事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

馮晶 河北省保定水文勘測研究中心

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的意義

優(yōu)化和發(fā)展檔案管理工作，是推動檔案工作信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為確保事業(yè)單位檔案的安全性和保密性，以及推動事業(yè)單位檔案的信息化和持續(xù)發(fā)展，必須對其進(jìn)行深入、系統(tǒng)的研究。內(nèi)容安全是檔案信息化管理的關(guān)鍵，應(yīng)確保電子檔案信息的使用和傳輸?shù)恼鎸?shí)性和完整性。確保檔案信息的真實(shí)性、安全性、完整性和可用性是檔案管理的最優(yōu)目標(biāo)。在我國，公共服務(wù)的主體通常是事業(yè)單位，其文件管理起著確保社會公益性服務(wù)正常運(yùn)行的核心作用。提高文件管理的品質(zhì)與效益，對于滿足社會公眾的需求至關(guān)緊要。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

近年來，我國檔案管理規(guī)范化水平不斷提高，事業(yè)單位建立了相對完善的檔案管理制度體系，各種檔案資料得到了妥善的保管和利用。

首先，檔案管理人員已經(jīng)加強(qiáng)了對各類初級信息的搜集和儲備，確保了檔案的實(shí)用性和完備性。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案管理人員會妥善處理所有類型的檔案收集和整理任務(wù)，積極督促各部門做好上一年度檔案的移交工作，接收好上年度產(chǎn)生的各類檔案資料，按要求及時做好分類、整理、編目等工作。

其次，在進(jìn)行檔案管理時，需要確保庫房的防火、防盜、防蟲等“八防”措施得到充分執(zhí)行，同時也要確保檔案的保密性。

最后，在檔案利用工作中，應(yīng)不厭其煩，對于借閱檔案者及時登記在冊，督促按時歸還；同時要做好編研成果的編制工作。

現(xiàn)階段，盡管事業(yè)單位對檔案管理工作越來越重視，但檔案管理工作仍然存在不少問題亟待解決。

（一）單位各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠

受到傳統(tǒng)思維的束縛，許多事業(yè)單位在很長一段時間里，將主要精力和發(fā)展焦點(diǎn)投入到各類特定業(yè)務(wù)的研究和管理上，卻忽視了對檔案工作的深入理解和重視。甚至有些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是對文件的搜集、整理和儲藏，缺少技術(shù)含量，并且對事業(yè)單位的成長并無實(shí)質(zhì)性的幫助，因此，他們在日常的工作中并未積極配合檔案管理人員的工作。一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者并未充分理解和重視檔案管理的職責(zé)，沒有深入了解檔案管理工作所能產(chǎn)生的實(shí)際效益，也不會在檔案管理過程中投入充足的人力、物力和財力，這極大地降低了檔案管理工作的品質(zhì)和效率。與此同時，事業(yè)單位的工作方式正在快速地向電子化發(fā)展，并隨著時間的推移加速整合，傳統(tǒng)檔案管理規(guī)定與規(guī)范已經(jīng)不能適應(yīng)目前與將來的檔案管理需求。而各層級管理人員對檔案管理缺乏足夠的了解及應(yīng)有的管理意識，造成單位內(nèi)部控制制度的缺位或形同虛設(shè)。在這種情況下，若沒有一個合適的檔案管理體系，檔案信息的管理必然會受到制度因素的影響，也勢必會影響檔案管理工作的順暢進(jìn)行[1]。

（二）檔案管理人員的認(rèn)知程度和素質(zhì)有待提高

許多人認(rèn)為檔案管理僅僅是文檔保管和簡單的登記、抄寫等事務(wù)性工作，而所謂的管理僅僅是確保文件、資料不被丟失或泄密等工作，他們認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)人人都可以完成的簡單工作，甚至可以由兼職檔案員來管理，從而忽略了檔案管理的專業(yè)性。事實(shí)上，檔案管理是一項(xiàng)具有較高專業(yè)要求的工作，需要專業(yè)人員對各種檔案資料進(jìn)行分類整理，以便于快速檢索和查詢，這就要求檔案管理應(yīng)配備相應(yīng)的專業(yè)人員。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理人員尚未認(rèn)識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作的開展認(rèn)知程度不高，未能將檔案管理納入日常工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作無法得到有效實(shí)施，無法充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的作用。

（三）缺乏健全的檔案管理制度和必要的硬件設(shè)施

目前很多事業(yè)單位在檔案管理制度上存在很多問題，有的事業(yè)單位雖然建立了相關(guān)的檔案制度，但也只是流于形式，沒有真正落到實(shí)處。另外，一些事業(yè)單位的檔案管理人員由于檔案管理意識淡薄，在進(jìn)行文檔保存時會隨手將檔案保存在空置檔案柜里，沒有對其進(jìn)行標(biāo)記，使得在后期檔案整理時出現(xiàn)各種錯誤，不利于檔案的快速查詢。

檔案保存需要嚴(yán)格的條件，如檔案庫房建筑必須符合國家有關(guān)規(guī)定，庫房應(yīng)設(shè)置防火防盜門窗，并采取密閉措施；庫房內(nèi)應(yīng)配備滅火器、防盜門窗、防火防盜監(jiān)控、防蟲防霉藥、除濕機(jī)等設(shè)施設(shè)備，但由于受經(jīng)費(fèi)限制，部分事業(yè)單位在檔案工作上的資金投入不足，導(dǎo)致部分設(shè)備配置不齊全，存在各種安全隱患，更不用說配備先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備了。這類問題在一些基層單位尤其突出。

（四）收集資料不齊全、不規(guī)范

雖然檔案管理工作的重要性已廣為人知，但依舊有部分管理人員由于重視程度不夠，缺乏系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)和實(shí)地研究，導(dǎo)致在收集和整理資料時出現(xiàn)許多問題，難以保證資料的完整性，而且在實(shí)際工作中沒有根據(jù)所制定的檔案管理制度開展工作，導(dǎo)致工作不規(guī)范、管理質(zhì)量不達(dá)預(yù)期。

（五）檔案管理的信息化程度不夠

現(xiàn)階段，雖然信息化檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量不少，但信息化資源的質(zhì)量有待提高，在現(xiàn)今的信息化檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)是必不可少的。然而，在實(shí)際的工作環(huán)境中，管理人員仍然傾向于使用傳統(tǒng)的手工管理方式，這使得他們在實(shí)際操作中難以熟練運(yùn)用信息化技術(shù)[2]。在這種情況下，信息化和網(wǎng)絡(luò)化還未完全實(shí)現(xiàn)。如果缺乏相應(yīng)的電子設(shè)備，一旦紙質(zhì)檔案丟失，將會導(dǎo)致相關(guān)資料的遺失，這將使得人工查找檔案變得耗時耗力，極大地降低了工作效率。

（六）檔案管理工作主動性較差，服務(wù)功能不強(qiáng)

促進(jìn)檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展的前提是要有計劃和目標(biāo)，而事業(yè)單位的檔案管理在日常工作中大多只是發(fā)發(fā)文件，收收各部門的總結(jié)、報表等，沒有及時地對各部門進(jìn)行監(jiān)督，沒能很好地掌握檔案管理的實(shí)際情況，如對各部門檔案資料的收集不及時、對檔案資料的借閱歸還情況不督促等，主動性較差，對檔案工作重要性的認(rèn)識程度不夠。另外，許多基層檔案館的主要服務(wù)模式就是“等待”使用者的到訪，還有很多珍貴的歷史檔案往往“珍藏”在檔案館或檔案室中，實(shí)用性不強(qiáng)、利用范圍狹窄，沒能有效地服務(wù)于社會，沒能發(fā)揮其歷史價值。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化對策

（一）提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案工作是一項(xiàng)有益于國家、人民，并且能夠惠及后世的偉大任務(wù)。要想推動檔案管理的融合發(fā)展，必須優(yōu)化國家、省、市、縣的管理架構(gòu)。依照檔案行業(yè)的發(fā)展計劃，應(yīng)強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位的檔案作為關(guān)鍵信息資源和獨(dú)特歷史文化遺產(chǎn)的地位，并且強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位的檔案管理工作在黨和國家的各個領(lǐng)域中的基礎(chǔ)性、支撐性影響。在檔案工作實(shí)踐、檔案理論和檔案制度等方面，要堅(jiān)持以創(chuàng)新為導(dǎo)向，不斷推進(jìn)檔案管理工作。要在新《中華人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)上，逐步建立完整、系統(tǒng)的事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、法制化管理制度，提高事業(yè)單位依法行政和依法治檔的效率。依據(jù)對歷史和單位進(jìn)步的責(zé)任感，需要建立并優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。在領(lǐng)導(dǎo)層高度關(guān)注的基礎(chǔ)上，需要完善單位內(nèi)部的檔案管理、考核和責(zé)任追究等制度。需要全面實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作的有效銜接，包括制度、管理、人才和設(shè)施等方面的檔案信息化管理工作。只有這樣，才能充分利用事業(yè)單位檔案管理工作完善國家治理體系、提高治理能力。

（二）配備檔案專兼職管理人員，提升其素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的現(xiàn)代化水平也有了很大程度的提高，檔案管理模式的信息化和多樣化特點(diǎn)決定了要想做好檔案管理工作，檔案專兼職管理人員就要不斷更新檔案管理觀念，增強(qiáng)檔案管理意識和責(zé)任感，加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，勇敢探索和創(chuàng)新檔案管理手段。

檔案管理不是簡單的工作，要定期組織管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)其對檔案的理論知識學(xué)習(xí)，同時對其進(jìn)行定期考核，使其改進(jìn)陳舊的工作方式，學(xué)習(xí)及汲取檔案管理的新理念，并將新理念與現(xiàn)代化管理方式充分結(jié)合，以新技術(shù)和高效率為目標(biāo)，進(jìn)一步提高檔案工作的業(yè)務(wù)水平，盡快適應(yīng)檔案管理信息化要求，充分保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。唯有堅(jiān)持創(chuàng)新與發(fā)展，才能順利地適應(yīng)當(dāng)前的環(huán)境，開創(chuàng)檔案管理的新局面。

（三）構(gòu)建并完善文件管理體系，實(shí)現(xiàn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

在信息化時代的背景下，事業(yè)單位除了要認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)外，還要制定一些符合本單位實(shí)際的檔案管理規(guī)定，使檔案管理工作有章可循。同時，要對制度的實(shí)施情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，管理人員應(yīng)根據(jù)制定的相關(guān)制度，對各類檔案進(jìn)行全面收集整理，充分滿足使用者的多方面需求，最大限度地發(fā)揮檔案管理的價值。

（四）加大檔案工作宣傳力度，保證檔案收集的齊全和完整

檔案宣傳工作是檔案管理工作的重要組成部分，是搞好各項(xiàng)檔案工作的前提，是增強(qiáng)檔案管理意識的重要手段。為更好地推動檔案事業(yè)的發(fā)展，要不定期地開展專欄、電視、網(wǎng)絡(luò)等形式多樣的檔案宣傳活動，拓展檔案宣傳渠道，提高公眾對檔案管理工作的知曉度，確保檔案收集的完整性。

（五）積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，加大投入，提高檔案管理的硬件保障能力

近年來，為了深化我國事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的改革工作，新技術(shù)也逐步代替了傳統(tǒng)的手工管理模式，很多事業(yè)單位成立了獨(dú)立的檔案管理科室，配備了專業(yè)的檔案管理人員，為員工提供了更便捷的檔案搜索方式。這樣不僅發(fā)揮了檔案的利用價值，也確保了文檔的質(zhì)量。單位在提高了對這些文件管理任務(wù)的關(guān)注度后，還需要對文件的硬件設(shè)備進(jìn)行升級和審核，以保證寶貴的文件資料能儲存在一個安全的環(huán)境中。

為加強(qiáng)檔案信息化平臺的軟件建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要向第三方購買檔案管理軟件或自主研究軟件，通過信息技術(shù)的運(yùn)用，切實(shí)提高檔案管理建設(shè)的信息化水平，以便更好地為事業(yè)單位服務(wù)，滿足事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

（六）提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力和主動性

檔案管理的核心任務(wù)在于服務(wù)于公眾，這不僅是地區(qū)檔案事業(yè)進(jìn)步的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時也是推動國家檔案事業(yè)進(jìn)步的重要元素。提高檔案管理的服務(wù)水平對于公共機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的進(jìn)步至關(guān)重要。

一是要提高服務(wù)水平。過去，公共機(jī)構(gòu)的檔案管理服務(wù)僅限于簡單的搜索和查找，但在信息化的推動下，檔案管理需要利用尖端的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自動化的篩選、比對和歸檔管理，積極地開發(fā)新的檔案管理功能模塊。

二是要拓展服務(wù)內(nèi)容。以前的檔案管理工作往往是被動等待，而在信息化檔案管理模式下，應(yīng)將檔案內(nèi)容從被動等待拓展到主動提供，在檔案服務(wù)過程中，增加其他功能，如設(shè)置高級檢索，提供更為詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，使檔案使用者方便快捷地查詢相關(guān)資料。在進(jìn)行檔案管理時，檔案管理人員需要在職責(zé)范圍內(nèi)提升主動性，重視提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，強(qiáng)調(diào)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、一致性和高效性，并致力于提高檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化水平。

四、結(jié)語

在新形勢、新技術(shù)不斷發(fā)展的社會背景下，事業(yè)單位檔案管理工作必須適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時代發(fā)展的需要。事業(yè)單位應(yīng)拓展檔案管理工作的新思路，下大力氣做好檔案基礎(chǔ)管理，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，確保各項(xiàng)檔案管理制度的完善性、檔案保存的完整性和檔案整理的規(guī)范性，更要大力加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。