃描件）批量導入并能自動提取居民檔案采集的元數據，具有根據不同元數據進行篩選、匯總分析關聯等數據挖掘功能，通過對數據進行精確分析和深度加工，充分發揮數據潛在價值，提升檔案信息化服務水平。社區專兼職檔案員把信息錄入、修改權限分配給小區各樓管，樓管把居民檔案信息提交并由社區專兼職檔案員歸檔確認，樓管不再具有信息修改功能。在信息更新的時間段內再次賦予樓管信息修改功能，一經檔案管理人員歸檔確認，信息就不能修改和查看。也可由樓管創建QQ或者微信群，定期開放端口，社區居民以身份證或手機號登錄注冊，通過網絡直接填報提交各項信息，既節約信息采集的時間成本，也有利于信息采集準確率。由于居民檔案信息涉及大量的居民隱私，居民檔案信息資源庫應與智慧社區建設聯動，在智慧社區服務平臺的基礎上，建立統一的安全監管系統，確保各種數據的絕對安全，從根本上解決信息采集時居民對隱私安全的擔憂，有利于信息采集工作的順利進行。

三、建立居民檔案資源庫的作用

密云縣社區居民檔案早在2003年的非典疫情防控中就發揮了重要作用。密云縣的社區檔案工作在每幢樓竣工居民入住后就主動跟進，居委會及時入戶建立起社區常住人口、流動人口情況登記等一系列檔案，社區居委會對社區每家每戶的情況了如指掌。非典疫情發生時，工作人員利用這些清楚明晰、規范有序的社區居民檔案資料“明細賬”，服務領導決策，疫情防控工作緊張有序，“一切盡在掌握之中”，擺脫了面對突發事件時的被動局面[9]。這為我們提供了很好的范例，筆者認為可以全國推廣，建立社區居民檔案資源庫，為基層治理決策服務，為社區醫療衛生發展服務，為迅速應對突發事件服務，為社區安全穩定服務。

（一）為基層治理決策服務

社區治理是國家治理體系的基礎，是個復雜的系統工程，強調過程、全面、系統、互動、包容和共享，具有多元性、服務性、精準性、數字性等特點，這決定了社區需要全面掌握居民的基本信息，為其開展有效的社會治理提供真實準確全面的信息支持[10]。比如根據社區專業人才、黨團組織，開展社區共建活動；根據社區貧困人口數據進行精準幫扶；根據社區鰥寡孤獨情況，定期走訪，開展節假日送溫暖活動；根據社區兒童數量，決定幼兒園、中小學等機構的分布和大小設置；根據社區老人數量確定建立社區食堂規模大小和互助機構數量等等，打造15分鐘社區生活圈，有效防止決策的盲目性和隨意性，提升基層治理的向心力，增加社區居民的幸福感。

（二）為社區醫療衛生發展服務

我國目前正逐步步入老年社會，這要求必須加大社區衛生中心的服務能力，為社區居民提供基礎的醫療服務，以緩解綜合醫院的醫療壓力。通過建立居民檔案資源，對社區居民的病史進行分類，并結合社區居民健康檔案，確定社區主要疾病類型，特別是一些慢性病如冠心病、糖尿病、高血壓等以及一些基礎性和傳染性疾病防治。這樣能針對性地引進相關的設備和醫療力量，進行必要的醫藥儲備，有能力開展相應的醫療服務。同時與上級醫院建立定期的診療服務，對不能處理的疾病積極地給予就醫引導，真正實現分級診療，讓小病不出社區，守住社區醫療服務的大門，做好居民健康的守護者。在一些傳染性疾病上，社區衛生服務中心可以早發現、早報告，發揮疫情的監測預警功能。

（三）為突發公共事件服務

《重大活動和突發事件檔案管理辦法》指出，突發事件是指突然發生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件[11]，如地震、火災、洪水、疫情等。突發公共事件一般直接威脅到人民的生命和財產安全，需要政府果斷決策，及時處置，把各種損失降到最低，這就需要居民信息數據予以支撐。比如火災時的人員疏散，地震、洪水時的人員搜救等等，有了準確的居民信息數據，就能做到科學合理的決策，做到有的放矢，緊張有序，忙而不亂，提高應對突發公共事件處置的“快、準、狠”能力。

（四）為社區安全穩定服務

社會治理的重心在社區，對于社會治理而言，社區的首要意義在于它是協調問題、解決矛盾、維持秩序和維護穩定的基本場域，社區穩定是社會穩定的基礎和保證。社區綜合治理通過對社區居民檔案資料中社區居民構成進行分析，在日益增強的異質性社會結構下，合理配置社區服務資源，實施精細化的社會治理，化解可能存在的穩定風險[12]。社區工作者對刑滿釋放、精神疾病等特殊人員進行定期回訪，組織相關志愿者開展幫扶，進行溝通交流和心理疏導，發現問題及時解決，防止惡性事件的發生。對無業人員根據其自身情況，提供就業信息，開展技能培訓，積極為社區流動人口排憂解難，增加流動人口的社區歸屬感。加強社區文化建設，舉辦多種社會活動，增加社區居民間的交流和互動，引導居民之間互幫互助，形成融洽的鄰里關系。在采集信息以及為居民開展各種服務的過程中，注意歸集社區居民的意見和建議，多部門協同，增強基層治理的服務意識，滿足多元主體的利益訴求，及時發現潛在的不穩定因素，為建立新時代和諧社區奠定基礎。

根據《城市社區檔案管理辦法》第三條要求：“社區檔案工作在業務上接受街道辦事處（鄉鎮人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監督和指導[13]。”三部門要充分協調，建立聯動機制，為社區檔案工作提供政策、物力、財力和人力支持。社區檔案在社會治理“末梢”服務上將大有作為，可建立便民查檔服務的一站式窗口，提供民生檔案查詢服務，積極開發社區檔案資源，與社區居民一起構建特殊的社區記憶等等。建立居民檔案資源只是社區檔案工作的一部分，這是一個龐大的工程，檔案工作者要體現出新時代的責任和擔當，在黨的二十大精神的指引下守正創新、踔厲奮發、勇毅前行，建設好、利用好居民檔案資源庫，發揮社區檔案的資政和服務價值。

參考文獻：

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[2] 中共中央，國務院.關于加強和完善城鄉社區治理的意見[EB/OL].[2017-06-12].[2023-01-18]. http：//www.gov.cn/zhengce/2017-06/12/content_5201910.htm.

[3]人民日報. 習近平在北京調研指導新冠肺炎疫情防控工作[EB/OL].[2020-02-11].[2023-01-18]. https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1658192701091853842&wfr=spider&for=pc.

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[5] 民政部，中央政法委等.關于深入推進智慧社區建設的意見[EB/OL].[2022-05-10].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/2022-05/21/content_5691593.htm.

[6][13] 國家檔案局，民政部.城市社區檔案管理辦法（令第11號） [EB/OL].[2015-12-10].[2022-12-31]. https：//www.mca.gov.cn/article/gk/fg/jczqhsqjs/201512/20151215878105.shtml.

[7] 王明光.社區檔案管理工作的發展與思考[J].山東檔案，2021（4）：70-71.

[8] 張慶玲，秦偉強.社區檔案管理助力打贏疫情防控阻擊戰—— 以山東省濰坊市益都中心醫院為例[J]. 中國檔案，2020（3）：32-33.

[9] 張鳳海，李東明.社區建檔不放松應急時刻顯神功——北京市密云縣社區檔案在防控非典中發揮突出作用[J].北京檔案，2003（6）：31-32.

[10] 許燕梅，張莉.提升檔案工作服務社區治理質效的思考[J].檔案與建設， 2021（6）：61-63.

[11] 國家檔案局.重大活動和突發事件檔案管理辦法（第16號令）[EB/OL]. [2020-12-12].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2021/content_5593449.htm.

[12] 王郅強，張曉君，吳克昌.什么樣的社區更穩定？——異質性社會結構對社區穩定影響的實證研究[J].中國行政管理，2018 （6）：100-107.

作者單位：淮南師范學院