高校教務管理系統信息化研究

沈鐿武 徐弼昉 仇琦

摘要：在新時代信息技術和“互聯網+”等高新技術高速發展的背景下，將信息技術引入教務管理工作，實現教務管理系統信息化是教務管理的重要內容。本文從多角度分析了高校教務管理系統中信息化現狀和信息化建設的目標。結合蘇州某高校（S校）在信息化升級教務管理系統中遇到的實際問題，探索出一套行之有效的解決方案，以期待對高校教務管理系統信息化的建設起到推動作用。

關鍵詞：信息技術；教務管理；信息化

教學工作是高等學校最重要的工作之一，而教務管理工作又是教學工作的核心和基礎。在信息技術和“互聯網+”等高新技術高速發展的背景下，如何將信息技術引入教務管理工作，在順應業務和使用需求的基礎上，如何從使用便利性、數據準確性、支撐精細化管理能力等方面推進教務系統建設，是當前高校教務管理人員關注的熱點和難點。針對高校教學運行與日常事務管理信息化研究，不少高校管理人員均提出了良好的對策。

1 高校教務管理中信息化現狀

1.1教學管理制度不規范，缺乏統一性

近年來，我國的高等教育事業飛速發展，為了同經濟社會的變化發展相適應，產生了一些如人工智能、區塊鏈等新興專業。然而，由于倉促上馬，一些學校在制訂新專業培養方案的時候，缺乏全局性、系統性。所制訂的培養方案在執行過程中，陸續暴露出一些問題，所以在教學過程中要對培養方案進行調整。這不僅對教師的教學和學生的學習產生影響，甚至也對相關專業的教學管理工作造成混亂。教學運行過程中，不可避免有一些影響因素。如因教師個人病假、公務出差等情況造成的調停課，由于節假日導致沖突的課程等，這些都會一定程度上影響教育教學的質量。

此外，建立穩定高質量的教學運行管理團隊也很重要。教學管理往往專業性強，人才培養需要花費大量的精力，團隊中的崗位流動調整會對整個教學管理產生一定的影響。同時，新進教師剛踏進校園，在教學工作中不可避免會出現一些困難，學校應加強培養，及時關心幫助他們，使他們快速了解學校的相關規章制度，從而提升教學工作水平。

1.2各管理部門的信息管理系統缺乏溝通協同

由于學校各管理部門的信息管理系統缺乏溝通協同，沒有兼容形成統一的系統，在實際的教學管理過程中，教務管理部門很難及時準確地采集學校各類與教學有關的信息，如學校的場地、教師的信息以及其他教學相關的信息，缺乏宏觀層面的有效管理，使得對這些信息的利用率、準確性偏低。

同時，數據在部門之間存儲、流通，常因某個環節沒有能夠及時處理，導致更新落后，有的甚至引發管理上的混亂。比如，包含了教師職稱、職級、工號等信息的人事系統，教師每年新晉職稱后得不到及時的維護。用于學生管理的奧藍系統（包含了學生名字、學號、專業、獲獎情況、家庭情況等詳細信息）、創新創業管理系統、超星慕課智慧管理系統、綜合實踐管理平臺、畢業論文（課程設計）管理系統等，均是獨立運行的系統，彼此之間缺乏數據共享支持，極大地提升了教務管理的難度。

1.3教務管理工作煩瑣重復

目前，一部分高校在教學運行管理工作中，對于一些管理數據的處理仍然采用手工處理的方式，落后且效率低下。由于數據繁雜，在核對整理這些數據的時候，需要耗費教務管理人員大量的精力。大量的數據需要整理和錄入，其中不乏大量重復性的工作。這不僅浪費了人力和物力，還影響了工作的效率，機械重復的工作甚至還可能造成數據遺漏、錯誤等失誤。同時，由于權責不明晰，有的教學管理部門管理過度。學校的如多媒體教室等教學資源的使用信息只匯總在課務管理人員處，因此，老師和學生要使用教學資源手續就很煩瑣，需要多次往返辦手續。機械煩瑣的管理不僅給師生帶來了不便，使教學資源不能得到充分利用，也消耗了教務管理人員大量的精力，以至于使他們沒有精力開展教學管理研究來提高教學管理水平。

1.4教務管理系統不能完全匹配學校實際情況

由于各個高校的實際情況不同，套用同一個模板的教務管理系統往往不能完全匹配學校的實際教學。軟件開發設計工程師對于教學管理了解不夠深入，導致所開發的一些功能脫離實際，無法使用。同時，復雜的教務管理系統需要配合完善的培訓和后期輔導過程。各個功能的實現需要各部門相互協作，密切配合。對于使用過程中暴露出的問題，軟件開發設計工程師應及時解決，從而不斷優化系統。

2 高校教務管理系統信息化建設目標

2.1立足高校具體管理實際，具有針對性

各個高校由于辦學層次、辦學水平、師資力量等因素的不同，其對應的教務管理方式有所不同。教務管理系統信息化是為了更好地提供教務管理服務，應立足高校的具體實際，符合學校師生和教務管理人員的具體需求，既有管理的普遍規律，又突出具體高校的特色，從而增強教務管理的針對性、實效性。

2.2實現教學資源高效統一管理

高校教務管理工作紛繁復雜，常常使教務管理人員忙于應對機械性、重復性事務。教務管理系統信息化可以提升教務管理工作的效率，減少機械性、重復性事務，減少對人力的依賴，從而達到減輕教務管理人員壓力，助力管理水平提升的效果。同時，教務管理系統信息化還能高效整合，合理分配利用全校教學資源，從而使教學資源發揮最大的作用。信息化可以使全校的教室、實驗室、課程等資源互聯互通，實現資源共享，促進教務管理工作質的飛躍。

2.3落實規范化、標準化管理

作為高校管理工作中最為困難的工作之一，教務管理工作涉及面廣、事務性強、復雜程度高。過去由于缺乏信息化的教務管理系統，在學校繁復的教務管理工作中，教務管理人員難免會摻雜一些個人的感情色彩，出現不規范、不標準的管理。通過高校教務管理系統的信息化建設，則可以落實規范化、標準化管理，突出教務管理工作的核心矛盾，規范問題處置的標準流程，從而使教務管理工作開展得更順暢，提升師生的滿意度。同時，教務管理系統的信息化還能提高工作的上限，從而促進整個高校科研事業的蓬勃發展，提升學校的綜合排名和社會美譽度，為新時代社會主義建設輸送更多的人才。

2.4便捷化操作

由于教務管理人員往往非計算機相關專業出身，其計算機操作能力達不到專業的水平。有的教務管理系統操作過于復雜，流程煩瑣，界面不清晰，信息處理速度慢，這都對教務管理人員開展工作造成了困難。為了提升教務管理人員的工作效率和工作能力，持續推進教務管理系統信息化建設是很有必要的。教務管理系統信息化可以使教務相關數據處理更快、更高效，同時將具體業務流程分解，也明確了各管理人員的職責，減輕了負擔并減少了對人力的依賴。現階段的信息化教務管理系統應確保操作系統方便簡單，易于培訓，從而提升相關管理人員的業務水平。

3 S校教學運行與日常事務管理的信息化升級探索經驗

過去實際操作中，S校教學運行管理方面，由于受到系統、人員、場地等多方面的限制，教務管理系統信息化程度低，許多業務仍然是采用的傳統的人工處理手段，給師生帶來諸多不便。

3.1過去傳統教學運行課務管理情況

3.1.1傳統調停課實際

正常調課事由包括因公出差、參加學術會議、因事、因病等需要調課的事項。調課教師填寫學校統一印制的調課申請表，因參加學術會議、因公出差、因病等事由調課需要附病假證明或會議通知以及相關領導的核準復件。報所在學院教學院長審批同意后，學院教務員報教務處備案。由于投能在系統中實現調停課功能，辦理調停課業務需要耗費教師、教務員及學院領導大量時間且手續繁雜，容易造成紙質調停單遺失、不規范等問題。

3.1.2傳統場地借用實際

S校教務處負責管理、分配和調度學校各類包括多媒體教室、階梯教室在內的各種教室。學生、教師等校內人員如需臨時借用教室，需填寫紙質《借用教室申請單》。經所在學院或部門相關負責人批準并蓋章，到教務處教學運行科辦理教室借用手續。物業憑借教務處開具的《借用教室通知單》，發放多媒體卡給借用者后，方可使用教室。總之，借用教室手續煩瑣，機械的事務性工作不僅給學生和老師帶來不便，也消耗教務管理人員大量精力，致使投有精力來思考提升教務管理水平。

3.2教務管理系統信息化的探索

追趕信息化的時代，盡快更新升級教務管理模式，是教學運行管理的有效手段。S校十四五規劃中明確指出持續推進教學管理信息化建設，進一步優化服務管理流程，完善教務管理系統，打通信息孤島，實現教務管理工作移動辦公。更好落實校十四五規劃精神，推進教務管理中教學運行的信息化，是實現該目標的重要舉措之一。

正是在這種廣泛需求和規劃基礎上，S校于2022年引進正方公司的新教務管理系統，全面推進教學管理信息化建設，有力推進學校發展總目標的實現。在新教務管理系統引進和運行過程中，S校教務管理人員多次與正方公司開會溝通協調，就系統更好匹配學校實際需求提出了意見和建議。新教務管理系統上線以后，與S校實際情況匹配良好，提升了S校的教學運行管理現代化、信息化水平。

3.2.1調停課信息化

教務管理系統信息化中調停課要點：教師能夠網上便捷申請，包括調停周次／節次、地點、教師等，通過學系、學院、教務處層層審核后，以打印單據形式、校園網發布、教務員群通知等形式通知相關單位、教師和學生。教務處系統管理員可以設置調停課的審批步驟。系統中調停課通過審批后，課程對應的教師和學生的課表能夠自動更新至調停后的課表。為方便日常數據統計，支持一鍵輸出調停課統計功能。

信息化升級后調停課總體流程：S校調停課分為調課、補課、停課以及停補課四種類型。調停課的主要流程為，教師提出申請，所在學院的教學院長審批。

調課指因教師、學生或其他原因無法按教學計劃的時間上課，調整至其他時間段上課。補課指因教學需要或其他原因，教師在其他時間段補課。停課指因教師、學生或其他原因無法按教學計劃的時間上課，暫未有預計的補課時間，先履行停課手續，或者指因教學任務變化等其他原因而停課。停補課指在停課的課程中，對某一次的停課，進行針對性的補課。

教師登錄網頁版教務管理系統，找到調停課申請一欄。根據情況，選擇相對應的調課類型（公務公差、個人病假、教學沖突等），填寫相關課程信息，變動信息選擇具體的課程，對應置換的信息進行保存提交，學生課表沒沖突的情況下提交成功，進入審核頁面。教師所在學院教學院長審核通過后，即完成一次調停課。

對于調課后涉及教室調整的情況，待審批過后，物業憑系統中預約記錄發教室多媒體卡后遍可方便使用教室，實現了全程信息化管理。

3.2.2場地借用信息化

3.2.2.1教務管理系統信息化中場地借用要點

（1）可自定義教學場地數據，對多校區的教學場所資源進行維護，并落實到某個校區某教學樓某教室的容量、座位表、考試容量、教學功能等（多媒體教室／機房／實驗室／技能室／語音室等）。

（2）可實現教學場地借用，教務處可以控制借用的時間范圍等。實行二級審核制，學院先審核，教務處再最終審核。

（3）可實現批量大一新生晚自習教室占用功能，以及其他批量借教室的功能。

（4）如有遇特殊情況，所借出去的教室有其他用途，可實現批量通知更改。

3.2.2.2信息化升級后場地借用總體流程

（1）考慮到學生較不熟悉教務系統的客觀情況，學生如有借用教室的需求，由學院輔導員發起，先經學工書記審核，教務處審核通過后，完成場地借用審批。

（2）教師借教室，由教師本人賬號發起，教學活動由學院教務員審核，學生活動由學工書記審核，教務處審核并通過后，完成場地借用審批。

（3）學院教務員借用教室，由教務員發起并審核，教務處審核并通過，完成場地借用審批。教室管理的物業憑系統中審批通過的場地借用情況發放多媒體卡，而后可使用教室。因涉及場地管理，教室借用必須提前至少一天申請。新的教務系統有效實現了場地借用的信息化、無紙化，提升了場地利用率，得到了師生的好評。

結語

教務管理系統的信息化能有效提升高校教務管理水平，在新時代信息技術和“互聯網+”等高新技術高速發展的背景下，將信息技術引入教務管理工作，在順應業務和使用需求的基礎上，高校教務管理人員應從使用便利性、數據準確性、支撐精細化管理能力等方面推進教務系統信息化建設。S校通過對教務管理系統的信息化升級，實現了日常教學運行管理相關業務的無紙化、現代化、信息化，提高了師生對教學運行管理的滿意度，助力他們更好地學習和研究。

作者簡介：沈鐿武（1995-），男，漢族，江蘇蘇州人，碩士，講師，研究方向：高等教育研究；徐弼昉（1990-），女，漢族，江蘇蘇州人，碩士，助理研究員，研究方向：高校教學運行和教材管理研究；仇琦（1996-），男，漢族，江蘇蘇州人，碩士，助教，研究方向：高等教育研究。