信息技術視角下機關事業單位檔案管理工作的實施對策

摘 要：由于機關事業單位檔案數量越來越大，以傳統模式為主的資源統計已難以適應現代檔案管理的需要。在機關事業單位的檔案管理工作中引進信息技術，對進一步完善單位檔案管理工作，提高工作效率具有重要意義。信息技術強大的信息采集與集成功能，能夠實現對檔案資源的最大化利用。基于此，本文對信息技術視角下機關事業單位檔案管理工作的實施對策展開探討，以供參考。

關鍵詞：信息技術；機關事業單位；檔案管理；實施對策

在網絡技術迅猛發展的背景下，機關事業單位的檔案管理工作離不開數據的支撐，僅憑人工開展檔案管理工作是遠遠不夠的，必須引入和發展信息化技術。在檔案管理工作中運用信息技術，促進機關事業單位智能化發展和整合，使檔案管理工作變得更有效率和精度，提高信息的應用效率，為機關事業單位的發展提供了更多的數據保障。

一、信息技術在機關事業單位檔案管理中的優勢和價值

1.有利于節約資源

將紙質文件轉換成電子版文件后，可以將其歸類并存放在對應的網絡空間。需要查詢信息的人員可以在任何時候查詢、調閱所需要的檔案資料。這樣一種以電子化方式為基礎的管理方式，代替以往的紙質文件模式，在降低資源消耗的同時，還提高了其使用效率，與當前國家所倡導的節能、環保發展方針相一致。

2.有利于提升管理效率

檔案管理信息化方便了各項工作的開展。信息技術能夠按照不同使用群體的具體要求，設置適當的程序，實現對數據的歸類與整理。終端設備設施能夠依據使用者的查詢要求，迅速將有關資料鎖定，并將其推送給有需要的人員。將網絡技術應用到事業單位的檔案管理中，能夠提升資源共享的有效性，及時獲得更多的信息，從而提高工作效率，縮短工作時間，為使用者提供更高質量的服務。

3.有利于提升檔案的安全性

以往機關事業單位的檔案都是存放在一個相對固定的空間，工作人員要時刻注意檔案存放環境的改變。在存放過程中，要一直將檔案放在陰涼和干燥的地方，要做好相關的防蟲防霉工作，以免造成檔案的損壞。另外，在單位搬遷的時候，如果檔案沒有得到妥善管理，也會出現檔案資料被泄露、遺失等情況。而將信息技術運用于檔案管理工作中，可以很好地解決以上問題，實現以電子存檔代替傳統紙質歸檔的方式。通過使用一定的儲存空間可以實現檔案的備份，從而保證檔案的完整與安全。對檔案資源的查詢與調取，已不存在時空上的局限，只要有關人員取得一定授權，就能精確地找到并下載到各類檔案資料，不僅保證了檔案信息的安全，還能夠提高機關事業單位的檔案管理能力。

4.有利于優化機關事業單位結構

隨著信息技術在檔案管理工作中的發展與運用，機關事業單位的結構模式也在進一步優化。在檔案的搜集、分類和整合方面，利用信息技術開展檔案管理的工作效率遠比人工操作要高得多，不僅不需要耗費太多的時間，還減輕了單位的人力成本，使機關事業單位的組織架構更為完善，人事編制更為科學，為單位的發展提供了強有力的支持。

二、機關事業單位檔案管理工作存在的問題

當前，我國的機關事業單位在開展檔案管理工作時，暴露出了一些迫切需要解決的問題。

1.思想認識不足

在機關事業單位的日常工作中，更加注重的是采取什么樣的方法來提高工作效率，以及怎樣提高其經濟效益和社會效益，而往往忽略了對檔案開展有效的管理。即使有些機關事業單位開展了，也僅限于檔案資料的搜集、整理和保存等表面工作，很少研究檔案管理信息化建設、有價值檔案資料的利用等方面。這些問題不僅使機關事業單位檔案管理工作水平下降，還會給單位的建設和發展造成很大阻礙。

2.制度不夠健全

只有建立和完善規章制度，才能使檔案工作更加科學和規范。但是，從現實情況來看，機關事業單位的檔案管理工作制度仍然存在著一些缺陷。特別是在實施檔案管理信息化之后，許多工作都有了很大的變化。此時，若繼續依照原有的制度開展有關工作，將會出現不適應的情況。另外，因為有不完善的安全管理制度，信息技術也無法得到充分利用，所以，機關事業單位必須結合實際情況，優化和改進相關制度機制。

3.信息化程度較低

在科學技術持續發展的大背景下，信息技術在檔案管理領域中的應用也越來越普遍，很多機關事業單位為了跟上時代發展的腳步而不斷做出改變，構建檔案管理信息化平臺。但是，由于缺少經費和技術的支持，該平臺的功能并不完善，不適合機關事業單位檔案管理工作的實際需要。所以，目前的機關事業單位檔案管理還處于相對落后的狀態，這對提高單位內部的檔案管理層次和質量都有很大的影響。

4.檔案利用欠缺

首先，在開展檔案管理工作時，重點是挖掘并使用有價值的數據和信息，這樣才能為檔案管理工作的平穩發展作出貢獻。其次，是借助大數據和互聯網等一些先進的信息技術，構建一個較為完善的檔案數據庫，更好地支持單位開展的相關管理工作。就目前的實際狀況而言，機關事業單位檔案資料的開發與利用還有很多不足之處。比如，單位內部各部門間的溝通聯系仍然不順暢，檔案資料的服務質量不高等。最后，要想徹底扭轉這種局面，必須進一步加強對檔案資料的挖掘與利用。

5.檔案管理人員素質偏低

推行檔案信息化管理，必須提高檔案工作人員的業務水平。但目前單位內部檔案工作隊伍的整體素質和業務水平與檔案信息化發展的水平存在較大差距。所以，必須與現實相聯系，采取行之有效的措施來改進這一現狀。

三、信息技術視角下機關事業單位檔案管理工作的實施對策

1.轉變思想觀念

思想驅動行為，因此，機關事業單位必須從思想上對應用信息技術的重要性有一個清晰的認知，并將其付諸實踐。

（1）強化教育引導。首先，可以組織相關的科室及員工召開檔案工作管理研討會，并在會議中討論加快單位檔案管理工作改革的有效途徑，以及高效應用信息技術的必要性，為檔案管理工作信息化打下堅實的意識形態基礎；其次，要充分利用現代信息網絡技術，在單位中廣泛宣傳檔案信息化管理的重要性，讓機關事業單位的工作人員能夠對其產生足夠的關注，從而在實踐中為其提供更多的幫助。

（2）加強組織領導。單位應盡快組建領導小組，專門負責單位的各項檔案信息化管理工作，并明確小組內成員的各項職責和任務，達到對管理工作的統一領導與協調，并從總體上推動信息化管理的發展，監督落實。

（3）做好頂層設計。提升每個部門及工作人員在檔案信息化管理方面的思想認識，使其能夠將信息技術合理應用于檔案管理工作中。同時，還要注意頂層設計，建立信息管理平臺，創新工作機制，培養一支專業隊伍，為單位檔案信息化工作的順利開展，確保工作效果。

2.健全各項工作制度

在檔案管理工作實施過程中，唯有構建完善的工作制度，才能確保該項工作達到科學化和規范化開展。特別是在實現檔案信息化管理之后，實際工作將會有很大的變化，如果還堅持使用以前的工作制度，那就不能適應現在的工作需求。要根據具體情況，對其實施進一步的優化，使其更加科學化和規范化。

（1）創新工作機制。檔案信息化管理落實后，單位要更加依賴于信息化的網絡平臺來開展工作。簡化工作中所涉及的過程和環節，并對相關的工作規定做出調整，從而使檔案管理工作更好地滿足信息技術的要求，使其工作更加科學化和規范化。

（2）融入責任考核制度。在機關事業單位的檔案信息化管理工作中，把責任及考核等系統整合起來，可以使現行的工作制度更為健全。而且，相關管理部門和工作人員在責任和考核制度的指引下，會對自己的工作內容和所要承擔的責任有一個更清晰的了解，所開展的各項管理工作也能很好地執行。

（3）建立安全管理制度。為了更好地保護檔案數據，在開展檔案信息化管理的時候，必須充分關注網絡安全工作。在具體的工作過程中，除了要構建好檔案管理的安全體系之外，還需要針對一些常見的網絡安全問題，采取實名認證、病毒查殺等方式來解決，防止發生丟失、竊取檔案資料等問題。

3.構建信息化檔案管理系統

（1）檔案信息采集模塊設計。實現機關事業單位的檔案管理信息化，能夠將全部的檔案信息都實現信息化管理，讓用戶可以在電腦中查找有關的檔案資料。但是，有些文件有一定的保密性，需要對其設定相應的訪問權限，只有具備訪問權限的人員才能查詢和調閱。在收集檔案信息時，要轉化舊系統中的數據，再用特殊的方法存檔。在權限設定上，檔案管理人員擁有對全部檔案的查詢和使用權，從而保障管理人員的工作效率，也可以提升計算機網絡的使用效率和檔案數據的安全。管理人員可以通過設置信息采集模塊，細化不同用戶的權限，從而確保檔案數據的安全性和使用效果。

（2）數據錄入模塊設計。在輸入全部檔案數據時，應具備完整的編輯功能。當輸入某些項目與合同文件時，就可以對這些文件設置編號。信息化檔案管理系統能夠為數據編輯發出指令，從而使檔案管理員能夠根據需要合理添加、刪除和修改。在檔案數據錄入以后，還可以查詢。由管理員根據相應的指示，開展文件的拷貝、輸出等工作。此外，在輸入檔案數據時，必須確保檔案的正確性和獨一性，而該系統可以自動檢查文件，如后綴名、日期等，從而確保檔案的正確性。當文檔錄入之后，發現有問題，可以修改檔案，再使用歸檔指令，迅速替代原有的檔案，并在后臺備份新的文件。檔案管理人員擁有查詢全部檔案的權利，可以直接查閱新存入的檔案及相關記錄，便于管理人員開展維護資料。信息化檔案數據以電子文檔的方式保存，應根據檔案的重要程度授權。檔案數據的輸入模塊擁有查詢功能，為檔案人員的查詢提供了方便，從而提高了檔案錄入的效率。將所有的檔案錄入后，要將它們分類存檔，并建立相應的存檔數據，從而能夠滿足其他部門的查詢需要。因此，檔案管理人員對計算機硬件和軟件的基本維護知識必須有一定的了解，才能在工作中及時發現問題，并能迅速對其維護，從而確保檔案系統的穩定運行。

（3）數據的上傳和下載。任何檔案資料的下載、上傳都必須由專人負責，在沒有經過審核通過的情況下，不允許隨意上傳和下載。當用戶想要下載檔案時，可以利用“快速搜索”功能來查找已下載的檔案，并獲得相應的授權。當檔案文件被上傳和存儲時，將會被自動生成備份文檔，避免在管理過程中發生意外，導致檔案資料被破壞或遺失。在全部檔案的上傳和下載過程中，都具備基本的維護和加密模塊。

4.打造信息平臺

通過對信息技術的科學應用，幫助單位構建一個能開展檔案管理工作的信息化平臺，這對于改變機關事業單位的工作方式起到了積極的作用，并能夠有效促進工作效率的提高。

（1）加大投入力度。檔案管理工作人員應對當前工作有一個細致而又全面的認識，從而使信息技術的功能得到有效發揮，并針對本單位檔案的具體需求增加資金投資。只有這樣才能完善各種軟硬件設備設施，從而為檔案信息化管理工作奠定堅實的基礎。

（2）完善平臺功能。可以通過已經建成的平臺來開展有關的檔案工作，根據單位的具體情況，開展相應的業務模塊設計和建設，并利用信息化和網絡化技術來減少每一個工作環節之間的溝通和連接壁壘，以期實現整合檔案的目的，提高該項管理工作的效率。

（3）簡化工作流程。單位的檔案將開展信息化管理，那么在檔案收集、整理和歸類方面就不需要有更多的人力和物力投入，一切檔案管理工作均由信息化平臺開展，無須再遵循原有制度開展。這表明，在實施檔案信息化管理以后，要注重對每一個工作流程的重新整理和精簡，從而提高其工作效率和質量。

5.加強檔案利用

利用與發展檔案是檔案管理工作中一個重要環節。特別是那些極具價值的檔案資料，通過對這些數據的充分發掘和利用，能夠使機關事業單位的決策變得更具科學性和合理性。同時，還能最大限度地保證各項事務工作的質量，促進機關事業單位在新時期實現更好、更高效的發展。

（1）構建檔案數據庫。要想全面發掘與利用單位檔案中有價值的資料，就需要分類、整理和歸檔相關的檔案資料。而在這個過程中對信息技術的有效應用，可以加速單位檔案數據庫的高效建設，并為今后的檔案資源開發與利用打下堅實的基礎。

（2）打破溝通聯系桎梏。為實現對機關事業單位檔案資源的有效利用，必須打破各部門之間相互溝通、相互制約的桎梏。在運作的時候，也可以利用互聯網等先進技術，讓各個部門之間的溝通和聯系更加密切。同時，在強化數據傳輸和數據共享方面，為促進各單位工作向科學化、高效率和高質量方向發展提供有力保障。

（3）打造管理服務平臺。基于檔案數據庫及其信息化管理平臺，為各個單位及各部門工作人員在網絡上展開檔案資料的檢索和利用，同時，亦可增進各單位之間的交流與配合，從而更好地發揮檔案資料的價值。

四、結束語

總之，在機關事業單位的發展過程中，對過去的檔案資料展開管理和利用是十分關鍵的，而將現代信息技術運用于機關事業單位檔案管理工作已成為一種必然趨勢。唯有充分認識檔案管理工作中應用信息技術的重要性，并采用相應的方法，利用信息技術來促進整個檔案管理工作的有效開展，才可以更好地促進機關事業單位檔案管理工作的優化升級。

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（作者單位：鄄城縣機關事業單位績效測評中心）

作者簡介：蘇曦（1989—），男，漢族，山東鄄城人，碩士研究生，檔案管理館員，研究方向：機關事業單位檔案管理。