大數據背景下檔案信息化管理的問題與對策研究

牛福厚

（博興縣政務服務中心，濱州 256500）

引 言

隨著我國經濟的高質量發展，檔案管理的信息化程度也在不斷提高，這與人們日益增加的對工作效率和工作精確度的需求相適應。因此，相關企業和事業單位應充分結合大數據技術，通過信息化建設對現行的檔案管理方式進行進一步的創新升級，推動檔案信息化管理的持續、平穩運行。

一、大數據背景下檔案信息化管理存在的問題

（一）對檔案信息化建設的認識不足

在大數據背景下，傳統、老舊的人工操作方式已經無法適應現代信息量的增長速度，檔案數據的來源更為多樣化，也更為寬泛。然而，部分企業和事業單位的相關人員覺得檔案信息化管理并不在主要業務范圍內，因此不重視檔案信息化管理，僅注重收集、梳理、保存檔案資料，檔案管理工作既單調又乏味，對相關的配置設施，如預算、人員、技術等方面的投入也較少，這制約了檔案管理信息化建設的歷程。同時，伴隨我國檔案管理的日益規范化，各單位檔案管理部門的職責也更重，需要將原來的紙質檔案和電子文檔存檔工作做好。但是，由于檔案管理工作繁雜，在需要其他部門配合時往往無法獲得滿意的結果，檔案管理工作的成效不佳。

（二）檔案信息化管理不規范

由于缺少現代技術手段，傳統的檔案管理極易產生管理斷層，而信息技術的運用可以實現資源的互通有無，推進傳統檔案管理各層級的無縫連接。但是，在實際推進過程中，部分單位的檔案管理部門缺乏專業科學的、有針對性的、與實際工作需要相符的管理規則和章程，責任也沒有落實到具體的工作崗位和實際人員，導致檔案信息化的工作無法平穩、順暢地進行。雖然《中華人民共和國檔案法》《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等相關法律法規已先后頒布，但具體實施的細節還需要進行進一步的優化。

（三）檔案信息化管理平臺建設不完善

借助信息化技術在大數據背景下的發展，建立檔案信息化管理平臺，完成檔案數據的采集、錄入、存儲、查找工作，進一步賦能數據資源利用價值。但是，目前我國的檔案信息化管理平臺還沒有形成完善的體系，如何不斷提升檔案管理平臺的擴展性和兼容性，實現數據庫的快速劃分類別與存儲、安全、快捷的完成資源的互通有無，以及海量數據的備份存儲與還原等，皆需要在檔案信息化管理平臺建立中被著重研討、處理。

（四）檔案管理的安全性有待加強

在信息技術高效發展的今天，數據為很多行業的正常運行都提供了支持，為檔案的信息化管理也提供了便利，海量信息隨之產生，但同時帶來了許多的隱患，其中最要緊的就是安全隱患。檔案信息化管理是指通過對海量信息的綜合規劃，抽取其社會、資源的價值，一旦受到安全威脅，出現信息泄漏，將會帶來非常嚴重的問題。因此，在大數據背景下，對機密文件、科研成果等的安全性的要求更為嚴格。然而，目前我國部分單位的檔案管理部門對檔案信息的安全保護意識還不夠，工作人員的安全意識、檔案管理存在的安全隱患作為制約檔案管理信息化建設的關鍵因素不被重視，認為只要有系統安全防護就可以萬事大吉，因此備份保護數據、多級預防措施、內外網的相互隔離等安全保障機制還需進一步完善。

（五）部分檔案管理人員的信息化水平不高

傳統的檔案管理對工作人員最大的要求就是穩重、有耐性，能認真做好相關的工作，通常不要求具備較高的知識水平和文化水平。然而，借助于信息技術的進步，技術支持現已成為檔案信息化的基礎，傳統的檔案信息處理方式不能滿足技術支持的需要，對檔案管理工作人員的能力需求同樣在不斷地增加。為了更好地運用信息平臺對檔案進行高質量的管理，需要具備先進的信息技術、計算機設備和相關的信息軟件應用能力。但是，受預算投入的限制，加上缺乏對檔案管理人才的引進與培訓，部分單位的檔案管理人員學歷不高，年齡偏大，信息管理水平低，無法深入挖掘數據，限制了檔案信息化管理的發展。

二、大數據背景下檔案信息化管理的優勢

（一）檔案信息共享

傳統的檔案管理模式實現信息共享較難，大數據背景使各單位的檔案管理方式更加便捷，檔案管理工作人員能夠使用信息技術實現對各種檔案信息的采集、歸納、錄入、存儲，給予各單位、各部門更便捷的工作條件，提質提效，節約了資源。另外，由于受到各種自然和非自然因素的影響，采用傳統的檔案管理模式容易造成檔案的損壞或不完整，甚至危及檔案的安全，使用信息技術進行檔案管理降低了對文件存儲環境的要求，同時還可以迅速地將文檔進行備份保存，安全性也更有保障。

（二）提供海量數據

傳統的檔案管理工作常常面臨著信息不多、信息采集困難等問題，而在大數據背景下，信息的全面化、針對化和開放化等特點使得檔案信息來源豐富、海量，種類繁多，檔案管理工作已不僅僅局限于對檔案資源的采集與管理，而是基于大量信息的基礎，發掘其可讀性與潛力。與傳統的管理方式相比，在大數據背景下的檔案管理水平更高，存儲和維持保護所需的費用更少。

（三）實現檔案信息的有效查詢

信息化技術也為新時代檔案管理方式的改革升級創造了優越的條件，傳統的檔案管理工作主要是將紙質文檔作為基礎，通過人工來實現對信息的查詢與收集，不但耗費時間，而且精確度也難以保障。基于數字化背景下生成的電子文檔雖然沒有實物形態，但其更注重檔案信息的價值、檔案的長期保存。在查詢檔案時，不僅可以迅速查找到重要信息，還可以為使用者提供檢索、利用信息的功能，生動實現了檔案的實用性能，同時又降低了搜索時所耗費的人力、時間，大大提升了各單位的工作效率。

（四）擴展檔案管理系統

在大數據背景下，云計算技術應運而生，為了適應海量、種類繁多的檔案信息管理需要，就必須對檔案管理系統擴展。因此，檔案信息化管理系統必須基于云計算來擴展，以實現對數據信息的存儲、查找等。這不但可以大大減少檔案管理維持保護所需的費用，同時也有助于提升檔案的信息化管理能力，并根據使用者的需要設計、研發出具有針對性的辦公板塊，進而提升檔案管理系統的應用價值，并能合理有效地處理檔案管理工作中碰到的“疑難雜癥”。

三、大數據背景下檔案信息化管理的對策研究

（一）建立數字化檔案信息資源庫

伴隨著信息技術的不斷發展，檔案管理的工作方式產生了巨大的轉變，不僅實現了檔案信息的精準化、可視化、動態化，以往的紙質文檔也完成了數字化存檔。因此，在這一背景下，各單位必須清楚地認識到在大數據時代，存在的數字信息覆蓋率大、類型多樣、價值度高等問題，強化自身檔案信息的數字化建設是既迫切又必要的。在實際工作中，除了普通檔案，還應該對文本化檔案、錄音錄像檔案等進行“可視化”信息收集，如錦旗、獎章、字畫、紀念品等特別的實物檔案，以更完全、更清楚地體現檔案的特點。

在大數據時代，信息的來源和廣度得以增加，使得信息體量增長飛快，各單位要提高信息的收集能力，拓寬信息的收集范圍，除了要關注結果性數據，還應把信息系統的硬件配置、操作者資料等也列入收集范疇，實現對其方式和價值的鑒別。各單位在廣泛收集檔案的基礎上，應建設相應的檔案管理內容規范，及時掌握檔案信息在大數據環境下進一步開發使用的情況，并準確指導檔案信息的使用。

（二）提高備份意識

近年來，在大數據背景下，利用大數據技術對大量的檔案信息進行專業的管理引起了社會各界的關注。目前，在我國許多區域都創辦了大數據科技園，這些園區的創辦對于實現龐大數據的量化管理來說是極為有益的，但是如果出現了大量的數據遺失，那么就會造成很嚴重的損失。因此，做好備份工作非常重要。現在的網絡安全問題已經成了社會各界都非常關注的一個重要的問題，信息化管理的檔案在出現網絡安全問題時極容易造成大量的信息遺失，所以提高備份意識、備份檔案信息是非常重要的。

（三）健全檔案管理制度

2020 年修訂的《中華人民共和國檔案法》新增了檔案信息化建設與監督檢查兩個章節，其中第五章“檔案信息化建設”提出了我國檔案信息化建設的基本思路，并回答了檔案信息化建設主體、檔案信息化建設的重點和法律效力等問題。規范管理對于檔案信息化建設是極為重要的，但是絕不能過度管控，因此在檔案管理的整體制度的設計上要更重視檔案信息化發展的需求，使之能更好地適應各企業和事業單位信息服務的多元化需求，提升檔案管理水平。

在大數據背景下，以檔案管理的頂層設計為根本，參照相關部門頒布的法律法規，對各種網絡、設施、管理權限等，創建基于各企業和事業單位檔案特點的風險預防機制，創造優良的管理防護環境，提升檔案管理人員的安全意識。

企業和事業單位應健全業績考評制度，改變以往的粗疏的考評模式，向精細化考評模式過渡，利用大數據理念細化各工作流程的職責，采取目標評估的方法，把自變量與因變量結合起來，對檔案管理行為進行制度的管束和量化的考評，確保人事檔案管理制度平穩有序運行。

（四）搭建信息化平臺

在大數據時代，檔案信息的種類、數量極多，且相對分散。因此，建立一個以數字檔案資源為依托的一體化信息服務平臺，可以為使用者帶來高效的信息查詢服務和全方位的管理服務，以滿足不同類型的檔案信息組織方式。數字化平臺是電子信息和傳統紙質信息之間的紐帶，可實現差異化的信息查詢、檢索、訂閱等功能，還可以構建雙向反饋體系，實現管理者和使用者在信息服務平臺上的溝通和交流，及時地反映出平臺工作中出現的問題及使用者的使用體驗和好感度，從而為信息服務平臺檔案服務的優化升級提供有效的參考資料。

（五）強化檔案信息的安全防護

在大數據時代，檔案信息化管理存在著多種安全隱患，易受攻擊。因此，應該做到以下幾點，保護網絡安全。

1.基礎網絡安全防護

定期進行防火墻的更新，以保證網絡合作信任，防止陌生人訪問；設置網關隔離網絡，在受信任的網絡中存儲比較有價值的電子文檔，禁止非法訪問；采用物理隔離技術，可以完全抵抗外界的攻擊，與高密級和低使用率的檔案較為適配。

2.網絡環境安全防護

對電腦終端站和反病毒軟件進行定期更新，可以防范電腦受到木馬和病毒的攻擊，保證系統的機密性。但要注意的是，隨著網絡環境的日益繁雜和檔案服務的多樣化，傳統的殺毒軟件不能完全適應現代信息安全的要求。除此之外，還可使用可信用計算技術落實落細白明單，實現安全的內生與協同，而且更方便監督和管理全局，實時察覺非法接入和非法外聯行為。

3.信息管理平臺防護

引入有一定技術實力的廠商搭建服務器，并對服務器和補丁進行不定時的維護與升級；利用網絡審計、異常檢測、應用層協議完全解析等檢測技術，根據電子檔案的特點，實時分析、檢測和過濾網站服務器上的數據包，從而有效地阻止惡意訪問Web 服務器，保證Web 應用程序的安全。

（六）增強對檔案管理人員的培訓

企業或事業單位檔案管理部門的負責人對檔案管理工作擁有絕對的決策權，其能力與水平直接影響到工作的效果。在信息化高度發展的今天，以往員工中的大部分都對數字化檔案信息的管理十分生疏，已經無法勝任當前的工作。因此，注重對檔案管理工作人員的職業技能和敬業精神的培育，加強檔案管理隊伍的建設是十分必要的。以理論知識為實踐的基本依據和先決條件，可以聘用檔案管理專家、教授等，通過制訂專業的、有針對性的培訓計劃，指導檔案管理工作人員進行全方位的培訓，還可以派遣骨干人員去一些大公司中觀察和學習行業領先的檔案管理技能，在選聘新人時也應增設門檻，入職后要進行培訓。總之，必須以多元的培訓手段提升檔案管理人員的綜合素養，保證其工作的順暢性，使其帶著更飽滿的工作熱情工作。

結 語

在大數據背景下，各企業和事業單位應整合大數據的特點，強化對檔案的管理、利用，加強基礎設施建設，優化檔案信息化管理制度，搭建優質的檔案管理團隊，以促進檔案管理品質的提升。