事業單位檔案管理信息化建設中的問題和對策探析

摘 要：當前，檔案管理的地位日益提高，事業單位也將其提到了重要日程之上。隨著信息技術應用范圍愈加廣泛，通過將信息技術與檔案管理充分結合，無疑能夠為檔案管理提供更多便利。基于此，有必要重視事業單位檔案管理，引進先進的信息技術，優化事業單位檔案管理架構，全面提升檔案管理效率和工作質量，激發事業單位的發展活力。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；問題；對策

引言

事業單位有必要有條不紊地推進檔案搜集、歸類整理、保管、統計和檢索等多項工作，保證檔案資料信息的完整性，確保檔案目錄的條理性，便于合理利用檔案，推動事業單位發展。隨著社會發展，檔案信息資料不斷增加，對檔案管理的要求不斷提高。若是仍舊以傳統的人工方式或者簡單的技術處理方式管理檔案，就難以落實檔案管理任務。為適應新的發展環境，有必要以信息技術作為優化檔案管理的方式，加快檔案管理信息化系統建設。

一、事業單位檔案信息化管理介紹

事業單位檔案信息化管理是基于信息技術、計算機技術和互聯網技術等，對事業單位檔案開展的一系列檔案搜集、歸類整理、保管、統計和檢索等管理工作，旨在保證檔案管理效果，提高信息資源利用率，激發事業發展活力。在信息時代，應用科學技術成為事業單位檔案管理的重要發展方向。為此，更加需要積極利用先進的信息技術，完善事業單位檔案信息系統，科學借助信息技術管理檔案。

二、事業單位檔案信息化管理價值分析

伴隨著社會發展，事業單位檔案信息數量與日俱增，信息類型具有多樣化的特征。倘若仍舊采取傳統的檔案管理模式，就容易加大檔案管理人員的工作壓力，也容易發生檔案管理混亂問題，不利于科學利用檔案。如今，信息技術發展水平日益提高，應積極將信息技術應用在事業單位檔案管理中。由于信息技術的性能強大，具有智慧化、自動化等特征，有助于大幅提高檔案管理效率，清晰呈現檔案條目。在這種情況下，就可以更好地為事業單位管理人員提供高質量的檔案信息，保證其決策水平。同時，還可以幫助檔案管理人員以及其他人員快速找到所需的資料信息，可以為他們提供檢索便利，加快工作進度。綜上，事業單位檔案的信息化建設符合社會發展趨勢，也符合事業單位檔案管理的發展規劃，應有序開展事業單位檔案信息化管理工作，提高管理水平。

三、事業單位檔案管理信息化建設中的問題

1.檔案信息化管理意識淡薄

在不轉變傳統檔案管理的模式下，不引進先進的科學技術，事業單位檔案管理工作就容易處于止步不前甚至倒退的狀態，對檔案管理以及事業單位發展建設產生消極影響。目前，有的事業單位難以認識信息技術在檔案管理中的重要性，缺乏利用信息技術的意識，無法有效開展檔案管理工作，在一定的程度上影響了管理效果，使事業單位管理工作落后于其他單位。主要表現在以下方面：一是存在重業務，輕管理問題。事業單位多關注業務，側重提高業務水平，但是缺乏關注檔案信息化管理工作。而在得不到充分重視的情況下，事業單位檔案管理工作就容易出現問題；二是受傳統觀念的影響。在傳統觀念的影響下，一些工作人員難以發現信息技術在檔案管理中蘊含的重要價值，缺乏關注信息技術，也缺乏將兩者建立可靠的聯系，常常采取傳統的人工管理手段對檔案信息資料管理；三是其他部門工作人員缺乏大局意識。通常情況下，其他部門工作人員多認為自身做好本職工作即可，不用提出檔案信息化管理建議，也沒有必要做好這些工作。事實上，檔案信息化管理與每個工作人員都具有密切聯系。例如，在檔案信息化管理不高的情況下，其他部門工作人員也就無法獲得準確、全面的檔案信息，導致在工作的過程中受到極大的阻礙。

2.缺乏搭建數字化檔案管理平臺

伴隨著數字技術發展，數字技術性能不斷提高，能夠更好地為檔案管理提供技術支持，科學優化檔案管理工作。然而，事業單位對數字技術在檔案管理中的作用認識并不深刻，極少借助先進的數字技術構建檔案管理平臺，未能使檔案管理具有數字化發展特征。由于缺失數字化檔案管理平臺，加之原有的檔案管理系統缺乏對接，事業單位需要在多個系統中開展檔案管理活動，難以提高工作效率，加之系統缺乏對接更是降低了檔案工作質量。搭建數字化檔案管理平臺能夠更好地順應時代發展趨勢，事業單位有必要采取科學的措施，積極搭建數字化檔案管理平臺。相信通過搭建數字化檔案管理平臺，將會顯著提升事業單位檔案管理工作效率。

3.信息化硬件基礎設施不健全

事業單位檔案管理信息化建設需要先進的科學技術基礎設備設施作為硬件支持，否則就難以保證事業單位檔案管理信息化建設效率。然而，在普遍的事業單位中硬件基礎設備設施大多數處于缺乏的狀態。主要表現在：（1）缺乏高性能的計算機設備，不利于開展檔案管理工作；（2）缺乏存儲和檔案數字化加工設備設施等。在新的發展階段，事業單位工作事項增加，運行加大壓力，而在此期間形成的資料信息更是不斷增加，使工作量逐漸加大。同時，檔案管理難度也在增加。而當前事業單位檔案管理硬件基礎設備設施建設水平并不高，不利于提升事業單位檔案管理水平，因此，需要加強反思，不斷完善信息化硬件基礎設備設施。

4.存在檔案資料信息安全問題

增強檔案資料的安全性，防止出現信息被泄露問題是檔案管理的目標。但是，在管理檔案時容易出現一些信息安全問題。例如，利用病毒竊取與破壞檔案信息。有的非法分子會借助病毒的傳染性、破壞性和潛伏性竊取檔案信息，甚至直接破壞檔案信息。在這種情況下，事業單位檔案信息的安全性就會受到影響，影響檔案利用效果。如果竊取或者破壞的是事業單位關鍵性的檔案信息，則不僅降低檔案管理水平，甚至阻礙事業單位穩定發展。另外，還有直接攻擊事業單位網站。有的不法分子會直接攻擊事業單位網站，導致網絡崩潰，使事業單位難以高效開展檔案管理信息化工作。事業單位檔案資料信息安全問題是不容忽視的，為解決資料信息安全問題，需要采取可靠的措施解決問題。

5.檔案管理人員工作水平不高

若是檔案管理人員工作水平不高，就難以適應檔案管理信息化建設，降低檔案管理利用率。目前，事業單位的檔案管理人員素質水平有待提高。主要表現在：一是專職檔案管理人員不多。檔案管理信息化建設對檔案管理人員綜合素養、專業技能以及工作經驗等要求比較高，以更好地將信息技術運用到檔案管理工作中，并為信息系統構建提出科學建議。如今，高素質檔案管理人員數量不多，事業單位中有的檔案管理人員沒有檔案教育背景，工作經驗不夠豐富，在工作的過程中也容易遇到檔案管理問題，無法順利開展檔案管理信息化建設工作。另外，雖然有的管理人員是檔案專業出身，但是因為缺乏工作經驗，針對檔案管理中的突發問題應對能力低，缺乏掌握先進信息技術應用的能力，對檔案管理信息化工作也缺乏體驗與工作心得，加之思維不夠活躍，不能夠很好地提出創新性的檔案管理信息化發展觀點，同樣影響信息化建設效果；二是缺少專業的檔案管理培訓教育。缺乏對提升檔案管理人員工作水平、專業素養的有力措施，沒有對開展專業化培訓教育，難以提高他們的專業素養。

四、事業單位檔案管理信息化建設中的措施

1.開展培訓教育，增強檔案人員信息化管理意識

對于事業單位來講，有必要樹立先進的檔案管理觀念。其中，可以借助宣傳教育的方式，影響檔案管理人員的思想與行為。一方面，針對檔案管理人員開展宣傳教育活動。增強他們的檔案信息化管理意識，開展宣傳教育活動，如可以在微信公眾號和官網宣傳信息技術在優化檔案管理中發揮的價值，便于深刻認識信息技術的優勢，積極將先進技術應用在檔案管理中。同時，還可以組織競賽活動，使他們在參與競賽的過程中，提高對檔案信息化管理工作的認識；另一方面，針對事業單位對其他部門工作人員開展宣傳教育活動。其他部門工作人員是開展檔案信息化管理工作的輔助者，在他們積極配合的情況下，就容易形成檔案信息化管理合力，強化檔案信息化管理效果。為實現該目的，可以推進宣傳教育活動。其中，要側重在宣傳教育的過程中確保其能夠樹立大局意識，使他們認識到自身工作與檔案信息化管理工作是密切相連的，從而積極推動檔案管理工作。無論是針對檔案人員還是其他工作人員開展宣傳教育活動，都需要保證工作開展的常態化，并及時優化宣傳教育手段，提高宣傳教育水平。

2.搭建數字化檔案管理平臺，保證管理水平

目前，事業單位檔案管理人員需要認識到搭建數字化檔案管理平臺，對于保證檔案信息化建設水平的重要性。事業單位有必要全力搭建數字化檔案管理平臺。一是搜集檔案信息資料，做好備案工作，把握檔案管理工作，避免在管理中出現疏漏之處。二是分類處理檔案信息資料，確保管理效果。其中，檔案主要分為文書檔案、財務檔案、科技檔案和業務檔案等類別。檔案管理人員可以按照這些類別對檔案歸類整理。同時，還需要根據事業單位檔案信息資料，增加檔案類別，科學管理檔案。三是搭建數字化檔案管理平臺，依托數字技術，處理檔案類別和內容等。其中，可以將采集管理、檔案管理、業務管理、檔案庫管理、檔案統計查詢和系統管理等板塊作為系統建設的重要內容，提高檔案管理效率（圖1）。另外，還需要根據實際情況，不斷優化系統。

3.完善檔案信息化基礎設備設施，加強硬件支持

事業單位檔案管理信息化建設是社會發展的必然趨勢，也是事業單位發展的必然需求，為此，需要加大對信息技術的投資和開發利用。引進與完善高性能的現代化設備設施，是促進檔案管理信息化發展的基礎，有必要購買高性能的現代化設施，并結合檔案信息化建設情況，完善硬件設備設施，有利于多項管理工作高效開展。其中，需要開展調查研究活動，掌握信息化建設情況，并了解信息化建設要求，便于建立健全硬件基礎設備設施。還需要引進功能強大的計算機，作為開展檔案管理的工具。同時，還需要配置大型高速交換機、路由器、光端設備和并行處理的高性能服務器等，從而提高檔案管理質量。另外，有必要根據事業單位檔案管理工作需求，增加存儲設備和檔案數字化加工設備設施等的數量，便于提高檔案信息處理水平。

4.采取多種管理措施，以保證資料信息安全

為加快事業單位檔案管理信息化建設步伐，有必要關注資料信息安全問題，保證資料信息安全，否則容易導致事業單位在運行發展過程中產生一定的損失。一是聘請專業技術人員。在信息時代，事業單位在管理檔案的過程中不可避免地會使用到信息技術。而由信息技術引發的安全問題，無疑會對事業單位的快速發展帶來負面影響。通過聘請專業技術人員為事業單位檔案管理信息技術建設提供安全技術支持，防止病毒入侵，防御不法分子對網絡的攻擊，有必要聘請專業技術人員。專業技術人員則需要根據安全管理要求，編寫防盜信息安全軟件，降低檔案管理安全風險，促進事業單位健康發展。同時，還需要定期升級安全系統，提高檔案安全管理水平；二是完善檔案安全管理制度。當前，需要以制度規范行為，使檔案管理人員在處理檔案的過程中遵守安全管理規范，可明確保密條款，并簽訂保密協議，也可深入研究檔案安全管理規范，便于細化管理規范，優化檔案管理制度。

5.提高檔案管理人員工作水平，強化管理質量

通過全面提升檔案管理人員素養，更好地服務于事業單位檔案管理信息化建設。針對檔案管理人員工作水平并不高的問題，可以采取以下措施：（1）引進專業檔案管理人員。引進熟悉事業單位檔案信息化建設技術，并對檔案信息化管理工作具有深刻認識且工作能力強的人員作為檔案管理者，保證其能夠高效開展檔案管理信息化建設工作。可以采取人才引進和公開招聘的方式，做好人才引進工作。在引進人才的過程中，需要對其展開全方位考察，提高人才引進水平；（2）加強檔案管理培訓教育。通過培訓教育的方式，使檔案管理人員在參與培訓教育的過程中增強專業能力。其中，需要構建培訓教育專題，如圍繞“檔案信息系統建設、檔案工作科學化管理、檔案數字化、檔案管理信息系統維護、新時期檔案資源的開發利用”等形成培訓教育專題，從而做好培訓教育工作。與此同時，在開展培訓教育活動的過程中，還需要主動與檔案管理人員互動和交流，幫助他們掌握信息技術應用技巧，便于合理運用信息技術把握檔案管理環節。另外，還可以利用互聯網教育平臺，開展在線網絡教育活動，使其能夠隨時隨地接受培訓教育。

五、結語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設是一項具有遠瞻性的工作。在新時期，有必要直面事業單位檔案管理信息化建設挑戰，及時解決檔案管理信息化建設問題，加快信息化系統建設進度，優化檔案管理人才，更好地服務事業單位檔案管理工作。

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作者簡介：牟林輝（1983—），女，漢族，山東濰坊人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：檔案管理。