檔案管理人員素質(zhì)提升的基本途徑

陳純蓮

摘 要：檔案管理是一個重要的領(lǐng)域，需要專業(yè)的人員來管理和維護。檔案管理人員的素質(zhì)對于檔案管理的質(zhì)量和效率起著至關(guān)重要的作用。本文探討檔案管理人員素質(zhì)提升的重要性，并提出幾點具體的建議，以幫助檔案管理人員更好地提升自己的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；素質(zhì)提升；基本途徑；對策建議

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理越來越受到重視。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，而檔案管理是確保檔案能夠正確、完整、準(zhǔn)確地保存和使用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理的質(zhì)量和效率起著至關(guān)重要的作用。

一、檔案管理人員素質(zhì)的內(nèi)涵

檔案管理人員素質(zhì)是指其在工作中所需具有的各種知識、技能、能力和道德素養(yǎng)等方面的綜合能力。具體來說，要通過多種方式，引導(dǎo)檔案管理人員提升以下素質(zhì)：

1.提升專業(yè)知識和技能

檔案管理人員需要具備扎實的檔案學(xué)基礎(chǔ)知識，熟悉檔案的組織、管理、保護、利用和研究等方面的規(guī)律和方法，掌握本行業(yè)、本單位工作流程和規(guī)章制度，并能夠熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段處理檔案數(shù)據(jù)。

2.提升跨界知識和技能

檔案管理人員需要學(xué)習(xí)一些跨界知識，如歷史、管理、法律、公文寫作以及行業(yè)領(lǐng)域等方面的知識，以便更好地理解和應(yīng)對檔案管理工作中的復(fù)雜問題。

3.提升組織管理能力

檔案管理人員需要具備較強的組織管理能力，包括協(xié)調(diào)安排、資源整合和監(jiān)督檢查等方面的能力，還應(yīng)當(dāng)能夠熟練制訂檔案管理工作計劃、組織開展各項檔案工作活動、統(tǒng)籌利用檔案資源以及監(jiān)督檔案管理工作的實施情況，確保檔案管理工作順利展開。

4.提升溝通協(xié)作能力

檔案管理人員需要與多個部門、多個崗位之間溝通合作，共同協(xié)調(diào)檔案工作與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)系，以確保檔案得到有效的管理和保護。

5.提升信息分析和研究能力

檔案管理人員應(yīng)具備出色的信息分析和研究能力，能夠深入挖掘檔案數(shù)據(jù)中的潛在價值，并將其轉(zhuǎn)化為有效的信息和知識，以便更好地服務(wù)于社會。

6.提升工作創(chuàng)新能力

檔案管理人員需要具備創(chuàng)新思維能力，積極探索和實踐新的技術(shù)和方法，以不斷適應(yīng)變化的環(huán)境，并提出更好的解決方案和建議，從而推動檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

7.提升職業(yè)道德和素養(yǎng)

檔案管理人員需要具備高尚的職業(yè)道德和素養(yǎng)，要有高度的政治責(zé)任感和使命感，堅持管好檔、守好史和服好務(wù)為重要職責(zé)，始終保持高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，維護檔案工作的公正、客觀和獨立性，嚴格遵守職業(yè)規(guī)范和道德標(biāo)準(zhǔn)，保護檔案的機密性和完整性，展現(xiàn)檔案管理人員的良好形象。

二、檔案管理人員素質(zhì)提升的重要性

隨著科技的進步和數(shù)字化檔案的普及，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，對檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)提出了更高、更新的要求。具體來說，要通過多種方法，引導(dǎo)檔案管理人員順應(yīng)新要求，適應(yīng)新形勢。

第一，提升素質(zhì)能夠適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢。當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理已成為檔案工作的主流形式，檔案管理人員需要掌握數(shù)字化檔案的技術(shù)和知識，具備數(shù)字化檔案的管理和利用能力，才能適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

第二，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)就能夠提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。檔案管理人員是檔案管理工作的主體和核心，他們的專業(yè)能力和學(xué)識將對確保工作效率和服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。提升檔案管理人員的素質(zhì)，可以提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量，滿足社會和歷史對檔案管理的需求。

第三，提升素質(zhì)能夠增強檔案管理人員的競爭力和職業(yè)發(fā)展空間。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和競爭的加劇，檔案管理人員的素質(zhì)水平直接關(guān)系到其個人的競爭力和職業(yè)發(fā)展空間。提升檔案管理人員的素質(zhì)，可以增強其職業(yè)技能和競爭力，提高其職業(yè)發(fā)展的空間和機會。

第四，提升檔案管理人員素質(zhì)能夠維護檔案的安全性和完整性。檔案是國家和社會的重要財富，對其保護和管理是檔案管理人員的首要責(zé)任。提升檔案管理人員的素質(zhì)，可以增強他們的安全意識和保密意識，維護檔案的安全性和完整性。

第五，提升檔案管理人員素質(zhì)能夠推動檔案管理創(chuàng)新。檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理理論知識和技能，不斷關(guān)注行業(yè)發(fā)展趨勢和前沿技術(shù)，學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)和方法，提高自身專業(yè)水平，以推動檔案事業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展。

三、檔案管理人員素質(zhì)提升的方法建議

1.建立學(xué)習(xí)機制

檔案管理人員應(yīng)該建立學(xué)習(xí)和反思機制，對工作中的問題和不足進行反思和總結(jié)，不斷改進工作，提高自身素質(zhì)和工作水平。

（1）加強自學(xué)意識，提高自學(xué)能力

檔案管理人員可以通過自學(xué)和研究，了解最新的檔案管理理念和技術(shù)，如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)。此外，可以通過閱讀專業(yè)書籍、論文和期刊等不斷擴展知識面，特別要學(xué)習(xí)掌握相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理人員需要掌握并熟知檔案方面的法律規(guī)定，如《中華人民共和國檔案法》《保密法》以及本行業(yè)針對檔案管理方面的條例、規(guī)范、政府令及其單位檔案管理制度等，以確保檔案管理工作能夠安全有效地開展，避免檔案管理過程中的違規(guī)操作，提高檔案管理的合法性和規(guī)范性。

（2）要通過學(xué)習(xí)掌握檔案管理知識

檔案管理人員需要了解檔案管理的基本知識和技能，如檔案鑒定、歸檔、檢索和銷毀等方面的知識。檔案管理人員可以通過參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)書籍、網(wǎng)絡(luò)課程等方式提高自身的專業(yè)知識。

（3）要通過學(xué)習(xí)掌握綜合知識

檔案管理人員需要了解歷史、人文、寫作和本行業(yè)領(lǐng)域等方面知識。例如，城建檔案管理就需要學(xué)習(xí)建筑管理、施工管理方面的知識。

（4）要通過學(xué)習(xí)掌握先進的信息技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化建設(shè)加強。檔案管理人員需要掌握電子文件管理、數(shù)字化存儲和信息安全等方面的知識和技能。

2.加強素質(zhì)培訓(xùn)

檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和提升自己的專業(yè)知識和技能，加強培訓(xùn)是一種很好的方式。通過參加培訓(xùn)班和學(xué)習(xí)課程，檔案管理人員可以深入學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識和實踐技能。培訓(xùn)班可以由專業(yè)機構(gòu)、學(xué)術(shù)機構(gòu)或行業(yè)協(xié)會等組織，提供系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容，如檔案管理原理、檔案數(shù)字化技術(shù)和電子檔案管理等。這些培訓(xùn)活動可以幫助檔案管理人員更新知識，了解行業(yè)的最新發(fā)展動態(tài)，掌握新技術(shù)和方法。

參加講座和研討會是檔案管理人員拓寬專業(yè)視野和交流經(jīng)驗的重要途徑。講座和研討會通常由行業(yè)專家或?qū)W者主持，涵蓋各領(lǐng)域的最新研究成果和實踐經(jīng)驗。通過參與講座和研討會，檔案管理人員可以與同行交流，分享經(jīng)驗，探討問題，拓寬思路，從而提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。

此外，與檔案管理相關(guān)的學(xué)術(shù)期刊和專業(yè)刊物也是檔案管理人員不可或缺的學(xué)習(xí)資源。訂閱這些刊物可以及時了解最新的研究成果和行業(yè)動態(tài)，了解行業(yè)的發(fā)展趨勢和前沿技術(shù)。同時，檔案管理人員還可以通過投稿和發(fā)表文章，積極參與學(xué)術(shù)交流，提高自己的專業(yè)聲譽和影響力。

在加強培訓(xùn)的同時，檔案管理人員還應(yīng)注重了解行業(yè)趨勢。隨著社會的發(fā)展，檔案管理行業(yè)也在不斷變化。新的技術(shù)和方法不斷涌現(xiàn)，法規(guī)和政策也在不斷更新。檔案管理人員需要及時了解行業(yè)的發(fā)展趨勢，掌握新的技術(shù)和方法，以便更好地適應(yīng)工作的變化。可以通過參加行業(yè)會議、關(guān)注行業(yè)動態(tài)以及參觀其他單位的先進經(jīng)驗等方式，了解行業(yè)最新的發(fā)展動態(tài)，不斷提升自己的專業(yè)能力和素質(zhì)。

3.搭建各種平臺

通過搭建各種交流平臺，可以促進檔案管理人員之間的互動和合作，分享經(jīng)驗、探討問題，共同推動檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展。

檔案管理論壇是一種常見的交流平臺。通過建立在線論壇或社交媒體群組，檔案管理人員可以自由發(fā)表意見、分享經(jīng)驗，并與其他專業(yè)人士進行互動和討論。論壇的形式可以是定期的主題討論、經(jīng)驗交流會，或是實時的在線討論。這種平臺不僅提供了交流的機會，還可以形成一個在線知識庫，供檔案管理人員查閱和學(xué)習(xí)。

專業(yè)協(xié)會也是促進檔案管理人員素質(zhì)提升的重要平臺。檔案管理行業(yè)的協(xié)會組織可以定期舉辦學(xué)術(shù)研討會、培訓(xùn)班和研討會議，為會員提供學(xué)習(xí)和交流的機會。協(xié)會還可以發(fā)布專業(yè)期刊，推動學(xué)術(shù)研究和成果的分享。通過參與協(xié)會活動，檔案管理人員可以與同行交流，了解最新的行業(yè)動態(tài)和研究成果，拓寬專業(yè)視野。

此外，研究小組也是一種有效的交流平臺。檔案管理人員可以自發(fā)組建研究小組，共同研究某個特定的檔案管理領(lǐng)域或問題，分享實踐經(jīng)驗和研究成果。研究小組可以定期召開會議，展示研究成果，討論研究進展，并相互評議、互相啟發(fā)。這種形式的交流可以促進檔案管理人員之間的合作和交流，培養(yǎng)創(chuàng)新意識和解決問題的能力。

4.注重管理實踐

檔案管理人員需要在實踐中不斷探索和積累經(jīng)驗，提高工作能力和素質(zhì)。通過實際操作和組織實踐活動，檔案管理人員能夠深入了解實際工作需求，加強實踐能力和應(yīng)變能力。實踐活動可以包括檔案整理、文獻檢索和檔案數(shù)字化等方面的實際操作，使他們更加熟悉工作流程和操作技巧。此外，組織實踐活動還可以提供與其他同行的交流機會，促進經(jīng)驗分享和相互學(xué)習(xí)。

在檔案管理實踐中，加強溝通能力是非常重要的。檔案管理人員需要與單位不同部門的同事、領(lǐng)導(dǎo)以及工作服務(wù)對象溝通。他們需要能夠清晰地表達自己的思想，有效傳遞信息和要求。良好的口頭和書面溝通能力可以提高工作效率，避免信息誤解和溝通障礙。此外，檔案管理人員還應(yīng)具備良好的傾聽能力，能夠認真傾聽他人的建議和反饋，不斷改進自己的工作方法和態(tài)度。

另外，檔案管理人員在管理實踐中需要培養(yǎng)創(chuàng)新思維。檔案管理工作需要面對不同的挑戰(zhàn)和問題，需要靈活應(yīng)對和解決。檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新思維，勇于嘗試不同的解決方案和方法。

5.完善工作制度

檔案管理人員需要在完善的制度體系下開展工作，遵守規(guī)定和制度，保證檔案管理工作的規(guī)范性和安全性。制度的完善對檔案管理的有效運行至關(guān)重要，為檔案管理人員提供了明確的指導(dǎo)和依據(jù)，確保工作有序進行和高效完成。

制定和完善各項制度規(guī)章是確保檔案管理工作規(guī)范性的關(guān)鍵，包括檔案管理的組織架構(gòu)、管理職責(zé)、工作流程，以及檔案的存儲、檢索和銷毀等方面的規(guī)定。通過明確制度，檔案管理人員清楚工作目標(biāo)和要求，能夠按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)開展工作，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性。完善的工作制度可以促進檔案管理人員的自我管理，檔案管理人員具備較強的自我管理能力。需要他們能夠沉得下心，專注于工作，避免分散注意力和浪費時間，合理分配工作時間和工作任務(wù)是提高工作效率的關(guān)鍵，制度可以提供明確的工作安排和優(yōu)先級，幫助檔案管理人員合理安排時間，并高效完成工作。制度還可以為檔案管理人員提供工作保障和安全保障，包括規(guī)定檔案管理人員的權(quán)責(zé)和權(quán)益，確保其在工作中的合法權(quán)益得到保護。同時，制度也應(yīng)規(guī)定檔案管理的安全措施，保護檔案的機密性和完整性，防止檔案的丟失、損壞或被泄露。

6.建立激勵機制

檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性，要求檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任心、服務(wù)意識和敬業(yè)精神。通過激勵措施，可以有效激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和創(chuàng)造力，提高其工作質(zhì)量和效率。

首先，激勵機制可以通過表彰先進個人來增強檔案管理人員的責(zé)任心和敬業(yè)精神，表彰可以包括榮譽稱號、獎金和獎狀等形式。通過評選優(yōu)秀的檔案管理人員，將他們的成果和表現(xiàn)予以公開和肯定，可以激發(fā)其他工作人員學(xué)習(xí)和工作的積極性。

其次，激勵機制可以通過組織比賽等形式，激發(fā)檔案管理人員的競爭意識和創(chuàng)新能力。比賽可以設(shè)置多個獎項，涵蓋不同方面的工作內(nèi)容，鼓勵檔案管理人員在各自崗位上展現(xiàn)出色的工作能力，促使工作人員之間相互競爭、相互學(xué)習(xí)，激發(fā)更多的工作潛力和創(chuàng)造力，推動檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和進步。

最后，激勵機制還可以通過提供培訓(xùn)和晉升機會來增強檔案管理人員的責(zé)任心和服務(wù)意識。通過提供專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會，使檔案管理人員不斷提升自身的知識和技能，提高專業(yè)水平和工作能力。同時，給予其晉升的機會，讓優(yōu)秀的檔案管理人員有更大的發(fā)展空間和職業(yè)晉升機會，激發(fā)他們在工作中的積極性和主動性。

綜上所述，檔案管理人員需要具有多方面的素養(yǎng)和專業(yè)技能，以便適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。提高自身能力和素養(yǎng)是一個長期的過程，需要在工作中不斷學(xué)習(xí)、實踐、反思、總結(jié)與提高，以適應(yīng)新的變化，為檔案管理工作順利開展提供助力。同時，政府和企業(yè)也應(yīng)該注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，為檔案工作提供更加有力的支持，對提升檔案管理的質(zhì)量與效率具有重要的意義。

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（作者單位：南川區(qū)城市建設(shè)檔案館）