“互聯網+”背景下高職院校檔案管理存在的問題及優化

李一葳

一、“互聯網+”背景下高職院校檔案管理存在的問題

（一）傳統紙質檔案管理效率低下

在高職院校檔案管理中，傳統的紙質檔案管理方式已經逐漸顯現出一些限制和問題。這種管理方式主要表現在檔案的存儲、檢索和利用方面。傳統的紙質檔案管理模式已經難以滿足日益增長的檔案信息量和管理需求，不僅造成了大量人力和物力的浪費，而且檔案檢索和更新困難。傳統的紙質檔案管理方式需要大量的物理空間存放檔案，這不僅增加了管理成本，還限制了檔案的存儲規模和范圍。紙質檔案的檢索需要耗費大量的時間和人力，尤其是在檢索量較大的情況下，容易出現信息混亂、查找困難等問題，大大降低了檢索效率。紙質檔案在查閱時需要手動翻閱，而且還需要注意保護檔案原件的完整性和安全性，這大大限制了檔案的利用效率和適用范圍。同時，紙質檔案還容易出現損壞、遺失等情況，這會給檔案利用帶來不可挽回的損失。檔案管理人才的數量和質量都存在問題。一方面，高職院校檔案管理人員數量不足，無法滿足檔案管理工作的需要。另一方面，檔案管理人員的專業能力和素質也存在一定的差距。高職院校檔案管理人員對檔案管理的重要性認識不足，缺乏對檔案管理的系統思考。在檔案管理的具體操作中，缺乏規范的操作流程和標準化的管理制度，導致檔案管理工作的效率和質量存在一定的問題。

（二）數據存儲安全性不高

紙質檔案易丟失、易受損、易遭篡改，存儲安全性不足。傳統的紙質檔案管理方式存在著數據安全風險。因為紙質檔案需要手動存儲和保管，易受損壞、遺失、盜竊等。同時，紙質檔案的管理難以追溯和監控，容易被不法分子竊取和篡改。數字化檔案管理方式也存在數據安全風險。數字化檔案存在著網絡攻擊、數據泄露、病毒感染等風險。對于一些機密信息和個人隱私的檔案，如果沒有采取必要的安全措施，可能會給個人和組織帶來不可預計的損失。高職院校檔案管理人員的安全意識和安全技能存在不足，在數字化檔案管理中，管理人員的安全意識和安全技能是保障數據安全的關鍵，但是，由于數字化檔案管理是一個新的領域，很多管理人員缺乏必要的安全意識和技能，難以應對各種安全風險。

（三）信息共享缺乏

高職院校檔案管理中，由于信息共享缺乏，導致一些檔案信息在不同部門或機構之間重復錄入和管理，浪費了大量的人力和物力資源，并且容易出現信息不一致的情況。由于信息無法及時、全面地共享，帶來了信息孤島的問題，影響了院校管理的協同和高效性。即使采用了數字化檔案管理方式，檔案信息的共享和交流也存在著障礙。數字化檔案管理系統通常由不同的部門或機構管理，各部門或機構之間的信息共享和交流需要通過復雜的審核和申請流程，不僅限制了信息的流動和共享，還增加了管理人員的工作負擔。由于傳統的紙質檔案管理方式，檔案信息的共享和交流比較困難，紙質檔案需要人工搬運，管理員在辦公室之間來回奔波，信息的共享和交流需要耗費大量的時間和精力，同時還可能存在信息泄露和損失的風險。

二、“互聯網+”背景下高職院校檔案管理優化路徑

（一）建立和完善檔案管理信息系統

在高職院校檔案管理優化路徑中，建立和完善檔案管理信息系統是非常重要的一步。通過引入信息化技術，將檔案數據電子化，建立全面、準確的檔案信息數據庫。這樣，可以實現檔案的快速檢索、更新和查詢，提高工作效率和準確性。此外，應加強檔案的存儲安全保障，采取數據加密、備份和限制備份訪問權限等措施，確保檔案數據的安全性。檔案管理信息系統可以提高檔案管理的效率，相比于傳統的紙質檔案管理方式，數字化檔案管理可以減少人工操作和管理，提高檔案管理的效率。管理人員可以通過電子搜索，快速地找到所需的檔案信息，并且可以通過系統對檔案信息進行分類和歸檔，減少重復性工作和人工錯誤。檔案管理信息系統可以提高檔案管理的可靠性。數字化檔案管理系統可以對檔案信息進行備份和恢復，減少檔案信息遺失的風險。同時，數字化檔案管理系統還可以對檔案信息進行權限設置和審批流程控制，保障檔案信息的安全性和可信度。檔案管理信息系統可以提高檔案管理的智能化水平。數字化檔案管理系統可以通過數據分析和處理，為高職院校的管理決策提供數據支持和參考。檔案管理信息系統還可以通過人工智能技術，實現檔案信息的自動化處理和管理。

（二）構建院系間、學校間檔案數據共享平臺

在高職院校檔案管理優化路徑中，構建院系間、學校間檔案數據共享平臺是非常重要的一步。通過建立檔案信息共享體系，實現院校之間的數據互通，促進信息資源的共享，提高管理的協同性和高效性。同時，還可以利用云計算和大數據分析等技術，將檔案信息與其他管理系統進行整合，實現數據交叉應用，為院校決策提供更加科學、準確的依據。檔案數據共享平臺可以提高檔案信息的利用率。不同院系、不同學校之間的檔案信息往往具有一定的關聯性。通過構建檔案數據共享平臺，不同院系、不同學校之間可以共享檔案信息，避免了信息孤島的問題，提高了檔案信息的利用效率。檔案數據共享平臺可以提高檔案信息的安全性和可信度。檔案數據共享平臺可以通過權限設置和審核流程控制，保障檔案信息的安全性和可信度。同時，檔案數據共享平臺還可以對檔案信息進行備份和恢復，降低檔案信息遺失的風險。

（三）加強檔案管理培訓和人才隊伍建設

面對新的檔案管理模式和技術，高職院校需要加強相關培訓，提高檔案管理人員的專業能力和信息化素養。同時，還應加大對檔案管理人才的引進與培養，建立一支具有豐富經驗和專業技能的檔案管理隊伍。通過培訓，管理人員可以了解最新的檔案管理理論和技術，提高檔案管理的專業能力。同時，培訓還可以加強管理人員的安全意識和保密意識，降低檔案信息泄露和遺失的風險。培訓內容可以涵蓋檔案管理法律法規、檔案管理制度、檔案管理工具和技術等方面。培訓形式可以包括線上培訓、線下培訓、專家講座、學習小組等形式。培訓時間和人員需要根據實際情況進行調整。高職院校需要對檔案管理培訓進行評估和反饋，以便不斷改進培訓的效果和質量。評估可以包括培訓前、中、后的問卷調查、考試和實踐操作等環節。反饋可以包括對培訓內容、形式、時間和人員等方面的反饋和改進建議。

作者單位：山東省泰安市泰山護理職業學院