設計院基于二維協同設計的歸檔思考

文/上海市城市建設設計研究總院（集團）有限公司 陳曉潛

協同設計是近幾年勘察設計單位工作方法的發展方向之一。上海市城市建設設計研究總院（集團）有限公司從2021年開始著手設計協同平臺的研制和開發，以項目管理流程結合CAD制圖軟件，協同平臺將項目工作包拆分，將工作內容和檔案管理平臺進行連接，通過流程進行質量管控，隨著信息技術和設計手段的不斷進步，痕跡化自動歸檔融入設計過程中，實現自動歸檔。

一、傳統歸檔模式的缺陷

在傳統的勘察設計企業中，各專業設計人員在電腦上用CAD軟件進行制圖，制圖后打印成紙質硫酸紙送校核人員、專業負責人，然后根據需要各專業間進行提資，歸檔時將提資圖紙紙質或電子版進行歸檔。以上操作存在以下問題：

（一）歸檔的電子文件版本控制困難。工程勘察設計項目往往有多個專業組成，各專業既是分工又有協作。一般市政項目有道路、橋梁、排水、電氣、暖通等專業組成，建筑項目分為建筑、結構、給排水、電氣、暖通等專業，每個專業既相互獨立又互相協作，互為條件形成了上下游專業。在項目設計過程中，由于上游專業的變化，如果不及時給下游專業提資，下游專業設計差錯，影響項目整體完成度，下游專業完成設計后再向上游專業提供成品，最后由項目負責人負責匯總提交成果，設計項目完成后3個月內完成歸檔，顯然到最后歸檔，提資版本會出現管理混亂，歸檔的條件圖與實際情況不符合的情況一直發生，條件提資時不合規的手續也不斷出現。造成歸檔文件質量不高，項目全過程的可追溯性差。

（二）設計標準不統一造成歸檔標準混亂。一般大型勘察設計單位都有較成熟的質量管理體系和以ISO9000標準體系為主的項目設計過程控制文件。長期以來，不同專業的設計人員會形成一套適合本專業的設計習慣，以適應專業的要求。由于各設計人員的CAD版本不同，字體、線型、圖框等存在差異，歸檔后的電子文件無法做到自動讀取元數據、歸檔后的圖形文件、字體也由于版本問題造成無法還原成成品圖紙，甚至因為字體文件的缺失造成文件的亂碼。

（三）ISO貫標記錄不全歸檔效率低下。ISO有一套過程記錄表單和相應的管理體系，嚴格執行表單痕跡化管理要求，與設計人員的工作習慣、工作運用場景并不契合，所以表單歸檔后補情況嚴重，ISO制度標準流于形式。而歸檔前集中填寫大量過程表單又在無形中增加了歸檔人員的工作難度，對于設計過程中缺失的信息往往無法補充完整，造成項目歸檔不完整。

二、協同系統的特點和優勢

（一）協同設計特點。協同設計系統以信息平臺為基礎，以CAD制圖軟件為依托，勘察設計項目內的各專業在統一的平臺上完成設計工作，項目組所有成員根據不同角色在平臺中賦予不同的權限，所有的設計過程和設計成果都以一定格式存貯在平臺上，平臺有設計標準，參與設計人員必須遵守標準，確保設計圖紙的圖框、字體、線形、圖層的標準化。通過不同圖層的命名，使每個專業的設計人員都能及時了解到上下游專業的設計進程和各項需求，上游專業在設計圖紙后，平臺會自動更新并知會下游專業設計人員，避免上下游專業圖紙的碰撞，專業間的配合也更加協調。

（二）協同設計系統的優勢。1.標準化程度高。項目各專業都在同一平臺上工作，就需要有平臺的規劃，標準化工作是實現協同設計的基礎。一般的協同平臺都會將圖紙和設計流程進行標準化設置。圖紙標準化包含圖框、圖簽標準化、字體文件標準化、圖層命名和使用標準化。設計流程標準化包含項目內容標準化、設計過程各環節標準化、提資、校審流程標準化、項目人員角色標準化等等。標準化的文件和流程在歸檔時，系統可根據規劃自動采集電子文件元數據，為后續設計圖紙歸檔打下良好的基礎。2.保證電子文件的真實性、可靠性?？辈煸O計項目在圖紙交付后，還需要根據專家意見和項目施工的實際情況進行修改和補充，變更次數多，圖紙版本更替快，時效性強，在實際工作中會出現現場施工白圖與歸檔的底圖不一致的情況，導致產生嚴重的質量事故。協和設計平臺在圖紙設計時，系統自動實時對過程進行全面監控，實現勘察設計項目的全過程，各環節自動收集，系統也可以根據相關管理文件創建相應過程記錄，設計過程文件的記錄是通過設計人員的設計過程隨時完成，電子文件的原始性、真實有效性有了保證。實現了設計過程記錄、設計依據資料收集、設計成品輸出全過程記錄。將流程辦結節點與歸檔入口緊密相聯，做到辦結即歸檔，確保了歸檔電子文件的真實性、可靠性。3.提高歸檔效率。傳統意義歸檔需要專業負責人或項目負責人將所有項目資料收集齊全后，進行整理再實現歸檔。協同管理系統在設計人員工作的同時記錄設計過程，通過流程設置記錄審批意見，正式出版的文本或圖紙上加蓋CA電子章或其他形式的電子文件簽章，使歸檔的電子文件合法化。

三、基于協同設計的檔案管理系統建設

（一）無感化歸檔。在協同設計系統下，檔案管理系統與協同設計平臺自動對接，對工程設計項目進行全過程周期管理。從各專業策劃開始，到條件提資，到設計過程流轉和審批等各設計流程在流程結束后自動歸檔的原則，設計人員在設計過程中所有的過程都由系統進行痕跡化收集和管理，再依據歸檔范圍進行分類處理。從記錄控制的角度記錄設計的全過程內容。末端進入檔案管理系統后，系統會自動對歸檔數據進行校驗，實現過程性歸檔和元數據的自動捕獲、著錄。同時檔案管理系統能自動識別歸檔電子文件并生成條碼，條碼中包含電子文件的形成人、形成地點、電子簽名的時間、電子簽名的數字證書等內容，在文件檢查時會自動顯示，被改動后電子文件自動生效。有效地保證歸檔文件的真實性、完整性、可用性。設計工作與歸檔入口同時在協同平臺上，設計人員在設計完成后自動歸檔，設計過程中需要使用檔案，通過平臺搜索引擎自動連接檔案庫，實現最便捷的利用，避免檔案信息滯后化和孤島化帶來的檔案利用率低下的現狀。無感化歸檔系統很好地解決了設計人員變動頻繁、設計資料中間過程倒補、ISO質量管理文件與實際設計過程不相符等一系列問題，為保證電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性提供了平臺資源。

（二）前端控制需求明確。協同設計雖是設計系統，但是協同設計與檔案管理是密切相連的兩個系統，協同設計是歸檔文件來源，檔案管理系統中是設計院知識高地、產品庫，可以根據項目特點、技術特點、地域要求等為設計人員提供知識參謀，所以檔案人員要介入協同系統的開發和歸檔模塊的設計工作，系統的設計需求不僅要滿足設計人員協作的需要，也要滿足歸檔電子文件的要求。需要將電子文件的合法化要求納入協同系統的前端，對設計文件、流程從生成到歸檔整個過程進行統一策劃、實施，實現電子文件生命周期管理，構筑歸檔電子文件的真實性、可用性保障體系。在協同系統需求分析時，要從檔案管理的角度出發，結合《電子簽名法》等法律法規對電子文件的要求進行標準化設計，各項目、專業、階段的歸檔范圍、編號規則、著錄、電子審簽、元數據生成與采集等方面進行整體設計和分析，確保電子文件來源可靠、程序規范、要素合規。

（三）開發檔案信息資源。利用檔案信息庫加強檔案信息提取、開發利用，對檔案進行知識化管理，以知識共享為契機，讓數字檔案由數據變信息；在設計的校審過程中，系統會自動記錄圖紙差錯，并根據規劃自動判別差錯的嚴重程度，后續根據系統統計不斷更新設計院的校審提綱和優秀項目推薦表。最后，通過拓展檔案信息資源收集范圍，項目資料數據分析、工時統計報表等功能與設計院各應用系統集成，提升檔案的數據價值，使檔案管理系統成為設計院的數據信息資源中心，在領導決策時提供數據支持。同時，優秀項目設計的經驗分享和優秀項目申報材料的亮點描述，更好地為設計人員的成長提供參考。優秀項目庫、設計質量事故案例庫是設計院的兩面鏡子，協同設計可以在設計過程中根據技術級別進行打分，優秀項目庫也可以為后續同類項目招投標、企業業績積累、企業對外宣傳、地方志編史修志、地域性差異設計經驗傳授等做出支持。案例庫可以明確告知設計人員的設計紅線，起到應有的警示作用。

四、結語

在信息化飛速發展的今天，勘察設計院的設計手段從單專業分裂作戰，到協同標準化設計，伴隨著電子檔案合法化正式落地，檔案管理從實體管理向內容管理邁進，如何加強前端控制，從成套性歸檔要求演變為分批化、多緯度歸檔已是勘察設計單位檔案部門的重要課題，檔案人員要及時介入前端工作，在工作手段變化的同時，檔案工作要緊隨其后，以發展的理念和創新的工作模式更好地適應信息化社會的發展。