基于交通行政綜合執法檔案的規范化管理分析

文/吉林省交通運輸綜合行政執法局 孫陽

交通行政綜合執法檔案的規范化管理要求比較嚴格，管理工作人員需要想方設法提升自身的綜合技能，逐步完善檔案管理體系，明確具體的檔案管理指標。整合利用多種技術渠道，全面創新檔案管理模式，確保交通行政綜合執法檔案管理工作實現規范化運作并穩步發展。管理工作人員需要強化自身對交通行政綜合執法檔案管理工作的理解及認知，圍繞當前檔案管理工作的現實條件，積極分析主客觀的影響因素和內外部條件，實現與時俱進和對癥下藥，確保交通行政綜合執法檔案管理工作能夠更上一個臺階。

一、交通行政綜合執法檔案概述

與其他的檔案記錄形式相比，交通行政綜合執法檔案的法律性、時效性和信息性比較明顯，能夠實時記錄交通行政執法的具體流程，所涉及的工作事項比較復雜，能夠為交通行政執法提供信息憑證以及原始依據。因此交通部門十分注重交通行政綜合執法檔案的規范化管理，以此作為組織開展各項管理工作的前提和基礎保障，將這一工作貫穿于整個業務部門的始終，逐步打造科學完善的業務體系，始終堅持規范化管理以及科學運作，更好地實現自身的可持續發展。

在全面推進改革開放后，我國的交通運輸管理體系更加完善和成熟，管理部門逐步優化交通行政綜合執法檔案，當前的檔案管理與質量有所提升，存在分類化和統一化的特征。工作人員主動統一交通行政綜合執法檔案類型，實現綜合歸納以及宏觀統籌，將交通行政綜合執法檔案分為處罰類、糾正類、許可類、路權類以及強制執行類和車輛傳播類，涵蓋了與交通運輸行政執法相關的諸多事項。要想更好地實現自身的穩步運作，交通部門需要全面加強對交通綜合執法檔案的規范化管理，實現自身的高質量發展，逐步打造完善的運行機制，以此更好地應對時代發展的挑戰及沖擊。

二、交通行政綜合執法檔案的管理現狀

（一）檔案管理體系比較混亂。在對地方交通行政綜合執法檔案的管理工作進行分析后不難發現，個別交通部門的綜合實力有限，未構建科學完善的檔案管理體系，存在體系不健全以及體系混亂的問題。管理工作人員無法結合分類管理以及分類處理的具體要求全面落實檔案管理工作，不同類型的檔案信息混為一談，最終導致信息缺失和信息遺漏問題時有發生。在有效搜集整理以及保管檔案時，實質的工作程序比較混亂，無法按照統一的檔案目錄進行全面調整以及改進，忽略了信息內容的有效檢索以及檔案目錄的科學設定，嚴重影響了檔案搜集工作的全面落實以及有效改進。在存放檔案資料時，管理人員無法按照統一的標準以及要求進行調整，存在許多的主觀隨意性，檔案存放質量和效率不夠理想。在接收電子檔案時，檔案管理工作人員沒有嚴格按照檔案程序的具體標準一一執行管理工作，后續的檔案管理工作流于形式浮于表面，信息不對稱以及資料缺失等問題較為嚴峻。在有效執行檔案管理制度時，個別工作人員的綜合能力有限，過于注重檔案的收集，忽略的了檔案的整合利用，前期的檔案管理目標比較單一，存在諸多的局限性，所采取的檔案管理方法和手段陳舊落后。管理層沒有站在時代發展的視角積極創新并拓展檔案管理模式，檔案管理手段與檔案管理需求相脫節，導致一部分檔案管理資源被浪費。

（二）檔案管理人員技能素質較弱。交通行政綜合執法檔案管理工作比較復雜，專業性和系統性較為明顯，需要由專門的工作人員統籌管理、全權負責。但是結合相應的數據統計以及實地調查分析不難發現，個別交通行政綜合執法檔案管理人員的綜合能力有限，專業素養偏弱，還未形成規范化管理意識和理念，對檔案管理工作的認知和理解不夠深刻，在上崗之前沒有接受專業系統的管理技能和技術訓練。有些檔案管理人員缺乏專業教育背景，非檔案管理專業出身，因此難以全方位、多角度地落實好檔案管理創新工作，無法凸顯自身的專業特長及優勢，整體的檔案管理質量和效果大打折扣。有的地區經濟實力比較有限，地處偏遠，在組織開展檔案管理工作時，交通管理部門的現代化人才缺失，檔案管理工作人員由其他的職員兼任，存在一崗多職的問題。管理層不夠重視交通行政綜合執法檔案的規范化管理，缺乏高素質、高水平的檔案管理人才，嚴重阻礙了檔案管理工作的規范化運作。

（三）缺乏檔案信息化建設及規范。在信息化以及科技化的大環境下，檔案管理信息化建設工作勢在必行，大勢所趨。但是有的交通行政綜合執法檔案管理工作模式單一，信息化水平不夠理想，管理層對信息化建設工作不夠重視，前期的資金投入較少，存在資金鏈斷裂的問題，無法提供扎實的技術保障。交通行政綜合執法檔案的類型比較復雜，除了包含八大類型之外，還涉及日常工作中所生成的各種資料信息以及檔案，包含群眾意見、收集檔案和地方性的合作檔案。這部分檔案的管理質量不夠理想，保存時間比較長，難以充分發揮檔案的參考作用和價值，整體的檔案管理信息化程度偏低，當前的檔案管理系統不夠完善，缺乏安全保障。與其他的檔案管理工作相比，交通行政綜合執法檔案管理工作關乎國家和人民群眾的利益，所涉及的信息非常重要，很有可能被不法分子所侵襲。交通部門需要加大力度，堅持規范化管理以及安全建設，想方設法提升整體的檔案信息化水平，實現與時俱進。

三、交通行政綜合執法檔案的規范化管理對策

（一）逐步完善檔案管理體系。科學完善的檔案管理體系以及管理指標能夠為交通行政綜合執法檔案的規范化管理提供必要的支持，管理層需要抓住這一工作的重點及核心，以構建檔案管理體系和指標為基礎以及前提，進一步規范檔案管理機制和流程。加強對檔案管理規則的有效分析及研究，積極統一當前的交通行政綜合執法檔案類型，結合《機關檔案工作條例》以及《檔案法》，進一步完善檔案管理體系以及指標。其中檔案管理的類型比較復雜，電子檔案和紙質檔案的歸檔以及移交要求不容忽略，管理工作人員需要綜合對比電子檔案和紙質檔案的管理條件以及現實環境，從歸檔、移交、保管、銷毀、保密、借出等不同的程序著手，主動理順工作思路以及工作方法，以此更好地提升管理質量和管理效率。檔案管理的合作分工不容忽略，有的檔案的保密要求相對比較嚴格，需要進行保密處理。管理層需要通過對檔案保密協定以及規定的有效分析及研究，妥善保管好紙質化資料以及電子檔案備份，有效避免各種檔案信息丟失。歸檔文件材料的整理和搜集比較復雜，管理人員需要堅持系統性、準確性和真實性的管理原則，確保內容完整，逐步完善硬件設施和軟件設施，以目錄編訂和歸納為基礎，逐步提升檔案信息管理的安全系數。在檔案管理之前，檔案管理工作人員需要簽訂保密協議，主動承擔起相應的責任和義務，形成良好的責任意識，在檔案規范化管理的過程中發揮自身的才智。

（二）提升檔案管理人員的技能素質。面對新的發展環境，交通行政綜合執法檔案管理人員需要意識到自身的重要責任和社會使命，積極提升自身的管理能力及管理水平，逐步形成規范化管理意識。交通行政綜合執法檔案的規范化管理工作要求比較嚴格，難度系數偏高，需要由專業化高素質的檔案管理人員來完成。管理層需要積極組建一批優秀的檔案管理人才隊伍，加強對檔案管理工作的有效調整以及規范指導，以檔案管理人員的技能培訓為重點，有效建設檔案管理人才隊伍，嚴格按照規范化管理的具體要求全面推進檔案管理創新以及改進。首先，相關單位部門需要積極搭建信息技術學習平臺，加強與其他機構以及組織之間的合作及互動，組織開展聯合培養工作。著眼于信息技術能力培養的實質要求，穩步提升檔案管理人員的綜合素質，確保其積累豐富的信息技術管理經驗，主動與他人進行合作。其次，檔案管理人員自身需要注重自我教育和終身學習，意識到檔案管理工作的重要性和迫切性，掌握檔案規范化管理的技巧，逐步形成良好的工作意識以及責任心。最后，交通部門需要逐步完善檔案管理監督機制，真正實現責任落實到位，建立問責機制以及監管機制，確保每一個檔案管理工作人員都能夠主動為檔案管理工作的規范化運作建言獻策，做出相應的貢獻。檔案管理人員工作績效的突擊考察以及定期考察最為重要，有助于檔案管理人員形成良好的工作意識，更好地體現檔案管理的標準化以及規范化運作要求，全面實施檔案管理工作，提升整體的規范化管理質量及水平。

（三）全面提升檔案信息化建設。交通部門需要加強對檔案管理實際需求的有效分析及研究，堅持標準化、安全化、完整化的管理準則，打造科學完善的檔案管理網絡系統，真正實現紙質檔案管理向電子檔案管理的順利過渡。檔案信息化建設的系統性比較明顯，涉及硬件和軟件兩大層面，軟件設備的逐步完善不容忽略，需要由機關單位打造完善的網絡系統平臺，保障該平臺的專用性以及科學性，安排專門的工作人員進行宏觀統籌以及科學管理，設計專用檔案管理平臺網址。對于電子檔案管理系統來說，實質的功能比較強大，以管理、檢索、立卷、分類、搜集檔案為基礎，由專業技術人員進行系統設計以及宏觀統籌，適當增加系統參數維護功能、人員權限管理功能以及后臺管理功能。在軟件設施方面，則需要配備掃描儀、高拍儀、計算機、高端服務器、通訊機、打印機、路由器以及數據交換機，注重日常維護以及科學管理，以此更好地提升整個交通行政綜合執法檔案管理的質量。

（四）創新檔案管理模式與技術渠道。在新的時代背景下，交通行政綜合執法檔案的規范化管理工作備受關注，管理工作人員需要以技術渠道以及檔案管理模式的有效創新為基礎，堅持針對性、科學性以及專業性的管理準則，加強對不同類型檔案的有效分析以及科學管理。將分類化管理和針對性管理相結合，圍繞以事分類的管理原則，積極實現電子檔案管理和紙質化檔案管理的有效結合，穩步提升檔案管理的規范性以及安全性。比如在管理路產類檔案時，管理工作人員需要以搜集公路的基本信息資料為基礎，進一步了解與橋梁和路面相關的基礎設施建設情況，做好文件資料保管工作，按照雙重形式全方位管理重要的文件信息，將與之相關的檔案資料歸納到路產類檔案庫中，科學高效地完成檔案整理和歸納工作。嚴格按照目錄設定準則，合理分類整理具體的檔案資料。在設計檔案目錄時，可以根據檔案出處、檔案庫類型、檔案日期以及檔案用途進行調整，全面加強安全檢測，有效規避信息缺失和信息遺漏。

四、結語

綜合上文的論述和分析可以發現，交通行政綜合執法檔案的規范化管理比較復雜，交通運輸部門需要意識到自身的重要責任，加強對各類管理任務以及管理要求的深入分析及研究。將這一工作作為落實綜合執法工作的前提和基礎，進一步提升整體的執法效能，有效突破各種管理困境及矛盾，積極利用多種技術渠道以及檔案管理模式，實現穩步創新以及與時俱進，為交通行政綜合執法檔案的規范化管理助力。