房地產企業檔案保管外包規范化途徑研究

謝爽

摘 要：本文從服務委托方的視角出發，分析國內房地產企業檔案保管外包的優勢及其存在的問題，結合國際檔案保管外包發展經驗，對檔案保管外包的流程、監督、考核等方面提出解決策略，以期促進新時期檔案保管外包行業和外包業務科學、創新、協調、可持續發展。

關鍵詞：檔案；房地產；保管外包；規范化

檔案保管外包服務是指具備檔案保管外包服務能力和條件的企業法人，受委托方（法人及自然人）委托，對檔案實施保管及相關服務的民事行為，又稱“檔案寄存和代保管服務”。自改革開放初期出現商業性檔案代管機構至今，我國檔案保管外包服務行業發展主要經歷了國外檔案保管外包服務機構進入并規模化融入我國市場、國內外檔案保管外包服務機構共生發展、國內檔案保管外包服務企業獨立發展三個階段。良好的法律法規基礎以及需求端、供給端的雙向推動，為房地產企業檔案保管外包的發展提供了充足的空間。

一、檔案保管外包業務發展現狀

1.國外檔案外包業務發展

從1980年開始，英、美國家的政府、企業逐漸接受業務外包這一理念，并開始從制度化、規范化、標準化以及安全化入手，在實際應用中不斷成熟起來。到1990年，商業性文件中心的建設和快速發展，最突出的表現是解決了對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理。美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）是數千家檔案數據管理機構的典范。經過30多年的發展，國外的商業性文件中心陸續組建區域性協會或國際性協會，呈現出有行業組織、行業規范、行業標準、行業監管的健康業態。據統計，2008年美國商業性文件中心協會（ACRC）會員公司已達573個，在全球52個國家和地區建立了2000多個分支機構。有85%以上的世界500強企業都采用了檔案外包服務。國際文件與信息管理服務行業協會的成立，為行業的有序運轉提供了組織保障，成熟規范的標準制度和行業準則，為整個行業的自律和監管提供了制度保障。

2. 國內檔案外包業務發展

我國的檔案業務外包發展較晚，據統計，目前我國在入世界500強的企業中，采用檔案外包業務的不到5%。我國的檔案業務外包工作主要由檔案中介機構來完成。現有資料顯示，我國最早的檔案中介機構是1992年9月成立的浙江省建德市檔案事務所和湖州市檔案事務所，主要經營檔案用品和提供檔案整理服務。創建于1993年的上海檔案咨詢服務中心不僅提供檔案整理、檔案寄存等服務，還提供檔案鑒定評估、檔案縮微、人才培訓等服務；黑龍江省檔案技術服務中心組建于2006年，主要提供檔案數字化加工、檔案信息資源開發、檔案寄存、委托管理、技術咨詢、業務培訓等服務。經過30多年的發展，檔案外包服務市場上不僅提供檔案整理、歸檔、寄存、業務培訓、咨詢等基本事務，也為企業提供檔案管理軟件開發、檔案數據庫系統建設、檔案網站建設等高科技領域技術服務。尤其是目前中國市場上已經發展出了一些像中信、銀雁、東港、博泰和竅楚這樣為代表的一站式全生命周期服務公司。讓各企事業單位從煩瑣的檔案管理實務中解放出來，將精力集中到核心業務上，為企業降本增效，提升自己的檔案數據分析能力。

二、房地產企業檔案保管外包的優勢

1.降低保管成本、減少資金投入

鑒于檔案保管外包服務機構的專業性和規模效益，根據邊際成本遞減理論，其支付的服務成本遠低于房地產企業單獨保管業務的成本，具有明顯成本優勢。此外，在房地產行業下行壓力下，檔案保管外包可以減少房地產企業在庫房、人員、設備設施、技術、管理等方面的巨大資金投入，企業可將節約的資金用于生產經營等核心業務上，從而提升盈利能力。

2.提升保管質量、增強風險控制

房地產企業的檔案管理模式基本圍繞最基礎的“有人管”“有地放”“有統計”的三有標準開展工作，主要由辦公室的員工負責兼任或監管檔案管理和保存的所有職能，缺乏專業性的檔案管理知識，即便經過培訓，也只是浮于形式，尤其是負責檔案保管人員發生調動，檔案管理的前后銜接更是不順暢。在實際工作中，普遍存在資料堆積、存儲場地局限、人手不足、缺乏系統管理流程等弊端。外包公司的檔案庫房嚴格按照檔案館標準建設，符合檔案“十防”要求，可有效避免自然災害，消防安防零隱患，具備24小時全景式監控，實行專人專區專管。外包公司人員調動的銜接工作有流程保障，避免由于人員變動造成檔案信息遺漏或統計誤差。

3.聚焦核心業務、專注知識管理

檔案保管外包服務機構具有先進的檔案管理軟硬件設備設施，以及檔案專業人才隊伍和較先進的檔案保管技術，可提供優質的檔案保管服務和高效的調檔服務，對于人員稀缺的房地產企業檔案管理部門，檔案保管外包可使其管理重心從檔案全線管理轉為兩端管理，即收集端和利用端管理。一方面，可以提高檔案收集的完整性，豐富企業檔案庫藏；另一方面，檔案部門可將珍貴的檔案信息資源轉化為編研成果、知識成果，提供給決策者和業務部門，如標準產品庫的設計、建設，使檔案資源在信息時代創造超乎想象的價值。

4.推動檔案數字化建設

檔案數字化是指利用掃描儀、數碼相機等數字設備將紙質檔案數字化，轉換成計算機可識別的磁帶、磁盤和光盤等數字圖像或文本的過程。開展房地產企業檔案保管外包，可以利用檔案外包服務機構在設備設施、技術和專業知識人才等方面的優勢，加快企業開展檔案信息化建設，推進企業檔案信息化進程。通過檔案數字化，為企業建立一套檔案目錄數據庫、全文檢索數據庫和多媒體數據庫，實現數據共享，提高數據利用率。通過智能搜索引擎，可通過關鍵字快速查詢相關文件的信息，提高工作效率。此外，還可以通過人工智能技術構建業務模型，把不同時期的文件數據做整理、加工、處理和分析，輔助業務決策。

三、房地產企業檔案保管外包存在的問題

雖然檔案保管外包有諸多優勢，但在實際工作中，房地產企業卻面臨外包的前提條件確認、范圍選擇、外包服務機構的遴選難題，還有檔案安全不保障、服務不到位等問題，需要深入研究并探討解決。

1.外包流程不規范

一是保管外包范圍不合理，未統籌考慮企業的業務發展需要、檔案的類型和特點、企業自身資源狀況以及外包費用等諸多因素來確定合理的檔案保管外包范圍。二是招標流于形式，招標只是走過場，并未達到根據服務能力、收費標準和信譽嚴格篩選服務機構的目的。

2.檔案安全管理參差不齊

一是保管外包范圍不合規、不安全，托管方不了解國家法律法規的規定，誤將涉密檔案或具有敏感信息的檔案托管給外部服務機構。二是服務機構庫房硬件存在風險，“十防”是檔案庫房建設的重要內容，服務機構一般在防火、防盜、防光、防塵、防有害生物以及防有害氣體方面防控到位，但在防高溫、防潮方面的資金、設備設施投入不足，庫房溫濕度不達標，影響檔案壽命。三是合同履行中的風險，在保管外包合同履行過程中，服務機構因股權變動、資金緊張或者業務狀況不佳等原因可能存在惡意不履行合同、因故不履行合同或履行合同不當的風險。

3.溝通協調不順暢，原件提供利用不及時

一方面，委托方存在一托了之的心理，保管外包后不聞不問，雙方對接人員變動也無從知曉，缺乏定期溝通協調；另一方面，檔案調閱可分為線上調閱和線下調閱，線上調閱電子檔通常效率較高。線下調閱一般是由服務機構調取檔案實體并由專人送達，因服務機構調檔人員和運輸車輛有限，往往不能第一時間響應客戶的原件調檔需求，通常24小時后才能送達，影響委托方的正常利用。

四、解決策略

1.制定規范的外包流程

（1）確定合理的外包范圍

房地產企業檔案種類繁多，包括文書檔案、工程檔案、營銷檔案、會計檔案、權屬檔案、人事檔案、聲像檔案以及實物檔案。房地產企業在嚴格遵守國家法律法規的基礎上，應綜合考慮檔案的重要性、保管技術條件、數量、數字化水平和調檔頻度因素，再結合企業自身資源和保管外包費用來確定合理的外包范圍，制定科學、可行的保管外包實施方案。

以筆者所在的房地產開發企業為例（如表1所示），企業辦公地點位于北京市核心區，建設大型檔案室自行保管成本較高，經過對各類檔案展開分析，外包范圍如下：文書檔案、會計檔案雖然數量不多、調檔頻度高，但數字化水平高，線上查閱方便，建議外包；工程檔案和營銷檔案因數量多，雖然數字化水平中等，即全部目錄數字化、部分重要檔案全文數字化，仍建議外包；權屬檔案、人事檔案因重要程度高且數量少，為確保安全，建議自行保管；聲像檔案因保管技術環境要求高，建議外包；實物檔案除用于企業形象展示和宣傳的檔案外，其他建議外包。

（2）嚴格履行招標程序

嚴肅招標程序的審核管理，按照國家、地方或企業規定程序規范執行，積極發揮市場機制作用，保證招標具有充分競爭性。一是考察維度，通過實地考察和資格預審文件，對外包機構的資信狀況、歷史業績、承接能力、股東背景、高級管理人員背景和資金情況、檔案保管場所建設情況、檔案運輸情況、檔案保護情況以及檔案裝具、人員管理、信息化和檔案利用服務情況、制度建設并對我方要求的響應程度等情況做一個綜合審核；二是對考察單位評分并編制考察報告，根據考察情況確定3家入圍機構；三是邀請入圍單位展開投標，并聘請專家實施評標，根據評標結果確定中標單位；四是簽訂規范的保管外包合同和保密協議，合同中對合同當事人的權利義務、違約責任的規定必須明確、具體，文字表達應清楚、規范和準確，做到條款內容完整，表述準確，相關手續齊備，并請法務部門審核出具法律審核意見，對合同服務范圍、質量技術標準內容不完整、表述不嚴謹、權責不清晰等情況要及時修改、補充、完善，最大程度地保障檔案的安全以及調檔的便利性和時效性。

2.開展全過程監督，確保檔案安全

委托方應開展事前、事中、事后全過程安全監督。一是增強安全意識，堅決貫徹“涉密不外包”的原則，對外包檔案仔細檢查和挑選，防止涉密檔案和敏感信息檔案違規外包。二是在遴選服務機構時，應將服務機構擁有自有產權檔案庫房作為一項優勢條件予以重點考慮，對于租賃庫房的要深入了解其租期、業主信譽、是否拆遷等問題，原則上保管外包服務的合同周期應小于庫房租賃周期。三是將庫房溫濕度控制水平和資金投入作為一項重要的考量因素。四是將服務機構的投資主體、財務狀況、人力資源狀況、經營業務狀況作為重要的考量因素，并在保管服務外包過程中實施全程性關注預警。五是委托方應不定期通過詢問、實地查看或視頻監控查看的方式，監督庫房和檔案實體安全管理狀況，發現問題及時通知整改，保證檔案的安全。

3.建立有效的溝通、協調、考核機制

委托方和保管外包服務機構應堅持信息真實、客觀公正、效率至上的溝通協調原則。一是委托方和服務機構應建立定期會商通報工作機制，會商議題主要針對檔案保管和利用基本情況以及過程中存在的問題和檔案管理相關問題的業務交流研討，通報內容主要是針對存在問題的防范、改進措施及措施的執行情況、執行效果等。二是如發生檔案丟失、缺失、被盜或者信息被泄露等緊急情況，服務機構應立即啟動應急預案并及時報告委托方。三是委托方和服務機構應建立穩定的專人負責工作機制。雙方選派專人負責對接、問題會商、通報事宜，所選派人員保持穩定，互相熟悉，減少無效溝通頻率、縮短適應時間或者降低頻繁更換人員的風險。四是實施外包服務機構季度考核機制。首先，保管外包服務機構定期撰寫季度工作報告；其次，委托方對保管外包服務機構的檔案運輸、庫房管理、調檔效率和響應速度等檔案服務情況開展滿意度問卷調研；最后，委托方根據季度工作報告、調研結果等，對服務機構的檔案管理情況展開綜合考評打分，考評結果作為工作改進、獎懲、是否繼續合作的依據。

五、未來展望

如今，隨著我國經濟的快速發展，檔案數量迅速增加，檔案管理難度越來越大，越來越多的企事業單位選擇將自己的檔案業務外包給檔案中介機構，以達到節約成本和提高效率的目的。目前，我國社會檔案數量每年以不低于46%的速度增長，檔案的存量需求與管理服務缺口巨大，檔案管理外包業務在中國潛力巨大，相信這種趨勢也會促使我國檔案外包服務行業更加專業化、規范化和標準化發展。

未來，隨著信息技術的發展和檔案信息化進程的加快，傳統實體檔案數量將減少，而數字檔案數量將激增。對房地產企業而言，應積極推進電子文件單軌單套制建設，尤其是建設項目檔案的單軌單套制建設，推進數字檔案館室、智慧檔案館室建設。對檔案保管外包企業而言，可借鑒國外發達國家數字檔案托管的成熟經驗，依靠大數據、人工智能以及區塊鏈等技術，在保證檔案安全的前提下，發展數字檔案托管和檔案資源開發利用服務。對檔案行政管理部門而言，應積極推動檔案信息資源共建共享，統籌開展檔案存儲服務，應積極履行監管主體責任，必要時可發揮檔案外包協會的作用，從而保證檔案保管外包業務蓬勃、可持續發展。

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（作者單位：北京首都開發股份有限公司）