新時代高校二級學院辦公室管理工作路徑

文/成都理工大學旅游與城鄉規劃學院 路婷婷 韓琴

2017年，教育部等五部門聯合印發的《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》中提出“完善高校內部治理”和“強化監管優化服務”要求。2019年，由中共中央、國務院印發的《中國教育現代化2035》提出“加快信息化時代教育變革”和“推進教育治理體系和治理能力現代化”等要求。由此可見，國家對高等教育管理提出了新要求，為高等教育管理內涵式發展指明了方向。

二級學院是大部分高校實行的校、院兩級管理模式中的第二級（學院制）辦學主體，是高校發展的重要依托。二級學院直接面向師生群體開展教學、科研、人才培養、學生管理、師資隊伍建設等工作，是落實具體工作的實踐者，在高校管理中發揮著十分重要的作用。辦公室作為二級學院的行政管理中樞，為學院各項工作的開展提供了重要的支撐。

一、高校二級學院辦公室工作職能

高校二級學院辦公室在院校工作順利開展過程中扮演著重要的角色，其主要承擔以下功能：

（一）參謀助手功能。辦公室作為二級學院的行政管理中樞，是各種政策文件、通知等信息的匯聚點和傳輸點，這為當好領導的參謀助手提供了有利條件。辦公室應依據學校政策文件要求，在理解吃透政策文件的同時，緊緊圍繞學院的工作目標和重要任務以及需要領導決策的重大事項，積極主動參與各項調查研究，收集、篩選、綜合分析各種信息，從而提煉出完成各項工作任務和進行決策的有利因素和不利因素，并及時向領導反饋，協助領導實施科學宏觀的決策，確保各項工作目標及任務圓滿完成。

（二）溝通協調功能。唐朝宰相陸贄認為：“上情不通于下則人惑，下情不通于上則君疑，疑則不納其誠，惑則不從其令。”學院辦公室作為承上啟下、協調左右、聯系內外的紐帶，在日常信息傳達和協調溝通中具有十分重要的作用。辦公室主要承擔著縱向、橫向、內外協調功能。1.縱向協調指上、下方協調，既包括各職能部門以及學院政策、決定、通知、工作任務的上傳下達，又包括民意的下情上傳，其有利于上、下溝通，整齊劃一，也保證了政令暢通，使得各項政策、任務被認真貫徹執行。2.橫向協調指的是學院領導、科、系、室、教職工等之間的協調，包括事務溝通協調（如學院人才引進、崗位聘任、年度考核等事務的溝通聯系）、文書溝通協調（如征求教職工意見、流轉公文、收集總結計劃等）和關系溝通協調（做好院領導、同事、教職工關系的黏合劑）。3.內外協調指的是辦公室內部工作安排（如科研、人事、后勤保障等）和外事工作的協調（如與校外兄弟院校、企事業單位之間的溝通聯系）。良好的溝通協調方能確保學院任務圓滿完成，進而帶動整體工作的高效運轉。

（三）服務保障功能。服務是二級學院辦公室的基本職能，包括如下方面：1.服務于師資隊伍建設。積極做好人才引進、人才稱號申報、職稱晉升、人才辦公環境打造等工作，為人才發展提供暢通通道和良好環境。2.服務于科學研究工作。匯總整理科研信息，及時發布傳達有效信息，積極解決教師在項目申報過程中遇到的各類問題，組織專家初評項目申報書等工作，努力營造學院科研氛圍，促進學院內涵式發展。3.服務于師生其他工作。做好開具介紹信、交流函、在職證明、學院行政章用印以及后勤維修保障等工作。學院辦公室是學院對內、外服務的窗口部門，面向的對象為院領導、學院全體師生、職能部門及來訪人員，與人交往頻繁，工作過程中的服務保障意識和服務保障能力都能體現學院的整體工作風貌，這就要求學院辦公室人員堅持“以人為本”，力戒官僚主義，用心用情為師生辦實事、做好事、解難題，并完善各項服務保障制度，提升服務保障水平。

二、高校二級學院辦公室管理工作現狀及困境

（一）工作任務繁雜。學院辦公室人員幾乎每天都要面對大量的事務性工作，同一時間段需處理協調不同的大小事務，與不同的人員溝通交流，日常事務頭緒多且繁瑣。一般高校設置的職能部門達20多個，學院辦公室需對接的職能部門涉及10多個，每個職能部門又下設多個科室，在完成各職能部門各科室下達的各項工作的同時，還需完成學院層面的各項事項，如各項會議的籌備，校院公文及信息的流轉，學院會議記錄與紀要的撰寫，為學院行政管理工作正常運轉提供后勤保障，完成領導布置的工作以及應對各種突發性工作等。由此可見辦公室工作飽和度之高。在事無巨細的情況下，二級學院辦公室工作人員疲于應對各項事務，稍有不慎，就容易出現紕漏，甚至影響學院大局，這導致辦公室工作人員長時間承受著巨大的心理壓力，然而年底總結成績寥寥無幾，其存在感、認同感和成就感不高，易出現職業倦怠。

（二）職業發展前景不清晰。高校長期存在“重教學科研，輕行政管理”的現象，大部分師生未認識到行政管理的重要性，有的甚至認為學院辦公室工作僅僅是跑腿打雜的事務性工作，誰都可以干，誰都可以干好。對輔導員、教師、實驗室人員，高校會組織相關高質量培訓，從而提升工作人員的職業技能和個人競爭力，而很少組織辦公室人員進行管理學、心理學、禮儀接待、公文寫作和辦公自動化軟件等培訓。部分辦公室人員僅依靠個人經驗和個人意志開展工作，導致工作格局和工作思路打不開、工作效率低下，出現自我提升停滯不前、職業發展空間受限、工作積極性不高等問題。辦公室人員職稱晉升渠道少。目前行政管理人員中輔導員職稱晉升的成果認可，可通過以指導教師的身份指導所管理學生參與競賽獲獎來認定。此舉措提升了輔導員的工作積極性，拓寬了職稱晉升渠道，但辦公室人員卻缺少類似的職稱晉升舉措。

（三）信息化平臺建設薄弱。部分高校缺乏統一互通的信息化平臺。有些職能部門無信息管理系統，若其他部門和學院需要，需通過申請方能獲取。即使部分職能部門有對應的信息管理系統，但信息不能互通共享，未建立職能部門信息系統之間的紐帶，形成信息孤島，若其他部門和學院需要相關數據，需通過系統導出后方可獲得所需數據，且獲取的數據需花費大量時間和精力進行后期整理與分析，在此過程中，若數據內容有變化，又得從頭再來，存在大量的重復性工作，這極大地影響了工作進展速度和工作效率。

（四）解決問題缺乏智慧。辦公室管理工作是綜合性工作，涉及方方面面，相關工作與教職工的利益福祉息息相關，如職稱評審、崗位聘任、績效分配、人才申報、經費支持、后勤保障、紀律約束等，在溝通中難免存在由于信息不對稱導致的誤會、誤解，雙方甚至產生矛盾和怨言。若辦公室人員處理稍有不當，則會導致領導不滿意、同事不理解，導致辦公室人員處于夾縫之中，進一步加劇了工作難度。同時，會致使辦公室工作人員產生委屈感、挫敗感和失落感。

（五）缺乏有效的管理溝通平臺。辦公室人員受到部門內部各項繁瑣事物的羈絆，除了在工作中與上級和同事間進行臨時性的、個人性的溝通外，缺少有規律的、集體性的、心理建設性的溝通。若缺少讓辦公室人員敞開心扉交流、訴說的平臺，致使心中不滿或壓抑的情緒不能得到有效釋放，將嚴重影響心理健康，導致對學院的歸屬感降低，從而影響辦公室整體工作的開展，對個人和學院發展都是極為不利的。

三、提升辦公室管理工作效能的建議

（一）科學統籌安排，明確責任分工。二級學院辦公室管理工作能否行之有效，關鍵在于科學統籌安排，明確責任分工。1.辦公室工作的安排，可根據對接的職能部門劃分工作職責，這將有利于責任的明確和工作的開展，并確保工作的連續性和完整性。2.團隊協作能力對辦公室工作效能有著重要的影響，若辦公室人員在工作中遇到困難或突發性工作時，內部人員應多溝通協調，相互尊重、理解、信任、包容、補臺，在和諧輕松的辦公氛圍中解決好問題或應對好突發性事件。在工作中要善于發現同事的優點，取其所長；認識自己的缺點，棄己所短，各得其所、各有進步。3.用好準備從事行政工作的學生助理，可將少量常規性工作，如會務準備、文件復印、文字校對等交由學生助理協助處理，讓辦公室人員有更多精力投入管理理念與管理創新上，進而發揮辦公室人員的主觀能動性，打開工作新局面。

（二）搭建成長平臺，突破職業瓶頸。二級學院辦公室承擔的任務十分繁雜，有較強的綜合屬性，辦公室人員的工作能力和素質直接決定工作質量和工作效能。同時，辦公室作為窗口服務科室，也直接影響學院外在形象的樹立。因此，構建一支業務能力強、綜合素質高的辦公室隊伍，可切實提高學院的工作效率和外在形象。過去，新辦公室工作人員入職，既無前輩指點也未進行相應培訓，僅憑個人經驗和個人意志開展工作，工作效率不高，影響工作進度和質量。新時代，高校要緊跟時代步伐，組織辦公室人員參加各類交流學習與培訓（如法律法規、辦公自動化軟件、管理學知識、心理學知識、禮儀接待、公文寫作等），以快速開闊其眼界并提升其業務能力和綜合素質，這對高質量辦公室隊伍建設起著重要作用。辦公室工作千頭萬緒，工作人員經常加班加點，但難以出成績，此時要多一份堅守，少一份浮躁，要跳出繁忙工作的“怪圈”，不斷提煉總結管理經驗，創新工作思路和方法。學校在職稱認定條件方面應向辦公室工作人員進行某種程度的傾斜，使得他們在職稱晉升中有所突破，在平凡崗位中實現自我價值。

（三）加強信息化建設，助推管理效能的提升。信息化時代為高等教育管理帶來了新的機遇，加強高校信息化建設是推動教育治理體系和治理能力現代化的有效路徑。二級學院辦公室信息化管理工作的開展，必然是建立在完備的信息平臺上的。架構高校信息服務平臺，打通各職能部門及學院間的信息壁壘，讓信息“跑起來”“活起來”，在高校信息服務平臺的大構架下結合辦公室具體工作和要求將各項業務工作搬到線上，將大幅提升辦公室管理效能和水平。同時，辦公室人員要有信息觸角的敏銳度，能及時捕捉領導、師生、社會公眾關注的重點、熱點和焦點信息，廣泛收集、整理、加工此類信息，通過分析、歸納、總結和提煉各種數據信息，挖掘數據隱藏的規律和特征，提高信息的可用度，為校院治理提供科學依據。

（四）善用換位思考，解決矛盾問題。二級學院辦公室作為面向師生的基層單位，有關工作涉及教師的利益福祉，難免出現部分教師語言不友好的情況。此時，辦公室工作人員應避免情緒化，靈活處理教師的疑惑和問題。處理方法上要注重禮節、耐心傾聽教師提出的疑問和遇到的困難，心平氣和地與對方溝通交流。遇事不推諉不敷衍，在準確把握學校政策的同時，要設身處地站在對方立場考慮問題，知曉對方的不易與難處，耐心細致地向對方解釋，積極尋找解決問題的平衡點，從而使問題得到圓滿解決。對一時難以解決的問題，要耐心解釋并及時向領導反映，為解決問題爭取時間，避免事態擴大化。

（五）發揮工會作用，營造和諧氛圍。工會組織是黨聯系職工群眾的橋梁和紐帶，提倡人性化、親情化管理，在構建和諧單位中發揮著重要作用。二級學院工會可通過以下方式提升教職工幸福感：1.暢通教職工訴求表達渠道，工會干部要經常深入基層，到群眾中去，掌握思想動態，傾聽他們的心聲，幫助教職工及時發現并疏導焦慮、抑郁等不良情緒，此舉有利于教職工身心健康，強健的體魄和積極健康的心理是提高工作效率的基石。2.開展形式多樣的文體活動，讓教職工在活動中愉悅身心，改善人際關系、提升團結協作能力、增強教職工的凝聚力和歸屬感。

（六）塑造陽光心態，樂于敬業奉獻。二級學院辦公室工作具體又繁雜，但默默無聞，從事的是“綠葉式”襯托工作。辦公室人員要擺正位置，理性、正確看待工作，要樹立強烈的責任意識，認真履行好本職工作。要塑造陽光心態，應對復雜的人際關系，以冷靜的態度對待是非，以寬容的態度對待得失，以清凈的態度對待名利。在工作中，要甘為人梯、甘做幕后英雄，從而贏得領導和師生員工對辦公室工作的支持與合作，讓工作開展更順暢。

四、結語

在了解二級學院辦公室工作內容、性質、作用的基礎上，各高校應總結工作經驗、創新管理理念、運用科學手段，以此形成管理合力，讓二級學院辦公室的職能發揮更加科學化、現代化、高效化。新時代，辦公室人員應解放思想、開拓創新，通過科學的管理方法，使辦公室更加有效地發揮管理中樞的作用，推動院校的發展。