人工智能下集團公司財務共享中心搭建的問題及策略

李曉靜 北京天壇生物制品股份有限公司

引言

隨著ChatGPT 時代的到來，通過集團財務共享中心模式來實現財務轉型，提升了財務人員的工作效率，并且降低了財務風險，特別是針對管理層級多且末級單位遍布于全國乃至全世界較為偏遠的縣城乃至鄉村，子公司的財務人員招聘難、流動性大的問題變得越來越突出，財務共享中心搭建不僅可以降低人工成本，還可以實現合規標準的統一化和問題解決的及時化，在此平臺下，可以大大降低經營成本和實現規模經濟優勢，便于集團總公司管控下屬子公司。

一、財務共享中心概述

（一）子公司財務共享中心創建的必要性

人工智能下財務共享指的是依托于人工智能、云計算等信息技術，以降低企業運營成本或創造企業價值作為目的，通過財務共享系統建設，將人工智能技術與財務共享系統相結合，人工智能下的財務共享可以從信息技術領域擴展到管理領域，促進公司資源的高效綜合管理。它不僅可以優化公司的管理流程，還可以降低成本，簡化冗余的組織結構，幫助公司創造更高的價值。

財務共享中心源于20 世紀90 年代，現在已經處于相對成熟的階段，尤其是信息化時代的到來使得無紙化辦公越來越高效，全電發票的使用和推廣降低了財務憑證的真偽查詢等基礎性工作，為財務共享中心的搭建也提供了合規的基礎。

1.便于管控子公司

當子公司數量越來越多，且出現倍增式發展時，創建財務共享中心的優勢就凸顯了出來，因為財務共享服務中心適應于業務交易量大、集團成員單位多、信息化程度較高的集團企業，實現新型財務共享中心后，廢除了冗余的步驟和流程，能夠迅速地找到問題的關鍵點，更容易做到跨部門、跨區域合作，匯總和分析數據也不費時費力，并且便于集團公司掌控下屬公司的動態。

2.節約成本，提升工作效率

集團財務管理人員可以一個人處理一家或者幾家公司業務，但是財務共享中心可以實現一個人處理某一項業務，不僅可以保證業務處理的標準化，還可以實現降本增效的目的。當子公司的同質化程度高并且業務相對單一，財務共享中心可以實現規模經濟。

（二）子公司財務管理的現狀

財務管理是子公司管理的重要組成部分，財務合規是整個集團合規的墊腳石。目前，子公司分布于全國100 多個縣城，分部在西南、西北、東北、華北、華東、華南等區域，具有分布范圍廣和空間跨度大的特點。目前，子公司采用外派財務總監的模式進行財務管理，每位財務總監管理4-8 家子公司，財務總監及會計人員個人履歷的不同導致財務管理的模式和財務把控的標準也不盡相同，財務數據統計的準確性和及時性有待進一步提高。

1.傳統的財務管理模式

在子公司采用傳統的組織架構，對財務總監采用雙層領導方式，子財務總監既接受集團財務總監的管理，同時又接受子公司總經理的領導，當財務指標和業務指標出現矛盾時，更多依靠人為判斷和協商方式來粗放式解決，未采用先進的技術手段來解決管理中的難題，更多地依賴于財務人員的管理藝術來處理工作中遇到的問題。

例如，財務共享信息系統的技術并沒有隨著財務共享中心的技術更新進行不斷的優化。從報賬系統的內容來看，企業的報賬系統未普及到基層單位，更沒有將數字化、區塊鏈等技術融入報賬系統中，甚至在信息傳輸的過程中還停留在數字傳輸和影響傳輸層面，這種情況下，員工報賬需要手動申報數據。不僅如此，當前信息系統的數據整合能力較強，數據信息在集中處理的過程中并沒有形成集成化、規范化、標準化的運作模式，分析出來的數據結果與企業所需要的數據結果存在著一定的差異，也很容易導致企業經營決策層面出現失誤。

2.信息系統的優勢不明顯

盡管子公司搭建了SAP 財務記賬系統、用友或者金蝶存貨管理系統、月報系統、管理報告系統、預算系統、決算系統、業務系統，但是各種系統的數據的共享和銜接不流暢，形成信息孤島現象，企業內部組織結構復雜，缺乏流暢的信息流，更多地采用統計表的形式，財務信息系統暫時沒有與業務系統進行對接，財務手動從業務系統提取數據、核對數據并完成財務核算工作，增加了財務人員和業務人員的工作量，并且降低數據的準確性和及時性，溝通成本高且效率低下，在子公司數量大規模擴張時，基本上需要增加同比例的財務人員和業務人員，信息化時代的優勢未發揮出來。例如，當前隨著財務共享中心的應用，在運營管理的過程中會出現海量的信息流，這種情況下，需要針對這些信息流進行有效的整合和分類及處理，但是，當前很多財務人員在實際財務數據信息流整合的過程中，不具備這種經驗和能力，導致信息流整合能力不足，一些信息的作用根本發揮不出來，也不能為運營管理提供強有力的數據信息支撐。

二、人工智能下集團公司財務共享體系建設的策略

（一）建設方案設計

一般會包含財務共享中心的戰略定位設計、分析建設的條件和基礎、明確納入業務的范圍、進行組織職能、業務流程、系統架構的設計，以及人員編制的測算。財務共享中心的調研不僅涉及集團公司及子公司的方方面面，同時還需要了解現在前沿的信息化水平及比較成熟的財務共享中心經驗分享，根據集團公司流程的梳理和再造的程度，多角度地思考和論證，集思廣益，最終形成具有前瞻性和科學性的方案。

為了能夠更好地提升人工智能下企業的智能化財務共享管理能力，企業在日常管理的過程中應該組建符合人工智能的組織構架。首先，企業的管理者針對目前信息管理的需要去進行全面了解。在了解的基礎上設置與之對應的組織機構，只有這樣，才能有專門的人員來開展信息建設，為智能化的環境下的財務共享管理活動提供可靠的保障。目前，很多工作人員在工作的過程中，思想上排斥信息技術的應用，導致信息技術的應用深度和廣度不足，這也是目前企業內部組織構架建設中的重要問題。因此，企業管理者需要積極地予以應對。針對具體人員的思想進行開導，強制性地要求工作人員嚴格按照智能化環境下的工作要求開展工作。其次，企業內部財務人員需要積極地學習現代財務共享管理理念，從思想上認可智能化技術的應用，這樣才能夠保證企業在人工智能下完成財務轉型，提升財務共享管理綜合能力。

（二）標準與流程制定

目前，財務共享中心建設標準主要涵蓋以下幾個內容：（1）要素精確化，可以準確提取出原始憑證的信息整合成準確的、更易管理的數據；（2）數據標準化，在企業內部創立唯一一個并且可互聯的、在相同語境下進行業務活動和管理的數據標準；（3）憑證無紙化，財務處理基本實現全程無紙化操作，如查詢、下載等；（4）內控實效化，能夠在信息系統中增添風險控制點，加強審核的規范性和流程化，實現內控的精準控制。

在提高流程管理觀念的過程中，集團公司需要從如下內容進行：

第一，針對子公司現階段的管理情況，不斷地進行完善，集團公司現階段涉及的子公司較多，各個子公司與總公司日常工作中存在經營票據承兌等工作內容，因此，在進行傳輸的過程中，要針對傳輸票據的重要程度，設定一定的時限，最長不能超過24 個小時，更好地保證數據信息的及時性，為集團公司更好地開展經營管控提供良好的基礎。針對原始票據需要規定在一定的時間內郵寄到集團公司的總部，有效地核對信息之間的科學性以及真實性。為了統一集團中每位成員的財務處理方式和優質服務報告，需要在集團內部重新建立標準化的財務共享流程，故在具體構建財務共享服務中心時，原有流程的重新整合與細化梳理尤為關鍵。從管理會計視角出發，財務共享服務中心的業務流程設計應以企業運營目標及戰略價值導向為基礎，結合企業自身實際發展現狀及主營業務流程特點，在產品采購、研發、生產、倉儲、銷售等各流程實現業務環節的統籌兼顧。

（三）試點推廣實施

人工智能下財務共享中心建設的本質是業財一體化，業務信息應該由業務部門來提供，從而以業務為源頭，為財務提供良好的依據，從而提升財務的效率，建設過程一定要與業務部門齊頭并進。試點推廣實施在實務操作的過程中要做到：第一，以人工智能智能財務共享中心建設的工作內容為核心，進行組織結構內容上的完善，集團公司可以針對人工智能智能財務共享中心建設涉及的范疇、模式，設立管理委員會，有集團公司的管理者牽頭，財務部和業務部門進行配合。通過組織機構的完善，保證人工智能智能財務共享中心建設的職能效果真正得以發揮，從而給予財務工作有效的支持。第二，各部門的負責人要起到帶頭作用，積極地協調財務和業務部門的矛盾，強化交流和溝通，打破集團公司信息孤島現象，尤其是在全面預算等內容上；第三，實施責任制，根據崗位的職責實施第一責任制度，明確業務人工智能智能財務共享中心建設的邊界，劃分責任，明確職責和義務，通過職責范圍的劃分，簡化工作流程，提升工作效率。人工智能智能財務共享中心建設的本質是業財一體化，業務信息應該由業務部門來提供，從而以業務為源頭，為財務提供良好的依據，從而提升財務的效率，建設過程一定要與業務部門齊頭并進。

（四）信息系統優化

應運用互聯網技術，強化移動辦公能力。近年來，隨著信息技術的不斷發展，人工智能下的財務共享中心運作模式的功能也越來越多，對這種情況，集團可以強化運用互聯網技術，提高移動辦公的能力，打破財務共享服務中心時間和地域的限制，提升財務共享服務中心服務質量。

人工智能下的財務共享中心實施之后，能夠集中對單據進行自動處理，尤其是憑證的處理，這種情況下能夠從效益層面盡可能地降低企業時間成本、財務成本，尤其是財務共享服務中心能夠將以往不同業務但層次相同的內容進行有效的融合和優化，這能在一定程度上降低成本費用，因此，運作成本是否降低是評價財務共享服務中心是否有效的第一要素。財務共享服務中心實施之后，能夠將財務人員從繁重的、重復的財務工作中解脫出來，并且能夠在企業內部形成獨立的運行主體，對企業的各項業務進行內部結算，這在一定程度上能夠提升財務效率與財務水平，也有利于降低人力成本。

建設人工智能下的財務共享中心應運用區塊鏈、云技術、數字化、智能化等信息，構建科學的數據分析處理模型。通過這些信息技術，在財務共享服務中心內部，根據各部門和指標需求構建科學的數據分析模型，保證數據分析的準確性，將數據信息的時效性和價值最大化。

（五）業務運營管理

人工智能下財務共享中心的業務營運管理可以具體做到以下幾方面：第一，以財務共享中心功能為核心，強化應收賬款業務流程的完善，建立客戶評優功能，通過對客戶深入調查了解分析，針對客戶的基本情況評定客戶風險等級，制定應收賬款業務流程，從而保證應收賬款及時回款的同時，為企業業務流程的優化奠定良好的基礎。第二，維護供應商關系，優化應付賬款流程。通過對供應商的信息歸納，從價值鏈的角度，將供應商管理相關內容進行完善，進一步地將應付賬款的作用體現出來，以規避供應商與企業之間的矛盾，保證應付賬款業務流程處于較高的水平。第三，運用信息技術，提升費用報銷能力。企業經營管理的過程中，費用報銷層出不窮。因此，在報銷的過程中，企業可以根據報銷業務的內容，合理地優化報銷流程，減少煩冗環節的審核，提升費用報銷效率，為企業的整體業務流程水平提升提供助力。第四，應建立風險評估機制。風險評估機制是集團公司財務共享模式下內部風險控制準確反饋的標準，因此，在構建風險評估機制的過程中，集團公司為確保內部控制體系的有效實施，特別是管理者應關注監控內控情況的實施情況，集團公司應定期整理風險評估結果，積極舉辦風險評估論壇，對已評估風險的來源、影響和應對方案進行詳細分析，根據風險評估水平，在集團公司的運營過程中調整內部控制、戰略部署等內容，確保能夠在盡可能短的時間內提高風險響應能力；另外，還需要加強預警和保障。在集團公司財務共享模式下的風險防范過程中，還應針對一系列風險預警的內容，通過建立風險預警保障，確保一系列風險防范體系、解決方案、措施到位，對集團公司的長期發展非常重要。

結語

綜上所述，企業的財務管理經歷了從分散到集中最終走向財務共享模式的轉變。智能化財務共享中心則是企業財務共享的升級，它對未來企業的財務變革具有舉足輕重的意義。這種財務管理模式致力于提高企業管理效率、降低管理成本，起到了引領公司戰略目標的關鍵作用。

財務共享中心的直接效應就是把集團企業下屬分支機構重復性和流程化的業務匯集起來加以運作，使資源得到了整合，同時也便于對布局分散的下屬機構進行統一高效的管理。在這一基礎上，云計算技術的應用加強了對財務數據的收集和分析，同時為挖掘海量數據的潛在信息提供了技術支持。此外，還能實現企業財務數據的集中透明化，母公司不僅可以看到分、子公司的財務報告，還能及時掌握資金調度和支配的詳細情況。一方面減少了企業資源的浪費，另一方面還提高了共享中心的工作效率。