轉換視角優化高校檔案收集機制

成杏麗 石慧敏

高校檔案是高校在教學、科研、管理活動中產生的各種形式、各種載體的歷史記錄，是促進高校事業科學發展，維護師生根本利益的重要依據，是高校優秀辦學思想和教育文化的重要積淀。沒有檔案資源的收集積累，檔案工作就是無米之炊、無源之水、空中樓閣。因此，做好檔案的收集工作至關重要。隨著檔案信息化的快速發展，電子檔案收集已成為主流趨勢，紙質檔案仍占相當比重，無論是電子檔案還是紙質檔案，都需要建立高效有力的檔案收集指導機制。

通常，高校都會建立由檔案工作主管校領導、檔案館工作人員、業務部門分管檔案工作領導及部門兼職檔案員組成的檔案工作網絡。高校檔案的移交立卷工作是在專業的檔案館工作人員指導下，由各歸檔部門兼職檔案員來完成。由于歸檔過程中的專業要求和歸檔者業余水平之間存在差距，從而產生了許多問題。基于檔案管理的規范化、標準化，檔案館通常會對兼職檔案員提出嚴格、專業的歸檔要求，而兼職檔案員則因本職工作繁忙，歸檔條框太多，往往會產生畏難和排斥心理，最終造成問題的累積和升級。筆者根據多年的檔案收集實踐經驗，轉換思路，換位思考，從歸檔者視角考慮問題，采用歸檔者易于接受的收集機制，對于問題的解決會事半功倍，且更有效力。

一、提供精準化檔案業務指導，解決歸檔困惑

對于不了解檔案工作的兼職檔案人員而言，歸檔面臨的首要問題是，歸什么？其次是，怎么歸？如何應對解答這兩個問題，沒有標準答案。如果只是籠統的告訴歸檔者，凡是本部門業務工作直接形成的，具有保存價值的各類載體材料均可歸檔。對于歸檔者來說，應該還是一頭霧水，并不能很好地執行和操作。如能結合歸檔部門實際工作和形成文件材料情況，提供精準化的檔案業務指導，對于歸檔者來說，則能夠答疑解惑，滿意而“歸”。

精準化的檔案業務指導首先要調研了解歸檔部門會形成哪些材料，檔案館工作人員應遵循國家相關檔案管理規定辦法，通過查看往年部門歸檔材料，登錄歸檔部門網站了解工作職能，采取與歸檔部門溝通等多種方式，制定全面詳細的部門專屬歸檔范圍與保管期限表，同時，結合具體歸檔內容，制定歸檔方案。

對于檔案館而言，前期需要投入比較大的時間精力制定部門專屬歸檔方案。同時隨著部門工作職能調整，需同步或定期對部門歸檔范圍和保管期限表進行修訂。相應的，表單化、精準化的檔案業務指導成效也非常顯著，兼職檔案員通過專屬歸檔方案，便能清晰明了的知道歸什么、如何歸，該項精準化操作對歸檔人員頻繁變更的情況也非常適用，減少了檔案館工作人員反復多次的指導工作。西安交通大學檔案館就為全校82個歸檔部門制定了部門專屬歸檔指南，包含部門歸檔范圍與保管期限表，歸檔時間、歸檔要求，歸檔程序等內容，受到各歸檔部門的一致稱贊，得到貼心專屬的服務，歸檔部門更能夠積極配合，按照歸檔要求做好歸檔工作。

二、節點重點并舉，落實部門立卷

雖然國家各項檔案法律規章明文規定，立卷工作由檔案材料形成單位完成，并將其明確為歸檔制度。但是實際情況常常不盡如人意，有的部門在各種催促下把文件送來歸檔已屬不易，借助高校的便利條件，大部分部門都是派學生助理協助檔案館工作人員完成立卷，真正能按照歸檔制度要求落實立卷的部門只是少數。因此，要落實好部門立卷制度，提高部門歸檔意識，需要檔案部門長期不懈的宣傳和努力。歸檔人員是部門立卷工作的直接執行者，提高其檔案意識，是一個需要有針對性、重點突破的關鍵環節。

（一）抓住節點

在兼職檔案人員上崗伊始，檔案工作人員就要與其精準對接，告之其歸檔工作制度以及歸檔流程，使其對歸檔過程中自己應該承擔的工作內容有清晰明確的認識，從一開始就培養良好的歸檔習慣。同時，檔案工作人員要貼心地做好全面的指導工作，幫助其解決立卷歸檔工作中的難題，適時、適度地鼓勵。有時兼職檔案員會因本職工作繁忙、或者單位內部歸檔工作協調不暢等原因，影響部門立卷工作的實施。這種情況下，如果兼職檔案員解決不了問題，檔案館可與歸檔部門分管檔案工作領導反饋溝通，協助兼職檔案員解決問題，共同推進部門立卷歸檔工作順利進行。

（二）突破重點

按照規定，高校每個歸檔部門都會設置分管檔案工作領導，一個部門檔案立卷的完成情況，往往與該部門領導對檔案工作的重視程度有關。領導重視，則立卷歸檔就落實得力，反之，就會放任自流。因此，要重點培養歸檔單位領導的歸檔意識。同樣，在部門分管檔案工作的領導確定伊始，檔案館工作人員便通過郵件、函件等書面形式，說明“黨管檔案工作”的基本原則，檔案法律規章，以及部門立卷歸檔制度的重要性、優越性等，使部門領導對檔案工作有個基本了解。如要進一步加深認識，或對歸檔工作產生的問題進行督促落實，則可以通過講座、座談等方式與歸檔部門負責領導溝通。相信，通過上述舉措，歸檔部門領導會樹立高度的檔案意識，并重視檔案工作，在其帶領和督促下，上下聯動，必然能推動部門立卷工作良性發展。

三、從源頭介入，控制歸檔質量

檔案材料制式規范、簽印齊全、質地優良、書繪工整、齊全完整是檔案收集的基本要求，是檔案有效利用和長遠保管的必備要素。檔案部門經常會碰到歸檔材料良莠不齊的情況，有的材料送來不符合歸檔要求，如交來復印件、草稿等；有的材料完整性差，如缺附件、缺發文稿紙、無印章、無領導簽字；有的材料不夠齊全成套等。無論是紙質檔案還是電子檔案，檔案材料的質量保障一直是困擾檔案工作人員的難題，需要做大量的檢查、追補工作，費時費力。對于兼職檔案員來說，大多會認為歸檔太麻煩、要求太多，所以往往是不加挑選地送來一堆材料，結果檔案館工作人員必然會反饋給歸檔部門一堆問題。如何解決這一問題？筆者認為最好的辦法就是從源頭入手，從文件材料的產生、積累開始介入。

預立卷是目前業界比較推崇的一種方法，也是從根本上解決上述難題的方法。即各立卷部門根據本部門工作職責和當年工作任務，參照歸檔范圍編制文件材料預立卷類目，然后將平時工作中形成的文件材料放入相應類目的卷盒，有預見性地做好平時文件材料的暫存管理工作。簡而言之，即平時就做好零散文件的收集積累工作。以我校學生處為例，學生處現在歸檔材料有處辦綜合文件、學生獎勵材料、學生懲處材料、學生思想政治材料，那么學生處只要準備四個文件盒，按類別貼上標簽。然后按照文件形成的時間順序，將各類文件放入相應的盒中，這樣就保證了平時工作中零散文件的集中保管，不會因隨意擺放而造成材料混亂或丟失等。對于線下歸檔的電子文件而言，預立卷的方法同樣適用，平時就需要把電子文件分門別類的、按照時間順序集中放在相應的文件夾里，保障歸檔材料的齊全完整；對于在線歸檔的電子文件，更是要從電子文件形成前端介入，通過“四性檢測”等技術手段，把控歸檔質量。

對兼職檔案員來說，由預立卷到立卷再到歸檔移交，是一個從門外漢到熟悉檔案管理的過程，需要檔案工作人員全面精心地指導。筆者通過長期的檔案工作實踐，積累了一定的工作經驗，總結出了以書面指導為主，口頭指導為輔，集中指導和單獨指導相結合的指導辦法，這種辦法切實可行、收效甚好。通常，除了每年進行檔案工作培訓，大范圍進行檔案工作宣傳，還為歸檔部門量身定制歸檔方案，進行精準化的書面指導。在檔案整理、著錄、編號等具體操作時，則可以采用在線指導、現場指導等多種方式，從源頭介入、多措并舉，全面保障歸檔質量。

四、建立監督機制，確保及時歸檔

部分兼職檔案人員由于本職業務較忙，加之檔案意識不強，歸檔拖沓、滯后，不在規定時間內完成歸檔工作，也是令檔案工作人員頭疼的一個問題。歸檔不及時，后續會造成許多不必要的麻煩，比如造成歸檔部門文件材料的丟失；多年材料累積在一起歸檔，歸檔任務繁重；另外，不在歸檔年份歸檔，需要進行補卷、插卷，給檔案館工作也帶來很大的困擾。

（一）建立監督機制

為了確保歸檔部門按時歸檔，需要建立檔案工作監督機制。如西安交大檔案館就建立了前期通知、中期跟蹤、后期反饋的檔案工作監督機制。在歸檔初期，通過OA系統給全校各部門發送歸檔工作通知，提出歸檔要求；歸檔中期，密切關注部門立卷動態，排疑解難，推動歸檔工作順利進行；歸檔后期，對歸檔工作存在的問題進行反饋，要求部門及時整改。同時，在學校部門調整或者部門內部人員調整時，要及時跟進，做好撤銷單位的檔案移交以及新增單位的立檔工作，跟蹤提醒歸檔部門做好內部人員更替時的文件材料交接工作。

（二）反面案例宣傳

為了更好地推動檔案工作，通常做法是表彰檔案工作先進集體和先進個人，起到先進典型示范作用。學校在進行保密、安全工作宣傳培訓時，會介紹一些生動的警示案例，讓人警醒，印象深刻。同樣的，反面案例也可以運用到檔案工作宣傳中，提醒立檔單位重視檔案、及時歸檔。以筆者的親身經歷為例：在查檔利用過程中，發現我校1984年新生錄取名單未存檔，并查到了當年我校招生辦因搬家丟失該名單的報告。新生錄取名單是新生入學的重要憑證，利用率也較高。為了將這一重要記錄補追歸檔，檔案館多次與招生辦協商溝通，后由我校招生辦致函各省招辦，請求配合查找，經過一年的努力，學校招生辦補追到河南、陜西等七個省市的錄取名單，其余省市的錄取名單已無法追回。在全校檔案工作會議上，筆者將此事作為一個案例，來說明及時歸檔的重要性，起到了很好的警示效果。

總之，歸檔過程中之所以存在這樣或那樣的問題，究其根本還是由于部門檔案意識薄弱。如何宣傳檔案工作，提高部門檔案意識，需要高校檔案部門轉換思路，從立檔單位和兼職檔案員的視角出發，建立全面系統的檔案收集指導機制。同時優化工作方式，為歸檔部門提供優質高效的業務指導服務，讓歸檔者樂于歸檔，推動檔案工作關系網絡良性發展，為建設高質量檔案資源體系提供保障。

作者單位：西安交通大學檔案館