大數據時代教育系統檔案信息化管理優化策略

摘 要：近年來，得益于國家對教育的重視，社會教育管理工作得到高速發展，教育網絡化、教育社會化、高等教育產業化成為主流發展趨勢。但是教育系統內檔案信息化管理的發展程度仍然處于初級階段。這對新時代教育系統檔案管理工作提出較高的要求。本文圍繞大數據時代教育系統檔案信息化管理的必要性、面臨挑戰、優化路徑展開分析，推動檔案管理體系得到進一步優化，為教育系統未來發展提供啟發與幫助。

關鍵詞：新時代；教育系統；信息化管理；高質量發展

在中國式現代化發展背景下，我國計算機網絡、人工智能、數據挖掘、區塊鏈等新興技術得到廣泛應用，檔案信息化管理得到不斷發展。但是目前教育系統內，對于檔案信息化管理仍然存在重視程度不夠、平臺建設不健全、管理體系有漏洞、人員素質水平低、檔案數字化進程緩慢等問題，嚴重制約教育事業的可持續發展。如何在未來實現教育系統檔案的完全信息化管理，打造專業能力強、綜合素質高的干部人才隊伍，形成科學有效的管理體系，實現系統平臺的優化升級，進一步保障數據的安全性、完整性，是新時代教育部門需要深入研究的課題。

1 大數據時代教育系統檔案信息化管理必要性

1.1 提供可靠決策依據

計算機技術的發展，推動教育系統的檔案管理由傳統的紙質檔案管理轉變為以電子文件為基礎的數字管理。通過多渠道、多角度、多途徑、多手段整合信息數據，形成完善的專業數據資源庫，經系統平臺的數據處理。各類檔案得以更加完整、直觀且動態方式呈現在人們面前，促進管理者可更加直觀地了解各個單位教育工作整體發展情況，進而得以做出正確決策。

1.2 保障教育高質量發展

教育系統檔案實現信息化管理，可充分利用計算機網絡、人工智能、掃描技術、云計算等現代科學技術，實現文字、圖像、音頻、視頻等檔案信息資源進一步處理、管理、開發、利用。加快檔案資源數字化和信息管理利用標準化、網絡化，把檔案管理人員從繁重、單一的工作中解脫出來，進而促進檔案價值的高效發揮，為社會各方面發展提供各類現代化服務，促進教育檔案事業高質量發展。

1.3 提高整體教學質量

在教育檔案中，教學檔案是較為關鍵的組成部分，其是在教學活動中直接形成，具有保存價值的文字、圖像、音頻等各種形式的歷史記錄，真實反映教學情況，具有依據、憑證、參考的作用。在中國式現代化發展背景下，教育工作逐漸走向多元化、多樣化。每時每刻都在產生大量的教學檔案，依托現代新興科學技術實現信息化管理，實現對各類教學檔案信息的快速收集、安全存儲和高效利用，可為今后教育工作的重點、改革方案的制定和教學計劃的擬定提供重要的決策參考。同時，教學檔案實現信息化管理，也為實現教育系統內部各學校落實立德樹人根本任務，堅持遵循教育規律辦教育，堅持強化學校管理能力抓教育，堅持提升師資水平抓教育，堅持有力督導科學評價抓教育，完善以提高教學質量為導向的管理體系，促進教育教學質量全面提升提供了重要的理論基礎。

2 大數據時代教育系統檔案信息化管理面臨挑戰

2.1 缺少完善管理平臺

由于教育系統常年積攢的檔案較多，涉及部門單位、中高等院校較廣，工作量過大，且隨著教育水平的提升導致其中的文件結構較為繁瑣，產生大量結構化和非結構化的數據信息。如果僅靠人工管理的方式進行分類整理，不僅會產生一定的工作誤差，還會因為效率過低嚴重影響工作正常開展。在信息化快速發展的社會，檔案以電子文件管理的方式逐漸普及。但是在教育系統內，總體信息化管理水平較差，受政策及財政資金等方面的影響，信息化硬件設備和軟件功能建設工作開展力度較低，教育系統缺乏生產、接收、管理、利用、共享電子文件的基礎網絡，難以從根本上實現檔案信息化管理。同時，部分教育系統管理者自身難以充分認識到檔案信息化的重要性，相關制度標準制定、業務工作推動、爭取上級支持、重點設備引進力度不夠，整體信息化設備體系始終處于落后狀態，得不到完善、優化與內外部保障。

2.2 缺乏科學有效管理體系

一是教育系統管理者缺乏對檔案信息化管理的認識。在頂層設計方面未重視信息化工作，沒有進行充分的市場調查研究，未制定配套的制度標準與工作實施方案，未建立科學合理、行之有效的網絡安全運行機制。二是對信息化技術在檔案行業的應用沒有深入認知。管理系統平臺建設只是浮于表面將基礎功能羅列，流于形式，與實際管理業務脫節。三是對檔案工作者日常監督、考核檢查機制不夠完善。在檔案信息化工作開展過程中，有檢查沒督辦，重使用輕管理的現象還比較普遍。有關人員在工作過程中對嚴格遵守各項檔案信息安全管理制度重視不夠，失職瀆職問題追責問責力度不夠，導致“不出問題沒人管，出了問題才處理”的現象頻頻發生，不能夠做到對檔案數據的實時采集和優質管理，從而直接影響教育檔案工作的質量。

2.3 管理人員綜合素質水平有限

隨著時代的發展和各項新興技術的不斷優化升級，在教育系統檔案信息化工作中，理論知識扎實、專業能力強的人才匱乏，是目前信息化發展速度緩慢的關鍵因素。一是教育系統各部門單位、學校的檔案管理人員大多是兼職，年齡較大，學歷較低，缺乏較為完善的數字管理知識基礎，不能夠熟練操作計算機與系統平臺，無法適應當今社會對檔案的信息化管理需求，對于計算機技術理論知識和實際應用操作能力掌握較少，嚴重制約了電子檔案建設管理工作的推進和運轉[1]。二是檔案管理人員由于長期處于傳統工作模式下，依賴性較強，現有精力和思想認知基礎無法在短時間內通過學習、培訓的方式提高信息化管理能力，在信息化轉型升級初期難以適應嶄新的管理方式，與此同時，系統內部“重發展、輕培訓”，在信息化技術水平提升方面開展的線上線下培訓活動較少，難以促進檔案管理滿足新時代要求。

3 大數據時代教育系統檔案信息化管理優化路徑

3.1 提升檔案人員信息化水平

一是持續加大信息化專業人才引進力度。在教育系統人員招聘中，要重點篩選既具備現代檔案管理能力，又具備專業信息化理論素養的優秀人才。二是要扎實開展信息技術與檔案工作深度融合活動。通過“引進來”和“走出去”的方式，在信息技術培訓、資源庫的建設、教學軟件應用等方面開展集中授課、分段培訓、觀摩講學、技能比賽或者外出參觀活動，持續強化信息化管理意識、理論知識水平和實操技能，助力檔案工作者認清形勢，更新觀念，理清思路，堅定信心，提高對檔案信息化工作重要性的認識，及時了解自身系統內外檔案信息工作發展現狀，聯系實際，融會貫通，學習借鑒好的經驗做法，提高檔案信息化水平，強化實際操作能力，進而切實抓好本單位檔案信息化工作[2]。三是建立健全日?？己斯芾碇贫?，在信息化工作開展過程中進一步加強事業整體規劃和基礎管理工作，客觀全面反映各種情況，及時發現問題并持續改進，促進教育系統內部基礎設施、人才資源、應用系統之間相互協調，資源共享，最大程度發揮信息化優勢，推動工作平穩有序開展。

3.2 完善檔案信息化基礎建設

一要加強領導，夯實基礎。教育系統內部單位主要領導要積極對接上級分管部門，根據自身需求爭取財政支持，持續加大資金投入力度，切實把檔案事業發展所需硬件、經費等納入制度化軌道。在軟硬件建設上給予全力支持，順利完成系統內各單位信息化綜合檔案室改造。系統平臺機房要配備專業應用服務器、高功能交換機、精密空調、恒濕消毒凈化一體機、專用計算機、掃描儀、網絡存儲設備等。確保硬件設施齊全完備，全面滿足檔案信息管理工作需要，使得檔案管理工作能夠快捷、便利、高效進行。同時要對項目招投標以及資金支付等環節進行日常督促和指導，切實保障資金安全規范高效使用，為推動檔案信息化管理工作長期穩定運行提供重要物質基礎[3]。二要加強數字資源建設。按照“存量數字化、增量電子化”的要求，有計劃、有步驟地全面開展教育系統內部各單位檔案數字化加工、數據校核、檔案補掃、條目著錄等工作。根據實際情況對所有數字化成果進行全面檢查核對，真正做到“底數清、情況明、數據準”。同時要著重推動“檔案信息一體化”系統構建，實現系統內各單位協同辦公系統與數字檔案室系統數據打通。探索電子文件在線歸檔工作機制，保證立檔單位檔案數字化后可及時向系統管理平臺在線移交電子檔案數據。逐步建立涵蓋教育行業內全面、系統的檔案信息資源數據總庫，進而提升檔案服務的網絡化、便利化水平[4]。

3.3 健全檔案信息化管理模式

一是要成立檔案數字信息化管理領導小組。配備具有檔案管理知識的人員負責管理工作，形成“集中統一領導、分層分級管理”檔案工作領導機制。二是要制定信息化建設實施方案。落實專人，夯實責任。建立檔案室管理、數字檔案信息化管理、數字信息安全保密等行之有效的信息化管理制度。不斷完善各項管理制度和工作流程，使整個信息化管理工作有章可循，有法可依，堅決杜絕在教育檔案管理各個環節中的不規范行為，提升檔案信息化工作規范化、標準化、制度化水平。三是教育系統主管部門要定期下發通知，明確要求系統內各部門要將檔案信息化建設，與其它工作同安排、同部署、同落實，加快檔案數字化建設步伐，為實現部門學校之間檔案信息資源在線數據移交、查閱利用、數據融合奠定基礎。

3.4 推進檔案資源安全化管理

一是進行專題培訓。召開專題學習會，對教育系統全體檔案管理人員進行檔案信息安全教育培訓，重點講述檔案信息與保密工作的重要關系、檔案信息在保密工作中存在的突出問題、檔案信息保密的重要性和泄密的危害、泄密發生后違法違紀責任追究等有關內容。進一步增強干部職工的檔案信息安全意識[5]。二是開展自查整改。各地教育主管單位應以信息安全工作檢查為契機，設置檔案信息安全領導小組，可結合節假日安全工作檢查，對本地區中高等教育事業單位，基礎教育事業單位，成人教育事業單位、各類培訓中心的辦公電腦、信息化機房等進行全面排查，針對排查中發現的問題，制定安全隱患整改清單，責令專人負責、限期整改，防患于未然。三是健全完善安全管理制度。根據工作職能調整，完善教育系統各部門單位檔案信息安全工作管理機制，如制定“網絡與信息系統安全應急預案”“計算機及計算機網絡使用管理規定”等規章制度。要求全體檔案管理人員簽訂“在崗人員保密承諾書”，嚴格落實檔案信息安全責任制，進一步確保檔案信息安全工作落實。四是加強數據管理。把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環節，利用現代化手段全方位做好檔案安全保密防護，加強檔案數字化外包服務企業管理，建立檔案數字化外包保密制度和檔案數字化外包流程操作規程；落實技防措施，嚴格計算機設備、網絡、數據光盤等載體管理，建立健全數據庫質量，嚴防失密事件發生；加大信息安全的維護，將網絡技術、通信技術等與檔案管理有機結合起來，在提升檔案信息共享傳遞效率的同時[6]，充分利用有效的技術手段保障網絡檔案的信息安全，為數字檔案建設高質量高品質發展提供有力保障。

檔案是教育事業發展的歷史證明，是教育教學管理的直接依據，是各級學校文化的重要載體，對于事業發展、歷史留存、經驗總結、文化傳承都有著不可替代的作用。檔案信息化是加快檔案事業發展的“火車頭”，是實現檔案自動化、實時化、網絡化的“橋頭堡”。隨著網絡信息技術的飛速發展，教育系統對檔案信息化工作提出了更高的要求，為強化檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化和社會化的進程，對接社會和群眾檔案利用需求服務，教育部門領導者和檔案管理人員要切實增強做好檔案工作的歷史感、使命感和責任感，強化信息化歸檔意識、整理意識和信息安全意識，求真務實、開拓創新，注重發揮系統內部檔案部門和檔案工作者的主觀能動性和創造性，緊緊圍繞互聯網信息化時代要求，借助計算機網絡、人工智能、云計算、大數據、物聯網等新興技術在檔案管理模式、數據信息安全工作上邁向新的臺階，為教育行業實現新時代高質量發展貢獻檔案力量。

參考文獻

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[2]劉筱筠，丁汀，李婕，蔣智林.應用型高校電子檔案建設的困境及其高質量發展創新路徑[J].文山學院學報，2022，35（06）：91-94.

[3]解詠晉.教育信息化時代下高校檔案信息化管理建設研究[J].知識經濟，2016（04）：154-155.

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[5]譚果.教育信息化發展時代高校檔案信息化管理建設的研究[J].科技風，2017（10）：278.

[6]牛耀偉.新時期事業單位檔案信息化建設分析[J].蘭臺世界，2023（05）：124-126.

作者簡介：付偉（1972— ），臨沂市蘭陵縣教育和體育局人事檔案管理員，館員職稱，研究方向：教育系統人事檔案管理。