淺析新形勢下國企煤礦檔案管理模式的創(chuàng)新

文/山西焦煤霍州譚坪煤電有限責任公司 郭金霞

現(xiàn)如今，國企在發(fā)展過程中，對自身的管理模式與工作進行不斷完善，而在實際的煤礦檔案管理工作當中，怎樣運用合理的模式進行管理，是企業(yè)當前在發(fā)展過程中遇到的問題與現(xiàn)狀。所以，不管是企業(yè)的工作人員還是管理人員，都需要對自身的能力進行全面分析，并摸索合理的煤礦檔案管理模式，以此來保障國有企業(yè)在新形勢下不斷發(fā)展。

一、新形勢的概述

新形勢主要指的是一些新鮮事物的發(fā)展形勢，或者是國內外重要時事發(fā)展的新趨勢。在發(fā)展過程當中，社會主義市場經濟改革已經開始步入了新的時代，當世界面臨著一超多強的格局之時，和平發(fā)展、環(huán)境保護意識已經變成了當前全球發(fā)展的主題，成為發(fā)展的新常態(tài)，這是國有企業(yè)當前發(fā)展過程中所要注意的，要防止企業(yè)內部腐敗的發(fā)生，提升員工的責任感，使煤礦企業(yè)向著更好的方向邁進。

當前國企煤礦檔案的管理模式受到新形勢的影響，在管理的過程中加入更多的創(chuàng)新模式，在保障煤礦檔案管理的效率與質量的同時，能逐步加強國有企業(yè)的發(fā)展效果，在今后的工作中能保障各類信息、數(shù)據(jù)、檔案等更加準確。在譚坪煤電發(fā)展過程中，需要狠抓項目建設中的檔案管理工作，從嚴、從細要求自己，為譚坪煤電今后的科研、經營活動提供可靠的保證，以時不我待的緊迫感、兵臨城下的危機感，以永不懈怠的精神狀態(tài)，朝著目標奮勇前行，保障企業(yè)發(fā)展的質量與完善性。

二、煤礦企業(yè)檔案管理的重要性

煤礦企業(yè)是我國的重工業(yè)企業(yè)，隨著我國國民經濟的增長以及基礎建設步伐加快、能源需求不斷增長等等，都需要煤礦企業(yè)的發(fā)展。在當前煤礦企業(yè)發(fā)展的過程當中，檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，若能夠加強煤礦檔案管理模式應用的質量，將會提高國有企業(yè)的工作質量與效率，是維護企業(yè)建設與發(fā)展的重要工作，也是衡量煤礦企業(yè)的業(yè)績與管理水平的重要尺度。在國有企業(yè)運行過程中，會涉及很多的企業(yè)活動，像企業(yè)管理方式、技術開發(fā)與應用、生產銷售工作等等，這些都需要企業(yè)進行詳細的記錄，并在工作的過程中將檔案的內容、數(shù)據(jù)、信息進行完善與補充，確保當前國有企業(yè)的發(fā)展能夠遵循相應的客觀規(guī)律，發(fā)揮出檔案管理應有的作用。

除此之外，在煤礦企業(yè)當前發(fā)展過程中，需要對檔案管理工作進行落實，并制訂合理的管理方案。有必要的情況下，需要借鑒國外的檔案管理方式，使我國企業(yè)的管理工作能夠不斷發(fā)展與完善。對于我國當前市場發(fā)展的情況來講，企業(yè)之間的競爭越來越激烈，而檔案管理工作的好壞對企業(yè)的競爭具有直接的影響，也能為企業(yè)的發(fā)展與合作提供有效的保障。煤礦企業(yè)的檔案管理人員最主要的任務是對企業(yè)的資料進行詳細記載，同時對企業(yè)成長的過程進行記載，企業(yè)的管理人員要針對企業(yè)成長的特點進行分析，在對企業(yè)資料加以分類的同時，也要對已有的資料加以分析和研究，如產品類資料、行政檔案、經營管理類檔案，這些都是企業(yè)最重要的信息，只要對這些檔案進行整理，就能發(fā)揮出檔案管理工作的作用與價值，提升企業(yè)發(fā)展的效率。

三、國企煤礦檔案管理中存在的主要問題

（一）對檔案工作的重視程度不夠。煤礦檔案中記錄著企業(yè)最真實的數(shù)據(jù)與信息，是煤礦企業(yè)的歷史原貌與真實的反映，是企業(yè)生產與建設過程中記錄下來的信息，是煤礦企業(yè)在工作中的第一手原始資料。與國有企業(yè)的經營情況相比，檔案管理工作可能相對來講容易被企業(yè)忽視，因為在企業(yè)發(fā)展與對項目考察的時候，工作人員會通過文字、圖表等方式展開記錄，但是這項工作具有一定的專業(yè)性與復雜性，而且檔案管理工作屬于軟指標，很多領導對于生產經營指標是非常重視的。對檔案工作的重視程度不夠主要體現(xiàn)在兩方面：第一，檔案工作在企業(yè)管理層的領導心中沒有得到重視，檔案管理意識薄弱，監(jiān)督力度不足。第二，對檔案工作的人力、財力、物力的投入力度不夠，雖然可以將檔案工作列入年度工作計劃當中，領導也會安排專門的負責人進行落實，若想真正做到重視檔案管理工作，其實還是有一定距離的。

（二）檔案保管條件差。在對檔案進行管理的過程中，保管的條件是非常重要的，如果檔案保管的條件不好，將會影響到檔案的質量。首先，檔案室的面積過小可能會對管理工作造成很大的影響，因為其管理的容量已經達到了飽和的狀態(tài)，不符合《檔案建筑設計規(guī)范》，這將會影響到檔案的保管質量。其次，檔案室的功能較為單一，除了工作人員對檔案信息進行錄入，對檔案進行保管、借用之外，不再有其他的保管功能，自然會影響到檔案管理的質量。如果說對檔案信息資源進行開發(fā)與利用、檔案編研等相關的工作，由于不具備條件，直接影響到檔案管理的質量。最后，檔案的庫房設施過于簡陋，沒有溫度計、濕度計、防光窗簾等設施，鐵皮柜裝具的占地面積較大，密集柜安裝沒有相應的位置與計劃，導致現(xiàn)代化的設備沒有及時配備，無法達到檔案管理的要求，影響到煤礦企業(yè)檔案管理的運行效果。除此之外，國有企業(yè)在進行檔案管理的時候，如果不重視保密性，將會造成檔案泄漏，對國有企業(yè)的安全造成影響。如果機密文件被泄漏，就有可能造成重大的財產損失與安全問題，這也是檔案管理過程中比較重要的問題。

（三）檔案人員業(yè)務素質相對薄弱。在新形勢下，我國當前的市場已經發(fā)生了很大的變化，在面對國有企業(yè)改革問題時，高質量的人才對于國有企業(yè)的發(fā)展是非常重要的。現(xiàn)如今，從國有企業(yè)檔案管理工作來看，有些檔案管理人員缺少專業(yè)的工作水平與素質，這不僅影響到檔案管理工作的質量，還會影響到檔案管理工作的創(chuàng)新，這是國有企業(yè)發(fā)展過程中最大的問題與隱患。如果檔案管理人員在開展相應的工作時，缺少情報、圖書、計算機等方面的專業(yè)知識與工作能力，很難對檔案管理工作加以創(chuàng)新與完善。檔案管理工作本身是一項具有政策性、專業(yè)性的工作，需要檔案管理人員具有良好的專業(yè)素質與工作水平，這樣才能為國有企業(yè)的發(fā)展提供一定的幫助。很多企業(yè)在針對項目展開工作的時候，由于沒有配備合適的檔案管理人員，或者出現(xiàn)一崗多兼的情況，沒有充足的時間與精力對檔案進行管理、收集與編排，再加上檔案工作很可能會出現(xiàn)變動頻繁的問題，由于工作人員的能力欠缺，會影響檔案管理工作的穩(wěn)定性，如出現(xiàn)歸檔資料沒有及時立卷存檔、借用資料不能按時交接的狀況。此外，由于兼職的管理人員不能意識到其檔案管理工作的必要性，很有可能存在著應付了事的情況，會對檔案管理工作的開展產生負面影響，對煤礦企業(yè)的發(fā)展不利。

四、新形勢下國企煤礦檔案管理的策略

（一）不斷強化意識，轉變工作方式以及理念。在企業(yè)發(fā)展過程中，經濟、科技的發(fā)展與改變使企業(yè)的管理意識出現(xiàn)了很大的轉變，這就要求煤礦企業(yè)的管理人員通過思想、工作等方面認識到其管理工作的重要性，并在實際的工作中找出檔案管理的重點，保證檔案管理的完整性和效率。工作人員必須充分運用有效載體，認真做好對《檔案法》《檔案法實施辦法》的宣傳教育工作，利用推廣宣傳來增強檔案工作的有效性，讓企業(yè)更多的領導干部和工作人員深刻意識到檔案管理工作的必要性，把依法治檔的工作機制落到實處，并對新形勢下企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢加以分析。比如，2019年2月底，譚坪煤電環(huán)保科接到上級開展環(huán)保自查自糾整改的要求，向檔案室借閱了污水處理工程總承包初步設計（修改版）、設備及安裝工程竣工報告、污水處理站處理池變更、定位測量放線、基槽放線混凝土配合等資料。通過長達半年的借閱，為譚坪煤電環(huán)保自查自糾整改工作提供了可靠依據(jù)，保障自查自糾整改方案順利進行，實現(xiàn)了環(huán)境、經濟和社會效益的多贏。作為檔案管理的主要參與者和實施者，檔案管理人員自身的素養(yǎng)對其工作具有非常重要的影響。按照不同的需求與層次進行管理，注重其工作的實質性與效率，讓更多的工作人員融入企業(yè)當中，掌握檔案立卷歸檔的工作流程、檔案目錄輸入的要求等，避免在實際工作中影響到國企煤礦檔案管理的質量與效率。

（二）不斷提高煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質和專業(yè)能力。隨著我國現(xiàn)代網絡技術的不斷發(fā)展，計算機的應用已經趨于廣泛，而煤礦檔案管理工作也呈現(xiàn)著現(xiàn)代化的發(fā)展效果，這些都需要工作人員掌握一定的工作能力與素質，并精通計算機應用等相關的技能，保障煤礦檔案管理的質量。與此同時，為了實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展的效果，所有的檔案會運用電子檔案的方式進行存儲，告別了過去的紙質檔案，這既要求檔案管理人員不斷提升工作能力，還要求精通計算機技術、數(shù)字化技術、現(xiàn)代網絡技術等，這樣能保障煤礦企業(yè)的工作質量。煤礦企業(yè)的檔案主要是針對實際工作的經驗、總結、資源等進行全面的記錄，在實際的檔案管理工作過程中，管理人員要落實好規(guī)范性、導向性，且管理人員要對管理工作的重點進行有效管理，選擇專業(yè)能力比較強的人來承辦工作，并在總結經驗的同時進行系統(tǒng)推廣。比如，為了進一步規(guī)范崗位職責，譚坪煤電綜合辦要重新梳理和完善本單位所有崗位的崗位責任制，使之更具操作性和實用性。2020年9月20日，綜合辦工作人員到檔案室查閱了歷年來部門崗位責任制相關內容，檔案室為其調取了大量相關檔案資料，從中找出了可供參考的資料，并進行了有效整理，切實提高了相關部門的工作效率。企業(yè)需要根據(jù)當前這一情況進行分析，并定期開展相關的管理工作與培訓工作，要求檔案管理工作人員定期參加培訓工作，讓工作人員通過培訓加強自身的新技術、新設備、新方法的能力，在提高檔案管理隊伍信息化、專業(yè)化建設的同時，也能讓國有企業(yè)朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，從根本上保障企業(yè)檔案管理的效率。

（三）完善檔案管理的方式。隨著信息技術的不斷發(fā)展，當前的檔案管理方式正朝著信息化的方向不斷完善，這成為企業(yè)檔案管理工作的重要舉措。身為檔案管理人員，在日常的工作當中需要做好相關的收集工作，對于本企業(yè)的檔案信息收集、立卷歸檔、工作動態(tài)規(guī)律等進行了解，盡可能爭取到檔案收集工作的主動權，滿足國企煤礦檔案管理工作的需要。從這就能夠看出，建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，并對檔案管理所需的軟、硬件設施進行完善，這是當前提高煤礦檔案管理水平的主要方法之一。現(xiàn)如今，譚坪煤電檔案室憑借著扎實的檔案基礎，完整保存了重要原始檔案資料，為譚坪煤電在辦理證照過程中遇到的關鍵性攻關難點提供了有力幫助，助力譚坪煤礦順利取得了年產400萬噸合格證照。從這能夠看出，在實際的檔案管理工作當中，需要加大培訓的力度與完善性，并通過基礎建設、電子檔案等技術對檔案進行管理。根據(jù)國企的發(fā)展情況來看，在對煤礦檔案進行管理的過程當中，需要對管理機構的工作進行整合，并且需要培養(yǎng)具有專業(yè)性的檔案管理隊伍，根據(jù)工作的實際情況制訂合理的管理制度，以此來保障檔案管理工作的質量。比如，2019年9月，譚坪煤電彩鋼房竣工驗收工作正式啟動。根據(jù)竣工驗收的工作要求，必須提供單項工程認證書、安全設施驗收、職防驗收等30項支持性文件。從譚坪煤電2018年復工開始，證照工作進展較快，檔案室及時收集歸檔各項批復文件。項目啟動竣工驗收后，檔案室及時提供了所需的各項文件資料，于2019年9月27日至30日，順利通過了竣工驗收專家組對現(xiàn)場資料的審查，配合礦井圓滿完成了竣工驗收。國有企業(yè)在檔案管理過程中，需要定期對管理機制進行創(chuàng)新，盡可能改變檔案管理的環(huán)境與內容，在創(chuàng)造良好的檔案保管條件的同時，也需要對煤礦檔案管理工作進行創(chuàng)新與深化，使檔案管理模式趨于多元化，以此來發(fā)揮出管理工作的作用，發(fā)揮檔案工作的服務職能。

五、結語

綜上所述，在對煤礦檔案進行管理的過程當中，企業(yè)需要從工作人員的專業(yè)水平、對管理工作的重視程度、完善檔案管理的方式等方面展開檔案管理工作，為的是提高企業(yè)檔案管理的質量。煤礦企業(yè)在對檔案進行管理的過程中，很容易出現(xiàn)檔案信息錯誤、工作繁雜、找檔案花費時間較長等問題，管理人員沒有辦法改善現(xiàn)狀。所以，工作人員需要按照實際的情況制訂檔案管理模式，為企業(yè)今后的發(fā)展提供相應的幫助，確保國有企業(yè)工作的可行性。