人工智能在現代人事檔案管理中的應用

摘 要：在現代人事檔案管理工作開展中，想要實現智能化管理目標，就需要積極圍繞館舍做好實體場景的智能化建設。同時，在檔案管理方面，也需要積極引進智能化管理手段。在針對現代人事檔案管理工作展開智能化處理時，處理的重點應該著重劃分為兩方面，分別是信息管理和實體設備設施管理的智能化，并需要充分將信息管理智能化作為管理工作開展的核心內容。為此，本次研究中先行探討了現代人事檔案管理人工智能技術的應用優勢，隨后圍繞現代人事檔案管理系統智能化建設基礎設備設施配置展開分析，并提出了幾種可行性較高的智能化管理策略，為相關人員提供參考。

關鍵詞：現代人事檔案；人工智能；檔案管理

隨著大數據時代的來臨，越來越多的人工智能技術開始應用于社會各領域，其應用程度與應用范圍也在不斷擴展?，F代人事檔案管理工作作為企事業單位運營管理內容的重要構成部分，重點做好人事檔案信息的管控和處理，對于企事業單位的數據資源調配和使用，可以發揮出十分顯著的促進作用。因此，著重結合大數據智能技術，針對現代人事檔案管理工作開展智能化建設，想要達成理想的管理成效，全面且深入挖掘檔案信息技術的最大價值，是現代人事檔案管理工作推進的關鍵內容。

一、現代人事檔案管理中人工智能技術的應用優勢探討

第一，利于提升檔案信息檢索的便捷性。在傳統的人事檔案管理工作中，信息檢索主要通過人工處理完成，檢索量大、檢索難度高，很容易出現檢索結果錯誤或重復等問題，這對于企事業單位構建長遠統籌發展機制產生極大不利。同時，隨著企事業單位經營規模的擴大，人事檔案信息量也會隨之增大，為信息檢索增加新的挑戰。面對上述情況，充分將人工智能技術融入檢索工作中，不僅利于優化系統檢索功能，工作人員還可以實時借助于智能檢索技術，完成人事檔案所需資料的針對性檢索，在加快檢索速度、提升檢索效率的同時，為企事業單位戰略規劃帶來助力。

第二，利于提升檔案資源利用率。人事檔案資料是企事業單位十分重要的數據資源，對各項管理工作的順利展開具有十分關鍵的影響。

同時，還能夠為單位多項工作流程的順利推進提供更可靠的支持與保障，能夠為單位各項發展改革制度的推行提供強有力的數據支撐，為企事業單位的長遠發展指明未來發展方向，將客觀數據的應用價值和應用形式充分體現出來。但是，分析傳統的人事檔案資料管理工作現狀發現，由于資料信息內容比較復雜，想要真正將檔案的管理價值發揮出來，受限因素很多，導致檔案的實際管理功能和價值發揮空間受限。那么，重點針對人事檔案管理工作開展現代化轉型，促使檔案信息朝向數字化方向發展已經成為發展趨勢。此時，在現代人事檔案管理中充分應用人工智能技術開展各項工作，組建起運行更加高效的檔案數據庫，并通過電子形式將檔案信息融入管理中，可以更好地借助計算機技術的應用，構建可促進提升檔案利用率提升的智能識別系統，快速識別并儲存語音或視頻形式的人事檔案內容，可以降低檔案管理資金投入，提升檔案管理數字化水平，最終達成全方位、更立體的現代人事檔案管理目標。

第三，嚴格控制檔案管理出錯率。在現代人事檔案管理中，要求管理工作必須遵守嚴謹的管理原則，認真對待每個檔案管理流程，如此，才能避免出現數據遺漏等問題。此時，將人工智能技術有效引進管理工作過程中，能夠從根源上把控管理錯誤率，且智能管理系統的搭建，還能在檔案檢索時以關鍵詞為檢索依據，縮減檔案調閱與查找時長。

第四，利于實現檔案自動化管理。在傳統檔案管理中，每個管理人員的檔案分類習慣有所差異，而在人工智能技術支持下建立的檔案管理系統，能夠全面、統一檔案的分類排序標準，并將智能搜索技術添加到系統中，按照檔案信息的相關性完成數據的精準排序，提升檔案管理自動化成效。

此外，伴隨著當下智能機器人語言處理系統的持續升級與優化，智能檔案管理系統也在機器人學習技術的支持下，不斷對用戶數據檢索偏好做深度挖掘和分析，并借助于大數據技術反饋給用戶精準的檔案信息，促使人事檔案的自動化管理水平進一步提升。

二、現代人事檔案管理系統智能化建設基礎設備設施配置

1.機房資源配置

現代人事檔案管理的機房資源配置，需要分析檔案數據資源的使用功能需求，包括資源的存儲、加工以及信息的處理三項工作任務。因此，在配置人事檔案機房資源時，應該配置服務器、交換機和大容量的存儲單元。想要機房資源管理配置設備設施平穩運行，需在檔案機房內配置包括溫度與濕度控制設備、供電設備及監控設備等基礎設備設施。利用此類設備設施能夠第一時間識別機房內可能出現的火情、人為破壞等情況，以此全面保障檔案資料管理的安全性。

2.軟件及硬件設備設施配置

在現代人事檔案信息化管理工作中，軟件及硬件設備設施的配置，包括網絡設備、計算機服務器以及存儲設備等是開展人事檔案管理工作必備的設備設施。此外，為了提升現代人事檔案管理工作開展的高效性和安全性，還需在機房內有效配置大量感知設備、網絡安全設備和數字化加工設備等，以提升不同介質檔案的信息化處理效率。在上述軟硬件設備設施配置中，感知設備需要實現對實體檔案的智能感知，在人員動態識別方面，也可以發揮一定作用，所應用的人工智能技術產品有人臉識別、RFID技術、虹膜識別以及指紋識別技術等以此讓管理人員在工作中能夠實時感知檔案實體內容，及其所在地理位置，進一步提升檔案業務人員及利用者的精準地點，提升信息感知及處理效率。

在現代人事檔案管理中，數字化加工設備設施的引入很關鍵，可以采集檔案數據并開展數字化轉換，讓原本的紙質檔案存儲形式，轉型為文檔、圖片及視頻等非結構數字化存儲形式。常見的數字化加工設備設施，主要包括OCR識別技術、圖像識別技術以及語言識別技術三大類型，多種技術的應用，充分與人工智能技術相融合，構建智能化人事檔案服務模式。

三、人工智能在現代人事檔案管理中的應用

人工智能的產生，為檔案管理的智能化、信息化目標達成創造了充分的技術條件，具體的人工智能技術在現代人事檔案管理中的應用系統框圖，如圖1所示。

1.人工智能在現代人事檔案數據搜集中的應用

在現代人事檔案管理中，想要提升檔案數據采集工作效率，可以有效利用智能終端、智能感知設備設施來完成基礎數據的搜集和整理工作。最初搜集到的人事檔案數據很可能存在大量無效數據、冗余數據，限制了有價值檔案數據搜集效率的提升空間。此時，將人工智能技術中的深度神經網絡技術以及語義分析技術融合起來，作為檔案中有價值信息智能化提取的技術支持，能夠在數據采集的第一時間就將冗余的無效數據剔除，在完成數據清洗的同時對于數據存儲的質量提升也可起到促進作用。

2.人工智能在現代人事檔案整理中的應用

在現代人事檔案管理中，檔案整理屬于十分關鍵的工作內容，主要分為智能分類和智能歸檔兩項整理需求。當管理人整理一些實體性的檔案數據時，為了達成全文數字化整理效果，可以將文本分析技術、OCR識別技術以及智能語音技術介入檔案整理工作中，以此快速將不同類型的檔案整理出來。與此同時，還可以將專項設計的智能機器人應用于檔案整理中，可以為機器人分配檔案自動上架、自動存取和監控等整理任務。

此外，在人工智能技術應用于現代人事檔案整理中，還可以將技術與云計算技術相結合，以此圍繞企事業單位不同時期的檔案及文獻資料做相關分析和處理，讓具有交叉關聯的檔案資料能夠在智能化整理下實現快速歸類與合并，大幅降低檔案管理人員的實際工作量，從而將更多的精力投放在其他管理工作中。為了優化異構格式的原始檔案資料處理效率，工作人員可以將改進型BP神經網絡以及遞歸神經網絡也引入檔案管理過程中，優化原始檔案智能分類效果的同時，還可以從根源上解決傳統人工分類中存在的耗時長、分類標準粗糙等一系列問題，為檔案內容細化及管理精細度提升起到顯著的促進作用。

3.人工智能在現代人事檔案真實性鑒定中的應用

在現代人事檔案管理中，應用人工智能處理技術做好檔案管理，需要借助于自然語言處理、智能預測推理以及專家系統等技術，以此顯著提升檔案的開放鑒定及價值鑒定工作效率，并可解決檔案管理中一直以來存在的鑒定標準把握度低、鑒定專業人員不足及鑒定結果缺乏客觀性等問題，以此為鑒定管理工作質量優化提供可靠方案。在設計檔案真實性鑒定處理系統時，需要借助三步來完成：第一，針對檔案管理中初始知識庫做好設計工作和處理工作；第二，針對人事檔案原型系統做好開發工作，并在開發階段充分做好系統實驗工作；第三，針對知識庫內容做好進一步的改進和完善工作，最終為提升現代人事檔案管理中的檔案建立價值鑒定專家系統運行效率起到促進作用。

4.人工智能在現代人事檔案智能檢索中的應用

做好檔案智能檢索，需要借助人工智能技術中的知識圖譜技術、自動識別技術和代理Agent等技術，使數字檔案資源建設更具智能化，為更多用戶查詢和檢索檔案資料時提供便利。在現代人事檔案管理中，想要構建智能性檔案檢索系統，就必須在信息化、數字化基礎上，借助自然語言分析處理技術、智能Agent技術以及知識圖譜技術的應用，讓檔案數據與數據之間建立起關聯性，并在計算機系統與用戶登錄賬號間建立一個更利于信息溝通的系統橋梁。

在現代人事檔案管理中，智能檢索服務技術介入管理中，可以自動關聯并匹配出所有系統、所有用戶的檢索偏好及其檢索記錄等，以此為系統用戶提供更加精準化、個性化的檢索推薦方案。此外，在智能檢索服務運行中，排除常規性結構化數據檢索流程以外，還能夠依托人工智能技術完成非結構化數據的檢索，如圖像檢索或視頻檢索等，最終達成集合“文字搜圖、以圖找圖和分幀查詢”于一體的全站式教學模式。

5.人工智能在現代人事檔案存儲中的應用

在現代人事檔案管理中的存儲管理主要包括兩種工作形式，分別是檔案實體的存儲和檔案電子形式的存儲。為了進一步做好檔案存儲的智能化管理工作，將人工智能技術應用于日常管理中十分有必要。具體可以從下述幾個方面著手：其一，針對部門需要做保密等級分級處理的檔案存儲管理時，可以利用人工智能技術中的模式識別技術及專家系統，以此完成檔案管理的智能分級處理工作，提升整個檔案存儲過程的科學性與合理性；其二，在檔案存儲管理中，還可以利用人工智能技術中的生物信息識別技術、虹膜識別技術以及人臉識別技術來提升存儲安全性，構建多模態安全防護機制，促進現代人事檔案存儲的安全性及保密性提升；其三，在現代人事檔案存儲管理中，還可以引進“云儲存”方案，借助人工智能技術中的云儲存技術，針對檔案數據做云備份，并自動針對檔案存儲數據機房做人工智能防火墻加裝設計，促使在檔案管理中的存儲工作開展更具可靠性。

6.人工智能在現代人事檔案智能服務中的應用

做好現代人事檔案管理工作的智能服務，主要是在檔案資源已經實現數字化管理的前提下，圍繞用戶在調閱檔案時的使用需求，做人工智能深度分析。此時，可以將專家系統自然語言語義處理技術及深度學習技術應用于智能服務中，讓智能服務滲透每項館藏檔案資源管理流程中，最后依托文本分析技術、模式識別技術及機器視覺等技術手段，為用戶匹配出更精準的數據查詢結果，提升智能服務效果。此外，分析現代人事檔案智能服務的本質，就是將多種人工智能技術綜合應用起來，用于完成用戶數據及檔案資源的分析與挖掘工作，促使檔案服務能夠朝向虛擬化、精準化和智能化方向發展進步。

四、結語

綜上所述，企事業單位在開展現代人事檔案管理工作時，應充分將人工智能技術引進各環節工作流程，以提升人事檔案管理工作效率及管理安全性。隨著新時期、新智能技術革新趨勢的發展與進步，人工智能技術的介入，可以使得企事業單位內部環境得到進一步優化，且在人事信息整合方面也具有十分積極的影響。此外，作為現代企事業檔案管理人員，還應該在人工智能技術介入管理之時，先一步明確管理工作核心目標，確定工作要點，如此才能更好地將人工智能技術的功能及應用優勢發揮出來，創新現代人事檔案管理工作模式，最終為管理工作水平的全面提升奠定堅實的基礎。

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（作者單位：山東省棗莊市財政運行保障中心）

作者簡介：陳玉蘭（1970—），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。