淺議應用檔案管理創新思路服務科研生產

文/西安微電子技術研究所 靳婷婷 王立峰

在檔案的論述中經常看見“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。筆者所在的企業由于航天產品檔案的特殊性，檔案員都需要身兼航天產品型號檔案的多項日常工作，涉及航天產品現行文件的更改、分發、航天產品檔案整理、查借閱和開發利用等。去年筆者親歷，單位質量體系內審，內審員抽調某一產品檔案更改單，其更改方式為換頁，發現更改單中填寫更改前和更改后的文字描述不夠規范，和替換頁的實際內容有較大的不一致，于是我們決定以此為突破口，應用檔案數據分析的方法把發現有問題的更改單進行統計與分析，并把有問題的更改單退回原編寫部門，避免出現因技術層面的原因，讓有問題的更改單成為檔案的個例，擴展檔案部門服務于科研生產的新思路。

一、更改單出錯問題統計與分析的必要性

（一）改變思維方式由“被動”變“主動”。筆者在實際工作中發現，每天接收更改單進行更改，最后曬藍分發和存檔，這種駕輕就熟的工作方式長此以往必然導致檔案部門在企業越來越被動。去年，筆者單位在質量體系內審中發現存檔的更改單有問題，雖然此問題涉及多個部門，但是作為更改單的保管者以及更改具體實施人，檔案人員決定以此開啟服務科研生產新模式，升級工作思維方式，對發現的錯誤或者不規范的更改單進行統計和分析，將檔案管理與單位的質量管理相結合并緊密聯系在一起，作用發揮最大化，為單位未來的規范管理盡職盡責，為企業的發展貢獻力量。

（二）增加相關部門的溝通與理解。以前筆者遇見不符合要求的更改單，通常會將此更改單退回原編寫部門，由于大家前期溝通不暢以及對各級要求理解的偏差等原因，經常會聽見更改單編寫人質疑簽署完整、手續辦理齊全的更改單檔案部門不予以接收，回饋給檔案員諸多不理解的聲音。檔案人員感到委屈，審核過的更改單為什么還有錯誤，讓檔案人員無法進行更改，多次重復的工作嚴重影響工作效率。做好對錯誤更改單的收集、統計和分析工作，就變得意義重大，以往大家只是口述問題并進行反饋，旁觀者只能看見更改單編寫者多次往檔案室跑，檔案人員多次拒絕接收更改單這一表面現象，且在后續工作中仍然重復出現不規范更改單，做好對有問題更改單的收集、統計、分析，并及時反饋到具體業務部門，利于業務部門有針對性地開展教育培訓、專項整改，減少問題，提高效率，共同推動工作有序高效開展。

（三）提升學習的主動性，練就工作的硬本領。檔案員將有問題的更改單進行統計和分析，有別于以往只是給更改單編寫者口述問題，而是要把所發現的問題用文字進行輸出表達，要讓看到此統計的人（非具體執行者）都能看明白，并且做到有理有據，這就需要檔案員不僅要有文化積淀還要有相關專業知識做支撐。檔案員為了更好地完成此工作，必須加強檔案管理知識的學習，對“QJ1714B-2011航天產品設計文件管理制度”“QJ903.6B-2011航天產品工藝文件管理制度”“Alzu質字-054-2018設計文件的簽署、更改細則”等相關規章制度必須深刻理解，主動學習除本專業以外的其他相關專業，并將所有知識進行融合，只要發現問題就可以準確地說出相關文件的出處，提升了檔案人員的綜合業務能力。

二、檔案部門具體做法與思路

（一）前期溝通與準備。1.確定文件更改規則。依據《中華人民共和國航天行業標準》，明確本單位紙質文件更改流程與規則。更改單一般由文件編制者編制，同被更改的文件一起提交各級簽審；更改員憑更改單底圖更改文件底圖，更改完畢由更改單編制人進行校對和簽字，最后由檔案部門曬制藍圖分發生產部門和存檔使用。2.統一安排部署，明確此項工作的意義。以筆者單位為例，首先要求涉及圖紙更改的每位檔案人員都做好自己所管理的現行文件的出錯更改單統計，然后部門按照每個自然月統一進行月度匯總統計。由于筆者所在的航天企業科研生產任務非常繁重，每位檔案管理人員手中都有上百種國家重點型號航天產品檔案，日常的工作涉及現行文件的更改、存檔、分發生產用圖、軟件的出入庫管理以及檔案的裝訂、數據錄入、查借閱等工作，保障單位的科研生產和大型試驗、發射提供完整準確的圖紙資料。毫不夸張地說，每位檔案人都是滿負荷運轉，此項工作的開展無疑給檔案管理人員增加了工作量。檔案部門告知更改單編制部門將開展這項工作，會有少數人覺得這項工作開展是為難更改單編制者。由于航天產品的高質量和高可靠性有別于一般產品，圖紙又作為生產的依據，檔案部門以及生產部門一起攜手用管理手段，規避圖紙中低層次問題的發生，就變得非常重要，產品質量無小事，從相關部門的管理到生產需要每個環節進行把控，明確此項工作的意義，該工作才能得以順利開展。

（二）有序開展更改單出錯統計工作。1.標識出錯更改單。檔案人員拿到簽署完整的更改單，首先檢查更改單格式是否規范、正確，然后才按照單位的紙質文件更改規則進行各項后續流程。若更改單有錯誤無法更改，檔案人員先將更改單復印一份作為文件留底，將出錯的更改單退回原更改單編制部門，在復印的更改單上進行初步的出錯問題標識，并把更改單無法處理原因口頭告知更改單編制者。2.專人統一匯總填寫更改單糾錯統計表。筆者所在的企業航天產品檔案管理人員涉及更改文件的一共有6人，這6位更改員根據每天更改單情況在復印的出錯更改單上進行簡單標識積累，每月底由專人負責全部收取，按照標識把出錯數據逐份進行文字轉述填入更改單糾錯統計表。統計表按月填寫，需填寫的數據有：更改單編制日期，更改單編制部門，更改單編寫人，產品代號，檔案人員編制的更改單編號，文字表述的糾錯原因，處理結果，備注一般填寫出錯更改單的附表頁碼。

（三）完善更改單出錯問題分類、統計與分析。1.完成更改單歸檔問題匯總表。以筆者單位10月份為例，出錯更改單總共有33份，按照問題的類型劃分為11類，問題分別為：更改欄前后填寫的文件行數、頁數、內容描述有誤；更改前后內容缺失，發放單位不準確；更改描述不規范；更改單類型用錯；更改單頁數有誤；更改單涉及文件代號寫錯；會簽不完整；換版換頁描述不完整；更改前后描述不一致導致無法實施更改。檔案管理人員再聯合質量和標準化人員一起對每項問題深入分析問題原因，經過分析可以得出，8項問題是因為更改單編制者和校對者未滿足正確性要求，3項問題是因為更改單編制者和校對者未滿足正確性、完整性，審核未確認正確性、完整性，標審人員未監督其正確和完整性。并分析出每項問題所占的比例，將分析的問題類型、問題原因一同填入更改單歸檔問題匯總表。2.根據統計和分析數據制作圖示。根據統計與分析數據填寫更改單歸檔問題匯總表，檔案人員為了讓出錯更改單問題比例更直觀地表達，分別再做兩個圖示：一個是以問題所占比例做的更改單歸檔問題圖示；另一個是以低層次錯誤所占比例制作的圖示。

（四）完成推送。檔案部門每個月初將《出錯更改單統計與分析報告》分別推送相關領導和質量管理部門，領導審閱完畢將意見告知質量部門，由質量部門統一將意見反饋更改單編制部門，更改單編制部門將問題再次分別反饋到設計、校對、審核、標審、批準，責任落實到人。

三、效果

（一）檔案部門“新思維”參與企業管理。主動搜集出錯更改單數據并進行統計分析和推送等一系列工作是檔案部門第一次大膽的嘗試，檔案部門第一時間組織相關檔案管理人員積極討論此項工作的必要性，消除因驟增的工作量而產生的內部抵觸情緒，在企業內部樹立了檔案人勇于給自己壓擔子，從“被動”到“主動”，拋棄只想自己一畝三分地的“舊思維”，從企業的利益出發，努力提高企業檔案工作能力，開啟利用自己的一切資源主動為企業做好管理和服務工作，為企業的發展出謀劃策，應用“新思維”成為企業的“智囊團”。

（二）納入質量管理，提高企業質量。1.領導高度重視，多部門共商對策。檔案部門把出錯更改單統計與分析數據推送給企業領導和質量部門，迅速得到了所領導和質量部門的高度重視，一致認為檔案部門主動做的此項工作非常重要且必要。航天產品生產過程一般是設計師根據用戶任務要求設計圖紙，然后由檔案部門分發圖紙到生產部門進行生產。生產過程中，設計師根據用戶要求進行圖紙更改和偏離，航天產品生產過程環環相扣，檔案部門對圖紙的管理和受控是企業管理非常重要的一個環節。企業質量無小事，航天產品質量更是容不得一絲馬虎，在質量分析會上，企業領導根據檔案部門出具的數據要求各相關部門“牢記使命，強化責任，狠抓落實，提高質量”，明確要求各相關部門盡快拿出管理辦法，杜絕更改單出錯等低層次質量問題再次發生。2.明確簽署流程，強化技術職責。檔案部門和質量部門一起簽發《關于更改單歸檔問題的通知》（〔2020〕6號文件）。根據出錯更改單統計與分析數據顯示，有部分更改單出現漏簽署的情況。文件正文明確了更改單簽署順序應是設計（編寫）、校對、審核、工藝、會簽、標審、批準的順序，杜絕越級和遺漏簽署等問題再次發生。強調各個崗位簽署人員主要技術職責，例如：更改單編制者需要對文件的正確性、合理性、繼承性、協調性、工藝性、完整性和項目的可靠性、維修性、安全性、經濟性以及選用和貫徹標準全面負責。明確校對人員、審核人員、工藝人員、會簽人員、標審人員、批準人員等各個環節簽署人員的主要技術職責。3.實行雙考核制度。根據《關于更改單歸檔問題的通知》要求，為了減少更改單填寫錯誤等低層次問題影響歸檔工作不能順利開展，質量管控部門依據檔案部門每月的統計與分析數據，以3個月作為統計周期，出現3次以上的，對違反崗位簽署職責人員罰款并進行通報。對于此類問題多次發生的事業部，將按照“質量技術監督約談工作規定”進行約談。檔案管理人員每月需認真收集出錯更改單數據，將此項工作落實到日常管理工作中，并由檔案部門領導進行監督和考核，對發現問題不進行統計和上報的，將對檔案管理人員進行罰款和通報處理。

（三）加快信息化建設，助力企業轉型升級。1.多部門共推企業信息化建設。企業領導以及相關人員一致認為更改單出錯等低層次問題的發生，主要還是因為管理手段相對落后，更改單編制者拿著紙質更改單找相關人員進行審核、校對等工作流程，難免出現為了趕制產品進度而不按簽署流程漏簽、錯簽等問題。多部門一致認為，企業信息化建設必須納入企業的年度計劃中，信息化環節覆蓋設計部門、檔案部門、質量部門、生產部門等，利用現代化管理手段提升企業產品質量，加快工作效率、杜絕低層次問題發生。2.增加“人、財、物”的投入。由此次檔案部門統計的更改單出錯數據充分說明，檔案部門與企業生產息息相關，檔案信息化建設必然是企業信息化建設的重要環節。考慮檔案管理人員多是文科生，對現代化信息互聯等技術掌握較為薄弱，迅速讓檔案部門和信息化部門合并，讓信息化建設專業人員成為檔案信息化建設工程師，為檔案部門配備服務器、工程高速掃描儀、電腦等設備，聘請專業公司構建涵蓋檔案管理的現代化企業生產管控系統，通過對“人、財、物”的大力投入，提升企業精細化管理和戰略管控水平。

四、結語

隨著檔案部門肩負起應有的擔當和責任，將更改單出錯這種大家都認為司空見慣的“小事”做成“大事”，納入企業質量管理，推動企業信息化建設，期待檔案人繼續用更加主動、積極的工作態度，為企業轉型升級、提高質量而努力。