基于網絡時代的社會保險檔案信息化建設研究

田敏

摘 要：以互聯網為背景，全面開展信息化、數字化和智能化建設，不僅提升了各行各業的信息化水平，而且有助于推進我國現代化建設目標的實現。其中，社會保險檔案管理工作是至關重要的部分，既代表了我國社保管理信息化、數字化水平，又直接體現人口大國、強國社會保險事業的發展狀況，需要重點分析。與傳統的社會保險檔案管理工作不同，應用網絡信息化建設優勢顯著，可有效提升檔案管理效率，促進檔案再利用的價值，有效減少人工管理成本，減少各種財力、物力投入。在此基礎上，社會保險事業將得到快速發展，為我國小康社會發展奠定良好基礎。因此，完善社會保險檔案管理信息化建設體系，強化信息化管理的高效性和時效性，打造優秀的管理平臺，提高檔案再利用價值，提升政府社保服務能力與水平，完全符合我國發展，屬于利國利民的重要舉措。

關鍵詞：網絡時代；社會保險檔案管理；信息化建設；有效途徑

我國是人口大國，在民生建設與民生利益保障中，堅持社會主義發展方向，建設良好的社會保障體系。隨著社保新政策的不斷出臺與實施，參保人數每年呈指數級增長，相應的檔案管理工作也得到完善。但是，社會保險檔案管理工作量越來越大，傳統的人工管理已無法適應、滿足需求，特別是在檔案資料的調取、再利用中，無法發揮各種檔案資料的價值，也起不到互通互聯、共享信息的作用，給社會保險服務工作帶來一定影響。在當前網絡時代背景下，信息化建設可有效提升社保檔案管理工作效率，使社保檔案以數據形式存儲、分析，對于后續社保管理工作將起到積極作用。本文著重闡述了社保檔案管理信息化建設的重要性，分析了當前工作中存在的困難，并提出優化舉措，為我國社會保險檔案管理信息化建設提供科學依據，助力社保檔案管理工作有序、高效開展。

一、網絡時代社會保險檔案信息化建設的重要性

1.降低成本，提高效率

傳統的社會保險檔案管理工作中，大量的檔案資料搜集、整理、存檔、保管和調閱等工作均需通過人工開展，不僅要投入大量的人員，還要配備合理的空間條件，以滿足檔案管理需求。在這個過程中，隨著檔案資料的不斷增加，人為失誤極易產生，不僅拉低整體工作效率，更引發一些惡性檔案安全事件，給檔案管理帶來嚴重損失。同時，由于檔案共享或調取手續非常復雜，相關工作也需要其他部門的協助，無形中降低了其他部門的工作效率，造成政府服務效率不高的情況。在社保參與人數逐年遞增、資料檔案呈幾何數量增加的情況下，這種管理模式已經無法滿足需求，只有依靠網絡時代的科學技術，提高社保檔案管理信息化建設，才能更好地開展社保檔案管理工作，提高檔案再利用價值，為社保事業提供良好的支持與服務。隨著我國各項發展政策的實施，人口的流動性也越來越高，大量的勞動力從農村走向城市，從家鄉進入經濟發達的地區務工，社會保險檔案內容就需要及時更新。由于效率低下，大量務工人員的社會保險處于混亂狀態，只有快速建設社會保險檔案管理信息化、數據化，才能實現參保人員檔案信息的快速完善、更新，滿足參保人員變換保險地后對保險的要求，促進全國社會保險事業的全面、統一發展。

2.提高管理工作的主動性、前瞻性

全民社會保險是我國重要的國策之一，不僅可以保障社會人員利益，更可促進我國經濟的發展。開辦社會保險有助于保障參保人員的健康安全，進而穩定社會和諧因素，促進社會全面進步。未來，社會保險的作用仍將繼續提升，被譽為人們的第二張“身份證”，日常生活中的諸多事宜都可通過社保卡完成，這就需要大量的社保檔案信息共享，尤其是將信息傳至網絡平臺，便于服務單位開展查詢或核對。在傳統的社保檔案查詢與調取時，往往需要大量的時間，經過多個部門的審核才能批準，浪費參保人員時間與金錢，遭到眾多詬病。一旦某一時間段內發起查詢或使用檔案的申請數量較多，社保中心檔案管理人員有限，就無法及時提供相關的服務，必然會在不同程度上降低社保參保者或單位的服務體驗。充分利用信息技術，改善服務機制與模式，可解決上述社會保險檔案管理問題，這也是網絡時代社會保險檔案管理信息化建設的重要意義之一。借助網絡等先進技術，社會保險檔案管理能夠從根本上突破被動服務、滯后管理的不良狀態。

二、網絡時代的社會保險檔案信息化建設面臨的困境

1.管理表面化、簡單化

互聯網技術的普及與應用，提高了各行各業的信息化建設水平，行業發展形成了海量的數字資源，其交互過程往往均以網絡形式開展，強化了信息交互的效率。當前，對社會保險檔案管理工作來說，仍有部分地區沿用傳統管理模式，整體信息化建設水平過低，從而影響社保聯網服務能力。而部分已經開展信息化建設的地區或單位整體的信息化技術應用并沒有全面實施，落實效果不佳，主要體現在過于表面化、簡單化，這也是當前社保檔案管理信息化操作的主要矛盾點。表面化，主要是相關人員對于社保檔案管理工作認識度不夠，未理解檔案管理信息化的意義與作用，只是單純應付要求而已，常見的情況就是取消紙質檔案，采用電子檔案，但電子檔案卻無法應用于查詢、審核等；簡單化也是表面化的衍生，只是體現了信息化建設中的便捷優勢，而沒有真正發揮信息化功效與水平。

2.局部性、片面化

基于當前已經開展信息化建設的現狀，總結部分地區應用社保檔案管理的效果，發現局部性與片面化嚴重，也成為社保檔案管理最為凸顯的問題之一。檔案管理信息化的最終目的非常明確，即實現檔案資料再利用的價值，提升社保服務質量。但是，部分單位僅僅只是在內部局域網上傳或調閱社保電子檔案信息，無法為其他地區、行業開展查詢服務，當參保用戶需要跨區使用保險時，就出現了無法操作的狀況，這也是局限性的重要體現。在互聯網背景下，信息的互通互聯是極其關鍵和高效的，社會保險檔案信息也需要參與其中，可以建立或利用政府已有的網絡平臺，通過綜合平臺提供查詢或調取服務，才能真正實現社保檔案的信息化操作，改變原有傳統模式，完成轉型與創新。

三、網絡時代的社會保險檔案信息化建設路徑

1.完善信息基礎設備設施構建

網絡時代背景下，開展信息化建設的前提是各項計算機設備設施必須完善，不僅要更新升級相應的操作系統，還要配備合理、科學的新型設備設施，提高信息化建設水平，提高工作效率。首先，要開展基礎計算機設備設施和人員的應用，將傳統紙質檔案資料、影像檔案資料和圖片檔案資料等多形式的檔案展開數據信息的轉換，不僅要有效保存、完善，還需要確認相關信息，提高其準確性和完整性。在此基礎上，需要配置相應數量、系統的計算機及操作人員，過程也是非常煩瑣的，一旦檔案資料實現了數據化，以電子檔案形式存在，就可以應用數據庫存儲與保護，避免出現紙質檔案丟失和人工誤差的情況。同時，檔案信息數字化也是開展信息化管理的基礎，只有將基礎夯實，確保原始檔案資料信息全部轉換為數字形式，才能為后續網絡應用奠定基礎。因此，各單位應從實際出發，根據需求加大設備設施的投入，儲備、配備計算機人才，使當地的傳統社保檔案資料完全轉化成數字資料，才能開展后續工作。其次，網絡配置也是開展信息化建設的重點和關鍵點。如果將數字信息停留在單位內部網絡展開交互，與傳統的社保檔案管理效率沒有明顯差異，無法實現社保服務能力的提升，更無法滿足外部單位調取資料的需求。因此，相關單位應強化網絡建設，從內部局域網到外網建設，不僅要保障網絡安全，還要確保與外網的互聯互通，才能實現社保檔案數據資料的傳輸與交互，從而提升社保檔案管理效率和應用價值。

2.建立健全精細化標準體系

社會保險檔案管理工作具有成熟的流程與制度，在開展信息化建設的過程中，需要整合優化整個體系、制度，以建立健全精細化標準作業體系為目標，實現社會保險檔案管理工作的高效性。首先，在擁有海量的數據信息后，需要應用先進的大數據技術開展分析，根據需求合理調配各種類型信息，并對相關數據開展分析，得出真實的結果或結論，這就需要配備相應的軟件系統、技術和人才，才能實現精細化管理體系的建設。其次，從政府層面來說，應該出臺相應的管理政策、制度或相關法律條文，確保社保檔案管理過程中數據格式統一、應用系統統一以及分類管理統一等，重置不規范檔案，為后續開展分析打下基礎。因此，從信息形式到保存標準都要實現統一確保跨地區應用的有效性。最后，從地方社保單位來說，要根據當地社保實際情況和需求，細化檔案管理工作內容，以類型、地區等不同開展分類，細化具體檔案標準，確保在最短時間內分級分類查詢和調取工作?；诖耍诰唧w查詢調取工作中，可以將平臺搜索關鍵詞設定多個要求，從而提升查詢的準確度。另外，在有需要的情況下，社保中心可以與資質齊全、技術一流、品質優異的互聯網企業等機構展開合作，由專業機構的專業人士提供可行、可靠的操作方案。

3.構建聯動機制，深化溝通交流

社會保險檔案管理信息化建設的最終目的是提高服務質量，這個過程需要機構或個人為基礎，實施合理的管理制度，利用網絡技術全面提高檔案信息的共享能力與水平。因此，在明確相關部門，如銀行、稅務、公安和社保總局等多部門聯動機制的前提下，建立共同的管理平臺開展業務聯動，提高社保檔案共享應用。通過綜合平臺和系統的建設，確保有需求的客戶在遵循相應的要求下，通過平臺完成檔案調取和查閱，而對于相關聯部門在開展業務時，也可以利用部門權限調取社保檔案資料，后臺會在社保中心或社保檔案管理模塊中記錄和標記，對檔案資料的管理起到安全保護的作用。當社保檔案信息出現更新、完善時，由相應的社保檔案管理人員根據權限調整，在系統審核后可直接更新，將最新資料共享到平臺，便于聯動部門完成業務。

4.深化資源價值挖掘，提高主動服務能力

當社會保險檔案管理工作信息化水平達到一定程度后，其相應的數據分析功能將得到進一步推廣，不僅提高社保服務能力與水平，還直接與企業發展、社會經濟發展建立聯系。新型網絡技術的應用，可以將社保檔案數據中心的資源展開需求分析，從而發現內在規律與本質特征，幫助使用者發現、挖掘具體的內在價值，轉變單純的檔案查詢、審核功能。特別是在當前大力發展中小微企業的過程中，社保檔案資料的規律與特性可以直接對接相應的就業企業。對剛畢業求職的大學生而言，可以知曉入職的保險狀況，明確相關企業的社保制度和優勢，從而選擇更為合適的職業。對新創業的中小微企業來說，社保檔案還可以作為企業人事薪酬制度制定的參考依據，不僅有效保障企業利益，還能保護員工利益，一旦出現資金壓力，企業也可以應用社保政策實行減免或調檔，保障企業運行的穩定性。對于城鎮居民來說，也可以根據自身實際收入，選擇合理的保險檔次，實現更為合理的資產調配。對社保單位而言，可以應用先進的信息化管理，針對不同企業、個人等開展專項、專業服務，推送或建議更為合適的社保類型，不僅有效擴大社保覆蓋人群范圍，更提高社會保險與參保人的匹配度，有效實現全面的社會保障制度。在不斷提升社保服務質量、主動服務意識的同時，參保人和企業都能享受到保障服務，促進個人、企業保障力度，逐步打造和實現覆蓋全民、統籌城鄉、公平統一、安全規范與可持續的多層次社會保障體系。

5.重視安全管理，提高安防水平

互聯網應用至今，最大的問題主要來源于網絡安全，這已經成為互聯網背景下各行各業都非常重視的核心問題?；ヂ摼W技術日新月異，其進步過程中的漏洞及迭代落差都成為網絡黑客攻擊的重點。因此，在發展社保檔案管理信息化建設的同時，一定要重視網絡安全管理，應用防火墻等各種安全軟件，提升網絡安全性。首先，檔案信息是相對隱私的資料，確保其完整性、準確性是實現保險的重要要求，也是對個人隱私的保護。因此，隨著各種安全技術的升級，在社保檔案管理中可以應用先進的權限管理、生物識別技術等授權，及時確認通行證的準確性，提升多種形式的保護措施。其次，定期檢測漏洞也是提高信息化管理安全水平的重要手段。檔案管理所在單位可以與專業網安機構、企業等建立長期合作關系，由專業機構負責設計、測試和檢驗數字檔案管理的安全性，并始終保持對網絡安全風險的監控與警示。

四、結束語

綜上所述，與傳統的社會保險檔案管理工作不同，應用網絡信息化建設優勢顯著，可有效提升檔案管理效率，減少各種財力、物力投入。另外，社會保險事業將得到快速發展，為我國小康社會發展奠定良好基礎。網絡時代背景下，社會保險檔案管理工作應順應時代需求，不斷提高自身信息化建設水平，應用各種先進計算機技術，將社會保險檔案利用價值不斷提升；優化管理流程，提高管理效率，才能保障我國社會保險事業的良性發展。在此基礎上，人民生活得到保障，實現老有所養、老有所依，真實體現社會主義制度下的保險新局面，為國家進步發展奠定堅實基礎。

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（作者單位：青州市社會保險事業中心）