檔案管理人員素質提升的基本途徑

陳純蓮

摘 要：檔案管理是一個重要的領域，需要專業的人員來管理和維護。檔案管理人員的素質對于檔案管理的質量和效率起著至關重要的作用。本文探討檔案管理人員素質提升的重要性，并提出幾點具體的建議，以幫助檔案管理人員更好地提升自己的綜合素質。

關鍵詞：檔案管理；素質提升；基本途徑；對策建議

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。隨著社會的不斷發展，檔案管理越來越受到重視。檔案事業是一項崇高的事業，而檔案管理是確保檔案能夠正確、完整、準確地保存和使用的關鍵環節。因此，檔案管理人員的素質對檔案管理的質量和效率起著至關重要的作用。

一、檔案管理人員素質的內涵

檔案管理人員素質是指其在工作中所需具有的各種知識、技能、能力和道德素養等方面的綜合能力。具體來說，要通過多種方式，引導檔案管理人員提升以下素質：

1.提升專業知識和技能

檔案管理人員需要具備扎實的檔案學基礎知識，熟悉檔案的組織、管理、保護、利用和研究等方面的規律和方法，掌握本行業、本單位工作流程和規章制度，并能夠熟練運用現代信息技術手段處理檔案數據。

2.提升跨界知識和技能

檔案管理人員需要學習一些跨界知識，如歷史、管理、法律、公文寫作以及行業領域等方面的知識，以便更好地理解和應對檔案管理工作中的復雜問題。

3.提升組織管理能力

檔案管理人員需要具備較強的組織管理能力，包括協調安排、資源整合和監督檢查等方面的能力，還應當能夠熟練制訂檔案管理工作計劃、組織開展各項檔案工作活動、統籌利用檔案資源以及監督檔案管理工作的實施情況，確保檔案管理工作順利展開。

4.提升溝通協作能力

檔案管理人員需要與多個部門、多個崗位之間溝通合作，共同協調檔案工作與業務工作之間的關系，以確保檔案得到有效的管理和保護。

5.提升信息分析和研究能力

檔案管理人員應具備出色的信息分析和研究能力，能夠深入挖掘檔案數據中的潛在價值，并將其轉化為有效的信息和知識，以便更好地服務于社會。

6.提升工作創新能力

檔案管理人員需要具備創新思維能力，積極探索和實踐新的技術和方法，以不斷適應變化的環境，并提出更好的解決方案和建議，從而推動檔案管理工作的創新和發展，提高檔案管理工作的質量和水平。

7.提升職業道德和素養

檔案管理人員需要具備高尚的職業道德和素養，要有高度的政治責任感和使命感，堅持管好檔、守好史和服好務為重要職責，始終保持高度的責任感和敬業精神，維護檔案工作的公正、客觀和獨立性，嚴格遵守職業規范和道德標準，保護檔案的機密性和完整性，展現檔案管理人員的良好形象。

二、檔案管理人員素質提升的重要性

隨著科技的進步和數字化檔案的普及，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰，對檔案管理人員的專業能力和素質提出了更高、更新的要求。具體來說，要通過多種方法，引導檔案管理人員順應新要求，適應新形勢。

第一，提升素質能夠適應數字化時代的發展趨勢。當前，數字化檔案管理已成為檔案工作的主流形式，檔案管理人員需要掌握數字化檔案的技術和知識，具備數字化檔案的管理和利用能力，才能適應數字化時代的發展趨勢，提高檔案工作的效率和質量。

第二，提升檔案管理人員的綜合素質就能夠提高檔案管理工作的水平和質量。檔案管理人員是檔案管理工作的主體和核心，他們的專業能力和學識將對確保工作效率和服務質量產生重要的影響。提升檔案管理人員的素質，可以提高檔案管理工作的水平和質量，滿足社會和歷史對檔案管理的需求。

第三，提升素質能夠增強檔案管理人員的競爭力和職業發展空間。隨著社會經濟的發展和競爭的加劇，檔案管理人員的素質水平直接關系到其個人的競爭力和職業發展空間。提升檔案管理人員的素質，可以增強其職業技能和競爭力，提高其職業發展的空間和機會。

第四，提升檔案管理人員素質能夠維護檔案的安全性和完整性。檔案是國家和社會的重要財富，對其保護和管理是檔案管理人員的首要責任。提升檔案管理人員的素質，可以增強他們的安全意識和保密意識，維護檔案的安全性和完整性。

第五，提升檔案管理人員素質能夠推動檔案管理創新。檔案管理人員需要不斷學習和掌握新的檔案管理理論知識和技能，不斷關注行業發展趨勢和前沿技術，學習新的檔案管理技術和方法，提高自身專業水平，以推動檔案事業不斷創新發展。

三、檔案管理人員素質提升的方法建議

1.建立學習機制

檔案管理人員應該建立學習和反思機制，對工作中的問題和不足進行反思和總結，不斷改進工作，提高自身素質和工作水平。

（1）加強自學意識，提高自學能力

檔案管理人員可以通過自學和研究，了解最新的檔案管理理念和技術，如數字化檔案管理系統和數據分析技術。此外，可以通過閱讀專業書籍、論文和期刊等不斷擴展知識面，特別要學習掌握相關的法律法規。檔案管理人員需要掌握并熟知檔案方面的法律規定，如《中華人民共和國檔案法》《保密法》以及本行業針對檔案管理方面的條例、規范、政府令及其單位檔案管理制度等，以確保檔案管理工作能夠安全有效地開展，避免檔案管理過程中的違規操作，提高檔案管理的合法性和規范性。

（2）要通過學習掌握檔案管理知識

檔案管理人員需要了解檔案管理的基本知識和技能，如檔案鑒定、歸檔、檢索和銷毀等方面的知識。檔案管理人員可以通過參加培訓、學習相關專業書籍、網絡課程等方式提高自身的專業知識。

（3）要通過學習掌握綜合知識

檔案管理人員需要了解歷史、人文、寫作和本行業領域等方面知識。例如，城建檔案管理就需要學習建筑管理、施工管理方面的知識。

（4）要通過學習掌握先進的信息技術

隨著信息技術的發展，檔案管理數字化建設加強。檔案管理人員需要掌握電子文件管理、數字化存儲和信息安全等方面的知識和技能。

2.加強素質培訓

檔案管理人員需要不斷學習和提升自己的專業知識和技能，加強培訓是一種很好的方式。通過參加培訓班和學習課程，檔案管理人員可以深入學習檔案管理的理論知識和實踐技能。培訓班可以由專業機構、學術機構或行業協會等組織，提供系統的培訓內容，如檔案管理原理、檔案數字化技術和電子檔案管理等。這些培訓活動可以幫助檔案管理人員更新知識，了解行業的最新發展動態，掌握新技術和方法。

參加講座和研討會是檔案管理人員拓寬專業視野和交流經驗的重要途徑。講座和研討會通常由行業專家或學者主持，涵蓋各領域的最新研究成果和實踐經驗。通過參與講座和研討會，檔案管理人員可以與同行交流，分享經驗，探討問題，拓寬思路，從而提高自身的專業素養。

此外，與檔案管理相關的學術期刊和專業刊物也是檔案管理人員不可或缺的學習資源。訂閱這些刊物可以及時了解最新的研究成果和行業動態，了解行業的發展趨勢和前沿技術。同時，檔案管理人員還可以通過投稿和發表文章，積極參與學術交流，提高自己的專業聲譽和影響力。

在加強培訓的同時，檔案管理人員還應注重了解行業趨勢。隨著社會的發展，檔案管理行業也在不斷變化。新的技術和方法不斷涌現，法規和政策也在不斷更新。檔案管理人員需要及時了解行業的發展趨勢，掌握新的技術和方法，以便更好地適應工作的變化。可以通過參加行業會議、關注行業動態以及參觀其他單位的先進經驗等方式，了解行業最新的發展動態，不斷提升自己的專業能力和素質。

3.搭建各種平臺

通過搭建各種交流平臺，可以促進檔案管理人員之間的互動和合作，分享經驗、探討問題，共同推動檔案管理領域的發展。

檔案管理論壇是一種常見的交流平臺。通過建立在線論壇或社交媒體群組，檔案管理人員可以自由發表意見、分享經驗，并與其他專業人士進行互動和討論。論壇的形式可以是定期的主題討論、經驗交流會，或是實時的在線討論。這種平臺不僅提供了交流的機會，還可以形成一個在線知識庫，供檔案管理人員查閱和學習。

專業協會也是促進檔案管理人員素質提升的重要平臺。檔案管理行業的協會組織可以定期舉辦學術研討會、培訓班和研討會議，為會員提供學習和交流的機會。協會還可以發布專業期刊，推動學術研究和成果的分享。通過參與協會活動，檔案管理人員可以與同行交流，了解最新的行業動態和研究成果，拓寬專業視野。

此外，研究小組也是一種有效的交流平臺。檔案管理人員可以自發組建研究小組，共同研究某個特定的檔案管理領域或問題，分享實踐經驗和研究成果。研究小組可以定期召開會議，展示研究成果，討論研究進展，并相互評議、互相啟發。這種形式的交流可以促進檔案管理人員之間的合作和交流，培養創新意識和解決問題的能力。

4.注重管理實踐

檔案管理人員需要在實踐中不斷探索和積累經驗，提高工作能力和素質。通過實際操作和組織實踐活動，檔案管理人員能夠深入了解實際工作需求，加強實踐能力和應變能力。實踐活動可以包括檔案整理、文獻檢索和檔案數字化等方面的實際操作，使他們更加熟悉工作流程和操作技巧。此外，組織實踐活動還可以提供與其他同行的交流機會，促進經驗分享和相互學習。

在檔案管理實踐中，加強溝通能力是非常重要的。檔案管理人員需要與單位不同部門的同事、領導以及工作服務對象溝通。他們需要能夠清晰地表達自己的思想，有效傳遞信息和要求。良好的口頭和書面溝通能力可以提高工作效率，避免信息誤解和溝通障礙。此外，檔案管理人員還應具備良好的傾聽能力，能夠認真傾聽他人的建議和反饋，不斷改進自己的工作方法和態度。

另外，檔案管理人員在管理實踐中需要培養創新思維。檔案管理工作需要面對不同的挑戰和問題，需要靈活應對和解決。檔案管理人員應具備創新思維，勇于嘗試不同的解決方案和方法。

5.完善工作制度

檔案管理人員需要在完善的制度體系下開展工作，遵守規定和制度，保證檔案管理工作的規范性和安全性。制度的完善對檔案管理的有效運行至關重要，為檔案管理人員提供了明確的指導和依據，確保工作有序進行和高效完成。

制定和完善各項制度規章是確保檔案管理工作規范性的關鍵，包括檔案管理的組織架構、管理職責、工作流程，以及檔案的存儲、檢索和銷毀等方面的規定。通過明確制度，檔案管理人員清楚工作目標和要求，能夠按照規定的程序和標準開展工作，確保檔案的準確性、完整性和可追溯性。完善的工作制度可以促進檔案管理人員的自我管理，檔案管理人員具備較強的自我管理能力。需要他們能夠沉得下心，專注于工作，避免分散注意力和浪費時間，合理分配工作時間和工作任務是提高工作效率的關鍵，制度可以提供明確的工作安排和優先級，幫助檔案管理人員合理安排時間，并高效完成工作。制度還可以為檔案管理人員提供工作保障和安全保障，包括規定檔案管理人員的權責和權益，確保其在工作中的合法權益得到保護。同時，制度也應規定檔案管理的安全措施，保護檔案的機密性和完整性，防止檔案的丟失、損壞或被泄露。

6.建立激勵機制

檔案管理工作的重要性和復雜性，要求檔案管理人員必須具備高度的責任心、服務意識和敬業精神。通過激勵措施，可以有效激發檔案管理人員的工作熱情和創造力，提高其工作質量和效率。

首先，激勵機制可以通過表彰先進個人來增強檔案管理人員的責任心和敬業精神，表彰可以包括榮譽稱號、獎金和獎狀等形式。通過評選優秀的檔案管理人員，將他們的成果和表現予以公開和肯定，可以激發其他工作人員學習和工作的積極性。

其次，激勵機制可以通過組織比賽等形式，激發檔案管理人員的競爭意識和創新能力。比賽可以設置多個獎項，涵蓋不同方面的工作內容，鼓勵檔案管理人員在各自崗位上展現出色的工作能力，促使工作人員之間相互競爭、相互學習，激發更多的工作潛力和創造力，推動檔案管理工作的不斷創新和進步。

最后，激勵機制還可以通過提供培訓和晉升機會來增強檔案管理人員的責任心和服務意識。通過提供專業培訓和學習機會，使檔案管理人員不斷提升自身的知識和技能，提高專業水平和工作能力。同時，給予其晉升的機會，讓優秀的檔案管理人員有更大的發展空間和職業晉升機會，激發他們在工作中的積極性和主動性。

綜上所述，檔案管理人員需要具有多方面的素養和專業技能，以便適應新時期檔案管理工作的需要。提高自身能力和素養是一個長期的過程，需要在工作中不斷學習、實踐、反思、總結與提高，以適應新的變化，為檔案管理工作順利開展提供助力。同時，政府和企業也應該注重對檔案管理人員的培訓，為檔案工作提供更加有力的支持，對提升檔案管理的質量與效率具有重要的意義。

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（作者單位：南川區城市建設檔案館）