論制造業企業采購業務內部控制

楊曉霞

國能榆林能源有限責任公司

引言

采購指的是企業在經營中購買物資的有關活動，采購業務也是企業最常出現的活動，更是企業最容易發生舞弊的環節之一，因此，在實踐中更要發揮企業內部控制應有的作用。原材料占據企業成本的55%，采購部門工作的規范程度將會影響企業的發展。目前我國制造企業在發展中也會面臨很多不同類型的問題，如果不采用合適的方法來控制,采購活動就容易出現舞弊行為，給企業的健康發展帶來負面影響。

一、制造企業采購業務內部控制流程

采購的廣義是從資源市場獲得更多資源的過程,企業想要獲得更好的發展就需要從資源市場中獲得更多的信息，并借助采購方式來從資源市場獲得不同類型的原材料。狹義的采購主要包括如下幾點：

第一，采購是一種商流活動，最基本的作用就是將資源從市場的供應商手中轉移到不同用戶的手中，為的是借助商品交易和等價交換原則來讓商品所有權實現轉移。在這其中運輸、存儲和包裝等不同的環節也會被融入采購環節中，采購實際是將商流和物流進行統一的過程。

第二，采購屬于一項經濟活動。一方面企業可以借助采購的方式來獲得更多的資源，以便保證企業內部的生產可以順利進行。另外一方面采購中自然會產生很多費用，所以我們也需要采用一定的方法來降低采購的成本，以便獲得最大的經濟效益。

采購業務是制造企業進行生產經營的起點，采購的成本也會直接影響企業生產中的總成本，任何企業內部的采購業務都會有一定的流程，企業內部的采購流程主要分為如下幾個環節：根據年終資金預算、項目規劃、利潤指標值來制定采購計劃；憑借ERP 系統進行計劃提報資金預算審核，SRM 系統公開詢價、招投標管理；供應商擴展到行業源頭，根據金額的大小進行計劃打包，選擇單一來源、公開詢價、集采、競爭性談判等方式掛在招投標網上以低價中標原則選擇供應商；采用事前事中和事后管理的方式來管理應收賬款；依據產品的合格證書、國標、行準、品牌、技術參數、材質、維保等來驗收物資；倉儲管理要做到防水、防火、防盜等設施，以保證商品安全；保持通風良好，干燥、不潮濕以防設備生銹；商品進出庫要做好登記工作，以便明確保管責任，防止斷檔、保證適當的庫存量，節約庫存費用。從上面的內容可以看出雖然采購流程并不是很多，卻讓互相之間存在著一定的關系，如果在采購時忽視了任何一個環節的內容都會讓企業蒙受很大的損失。為此管理者必須從不同的環節入手來強化企業內部的采購業務控制和管理，這樣才能在保證每個流程都合理的基礎上減少采購中的風險和成本，提升采購效率，以便促進企業更好地向前發展。

二、制造企業采購業務控制關鍵點

目前企業采購業務的關鍵點主要包括制定采購計劃、重視采購詢價環節、嚴格把控供應商質量、依法制定采購合同等內容，這些都是制造企業履行采購業務的核心所在。

1.制定采購計劃

只有制定合適的采購計劃才能夠讓企業更加高效地決定原材料的采購計劃，以便在滿足生產需要的基礎上更好地控制成本。整個原材料的采購計劃主要包括如下幾點內容：先明確不同類型的采購需求，并采用按類別、技術、價格等不同來整理打包分批次購買；根據生產的要求來做好年度的采購計劃，從事制造行業的企業所需要的機器設備和配件的數量和等級都是不同的，為此采購人員需要根據設備的損壞程度、使用價值、常用件數量進行預算管理，以便做到心中有數。

2.重視采購詢價環節

采購的價格是整個采購業務的核心，我們需要采用合適的方法來直接把控價格。為此企業需要根據自身的發展和業務的特點來進行采購定價，同時需要制定多樣化的定價策略，避免出現盲目一刀切的情況。只有讓價格真正地做到有跡可循才能讓定價變得更加合理。

采購的價格一般是由出廠價、現金價、期票價、凈價和毛價構成的。影響采購價格的因素是由供應商成本的高低、產品的規格以及品質、采購物品的供需關系以及生產季節與采購時機構成的。常用的采購定價方法包括如下兩種：

第一，生命周期成本定價方法。這種方法主張以最低的成本來讓有關的物資直接被利用。而采購中所遇到的成本是由研究、開發、生產和維護等不同方面的內容構成的。

第二，目標成本定價法。這種方法是以市場競爭價格為基礎來直接估算產品成本，為的是更好地改進和更新不同類型的技術和生產程序，以便更好地降低成本。

3.嚴格把控供應商的質量

企業在建設時一定要注意選擇真正合適的供應商，以便做到貨比三家，同時在建設供應商檔案的基礎上做好評級工作。具體可以采用如下幾種方法來嚴格控制供應商的質量：采用企查查、天眼查APP 對供應商的信用情況進行調查；如果是企業的老供應商則經過使用情況判斷產品的價值，對好的產品可建立短名單供應商進行直接采購；被調查的對象是新產品剛投入市場的供應商則可以對不同類型的供應商資料進行分析和評比，通過產品市場占比率、用戶證明、使用單位信息反饋來分析產品的使用價值和價格的合理性選擇性價比高的供應商；企業可以根據供應商的具體情況設計合適的調查表，并將主導產品、顧客反饋的情況、生產設備和檢測人員等不同的內容都囊括在調查表內部。

4.依法制定采購合同的內容

企業的采購行為將會直接上升到法律的層面，所以企業在采購時需要重視經營資質的審核，并確定企業內部的采購內容是否屬實，同時注意企業資質、采購內容和采購價格等，待簽訂合同時千萬不可過于馬虎。合同中需要規定如下幾個方面的內容：嚴格規定不同類型的商品的品種，防止直接使用綜合品名；合同中要規定與產品質量有關的標準，并直接和國家發展標準相互結合；合同中需要對與商品特點、交通運輸和交通條件有關的內容進行規定，并確定運送商品的方式是送貨還是自提；合同中更需要明確驗收商品的具體方法和地點。

5.嚴格控制應收賬款

貨物款項的支付也成為了企業營運資金中非常重要的一個環節，相關人員在進行應付賬款管理時須嚴格落實對賬和付款兩項工作。對賬時財務人員需要直接核對包括發票、合同和供應商等相關的單據，在后續進行付款時也需要讓采購人員采用合適的方法來保證款項信息的正確，企業內部的財務人員需要核對其付款手續是否真正符合規范。具體采用如下幾點措施：認真地調查不同類型的賒銷對象，并通過查看各種不同類型的財務報表和往來記錄來收集不同客戶的資料；建立和完善應收賬款內部的控制制度；強化會計的核算和監督，同時強化對應收賬款日常管理的工作。

6.嚴格控制貨物驗收環節

企業的貨物驗收一定要派遣專業的人員來驗收，入庫檢查的人員不僅要遵循驗收的標準更需要做好各類臺賬登記工作。具體采用如下幾點措施：對所有的貨物采用科學分類和管理的方法。在合同中就對不同類型的物資采用不同的驗收標準和方式，同時派遣專業的技術部門來直接驗收貨物。注意在使用中確定物資的質量，同時在合同中明確保質期和售后服務。提升物資管理人員的業務素質，以便更好地提升員工的防范意識。嚴把物資入庫之前的驗收工作，避免讓假冒的產品進入企業內部。

三、制造企業采購業務內部控制存在的問題

隨著企業的變化和發展多數制造企業內部的采購業務還是會出現不同類型的管理問題，如果不采用一定的策略來管理企業勢必會讓企業內部失去效力，只有從不同的方面入手來分析制造企業采購業務中出現的問題，內部控制才能發揮應有的作用。

1.管理組織體系不科學

很多制造企業內部經常會出現幾個部門一起采購的情況，如果這種采購業務不太集中勢必會出現重復采購和多頭采購的情況，最終直接增加采購的成本。此外如果采購部門不注意收集整理采購信息就會使得采購信息出現重復或者遺漏等問題，會出現庫存積壓或者庫存短缺的現象。

此外，采購人員采購了不符合生產部門要求的原材料來生產產品，或者采購材料的質量無法被保證，或者采購的材料價格高于市場價格而加大企業的成本，進而影響企業的經濟效益。正是因為很多企業采購部門的管理不夠完善，所以存在很多采購人員中飽私囊的隱患。

2.預算控制和價格不準確

企業的采購部門都習慣根據已有的生產條件和計劃來制定采購計劃，但是市場往往都在不斷地變化，企業內部的生產計劃和銷售計劃也會因此變化，所以企業內部的采購計劃也要隨之進行調整。如果采購人員未進行市場預測就制定采購計劃，就容易和原有的計劃產生一定的偏差，導致資金預算不足。很多制造企業沒有掌握市場價格，或對價格的預測力度不強，最終會導致企業因為實際支出超出預算、資金可供給不足而影響生產進程。

3.沒有嚴格把控內部各項數據

一般在管理內部數據時都會出現如下幾點問題：企業建立專業的采購成本的數據庫更新不及時，沒有對采購的品種進行分類管理，采購人員不僅無法區分采購產品的重要性，也未和生產部門就采購過程進行有效的溝通。沒有建立供應商分級管理體系，最終讓數據無法發揮應有的作用。沒有將市場上有關產品的信息都集中在數據庫中，所以采購人員在查找數據時會遇到很多困難。

四、引發企業采購內部控制弱化的原因

1.企業內部采購制度不完善、業務人員水平不足

即便企業內部的制度體系再完善也會因為個人的經驗和知識水平的限制而出現問題。而無論公司內部的采購制度多么完善，內部的運作過程都是由不同的人操作的，難免存在不完善之處。主要表現在如下幾個方面：企業的采購內控制度會因為經營環境和業務性質的變化而對不正常的業務失去控制水平。正因為企業都處于不斷變化的環境中，很多企業更會為了保證競爭能力而不斷地調整經營策略，所以就會導致原有的控制制度失去應有的作用。目前很多企業內部的采購人員對于內部控制的認識仍然不夠，認為采購就是簡單的尋找供應商和定價。一些企業的領導人對于資金的運用并沒有科學的認識，所以使得各項制度并不能發揮應有的作用，資金運用不佳自然會影響到企業采購活動。

2.企業還沒有建立一個高效的管理隊伍

第一，從分工看有一部分采購人員會在日常處理事務性工作，并沒有負責到專業的采購工作中，導致采購無法發揮自身的職能。此外采購部門平時很少參與新品的開發和技術工作中，往往也只是被動地執行有關的任務，對市場上的新型材料不敏感，所采購的材料很難讓產品朝著規范化和合理化的方向發展。

第二，在設計管理流程時確實有一些企業缺少高效的核心采購設計設計流程，導致日常采購的隨意性很大。企業多數會因為內部的預算管理體系不完善而制定出不太符合采購流程的計劃，日常的很多采購也會轉變為臨時采購。

第三，團隊管理中的溝通會出現問題，因為有些采購部門內部的人員經驗不足，無法和不同部門的人員進行溝通，也無法將采購商品的信息傳達給其他部門。正因為企業內部并沒有一個高效的隊伍，所以工作的質量和效率都處于較低的水平。

3.企業內部的采購業務信息不對稱

大多數企業內部負責采購的人員往往沒有掌握足夠的與生產所需物料相關的信息，只能在供應商提供的商品資料中進行選擇。或者有的企業雖然已經對供應商提供的商品進行了比較，但是采購部門擁有從市場上挑選供應商的權力，企業沒有實現自我監督，會存在物料采購監督者和實施者之間信息不對稱的現象，采購材料的價格具有很大不確定性，對后續的產品定價會產生一定的影響。

五、解決制造企業內部采購業務問題的策略

要想更好地強化針對采購業務的控制力度，就要要從借助完善的采購內控制度提升采購效率、對采購業務進行集中管理、直接控制采購價格和實現信息的高度共享這幾大主要的措施。

1.借助科學的采購流程制度提升采購效率

每個企業都可以根據自身發展的情況來提升采購的效率：采購部門可以直接將訂單存在電腦系統內部，并讓電腦內部的訂單系統直接向已經簽訂合同的廠商下訂單。如果還沒有成為固定的供應商則可以借助傳真來通知有關的廠商。采購貨物到達之后采購人員從電腦資料庫中取出貨物采購的清單進行核對，確認無誤后在電腦系統中輸入每個不同商品的資料。然后再讓財務部門根據合同核對包括供應商提供的發票等財務信息，并依據合同約定執行結款流程。

2.對采購業務進行集中管理

企業進行集中采購可以讓采購部門和其他部門進行配合來實現對物資的訂購和驗收工作。采購人員可以根據不同物資的具體情況來采用不同類型的采購方案，也可以有采購部門對整個采購過程進行統一管理，并借助采購責任制來對工作直接進行考核。讓具有專業知識、有責任心的人擔任采購部門的管理人員，或者直接讓公司的高層人員去負責對采購部門的管理，要將管理的重點放在監督指導上。要對采購物業進行集中管理，對采購業務進行全面地統籌和安排，采購的關鍵環節要加強監督，增強采購人員的責任心，讓后續的采購業務順利進行。對采購工作時需要進行詳細的記錄，經采購資料進行匯總整理，為后續的采購活動積累經驗和收集信息，從而更好地提升企業采購的效率。

結束語

綜上所述，隨著我國制造企業進入經濟時代，在此新形勢下，不同類型的新材料和新的營銷模式也會隨之出現在人們的視野中，制造企業只有強化對采購業務內部的控制才能夠更好地適應時代的發展。也只有全面地將內部控制融入企業的采購、生產和銷售的各大環節中才能更好地發揮控制作用，并保證企業在新時代的背景下更好地發展。