數字民政視角下民政檔案信息化管理研究

李曄菲

民政檔案是民政事業的重要組成部分，是對個人生存和發展、對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同載體形式的記錄，具體包括低保救助、社團、社區、地名區劃、婚姻等專業門類檔案，民政檔案管理是民政工作的基礎性工作，是推動民政事業高質量發展的重要途徑。近年來，民政部門積極探索“互聯網+民政服務”模式，加快實施“精準民政”，順應信息化發展的時代趨勢和歷史機遇，發揮信息化對民政檔案工作發展的引領作用，以信息化驅動民政檔案管理工作走向現代化。

一、數字民政視角下民政檔案工作發展方向

（一）進一步強化依法治檔

堅持依法治檔為新時期的民政檔案管理工作提供有效指導和科學規范，為推進民政檔案管理工作高質量發展提供堅實法治保障，有助于提升數字時代檔案治理效能，助力民政檔案管理工作走向現代化[1]。因此，數字民政視角下，民政檔案管理要把強化依法治檔作為工作的著力點，從加強檔案管理、規范檔案收集整理、有效保護和利用檔案、提高檔案信息化建設水平等方面，組織民政檔案管理人員對新《檔案法》進行深入的學習、研究，營造良好的依法管理檔案工作氛圍。樹立法治意識與歷史責任意識，認真貫徹落實檔案工作法律法規，著力提高民政檔案管理人員關心檔案、了解檔案、規范檔案的工作意識，確保檔案管理工作規范化、標準化。同時，以新《檔案法》和相關標準規范為依據，對現有的民政檔案法規、制度和規范性文件進行全面的梳理，結合民政檔案管理工作實際，對民政業務檔案制度進行創造性完善，建立起一個系統完備、科學規范、運行有效的民政檔案工作法治體系，實現對民政檔案的科學管理、保護和利用，提高民政檔案管理法治化水平，助力民政事業高質量發展。

（二）進一步優化檔案利用服務

民政檔案管理工作承擔著為民服務的職責使命，檔案利用服務是檔案管理工作價值的直接體現。在數字民政視角下，民政檔案管理部門應積極順應時代發展趨勢，探索“互聯網+民政檔案”服務模式，推進信息技術與民政檔案管理工作的深度融合，建立便捷化、智慧化民政檔案利用服務體系。同時，民政檔案管理部門應強化為民服務意識，充分發揮檔案資源優勢，擴大民政工作檔案的使用范圍與深度[2]。一方面，建立健全社會救助檔案、殯葬服務單位業務檔案、婚姻登記檔案、社會組織登記檔案、民政福利機構檔案、社會工作人員隊伍建設檔案等民政檔案管理制度，扎實做好相關檔案的整理歸檔工作，提高民政檔案管理服務水平。同時，加強社區檔案的管理，持續深入開展農村檔案工作，打通民政檔案管理“最后一公里”，增強基層社會治理能力。另一方面，樹立以人民為中心的檔案服務理念，實行“一站式”檔案信息服務，為民眾提供查檔、復印等一系列優質檔案服務，并根據民眾對檔案跨省利用的新需求，與其他省份地區民政檔案管理部門簽訂民生類檔案跨館利用協議，拓展民生檔案利用服務的廣度和深度，同時積極推動婚姻登記信息系統的建設，促進“跨省通辦”改革。

（三）進一步提高檔案信息化建設水平

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對檔案信息化建設做出了明確的規定，強調推動新技術與檔案工作深度融合，深化檔案信息化戰略轉型[3]。信息化是民政檔案工作現代化的必然選擇，也是實現數字民政建設的動力引擎。因此，在數字民政視角下，民政檔案管理部門應加強民政檔案信息化建設，進一步提高檔案信息化建設水平。一方面，創新檔案數據管理機制，健全民政檔案資源體系，以實現檔案信息資源的數字化、標準化、網絡化，將民政檔案與民政數據資源體系相結合，形成民政政務數據資源“一張圖”，促進民政檔案資源共享。另一方面，加快建設民政數字檔案室以及民政檔案信息管理平臺，繼續推進存量檔案數字化，探索增量檔案電子化，促進電子檔案應歸盡歸、應收盡收，推動民政檔案管理的現代化。

二、數字民政視角下民政檔案信息化管理存在的問題

（一）民政檔案歸檔工作質量有待提高

在數字民政視角下，對民生檔案進行歸檔整理和數字化加工，是推進民政檔案信息化管理的關鍵環節。結合當前民政檔案信息化管理工作實際發現，民政檔案在歸檔整理過程中，存在民政檔案歸檔治理能力不足、歸檔文件治理效用發揮有限等問題，影響民政檔案歸檔整理工作質量，阻礙民政檔案信息化管理工作的開展。

1.民政檔案歸檔治理能力不足

在數字民政建設背景下，民政工作的相關決策都需要以真實可信的數據為支撐，民政檔案管理人員需要將不同業務類別、不同存在形態的檔案資料，按照一定標準，進行數字化處理和整理歸檔，為民政工作的有序開展提供數據保障。在此過程中，有時會存在民政業務部門與檔案部門二元主體的現象，導致“以一對多”的民政檔案管理體系又面臨著很大的銜接壓力[4]，使得民政檔案整理歸檔工作出現“歸不全，歸不好”的問題，不利于維護應歸檔的民政檔案資源的齊全完整與長期可用性。同時，在數字民政強調并遵循的“數據驅動范式”下，隨著民政業務流程被不斷優化和重構，業務活動的不斷變化與增加，業務、系統與數據的多重對應等問題的出現，導致民政檔案的歸檔整理工作日益復雜化。

2.歸檔檔案治理效用發揮有限

民政工作涉及業務寬泛，內容動態變化，資料繁雜瑣碎，會生成海量的民政政務數據，加大了民政檔案歸檔整理的工作難度，受限于人力、資源、財力等多種因素，相對于數字民政業務活動中對檔案資源原始憑證價值需求，在傳統檔案歸檔工作下，檔案部門需要在民政業務活動后再對檔案進行歸檔，導致檔案歸檔工作存在明顯的滯后性，檔案歸檔整理時效性低、關聯性不足等問題日益凸顯，難以在民政工作中切實有效地發揮檔案治理效用，無法為數字民政的建設和發展提供幫助。同時，在數字民政和檔案信息化建設背景下，如何實現檔案資源的共享利用，是民政檔案管理工作的重要內容，在傳統檔案管理模式下，人們普遍認為檔案具有一定的封閉性，在民政政務資料歸檔成為檔案后，很難方便地獲得，在一定程度上限制了民政檔案在民政工作中的效用。

（二）民政檔案資源開發利用效果不佳

數字民政視角下，民政檔案服務范圍逐漸由政務服務轉向社會服務，民政檔案資源已經成為了社會共享的信息資源，因此，在民政檔案信息化建設過程中，如何實現民政檔案的有效開發和充分利用，是檔案管理工作的重要內容[5]。在民政檔案管理工作中，存在檔案資源開發利用效果不佳的現實問題。例如，對民政檔案開發不夠深入，部分民政檔案管理部門提供的檔案資源服務僅限于現場查閱檔案信息，降低民政檔案利用率。同時，部分民政檔案管理主體存在服務意識不強、服務還不夠主動的問題，對群眾的檔案文化需求缺乏了解，無法為群眾提供精準化、高質量的檔案服務，難以有效發揮民政檔案資源的利用價值。

三、數字民政視角下民政檔案信息化管理措施

（一）提高民政檔案標準化整理水平

在數字民政視角下，可以從有效提升民政檔案歸檔治理能力、充分發揮民政檔案歸檔治理效用兩方面入手，加強檔案規范化整理，切實提高檔案標準化整理水平。

1.有效提升民政檔案歸檔治理能力

檔案管理部門應按照保證民政政務紙質文件和電子文件真實完整、安全可用的檔案管理要求，與相關業務部門進行合作，掌握業務記錄及其元數據的形成來源，制定相應的管理規定，為業務部門提供固化、關聯等歸檔事項的原則性和標準化的指導，使民政政務業務流程與檔案管理的要求保持一致，方便檔案管理部門在源自不同主體的記錄之間，構建起圍繞同一事項的原始關聯[6]，為民政政務檔案的流動與共享，以及后續歸檔對接工作的順利開展奠定基礎，促進檔案管理工作便捷化、標準化發展。同時，檔案管理部門應與信息部門進行積極合作，將各種信息技術融入到檔案管理過程中，將檔案管理規則嵌入到業務系統之中，以技術賦能檔案歸檔整體工作，提高檔案管理自動化、智能化水平，提高固化保存、關聯整理、歸檔對接等工作的可操作性和可靠性。

2.充分發揮民政檔案歸檔治理效用

在數字民政建設背景下，想要有效地發揮歸檔文件治理效能，關鍵在于前移民政檔案管理要求，利用檔案信息化管理優勢，更好地發揮民政檔案在社會治理中的作用。具體而言，即在民政政務業務環境中，對檔案歸檔整理工作進行拆分和重組，業務部門按照一定的檔案管理規則，對政務文件進行檔案化管理，在業務完成后，再將已經通過業務部門初步進行檔案化管理的政務文件轉移到檔案管理部門，利用檔案信息化管理系統，對其進行集中統一管理。在業務部門對政務文件進行歸檔后，便已經賦予了政務文件檔案憑證參考價值，從而使得其可以作為一種較為靈活的政務資源，為有需要的個人、單位提供跨地區、跨層級、跨部門的利用，更好地發揮檔案的治理效用。

（二）提供精準化民政檔案服務

民政檔案精準化服務是以民政檔案歸檔、檔案需求分析為基礎，圍繞數字民政建設內容和方向，以及群眾民政檔案需求，遵循“需求引導供給”的服務理念，利用數據分析和挖掘技術，分析數字民政建設過程中，民政部門和政府各機構的檔案需求，結合不同的民政政務服務場景，進行檔案服務推送，例如，電子證照核對、民政檔案調取與歸檔、數字檔案的備份保存服務等。在此基礎上，借助數字民政平臺，通過線上調研、平臺收集、用戶參與等形式，收集群眾對民政檔案精準化服務的反饋意見，根據反饋信息，總結歸納檔案服務過程中存在的不足之處，持續優化民政檔案信息化、精準化服務流程，提升群眾的服務體驗。

綜上所述，在數字政府建設背景下，加快民政數字化轉型，是數字時代民政事業高質量發展的新命題。民政檔案管理作為民政事業的重要構成，在新的歷史條件下，應積極順應時代發展規律和趨勢，探索檔案信息化管理的有效舉措，以標準化檔案歸檔、精準化民政檔案服務賦能民政檔案信息化發展，提高民政檔案管理水平。

參考文獻：

[1]中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[EB/OL].（2021-06-08）[2023-06-07].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[2]王青林.服務民生視域下基層民政檔案管理的重要性和創新研究[J].蘭臺內外，2021（21）：60-61.

[3]郭英.談民政綜合辦公系統與業務管理平臺優化整合后的檔案管理智能化[J].山東檔案，2020（05）：75-76.

[4]詹逸珂，陳析宇.合理實踐“前端控制”——數字政府建設背景下檔案管理職能的延伸[J].浙江檔案，2021（08）：17-19.

[5]劉越男，李雪彤.檔案事業在地方政府“十四五”規劃的納入情況研究——基于31個省份“十四五”規劃的文本分析[J].檔案與建設，2022（09）：8-13.

[6]楊茜茜.我國數字政府建設中的檔案制度構建——以中央法規政策的分析為基礎[J].檔案與建設，2023（01）：22-27.

作者單位：河北省民政事業服務中心