新時期加強醫院檔案管理工作的研究

摘 要：作為醫院管理工作的根本組成，檔案管理具有不容忽視的重要價值。加強醫院檔案管理工作不僅有助于提升檔案管理工作系統性與規范化程度，也有利于促進檔案資源深度挖掘與價值持續創造。但是，一些醫院對于檔案管理工作重視程度不足，且存在簡單化、表面化等缺陷與弊端，給檔案管理造成了負面影響。新時期，醫院加強檔案管理工作不僅需要加強宣傳教育，提高認識水平，也需要完善頂層設計，強化制度供給，還需要落實責任主體、明確協作義務以及應用信息技術，完善立體模式等。

關鍵詞：新時期；醫院；檔案管理

作為提供公共衛生服務的重要支柱，醫院不僅隨時隨地在產生檔案，也經常需要挖掘和利用檔案資源。這使醫院檔案管理成為日常管理工作的根本組成，也在長期管理實踐中形成了各具特色也較為成熟的管理機制與模式。不過，受到主客觀多重因素影響，一些醫院檔案管理并未與診療服務齊頭并進，而是隨著習以為常的固定套路循規蹈矩。久而久之，這些醫院檔案管理出現了不同程度的刻板、僵化問題，不僅在一定程度上制約了檔案管理工作提質增效，也間接阻礙了醫院充分挖掘和利用檔案資源。因此，新時期加強檔案管理已經成為推動醫院管理工作全局加快轉型升級的重要組成與根本舉措。

一、加強醫院檔案管理工作的重要意義

1.提升檔案管理工作系統性與規范化程度

對于專業性、技術性特征顯著的醫院而言，檔案管理工作面臨的不僅有大量文件、報告、病歷和處方，也包括眾多圖形、圖片以及影像。因此，需要格外基于嚴格標準、嚴謹要求，實現全面、詳盡、科學的管理。加強醫院檔案管理工作最直接、最直觀的價值和意義，在于提升檔案管理工作的系統性與規范化程度。

換言之，加強醫院檔案管理工作就是要通過更加嚴格、嚴謹的源頭治理，強化制度剛性，以此筑牢檔案管理工作基礎，并確保各類檔案始終沿著制度規范劃定的范圍、流程和規制，實現有序整理、歸納、保管和使用。這不僅是為了提高檔案管理工作本身的品質和效率，也是為了充分挖掘和使用檔案潛在信息價值鋪平道路。

2.促進檔案資源深度挖掘與價值持續創造

在提升檔案管理工作系統性與規范化基礎上，醫院檔案管理能夠形成更加便捷、順暢的檔案信息挖掘機制與模式，即加強醫院檔案管理工作的又一重要意義，在于促進檔案資源深度挖掘與價值持續創造。

醫院檔案不僅是眾多歷史資料的承載基質，也是從中挖掘數據信息價值的渠道與平臺。以開展院史教育為例，院史檔案就是展現醫院重新建到發展壯大的見證。無論是建院文件、創始人照片，還是重大歷史事件記錄、證書證件，各類檔案資料都是后來者了解醫院發展歷程的重要憑證。這些珍貴檔案不僅是幫助新員工熟悉環境、融入集體的重要素材，也是醫院開展思想政治教育、激發凝聚力、向心力的重要方式與措施。

二、醫院檔案管理工作的常見問題

1.重視程度不足

雖然檔案管理屬于醫院管理工作根本性組成，但相對后端的位置決定了檔案管理在展現價值方面的相對隱性。這種特殊性也造成個別醫院對于檔案管理工作缺乏足夠重視，并非指個別醫院欠缺檔案管理工作環節，而是指其在檔案管理工作中存在諸多缺陷或漏洞。

譬如，針對檔案管理工作的制度規劃較為粗放，往往原則性有余但執行力欠缺。也有個別醫院在檔案管理工作過程中存在形式大于實質的問題，也就是檔案管理未能與醫院現實需求緊密相關，而是自行其是、互不關聯。這不僅在很大程度上限制了醫院檔案作為珍貴信息資源的價值創造能力，也不利于醫院優化檔案管理工作機制與模式，造成檔案管理成為管理全局優化相對欠缺的版塊之一。

2.簡單化、表面化

由于在管理思想上存在重視不足的問題，一些醫院檔案管理還存在程度不同的簡單化與表面化問題。這些醫院將檔案管理等同于檔案保管，認為只要將檔案及時收集、整理后歸檔保存就萬事大吉，包括醫院領導在內的各環節均未意識到檔案潛在的價值。換言之，停留在保管階段的檔案管理其實是對檔案數據信息的極大浪費，也不利于醫院總結歷史經驗教訓、修正錯誤與不足。

三、新時期加強醫院檔案管理工作的主要方法

1.加強宣傳教育，提高認識水平

醫院檔案管理工作不僅是一項高度專業、系統性、長期性的工作，也是與所有內部機構、成員緊密相關的協同性管理工作。因此，加強醫院檔案管理工作絕非檔案管理一個部門單打獨斗，而是需要全院、全員全面配合的整體事項，需要醫院內部所有部門、人員對于檔案管理具有科學認知、統一思想觀念，以此基于全院合力共同推動檔案管理提質增效。新時期，加強醫院檔案管理工作需要加強宣傳教育、提高認識水平。

比如，組織講座或短期培訓。醫院檔案管理部門應當主動承擔宣傳教育責任，在院領導牽頭組織下，檔案管理部門定期組織專題講座或短期培訓。醫院可結合實際情況，采取科室輪流學習或抽調專人學習后再普及等多種形式。講座或培訓的內容既要包括檔案管理基礎理論和常用技巧，也應涉及檔案數據分析原理、原則、類型和方式等內容。總之，要通過講座或培訓引導全員樹立科學思想，尤其需要糾正長期以來對于檔案管理的成見或偏見。

又如，召開院史學習或案例分析會。醫院檔案中的院史資料，對于了解醫院發展史具有重要的意義與價值。醫院可以通過組織院史學習的機會，宣傳檔案管理的重要性，引導全院人員端正思想，重新認識檔案管理的內在價值。此外，利用科室或部門會診等機會，借助檔案數據開展案例分析，也能展示檔案管理的重要價值，對于提高全院人員認識水平同樣重要。

2.完善頂層設計，強化制度供給

包括檔案管理在內，醫院管理工作具有極為顯著的系統性、規范化特點。同樣，在加強檔案管理工作時，制度設計同樣具有決定性影響。因此，新時期加強醫院檔案管理工作還需要完善頂層設計，強化制度供給。

首先，加快完善檔案標準制度構建。特別是在全面推進信息化管理的時代背景下，醫院檔案管理同樣面臨著數字化、數據化轉換的現實要求。這不僅是檔案管理全面信息化轉型的先決條件，也左右著數字檔案深化數據挖掘的能力水平。因此，醫院檔案管理應加快完善標準體系構建。該制度體系的重點與要點在于建立健全醫院電子檔案統一標準，尤其是早期歷史檔案相對缺乏制度規范，在填制階段極有可能存在較為突出的缺失或錯漏問題。這些原始檔案在數字化轉化過程中，極有可能因為規制或內容缺陷無法被系統識別，導致檔案管理信息化系統出現盲區與空白點。因此，醫院檔案管理需針對此類情況加緊完成標準制度構建，以便為后續數據挖掘奠定更為扎實的制度基礎。

其次，加快傳統紙質檔案向電子檔案轉換制度建設。許多醫院建院時間早、發展歷程久，檔案數量既多且雜。這些歷經不同時期形成的檔案并非普遍適應當下檔案管理的客觀要求，尤其部分紙質檔案至今仍然未能完全納入信息化管理體系內。出現此類問題固然緣于傳統紙質檔案，在標準規制等方面不適應現代要求，但也不排除管理制度缺陷造成工作拖沓、管理滯后的情況。因此，醫院在制度設計層面應加快對紙質檔案的數字化轉換。

最后，應分步驟、分階段規定紙質檔案向電子化轉換的時限要求，可按檔案形成時間分年度推進。基于就近原則，先將建檔時間較短、日期較近的檔案實現數字化轉換，再逐步前移至較早時期的歷史檔案等。

3.落實責任主體，明確協作義務

醫院檔案管理雖是檔案室的核心工作，但檔案填制卻起始于各科室或部門。換言之，檔案管理涉及所有內部機構與成員，也需要全院、全員通力合作才能實現更加優質高效的檔案管理。這就需要醫院通過落實責任主體，明確協作義務，達到加強檔案管理工作的目標。

醫院需要結合檔案管理各項要求將不同部門、崗位、職務分別賦予相應的管理責任。比如，填制表格類檔案時要字跡工整清晰、內容完備無缺失以及落款簽名并附帶填制日期等。同時，要明確各部門、科室及其成員，切實履行協助執行檔案管理工作的各項責任義務，如按時提交檔案、臨時保管檔案須確保安全完整等。

落實責任主體的重要性不僅在于形成一一對應的管理責任機制，也是為了通過責任主體義務警示全院、全員關注和重視檔案管理，進而從根本上避免忽視、漠視檔案管理的不良狀態。明確協作義務是為了促使醫院檔案管理形成合力，也就是以制度剛性約束防止檔案管理浮于表面。這也是醫院檔案能夠實現數據挖掘與價值再創造的前提與先決條件之一。

4.應用信息技術，完善立體模式

信息時代背景下，信息技術已經成為解決各種管理難題的突破口。同理，新時期加強醫院檔案管理也需要應用信息技術，完善立體模式，以此推動醫院檔案管理向持續深化數據信息價值挖掘前進。

第一，建立全面覆蓋、集成統一的信息化管理平臺。具體而言，就是盡快將檔案管理平臺與其他信息化平臺之間實現互聯互通。作為提供公共衛生服務的中堅力量，醫院在建設信息化管理制度進程中起步較早，探索歷程較長。然而，受到技術發展、管理理念漸進發展影響，一些醫院信息化管理體系建設在信息化平臺建設層面存在階段性特點。不同時期或階段，醫院信息化管理體系構建各有側重，以至于出現數量不等的平臺系統，但這些平臺之間無法互聯互通。

顯然，相對割裂的平臺本身就不利于實現集成化、集約化管理，無法將海量數據資源進行全面、完整地整理歸納和分析研究。因此，唯有先形成一個覆蓋全部數據信息、集成統一的信息化管理平臺，醫院才能對所有數據開展系統性管理。

從更加本質的根源講，整合信息化管理平臺就是從根本上避免信息壁壘。眾所周知，信息壁壘是妨礙數據分析、降低數據信息挖掘真實性與可靠性的最大掣肘。只有基于唯一的信息化平臺，醫院檔案管理才能在硬件基礎設備設施建設層面，確保檔案信息挖掘的完整性、全面性，才能最大限度地提升檔案數據信息挖掘潛在價值。這也是信息化管理背景下醫院加強檔案管理工作的核心與關鍵之一。

第二，完善精細化數據標準體系建設。在建立健全一個高度統一的信息化平臺基礎上，檔案信息挖掘的真實性、可靠性取決于原始數據的全面性、完整性。只有在檔案信息生成源頭確保其全面、完整、客觀、詳盡，后續的數據價值挖掘才能保障不失真、不失實，否則就是“失之毫厘，謬以千里”。

只有確保數據采集標準足夠細化，醫院檔案管理才能以制度剛性確保不留漏洞、不存空白，才能為檔案管理數據信息挖掘夯實基礎，做好鋪墊。精細化數據標準體系建設至少需要采取兩步走策略，一是總結經驗。也就是立足于醫院歷史經驗累積的豐富檔案數據背景，在標準設計時最大限度地滿足現有檔案數據采集與管理的所有要求；二是參考未來發展目標。也就是結合醫院對檔案數據信息未來要求，在細化標準時留足余量，以滿足較長時間后檔案數據分析與價值挖掘的潛在需求。

5.構建常態化、長效化檔案數據分析機制

檔案管理的重要性絕不僅僅在于資料收集的及時性與存儲保管的完整性，更重要的是對豐富歷史數據的信息挖掘與價值產出。即，要通過檔案管理工作不斷挖掘數據表相之下的信息價值，只有使檔案不斷展現也有利于當前及未來工作的潛在價值，檔案管理工作才能切實體現其助力組織生存與發展的現實意義。就醫院檔案管理來說，常態化、長效化地分析檔案數據不僅有助于完善現有工作體系與模式，更有利于提高公共醫療衛生服務的創新性、創造性，也就是基于歷史推動挖潛與革新。而這就需要醫院針對檔案管理工作構建常態化、長效化檔案數據分析機制。

比如，在醫院現有規章制度體系中增加并強化涉及檔案分析的內容、條例，尤其需要將檔案數據分析納入醫院日常管理一攬子規劃方案中。通過強化制度，大幅提升醫院檔案管理數據分析的前瞻性、規劃性，從而使檔案數據資源挖掘逐步成為一項日常工作。

又如，針對醫院檔案管理數據分析成立專業工作小組。醫療檔案的專業性、技術性、嚴肅性以及復雜性決定了其對人的整體素養要求極高。只有從骨干隊伍中抽調專業人才、高端人士負責檔案數據分析，醫院檔案資源才能充分展現出數據信息挖掘的全面性、權威性、科學性及實用性。

四、結束語

醫院檔案既包括記載院史的文獻典籍，也涉及大量技術材料、診療文件或影像素材。因此，醫院檔案管理工作具有專業性強、類型多樣和復雜嚴謹等顯著特點。這不僅決定了醫院檔案管理工作需要高度的系統性與規范化，還需要滿足一定專業技術要求。然而，作為相對后端的管理工作，一些醫院并未對檔案管理樹立正確、科學的認知，僅僅將檔案作為歷史材料簡單存貯和保管，造成醫院檔案管理機制、模式長期一成不變，已經與快速發展的客觀環境拉開差距，不僅不利于醫院檔案管理實現科學化與現代化，還會不同程度地制約檔案數據資源挖掘與價值創造。因此，新時期醫院加強檔案管理需要立足時代發展的要求，充分利用以信息技術為代表的多種前沿技術，使檔案管理得到更多現代科技手段的全面支持。同時，要通過更加戰略、宏觀的管理視角創新檔案管理基本架構，使醫院檔案數據更易分類整合、歸納統計。在此基礎上，醫院檔案管理才能在更加集中化、集約化的體系下暢通途徑、便捷方法，并持續拓展檔案數據挖掘的廣度與深度，以此促使醫院檔案實現更加持久且豐厚的價值創造。這不僅是新時期醫院加強檔案管理的重要方法，也是基于結構重塑優化檔案管理機制與模式，促進管理工作全面創新且可持續開展的必由之路。

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作者簡介：李波（1983—）， 男，漢族，山東泰安人，碩士，館員，研究方向：衛生事業管理。