信息化背景下人社檔案管理創新策略研究

摘 要：隨著人社檔案數字化不斷發展，人社檔案的管理逐步實現了從“紙間”到“指尖”的蛻變，完成了從“翻檔案”到“點鼠標”的轉變，但隨著數字化管理過程中，其也出現了一些問題，加之部分檔案管理尚未完全實現數字化管理，因而有必要對人社檔案數字化管理開展研究。基于此，人社檔案管理人員要更新管理理念，重視包括前期、中期、后期在內的整個過程的質量管理，利用現代化信息技術實現人社檔案數字化，將人社檔案數字化管理水平提升至新的高度。

關鍵詞：人社檔案；檔案數字化；數字化管理

近年來，隨著我國“放管服”改革不斷深化，政府職能不再僅僅限于審核，而是開始注重監管、優化服務質量。各地、各部門根據“放管服”改革要求，并結合為民眾提供便捷化、高效化服務的最終目的，積極投身于數字化轉型工作中。舉例來說，江蘇省提出要建立“1234+”架構，嚴格落實“不見面審批”機制，最終為民眾提供一個智能化、數字化、一體化政府。數字化建設中最關鍵的因素在于數據，數據在數字化建設中處于非常重要的地位，國家相關部門頒布的多項文件中都對此做出明確的說明。

從檔案管理角度分析，《社會保險電子檔案管理暫行辦法》明確規定，社保經辦、管理以及服務等各個環節要適當增加使用電子檔案。事實證明，包括經辦人社業務、領導制定決策等多個領域都需要用到人社檔案數據信息，因此，人社檔案管理數字化轉型中最關鍵的內容是集中力量建設數字化檔案，彌補傳統檔案在管理中的不足。

一、人社檔案數字化管理的必要性與緊迫性

從圖1來看，人社檔案數字化管理的必要性與緊迫性主要集中在便捷化、高效化與安全性方面。

1.檔案查閱便捷化需求

數字化檔案管理的優勢在于，能夠借助于網絡查詢、打印檔案資料，方便檔案資料的管理。實現數字化檔案管理之后，目錄檢索與全文檢索有效結合在一起，不僅加快查詢速度，而且能夠提高查詢的精準度，大大縮減了檔案信息查詢的時間，原本依靠人工很難完成的任務很快就可以完成，工作效率大幅提高。例如，當需要查詢職工退休檔案時，沒有實現檔案管理電子化之前，只能通過查詢目錄索引的方式找到目標檔案，再加上還要從案卷中抽調出資料復印，再放回之前的位置，整個過程一般需要5～10分鐘。當然，如果查詢檔案時所依據的信息較為模糊，可能需要更長的時間才能找到所需要的檔案。檔案數字化可以輕松解決這一問題，利用網絡檢索的方式直接查詢到檔案的掃描文件，再選擇打印，便可以得到所需要的檔案信息。這一過程僅僅花費十幾秒時間，檔案查詢時間大幅縮短。

2.海量信息共享高效化要求

公共檔案服務以及檔案信息的共享都可以通過檔案數字化實現。實現檔案管理數字化之后，檔案信息需求者可以利用數字化系統查閱電子形式的檔案資料，從而更便捷地滿足自己對檔案資料的需求。另外，借助于數字化系統，業務系統生成的檔案可以自動實現歸檔、保存，用戶可以利用專門開設的公眾查閱檔案窗口查閱自己需要的檔案資料，最終達到共享檔案信息的目的。

3.檔案保存安全性要求

檔案數字化大幅提高了檔案信息資料的安全性。第一，可以自動記錄查閱檔案利用者及其查閱過程，避免出現篡改檔案信息的情況；第二，利用權限管理提高安全性，檔案管理者以及檔案查閱者根據各自的身份享有不同的權限，確保檔案查閱者在權限范圍內查閱檔案資料，從而提高檔案資料的安全性；第三，檔案信息進行加密處理，以免因意外造成檔案信息被泄露，而導致不必要的損失出現。

二、傳統檔案管理存在的主要問題

1.歸檔保存任務繁重

人社工作與民生問題密切聯系在一起，如人社檔案管理工作直接關系到職工退休管理、人才補貼的發放等，因為這些工作的審核都需要利用檔案。從當前來看，紙質檔案仍然占據主要地位，紙質檔案管理具有如下不足：首先，歸檔任務繁重。由于部分檔案填報不符合國家規定，很多檔案劃分類別非常混亂，必須對其加以整理分類才能實現歸檔，人工負擔很大；其次，占用空間較大。紙質檔案需要保存在專門的檔案室，而且每年都會有新增加的大學畢業生和退休人員，因此，紙質檔案數量每年都會增多，會占據更多的空間；最后，容易被損壞或丟失。紙質檔案資料的查閱、復印會對檔案造成一定的磨損，如果次數達到一定程度，檔案資料可能會出現字跡模糊、頁面破損等問題。另外，灰塵、發霉等因素對紙質檔案也會產生損害。

2.查閱利用受限較多

檔案的價值在于充分利用。隨著信息化時代的到來，人們有時候需要利用智能設備快速查閱所需要的信息，而傳統人社業務檔案主要以紙質形式存在，檔案信息需求者查閱時會受到時間和空間條件的限制，而且查閱過程需要花費較長時間。當用戶需要查閱檔案時，先要聯系管理者進入檔案室，再依照檔案類別、目錄索引等逐一查詢，不僅需要花費很多精力，也浪費時間，查閱效率極低。

3.安全性較差

檔案記錄了個人或組織的行為活動，有些檔案屬于機密資料，要求絕對不能外泄。傳統紙質檔案在保管過程中存在如下不足：首先，防護措施繁雜，容易遺漏。紙質檔案管理不僅需要專門的存放空間，還需要諸多防護措施，包括防塵、防發霉、防蟲蛀、防火等，缺一不可，忽視其中某一點都有可能引發重大損失；其次，很難實現權限管理。不同檔案管理人員都有權查閱檔案信息，很難實現權限管理；最后，紙質檔案存在改動風險。紙質檔案容易被污損、篡改、磨損和丟失，管理風險較高。

三、人社檔案數字化管理推進策略

人社檔案的數字化管理，離不開數字化技術，搭配人員的科學化、規范化管理，為此，如何將人社檔案數字化管理科學推進，可以從做好人社檔案前期數字化準備，實現基于數字化的檔案管理流程，實現人社檔案數字化安全識別流程化等工作，輔之以人防，全方位多層次確保人社檔案數字化管理工作的有序推進。

1.做好人社檔案前期數字化準備

（1）進一步明確管理任務

如圖2所示，人社檔案管理要明確“四化”目標。第一，信息化。即收集、整理以及查詢各種人社業務檔案的每一個環節都要實現信息化，使人社檔案管理效率提升至新的高度；第二，規范化。通過引入數字化人社檔案管理系統，人社檔案管理標準、管理流程以及管理方式更加規范化；第三，一體化。人社各部門各相關業務系統與檔案數字化管理系統結合在一起，使人社檔案的收集、記錄、歸檔工作全部實現一體化；第四，共享化。檔案信息需求者通過利用網絡，可以在一定范圍內調取、共享數字化人社檔案。數字化檔案管理的四大任務：一是對數字化人社檔案的數量和類別進行統計；二是重視人社檔案數字化管理人才隊伍建設；三是依據人社檔案數字化管理要求，制定合理的計劃和實施方案；四是遵循人社檔案管理原則，按照相關流程管理。

（2）建設數字化基礎板塊，實現無人化應用

要根據國家規定的各項法律法規、制度規定等，與人社業務實際結合在一起，明確數字化人社檔案的具體類型、保管要求、查閱規定等，制定詳細的操作流程，在人社檔案信息化建設中引入SOP模型，集中力量建設人社檔案數字化平臺。該平臺包括多個板塊，如檔案數據整理板塊、業務檔案數據分類板塊、歸檔數據移交板塊、數據開放利用板塊、檔案管理人員板塊等。進而在此基礎上構建智能化設備設施，智能化設備設施是數字化檔案庫房建設的基礎和保障，按照“人防+物防+技防，技防在先”的發展思路，以建設數字化基礎板塊為基礎，配置可視化監控、檔案RFID加工、安全門禁、干部人事檔案審核查詢管理等系統，并在此基礎上實現檔案存取自動上下架、無接觸式管理、實時自動盤點、24小時移動端安全監控、庫房環境監測、檔案在線查詢審批及全過程可追溯等功能。

2.實現基于數字化的檔案管理流程

人社檔案數字化流程包括諸多環節，先是人社檔案出庫，然后對出庫檔案核驗并將合格檔案拆除，接下來對拆除之后的檔案掃描、圖像處理，最后將檔案裝訂入庫，整個過程為閉環管理，確保整個過程中的每一個環節做到萬無一失。首先，依據數字化人社檔案管理計劃和方案，取出待掃描檔案，出入庫人員要填寫登記表，掌握每一項出庫檔案的流向。接下來，檔案核驗員會根據卷宗內文件記錄索引一一核驗紙質人社檔案，對于不符合掃描要求的紙質檔案，應該盡快完成修補工作。

3.實現人社檔案數字化安全識別流程化

（1）開展風險識別

無論哪一種類型的檔案，信息安全不外乎兩個方面：一是硬件安全；二是信息傳輸過程中的數據安全。因此，必須從以上兩個方面入手，利用先進的技術嚴格防范人社檔案管理中的各個關鍵環節。

第一，數據庫防范。充分利用TC技術、電磁屏蔽技術以及RAID5技術等，嚴格防范軟硬件數據庫，即使硬件出現問題，也需要在第一時間將數據恢復到位。從軟件來看，各個檔案數據庫要搭配身份認證系統而存在，還要使用防火墻技術，將物理地址與賬號、計算機IP地址等綁定在一起，不僅要定期備份數據庫，還要定期對安全日志進行檢查，及時修補漏洞。

第二，數字加密。檔案數據管理過程中要使用加密技術，如密鑰和算法等。算法是將特定字符加入檔案數據文本中，并進行組合，得到亂碼；密鑰是編解碼數據的算法，利用數字加密技術能有效避免篡改檔案信息的情況。

第三，數字水印。即在信息數據庫中嵌入水印標記，不僅可以證明數據資料的所有權，也可以證明數據資料的真實性。為了使數字水印不影響人社檔案需求者的需要，可以使用隱性數字水印技術。

第四，端口控制。計算機端口遭受網絡攻擊的風險較高，因此，可以關閉不經常使用的端口，以減少病毒攻擊端口的可能。另外，絕對不能將主機帶出檔案管理場所進行維修，也不能在離線狀態下使用端口。

第五，物理隔離。物理隔離不僅有助于提高人社檔案數據庫的安全性，還能夠為數據庫的穩定運行提供重要保障。物理隔離由三個環節組成：首先，在受保護內網放置人社檔案數據庫服務器；其次，在隔離區布置開放性檔案數據服務器，將其視為內外網的中間地帶；最后，禁止打印機共享，并設置自動更新，及時彌補系統漏洞，以免出現泄露人社檔案數據信息的情況。

（2）做好人防

數字化人社檔案管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要他們形成良好的安全意識，靈活運用各項安全技能，還要求其在人社檔案管理中的每一個環節認真執行風險識別和防范措施。檔案信息安全員對檔案數字化信息存放場所全天監控，任何與數字檔案管理不相干的人員都不能進入。檔案數字化工作人員上崗之前要接受嚴格的保密培訓，不能攜帶任何存儲設備、攝像設備進入工作場所，而且復印機、掃描儀等設備也不能聯網使用。

同時，在日常工作中，要注重對相關工作人員人防的培訓工作，要讓每一位員工從潛意識中認識到人防的重要性，同時建立專業化人防培訓方案，確保人防工作貫穿于整個數字化檔案管理中，此外，建立人防數字化考核，定期對人防相關工作進行考核，確保人防工作完全到位。

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基金項目：濟寧市任城區2023年度社科規劃研究項目，“智能+”時代地方綜合性檔案館數字化轉型路徑及策略研究，項目編號：23RSGX19。

作者簡介：張敏（1982—），女，漢族，山東菏澤人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。