論高中學(xué)生檔案管理信息化平臺的建設(shè)

郝慶華

摘要：高中學(xué)生的檔案管理工作是教學(xué)、管理工作得以有效落實的重要基礎(chǔ)條件，同時也是高校管理工作體系的核心內(nèi)容。隨著我國教育領(lǐng)域信息化的逐步推進，高中學(xué)生的檔案管理工作也需要逐漸向著信息化方向發(fā)展。本文通過分析高中學(xué)生檔案管理信息化平臺建設(shè)的意義，探討當(dāng)下高中學(xué)生檔案管理信息化平臺建設(shè)中存在的不足之處，并針對高中學(xué)生檔案管理信息化平臺的建設(shè)提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)生? 檔案管理? 信息化平臺? 建設(shè)

一、高中學(xué)生檔案管理信息化平臺建設(shè)的意義

在之前的高中學(xué)生檔案管理工作中，通常都是由班主任或者是學(xué)生本人將對應(yīng)的紙質(zhì)資料上交到各個科室，分別完成各自職責(zé)下的表格，并實施檔案信息的全面歸檔處理。但實際上，這些檔案通常都是以紙質(zhì)為主，在保存方面存在不足，再加之部分教師的檔案管理意識相對較為薄弱，通常會造成學(xué)生獲獎類的信息歸檔不及時，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)一定的疏漏。借助高中學(xué)生檔案管理信息化平臺的建設(shè)，學(xué)生的各項信息都能夠在電腦端進行全面錄入，也可以在學(xué)籍系統(tǒng)中完成新生錄取工作，相應(yīng)科室可以直接從系統(tǒng)中調(diào)取學(xué)生的學(xué)籍檔案，其他的基本信息不需要二次進行錄入，并且各個科室也可以憑借登錄檔案管理信息化平臺完成各種表格的制作，這對于高中學(xué)生檔案管理的信息收集和管理工作而言提供了極大的便利。同時，高中學(xué)生檔案的信息化管理能夠在幫助相關(guān)人員自動填充各種信息的同時，針對諸如階段測試等方面的數(shù)據(jù)進行直觀化的圖表呈現(xiàn)，幫助教師能夠以客觀的數(shù)據(jù)，針對接下來的教學(xué)計劃做出科學(xué)合理的調(diào)整。同時，教師可以憑借學(xué)生檔案中的家庭地址、成員和電話等進一步強化家校合作的力度，這對于高中學(xué)生信息檔案的利用和整合強化有著重要作用。[1]

二、現(xiàn)階段高中學(xué)生檔案管理信息化平臺建設(shè)中存在的不足

以目前我國高中學(xué)生檔案管理的信息化平臺建設(shè)狀況看來，存在著如下幾個方面的不足：（一）有關(guān)檔案管理信息化方面的硬件設(shè)施配套不夠齊全。高中階段作為學(xué)生學(xué)習(xí)生涯中一個較為關(guān)鍵的階段，校方也將管理工作的重心放在教學(xué)管理工作上，有關(guān)檔案管理方面的工作依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式。即便高校引入了有關(guān)檔案信息化管理的理念以及設(shè)備等，但學(xué)校因為受到發(fā)展資金等諸多因素的限制，與檔案管理信息化相關(guān)的各種終端硬件設(shè)備更新不夠及時，再加之未能得到定時維護和保養(yǎng)工作，導(dǎo)致硬件設(shè)施完全無法滿足檔案信息化管理工作的具體需求。[2]（二）軟件層面與檔案管理信息化不匹配。部分高中學(xué)校在實施檔案信息化管理工作的過程中，使用了單機版電子檔案管理軟件。雖然這種軟件在成本投入方面有著巨大的優(yōu)勢，能夠緩解檔案管理工作資金不足的問題，但實際上這種軟件使用的范圍相對狹窄，無法滿足發(fā)展成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理信息化管理功能需求。同時，各部門之間也無法實現(xiàn)檔案信息的相互共享，致使檔案管理的信息化發(fā)展程度水平相對較低。[3]（三）檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)有待提高。檔案管理工作始終未能得到相關(guān)人士的高度重視，導(dǎo)致相關(guān)的管理工作人員在專業(yè)知識和操作技巧等方面沒有跟隨時代的發(fā)展及時更新。部分檔案管理工作人員在傳統(tǒng)檔案管理意識的影響下，會從內(nèi)心深處抗拒各種檔案信息化管理軟件和硬件的引入，缺乏足夠的工作責(zé)任心，會出現(xiàn)檔案管理工作主觀疏忽的問題，影響檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。

三、高中學(xué)生檔案管理信息化平臺建設(shè)的措施

（一）軟硬件的及時更新

高中學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展，要求高中學(xué)校在建設(shè)相關(guān)管理平臺的過程中，優(yōu)先從軟件和硬件方面建立起完善的檔案管理信息化環(huán)境。學(xué)?？梢栽诮逃I(lǐng)域信息化發(fā)展這一趨勢的時代背景下，將學(xué)校的辦學(xué)資金納出一部分用于檔案信息化管理軟硬件方面的購置。在硬件設(shè)施方面，校方需要結(jié)合目前學(xué)生檔案的實際規(guī)模和發(fā)展狀況，選擇在處理、存儲能力等方面具備一定優(yōu)勢的硬件設(shè)施。學(xué)校在購置信息化管理必須的硬件設(shè)施之后，需要邀請廠商的相關(guān)技術(shù)人員，向檔案管理人員講解設(shè)備的具體操作以及常見的維護技術(shù)，確保硬件設(shè)施能夠在高中學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展中發(fā)揮重要的價值。從軟件層面來看，之前高中學(xué)校慣用的單機版電子檔案管理軟件不滿足成熟網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高中學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展的具體要求。高中學(xué)校更加需要關(guān)注教學(xué)工作方面質(zhì)量的提高，可以與國內(nèi)較為知名的軟件開發(fā)企業(yè)進行合作，在提交學(xué)生檔案信息化管理方面具體需求的前提下，由其開發(fā)專屬的學(xué)生檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，最終建立一個軟件和硬件時代化發(fā)展的檔案管理信息化平臺。

（二）信息化檔案管理制度的健全

在高中學(xué)生檔案管理信息化平臺得到軟件、硬件方面的支持之后，高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層需要關(guān)注檔案信息化管理工作制度的建設(shè)以及完善，結(jié)合學(xué)校的實際檔案管理工作狀況，將信息的錄入、整理、交接等多個環(huán)節(jié)全部囊括其中。在落實學(xué)生檔案信息化管理工作的過程中，需要結(jié)合之前檔案管理工作的具體內(nèi)容，考慮目前信息化社會中對檔案管理工作提出的全新要求，針對工作人員的各項工作職責(zé)以及內(nèi)容以制度形式給出明確的規(guī)定。同時，在管理制度制定的環(huán)節(jié)中，也需要將學(xué)生信息檔案的錄入標準，具體包括錄入的內(nèi)容、時間以及階段測試數(shù)據(jù)和在校期間獲獎情況等信息給出全方面的規(guī)定，要求檔案管理工作人員在第一時間內(nèi)完成信息的錄入及修改，通過責(zé)任問責(zé)制度的實施，問責(zé)在檔案管理工作中出現(xiàn)重大問題的工作人員。高中學(xué)校通過學(xué)生檔案管理信息化工作制度的全方位建立，能夠幫助檔案管理人員在接納信息化檔案管理工作的前提下，明確自身的工作職責(zé)和內(nèi)容，自覺在工作中落實各項本職工作，以此保障高中學(xué)生檔案管理工作的信息化、規(guī)范化發(fā)展。

（三）信息化檔案管理團隊的建立

高中學(xué)校在完成學(xué)生檔案信息化平臺和相關(guān)制度建設(shè)之后，為了保障這一信息化檔案管理平臺發(fā)揮應(yīng)有的作用，高中需要建立一支人員結(jié)構(gòu)組成合理的檔案管理信息化團隊。針對高中學(xué)校目前缺乏專業(yè)人才的現(xiàn)狀，高中學(xué)校完全可以通過薪資和工作環(huán)境的優(yōu)化，從社會外界吸納在信息化檔案管理等方面具備一定優(yōu)勢的專業(yè)人才進入到檔案管理工作隊伍中，配合以點帶面的工作形式，逐步提高高中學(xué)校內(nèi)部原有檔案管理工作團隊的信息化水平。高中也可以定期邀請其他學(xué)校檔案信息化管理方面具備一定經(jīng)驗的優(yōu)秀教師擔(dān)任講師角色，定期組織相關(guān)的檔案管理工作人員落實信息化檔案管理培訓(xùn)工作，確保檔案管理工作人員能夠在檔案管理理念和操作技巧等方面不斷得以豐富和發(fā)展。

四、總結(jié)

高中學(xué)生檔案管理的信息化發(fā)展對于高中教學(xué)以及其他管理工作的落實有著十分重要的作用。針對目前高中學(xué)生檔案信息化管理平臺建設(shè)過程中出現(xiàn)的軟硬件搭配不合理、管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高等問題，高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要在關(guān)注學(xué)生檔案信息化管理平臺建設(shè)的前提下，在資金方面給予硬件和軟件購置方面的支持，配合信息化管理工作制度以及專業(yè)團隊的建立，從技術(shù)、制度、人員三個層面提升信息化管理水平，發(fā)揮學(xué)生檔案信息化管理平臺的作用和價值。

參考文獻：

[1]萬雅麗.普通高中學(xué)生檔案管理的問題分析與對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（27）：67-68.

[2]繆芳.淺談高中學(xué)籍檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）：83-84.

[3]張鴻.信息時代高中學(xué)生檔案管理信息化對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）：41.