國際工程中的項(xiàng)目合同管理研究

[摘 要]現(xiàn)階段，我國國際工程項(xiàng)目發(fā)展的市場規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，發(fā)展勢頭良好，在“走出去”的國家戰(zhàn)略方針引領(lǐng)下持續(xù)向國際市場邁進(jìn)，已經(jīng)取得了一定成績。國際工程項(xiàng)目中，項(xiàng)目合同管理是工程項(xiàng)目相關(guān)方的利益紐帶，在項(xiàng)目管理中起到關(guān)鍵作用，也是處理工程變更和索賠的重要依據(jù)。基于此，文章首先簡要分析合同管理在國際工程項(xiàng)目中的重要意義，重點(diǎn)從國際工程中的各個階段對項(xiàng)目合同管理要點(diǎn)進(jìn)行探討，結(jié)合現(xiàn)階段國際工程項(xiàng)目合同管理中的問題提出具體的管理策略。

[關(guān)鍵詞]國際工程項(xiàng)目；合同管理；索賠管理；管理策略

近年來，我國的國際工程事業(yè)取得了不錯的業(yè)績，也為國際工程項(xiàng)目及工程建設(shè)承包企業(yè)等創(chuàng)造了更多的發(fā)展機(jī)遇和發(fā)展空間。國際工程項(xiàng)目的合同一般履行期限較長，投資金額較大，并且不同國家之間的建筑工程法規(guī)及合同法系等各不相同，因此，合同管理作為貫穿國際工程項(xiàng)目管理全過程的重點(diǎn)工作應(yīng)受到高度重視。

一、合同管理在國際工程項(xiàng)目中的重要意義

首先，合同管理是國際工程項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容。國際工程項(xiàng)目在實(shí)施過程中需要經(jīng)歷項(xiàng)目信息追蹤及現(xiàn)場考察等前期準(zhǔn)備工作、投標(biāo)書的編制、投標(biāo)和談判以及簽訂合同到項(xiàng)目實(shí)施等多個重要環(huán)節(jié)，其中合同簽訂及管理是從法律層面對整個國際工程項(xiàng)目的各方面活動進(jìn)行總控和總協(xié)調(diào)，貫穿于國際工程項(xiàng)目的全過程，是整個國際工程項(xiàng)目管理的核心。

其次，合同管理是國際工程項(xiàng)目實(shí)施的基本依據(jù)。合同管理是從法律層面對國際工程項(xiàng)目中甲乙雙方在項(xiàng)目建設(shè)過程中的各項(xiàng)實(shí)踐行為進(jìn)行規(guī)范和約束。另外，在國際工程項(xiàng)目中，甲乙雙方通常屬于不同國別的市場主體，因此，在法律體系、管理制度以及文化和技術(shù)方面都存在差異。合同管理則可以利用法律的手段實(shí)現(xiàn)雙方在項(xiàng)目建設(shè)過程中從材料采購、檢核成本到工期安排和進(jìn)度控制以及施工工藝和技術(shù)達(dá)標(biāo)與質(zhì)量控制等各個環(huán)節(jié)的共同認(rèn)可，因此，合同管理也是國際工程項(xiàng)目實(shí)施的基本依據(jù)，只有項(xiàng)目雙方在理念、行動和目標(biāo)上達(dá)成基本一致，才能有效保障項(xiàng)目工程的順利實(shí)施[1]。

最后，合同管理是企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益的重要保障。合同管理中的一項(xiàng)重要任務(wù)就是規(guī)避、防控和應(yīng)對、化解風(fēng)險。由于國際工程項(xiàng)目通常建設(shè)周期較長，參與主體不僅多元化且在政治經(jīng)濟(jì)和文化等各方面都有著明顯差異，投入資金較大，市場環(huán)境和外部條件變化等各方面客觀因素難以預(yù)測，因此，在項(xiàng)目建設(shè)過程中也需要面對各種矛盾與糾紛。而合同管理就是在項(xiàng)目開始前期就通過法律的手段讓項(xiàng)目雙方通過溝通和談判來共同約定行為準(zhǔn)則，達(dá)成基本一致，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，雙方也可以在合同規(guī)定的范圍內(nèi)通過協(xié)商、談判、仲裁以及訴訟等各種手段來維護(hù)自身權(quán)益。由此可見，合同管理在國際工程項(xiàng)目中起到了維護(hù)各方合法權(quán)益的重要作用。

二、國際工程中各個階段的項(xiàng)目合同管理要點(diǎn)

（一）合同簽訂階段

合同簽訂需要經(jīng)歷項(xiàng)目工程現(xiàn)場調(diào)查、市場調(diào)研、招投標(biāo)文件擬寫等文稿準(zhǔn)備工作，到項(xiàng)目中標(biāo)、合同談判等過程，直到合同簽約最終完成合同簽訂環(huán)節(jié)。在合同編制過程中，為簽訂一個有利于雙方且風(fēng)險較小的合同，需要在合同中體現(xiàn)出商務(wù)和技術(shù)上的要求，注明項(xiàng)目的實(shí)施程序，對于雙方的權(quán)利和義務(wù)也需要在合同中有著明確體現(xiàn)，但項(xiàng)目中的風(fēng)險問題和合同條件還需要雙方經(jīng)過溝通和談判來找到平衡點(diǎn)，并對合同內(nèi)容進(jìn)行修改和調(diào)整，這就體現(xiàn)了合同編制權(quán)的重要性，承包商也可以在合同中通過起草“先重后輕”或“早收錢”等條款來巧妙地規(guī)避風(fēng)險，減少自己的資金壓力和融資成本，又或者通過加大調(diào)價范圍來規(guī)避因業(yè)主工程項(xiàng)目所在國的政策調(diào)整或通貨膨脹等政治經(jīng)濟(jì)方面不確定因素帶來的風(fēng)險等。如若是由業(yè)主方提供合同草案，承包方則更加需要對合同草案進(jìn)行仔細(xì)審查，尤其是對于合同中關(guān)于承包商工程范圍界定的相關(guān)條款需要進(jìn)行逐項(xiàng)分析，結(jié)合承包商前期的報價范圍進(jìn)行工程范圍的逐項(xiàng)具體列明，實(shí)在超出報價范圍的則需要與業(yè)主方溝通重新報價。但無論是由哪一方出具合同草案，都需要從尊重和保護(hù)雙方利益的角度出發(fā)來協(xié)商和簽訂合同，更有利于后期合同的管理和履約[2]。

國際工程項(xiàng)目的合同簽訂階段需要注意以下三點(diǎn)：1.需要組織精干的專業(yè)團(tuán)隊(duì)及談判班子來對合同草案進(jìn)行草擬、研讀，并進(jìn)一步完善合同談判材料，對于談判議程和談判策略也需要提前制訂。2.在合同協(xié)商和談判過程中要注意把握談判節(jié)奏和堅(jiān)守談判原則，根據(jù)談判的實(shí)際情況來適時變換談判技巧。3.要做好談判記錄并在最終確認(rèn)后雙方需要對談判紀(jì)要進(jìn)行簽字確認(rèn)等。合同是國際工程項(xiàng)目雙方保障自身權(quán)益和工程開展施工必須遵循的法律文件，因此，雙方在合同簽訂期間更加需要對合同內(nèi)容包括進(jìn)度安排和報價都要達(dá)成一致再簽訂，使之具有法律效應(yīng)。

（二）合同履行階段

合同履行階段也是國際工程項(xiàng)目的實(shí)施階段，在這一階段中重點(diǎn)需要做好合同交底、合同控制、合同價款支付和合同變更、合同索賠、合同爭端和合同文檔管理等多個方面。

1.在合同交底方面，在國際工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，合同交底一般包括投標(biāo)、技術(shù)和價格交底三個方面，需要對國際工程項(xiàng)目的概況和范圍以及項(xiàng)目承包方式、主要工程材料的供應(yīng)商及其報價、合同價款調(diào)整等進(jìn)行交底，避免造成不必要的損失。

2.在合同控制方面，需要對項(xiàng)目實(shí)施的全過程進(jìn)行全面的監(jiān)察、比對和糾正，主要需要做好三方面工作：首先是合同管理的相關(guān)人員需要針對合同要求對工程項(xiàng)目的實(shí)施制訂計(jì)劃，并為參與施工建設(shè)的人員提供必要的合同保障，同時做好合同的解讀加深對合同內(nèi)容的理解。其次，合同管理人員需要處理好業(yè)主、監(jiān)理、工程師、承包商等各個項(xiàng)目參與方之間的關(guān)系，在合同的基本依據(jù)下建立多方相互信任的誠信關(guān)系，構(gòu)建和諧的項(xiàng)目氛圍，防止質(zhì)量問題和工程爭端等問題的出現(xiàn)。最后，由于國際工程項(xiàng)目的施工周期較長，在項(xiàng)目實(shí)施過程中會由于各種不確定因素導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況千變?nèi)f化，因此，需要做好合同的跟蹤及偏差處理工作，這就要從工程的建設(shè)范圍、施工周期、技術(shù)、質(zhì)量和成本管理等各方面進(jìn)行實(shí)時跟蹤，通過比對實(shí)際進(jìn)度表、費(fèi)用收支表和合同預(yù)定的目標(biāo)數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差并采取一定的糾偏措施。

3.在合同價款支付管理方面，在國際工程項(xiàng)目的合同管理工作中，如若發(fā)生款項(xiàng)支付變化調(diào)整，項(xiàng)目企業(yè)需要根據(jù)合同條款約定的規(guī)則針對項(xiàng)目施工進(jìn)度來履行相應(yīng)的付款義務(wù)，如若施工單位未按照合同約定的施工進(jìn)度完成項(xiàng)目建設(shè)，則財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付該工程款項(xiàng)，如若提前付款，尤其是涉及大額款項(xiàng)的預(yù)付時，財(cái)務(wù)部門也有權(quán)依據(jù)合同內(nèi)容或相關(guān)法律法規(guī)要求監(jiān)管部門或公司內(nèi)部履行審批手續(xù)[3]。

4.在合同變更管理方面，由于國際工程項(xiàng)目的建設(shè)周期較長且所涉及的主體較多，因此，在項(xiàng)目建設(shè)過程中不可避免地會發(fā)生工程變更，同時伴隨的還有合同價格與施工周期的調(diào)整，這也涉及項(xiàng)目多方的利益調(diào)整，因此，工程變更往往是合同管理的重點(diǎn)內(nèi)容。主要需要注意兩點(diǎn)：首先是項(xiàng)目各方需要嚴(yán)格遵守合同變更的程序和條款內(nèi)容，工程變更的主要因素包括業(yè)主提出變更和承包商提出變更兩個方面，無論是由哪方提出項(xiàng)目變更都需要嚴(yán)格遵守相關(guān)程序，做好變更記錄。其次是工程變更的范圍不能超過合同規(guī)定的范圍，這就要求雙方最好可以簽訂協(xié)議或補(bǔ)充合同，以書面的形式對變更事項(xiàng)進(jìn)行記錄，并交由合同管理人員及監(jiān)理方對其進(jìn)行技術(shù)和法律方面的審查，避免出現(xiàn)合同爭端，如若后期出現(xiàn)爭端，相關(guān)變更記錄也可以作為索賠和反索賠的有力證據(jù)。

5.在合同索賠管理方面，首先要查明索賠的原因，常見的索賠原因主要包括設(shè)計(jì)變更或業(yè)主附加工作等引起的工程變更、由于匯率變化或材料價格變化等引起的支付方面的索賠、客觀或自然因素等導(dǎo)致的工期停工或延長等索賠、合同條款不嚴(yán)或圖紙工程量等引起的索賠以及其他不可抗力引起的索賠等。其次是針對具體的索賠原因采取相應(yīng)的索賠措施，最基本的是要出具充足的索賠證據(jù)，比如，當(dāng)索賠事件發(fā)生時，合同管理人員需要從簽署的合同條款及附加協(xié)議等內(nèi)容中尋找索賠依據(jù)，其他與索賠事件相關(guān)的人員則負(fù)責(zé)搜集索賠資料，當(dāng)準(zhǔn)備充足令人信服且真實(shí)、有力的索賠證據(jù)后再正式提出索賠。另外，索賠也有一定技巧和策略，比如，首先需要確定索賠目標(biāo)，再對業(yè)主心理、承包商的經(jīng)營戰(zhàn)略以及相關(guān)關(guān)系展開深入分析，及時發(fā)現(xiàn)和抓住索賠時機(jī)，但不可將索賠作為“高效賺錢的工具”，堅(jiān)決以索賠作為維護(hù)自身正當(dāng)權(quán)益的有力工具。

（三）合同收尾階段

國際工程項(xiàng)目完成竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)也意味著合同管理進(jìn)入最后的收尾階段，這一階段的合同管理工作主要包括處理前期的一些遺留問題、質(zhì)量保修、資料歸檔以及最終結(jié)算等掃尾工作，需要項(xiàng)目相關(guān)方內(nèi)部協(xié)調(diào)配合，業(yè)主和監(jiān)理等外部也要積極溝通，但更有效的收尾工作還是功在平時，在工程施工過程中遇到問題及時解決能夠有效解決收尾工作過程中的矛盾和分歧，因此，在項(xiàng)目實(shí)施過程中就要做好合同的分類整理與統(tǒng)計(jì)。如若存在個別應(yīng)當(dāng)終止但沒有明確書面證據(jù)或存疑的合同，也需要通過信函等書面方式與對方進(jìn)行溝通協(xié)商，并留存溝通記錄，直到拿到有關(guān)書面聲明。

三、國際工程中項(xiàng)目合同管理存在的主要問題

首先，合同雙方對合同管理的認(rèn)知存在一定偏差。由于國際工程項(xiàng)目的合同雙方通常屬于不同國別且在制度和文化上存在較大差異，加上國際工程項(xiàng)目一般在國際市場上需要一種價格和竣工日期相對固定的項(xiàng)目合同模式，在合同管理理念和模式上中國企業(yè)更多的還是呈現(xiàn)出重合同而輕管理的現(xiàn)象。

其次，合同管理的組織隊(duì)伍專業(yè)性不強(qiáng)。現(xiàn)階段許多企業(yè)的合同管理組織隊(duì)伍對合同管理的意識相對薄弱，當(dāng)出現(xiàn)問題時沒有及時準(zhǔn)確按照合同條款來處理合同事件，并且沒有足夠的索賠意識。除此之外，企業(yè)也沒有健全的合同管理組織機(jī)構(gòu)，在企業(yè)內(nèi)部缺乏有效協(xié)調(diào)，當(dāng)出現(xiàn)問題時很難得到相關(guān)部門的積極配合。

最后，合同管理工作的效率有待提升。從現(xiàn)階段我國承包國際工程項(xiàng)目的企業(yè)資質(zhì)來看，雖然大部分公司在技術(shù)方面足以勝任國際工程項(xiàng)目需求，但是在項(xiàng)目管理尤其是合同管理方面仍有許多企業(yè)都沒有達(dá)到相關(guān)要求，仍然采用的是傳統(tǒng)的合同管理模式，沒有建立健全系統(tǒng)化的、體系化的合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，且合同檔案信息系統(tǒng)的保密工作還有待加強(qiáng)，合同管理工作方面的信息貢獻(xiàn)和決策支持體系不夠完善，最終拉低了國際工程項(xiàng)目的合同管理效率。

四、加強(qiáng)國際工程中項(xiàng)目合同管理的策略

（一）貫徹全面全員全過程合同管理理念

在國際工程項(xiàng)目的合同管理工作中首先要樹立最基本的合同管理意識，在項(xiàng)目開展之前要注重對市場情況進(jìn)行調(diào)研，包括對項(xiàng)目所在國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、法律體系和工程相關(guān)技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等基本內(nèi)容有著充分了解，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和雙方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上強(qiáng)化對項(xiàng)目工期、成本、質(zhì)量和勞務(wù)財(cái)務(wù)等方面加強(qiáng)合同管理。其次，合同管理并不只存在于合同履約階段，還包括前期合同準(zhǔn)備階段和后期的合同收尾階段，需要對其進(jìn)行全過程全環(huán)節(jié)的合同管理，重視合同的簽約和終止工作。

（二）建立合同組織機(jī)構(gòu)，提高合同管理效率

為進(jìn)一步優(yōu)化國際工程項(xiàng)目的合同管理工作和效率，需要建立專業(yè)的合同組織機(jī)構(gòu)來對項(xiàng)目實(shí)施過程中的所有日常性事務(wù)進(jìn)行有序規(guī)劃，并且專業(yè)的合同組織機(jī)構(gòu)能夠有效起到內(nèi)部協(xié)調(diào)的作用，充分發(fā)揮合同管理的計(jì)量與計(jì)價、變更和索賠及風(fēng)險防控等核心功能。另外還可以外聘項(xiàng)目所在國家的當(dāng)?shù)芈蓭熂跋嚓P(guān)索賠團(tuán)隊(duì)來加強(qiáng)對合同的全方位管理，嚴(yán)格落實(shí)項(xiàng)目合同管理的相關(guān)辦法、審批制度和檔案管理制度等。

（三）加強(qiáng)合同實(shí)施過程的過程管理

首先，要針對項(xiàng)目實(shí)施過程中的各項(xiàng)合同事件進(jìn)行建檔管理，建立健全電子信息系統(tǒng)，及時保存、整理和歸納工程數(shù)據(jù)及變更信息，保留齊全的索賠證據(jù)；其次，要熟悉中外技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的差異，只有把握好了項(xiàng)目當(dāng)?shù)氐臉I(yè)主及工程師的標(biāo)準(zhǔn)和審美視角才能更好地建立良好合作，減少不必要的溝通問題和認(rèn)知分歧；最后，在項(xiàng)目實(shí)施和合同管理過程中要重視設(shè)計(jì)變更管理，無論是什么因素導(dǎo)致的工程變更都需要取得業(yè)主方和監(jiān)理方的書面確認(rèn)，并留存好同意變更的書面材料，在工程變更過程中也建議采取積極的姿態(tài)，才能更加靈活地變通和溝通，營造良好的伙伴關(guān)系，以有利于國際工程項(xiàng)目的順利推進(jìn)。

結(jié)束語

綜上所述，對于工程項(xiàng)目企業(yè)來說，要想打開國際市場，真正實(shí)現(xiàn)“走出去”，需要的不僅僅是具備先進(jìn)的工程技術(shù)水平、強(qiáng)大的品牌口碑和市場形象，還需要有著高超的項(xiàng)目管理尤其是合同管理水平，充分發(fā)揮出合同管理的真正價值，最大限度降低項(xiàng)目的各項(xiàng)風(fēng)險問題，實(shí)現(xiàn)成本的強(qiáng)大控制力，以高效的合同管理促進(jìn)項(xiàng)目的順利實(shí)施。因此，面對現(xiàn)階段國際工程項(xiàng)目中合同管理存在的認(rèn)知偏差、組織團(tuán)隊(duì)專業(yè)性不強(qiáng)以及合同管理工作效率與能力等方面的問題，要通過貫徹全面全員全過程的合同管理理念、建立合同組織機(jī)構(gòu)，同時制訂合同管理制度，從合同簽訂到合同履行再到合同收尾的全過程管理來全面強(qiáng)化國際工程項(xiàng)目的合同管理模式和策略，以提高企業(yè)的國際競爭實(shí)力，擴(kuò)大市場空間，謀求更大的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)與國際接軌。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：陳明（1979— ），男，漢族，山東招遠(yuǎn)人，中國機(jī)械設(shè)備工程股份有限公司，高級工程師，本科。

研究方向：國際工程項(xiàng)目管理。