高校檔案管理信息化建設的現狀及優化路徑研究

趙宗明

［摘 要］檔案管理始終是我國高校發展的重要一環，這項工作的開展質量會影響檔案信息的準確性、真實性，進而影響檔案資料的應用效果。在信息化時代，檔案管理信息化建設成為高校檔案管理工作中的關鍵內容，文章對這項工作開展期間存在的問題進行分析，并針對當前我國高校檔案管理信息化建設提出相應的優化路徑，旨在提升高校檔案管理信息化建設水平。

［關鍵詞］高校；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.066

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）18-0203-03

0? ? ?引 言

在當前的大數據背景下，高校作為國家教育體系中重要的組成部分，同樣需要注重大數據技術、云計算技術等多種信息技術的應用。對于高校而言，檔案管理是一項重點工作。近年來，檔案管理信息化建設已經成為高校邁上信息化發展道路的重要選擇。不過，就現階段高校檔案管理信息化建設的基本情況來看，還存在許多不可忽視的問題，需要探尋出切實有效的措施，優化高校檔案管理信息化建設。

1? ? ?高校檔案管理信息化建設現狀

對于現代檔案事業的建設和發展而言，檔案信息化是目前最主要的工作方向，而高校檔案管理工作也需要做出相應的改變，積極將新思想、新手段與檔案管理工作需求相融合，借助于先進的科學技術，穩步實現檔案管理的數字化及信息化轉變。當前，我國高校在檔案管理方面的信息化建設還存在一些問題，阻礙了高校的信息化發展進程。這些問題具體體現在如下3個方面。

1.1? ?未實現充分運用現代化信息技術的目標

在社會不斷發展的過程中，涌現了許許多多的現代化技術形式，信息技術成為促進社會和經濟發展的一種重要技術手段，人類已經正式步入信息化時代。基于這一背景，各行各業均在自身的發展中積極引入信息技術，我國的各大高校同樣是其中的一個主體。高校在檔案管理工作中應用信息技術時，所依托的現代信息技術呈現出多種多樣的特征，涉及云計算技術、大數據技術、物聯網技術以及互聯網技術等，真正實現了有機整合高校內部各項信息的目的。同時，憑借諸如高校檔案資源平臺、網站和系統一類平臺的建立，能夠有效落實高效化利用高校檔案的目標。就現階段的情況而言，我國各個高校均可以根據有關要求和規定，收集并整理高校內部的各項資料，同時依托掃描等技術手段，達成錄入檔案資料的目標，并在高校檔案管理系統中成功做到了搭載搜索引擎查詢和分類管理等，實現了檔案管理信息化系統的有效搭建［1］。但是，我國部分高校的檔案管理信息化系統在檔案資料的查詢和深度利用層面，依舊存在不足，換言之，高校的檔案管理信息化系統還未實現熟練地應用大數據挖掘技術等現代化信息手段，呈現出檔案數據利用深度不足的狀況。

1.2? ?未建立起完善的檔案信息數據庫

高校在發展過程中，檔案信息和資料的數量會隨著時間的推移而持續增加。過去，高校在檔案管理工作中，往往需要依托于紙質化管理形式，這種傳統的檔案管理模式一般需要配備一個較大的空間，用于檔案資料的保存。為此，我國高校通常會采取建立檔案館的形式，高校需要在這一方面投入一定的成本。而在信息化時代背景下，我國高校能夠通過信息化檔案館的建立，實現海量檔案資料有效管理的目標。當實際建設信息化檔案館時，數據庫是其中的關鍵環節之一。具體而言，在開展數據庫的搭建時，信息化檔案管理模式與以往的檔案管理工作模式之間存在一定的矛盾，從而導致檔案資料管理工作出現一些問題，如象征性錄入檔案信息、檔案資料信息化錄入不完整等多種情況，從而導致數據庫本身的作用未實現最大限度地發揮，這表明高校的檔案管理數據庫建設工作還存在流于形式的情況。不僅如此，當檔案信息資料錄入數據庫之后，還需要進一步核實檔案信息，保證這些內容的真實性和完整性。另外，高校的檔案管理人員還應當在日常工作中注重及時更新檔案信息，確保檔案管理系統之中的內容能夠與高校當前的情況相適應。而立足于現實角度，從日常管理工作的落實效果來看，高校在這方面也存在一定的不足，檔案信息數據庫中各類信息的更新不夠及時，難以有效保障檔案數據的真實性、時效性，影響檔案信息利用的有效性。

1.3? ?未樹立起正確的資源共享意識

在高校的檔案信息體系中，學生檔案是一項至關重要的組成要素，不僅如此，這項內容也是高校、用人單位和學生等多方主體之間有效連接的橋梁。具體來說，在記錄學生的在校表現時，高校一般會采取檔案記錄的形式，而用人單位在了解學生的基本情況時，通常也需要依托于學生檔案這一介質。對于學生而言，檔案的主要作用即證明自身。從中可以看出，對于不同的主體而言，檔案本身的作用也呈現出差異化的特征。現如今，我國高校在發展期間更加注重教育教學質量，而對于教師群體和學生群體是否正確認知檔案管理這項內容卻沒有做到高度重視，從而使得許多學生在臨近畢業之際才意識到檔案的重要性，這對于檔案本身價值的有效發揮是十分不利的。此外，在檔案管理工作開展期間，高校學生和教師也未樹立起正確的檔案資源共享意識，且未在檔案管理工作中做到有效參與，這對于檔案管理工作落實質量的優化而言將會產生一定的消極影響［2］。

2? ? ?高校檔案管理信息化建設的優化路徑

出于檔案信息管理系統搭建和應用期間取得理想成效的目的，高校需要借助切實可行的檔案管理信息化建設路徑，真正達成提升檔案管理水平的目的。檔案信息供求關系之間的矛盾日益突出，而在信息時代的背景下，信息壁壘的產生也會導致高校檔案管理工作體系出現一定的偏差，信息爆炸也加重了高校檔案管理工作負擔，如果不及時采取針對性的改善措施，那么就很有可能會造成高效資源浪費等問題，因此，高校應當注重平衡檔案信息之間的供求矛盾，穩步實現高校檔案管理信息化建設的優化和完善。一般而言，高校可以采取如下幾方面措施。

2.1? ?提升現代信息技術的應用效果

立足于實際，我國高校需要管理的檔案資料勢必呈現出愈發增多的態勢。常規情況下，高校中的檔案資料主要包含學生管理、科研活動以及教學活動等多個方面，在檔案管理信息化建設期間，面臨較為復雜的形勢，因此，想要在短時間內達成完善的檔案管理信息化系統建設并不現實，這項目標的落實通常需要經歷一段漫長的過程。高校的相關工作人員需要充分認知這一特征，在此基礎上，將多種現代化信息技術積極應用到檔案管理信息化建設中。舉例來說，高校可以依托于智能化的檔案數字加工系統，主動掌握內部的各種檔案資源，全方位收集檔案數據信息。除此之外，為了實現有效開展檔案管理信息化的目標，還應當依托于如下手段，保障這一目標的實現。

第一，我國許多高校的辦公自動化系統與檔案管理系統之間呈現出彼此獨立的情況，這并不利于檔案信息的收集，為此，高校應當通過切實可行的方法，將辦公系統與檔案管理系統進行有效整合與融合，從而為高校檔案管理提供更加原始、真實、完整的資料，滿足實際的檔案使用需求。第二，在高校中，著錄管理也是一項復雜程度較高的工作，其呈現出資料繁雜、數量眾多的特點。基于這一情況，在著錄管理工作開展期間，高校應當最大限度地運用智能著錄技術手段，依托于人工智能（Artificial Intelligence，AI）技術，智能化識別電子形式的檔案信息、圖片以及文本等，同時達成自動化抽取相關信息的目的，完成高質量的著錄管理。這不僅可以有效提升檔案管理工作效率，還能夠充分優化高校檔案著錄的準確性。第三，當高校內部的檔案管理人員在檔案信息錄入時，若想保證這項工作的開展能夠實現完整性和準確性的提升，需要有效應用人工智能技術，智能化檢測檔案信息管理系統中的錄入內容是否正確，及時發現并解決存在的問題。

2.2? ?提升檔案信息數據庫建設的水平

在信息化時代背景下，高校的檔案信息數據庫本身具備多重功能，包括檔案信息的收集、獲取、轉換、生成、保存以及傳遞等，這項內容同樣也是高校開展檔案信息化建設工作中的關鍵一環。若想切實達成高校檔案管理信息化建設的目標，需要將數據庫建設水平的提升作為一項重點工作，促使檔案信息數據庫更加完善，數據庫中涉及的檔案信息應當包含文字、視頻、圖片以及音頻等多種形式。與此同時，還需要對檔案信息的類別進行精細劃分。在檔案信息錄入數據庫時，可以將高校中每一個具體的職能部門作為劃分基準，分批次錄入各個部門的檔案信息，這可以為今后檔案信息查閱工作提供便利。在檔案信息錄入時，高校內部的檔案管理人員需要同內部的各個職能部門之間開展高質量的協調與溝通，仔細核對各項檔案信息，從根本上防止虛假信息和殘缺的檔案信息錄入數據庫中［3］。

另外，高校在檔案管理信息化建設的過程中，還可以搭建集成化管理平臺，將高校中的各個辦公職能部門與檔案管理部門進行有機整合，這可以為收集檔案信息和類別的劃分提供良好條件，防止中間環節過多導致檔案信息在傳遞期間產生一些遺漏或丟失的情況。另外，還需要及時更新數據庫信息，保證數據庫中的檔案資料信息能夠與高校的實際發展情況和學生群體的實際情況做到緊密貼合，切實提升檔案信息服務價值。作為高校檔案管理工作開展的實際主體，檔案管理人員需要在日常工作期間，優化保存與備份檔案原件的工作，保障檔案信息共享和使用期間的安全性和完整性。

現階段，我國大部分高校使用的辦公系統為辦公自動化（Office Automation，OA）系統，在高校檔案管理工作開展期間，這一系統同樣能夠發揮自身的效能，達成科學劃分檔案信息類別的目的，為整理和儲存檔案信息創造更多便利。一般來說，高校的檔案信息不僅涵蓋學生群體的檔案信息，通常還涉及技術研發和科研活動等若干類別的資料。基于此，需要在檔案管理信息化建設期間進行保密等級的建立，對于一些機密程度較高的檔案信息，還可以采取建立單獨數據庫的形式，這對于檔案資料的使用、參考和借閱而言，均可以創設更好的條件。

2.3? ?搭建標準化檔案信息共享機制

高校師生群體尚未建立起正確的檔案資源利用意識，基于這種情況，我國高校在檔案管理信息化建設期間，需要有效轉變師生群體的認知，使之可以更加重視這項工作，并在工作開展期間切實參與其中。另外，通過檔案信息管理平臺，學生能夠查閱并完善自身的檔案信息，核實檔案信息的準確程度，實現檔案資料利用效率的充分提升。同時，高校的檔案管理部門還需要在校園內部宣傳并講解檔案管理信息化建設的相關內容，廣泛分享檔案管理信息化建設的重要意義，從而使得檔案資料的橋梁作用和服務價值得到進一步凸顯［4］。從本質來說，檔案資料的功能呈現出多樣化的特征，高校若想切實實現高效利用檔案資料信息的目標，需要完成一系列信息化檔案管理系統的建立，如檔案管理網站以及檔案管理數字平臺等。與此同時，還可以有機結合兩類系統，促使高校檔案服務平臺建設質量達到更高水準，并以服務平臺為基礎，切實實現檔案資料信息共享的目標。

通過檔案信息共享平臺的建立，高校可以保證相關主體查閱和使用檔案信息的過程中，能夠在短時間內獲取所需信息，以此實現信息利用率的充分提升。盡管我國各個高校建立的檔案管理網站和其中所搭載的功能均不相同，但依托于檔案服務平臺的建立，均能夠達成借助平臺查閱檔案資料信息的目的，充分滿足各個主體的檔案使用需求，實現檔案利用效率提高的目標。另外，在實施高校檔案數字化處理方式的過程中，還應當滿足標準化的需求［5］。我國各個高校應當致力于與企業、其他高校之間建立資源共享機制這一目標的落實，并立足于檔案信息、資料處理、安全管理等若干層面，完成標準化業務流程的搭建，為高校檔案管理工作信息化建設的統一性、標準性目標的實現創造更加良好的基礎和支撐條件，達成高校與企業、高校與高校互用、共享檔案信息的目的，充分發揮檔案資料本身的紐帶功能，提升檔案信息的利用效率。

3? ? ?結束語

在時代不斷發展的背景下，高校檔案管理工作走向信息化成為一種必然趨勢。我國各個高校應當對檔案管理信息化的重要性形成正確認知，并從多個角度出發，真正實現檔案管理工作和檔案管理信息系統建設現代化和先進化的目標。如此一來，檔案管理信息系統能夠切實發揮自身的信息化、數字化檔案整合與管理作用，充分優化高校的檔案管理與利用效果，進一步加快智慧校園的建設進程。數字時代為高校創造了提高工作水平的契機，我國高校應當牢牢把握這一機遇，走上現代化發展之路。

主要參考文獻

［1］梁漢冬.文書檔案管理信息化建設利用率與安全保護研究［J］.文化產業，2023（1）：10-12.

［2］王勇.大數據背景下企業檔案管理信息化建設策略探索［J］.蘭臺內外，2022（35）：22-24.

［3］劉紅.“互聯網+”時代中職學校檔案管理信息化的難點與對策［J］.中國新通信，2022（21）：95-97.

［4］魏華.提升事業單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析［J］.黑龍江檔案，2022（5）：261-263.

［5］陳戈，楊雙慶.“互聯網+”背景下高校教師發展檔案信息化建設策略探究［J］.辦公自動化，2023（4）：19-21，18.