新時代法院檔案智能化管理的探索

摘 要：新時代，法院檔案管理需不斷引進智能化管理理念，運用人工智能技術、大數據技術等，實現檔案管理的升級和創新，強化檔案管理保密性和安全性，提高法院辦事效率。對此，本文分析了新時代法院檔案智能化管理的緊迫性，重點探索了檔案智能化管理策略，旨在對相關工作提供一定幫助。

關鍵詞：新時代；法院；檔案智能化管理

概述

對于法院工作而言，檔案是相當重要的案卷原始記錄，是工作開展的重要資料支撐。實現檔案智能化管理，可進一步優化法院工作中各項數據資源，并完善法院工作的開展。法院檔案要實現智能化管理，與信息技術的發展息息相關。利用智能化檔案管理，可有效實現立案到結案全過程的信息化推進，保障訴訟資源的完整，優化法院工作。

1 新時代法院檔案智能化管理的緊迫性

1.1 檔案數量急劇增長

社會經濟不斷發展，不少新型案件隨之出現導致法院的檔案數量大幅增加。以某法院為例，其近年來，僅訴訟案的檔案數量年均增長量就達到了5000之多。當前民眾的法律意識不斷提高，越來越多的民眾更加關注國家政策和相關法律法規的學習，以法律手段維護自身合法權益，而在其權益受到危害時，大多選擇訴訟方式加以解決，這也在某種程度上，增加了法院檔案數量。與日俱增的檔案數量，迫使檔案管理向智能化推進。

1.2 檔案管理模式有待優化

當前，法院在檔案管理模式上，仍存在部分問題有待優化。其一，人員配置不足。根據相關規定，每一萬卷檔案，需要配置一名專職檔案員，每超過一萬五千卷，需再加配一名檔案員，但實際上，基層法院的檔案管理中，專職檔案員的配置往往不到位，導致大量工作無法按時完成，要想提高管理效率，智能化檔案管理勢在必行。其二，檔案管理硬件設施不完善。檔案數量眾多，檔案的存儲需要極大的空間，而法院辦公室等設施建設過程中，往往會對檔案庫房相關設施的建設有所忽略，這就導致硬件設施逐漸難以滿足新時代下檔案管理的需求。其三，歸檔不及時。審結的案件，需做到及時歸檔、保存并加以利用，但由于基礎設施不足，管理效率低下等問題，導致部分法院卷宗無法及時歸檔，部分案件甚至超出歸檔期限，給法院相關工作管理帶來一定不便利，因此，為全面提升檔案管理效率，智能化管理的實現勢在必行。

1.3 卷宗質量有待提高

部分法院在檢查檔案時，發現有超期歸檔的現象，加上檔案員對卷宗檢查不夠仔細等，常存在部分卷宗質量問題，影響工作質量。卷宗內材料不齊全的主要問題之一。若是檔案不完整、不齊全，將影響后續檔案的查考工作，尤其是訴訟案件，若卷內材料缺失，將直接影響判決工作的高效進行，甚至在后續當事人提出異議需要復查時，將缺少檔案依據，無法解決問題。卷內的材料排序混亂、書寫不完整等也是較為嚴重的問題。部分基層法院都存在卷宗封面、目錄等不完整情況，裝卷不夠整齊，書寫不夠工整等，出現不合格裝卷、不合格歸檔等問題，影響卷宗質量，甚至影響法院相關工作的開展。這些問題都急需檔案智能化管理的出現，對其進行解決和優化。

2 新時代法院檔案智能化管理策略

2.1 建立智能檔案管理機構

新時代下，法院檔案智能化管理的實現，根本在于智能檔案管理機構的建立。

2.1.1建立無紙化辦公聚能中心。對于法院工作而言，訴訟檔案為訴訟過程的原始記錄憑證，對其真實性和完整性要求極高，因此加強訴訟檔案管理至關重要。傳統的訴訟檔案管理程序流程嚴格，在結案后，由案卷承辦單位統一整理卷宗，并在規定時間內將其上交的檔案部門，但這勢必需要消耗較長的時間周期。因此，實現無紙化辦公是智能化管理實現的重要切入點。建立無紙化辦公聚能中心，需配置相應的訂卷員、評查員和檔案員，對檔案工作提前介入管理，以保證訴訟材料的完整性和規范性。

2.1.2建立云柜和智庫樞紐。通過云柜和智庫樞紐的建立，可有效完善電子卷宗的存儲和使用等功能，以保證訴訟檔案的準確性和完整性，確保法官案件審判的合理性和公正性。云柜使用材料的收轉系統，可以對案件相關檔案資料及時補充和優化，通過短信平臺等對法官發出提醒，確保法官案件審判的質量和效率。通過云柜和智庫樞紐的建立，可以保證訴訟檔案的安全性，無需進行額外的防火措施，保存起來更加便利。在此基礎上，建立統一的智庫管理標準，結合物聯網技術，建立智能平臺，對檔案存儲、接受、跟蹤記錄等工作進行全面安全保障。

2.1.3建立智能文書編寫終端和智能庭審終端。電子訴訟檔案管理過程中，裁判文書和庭審紀實占據重要地位，對庭審現場的實際情況加以記錄。智慧庭審終端，在大數據技術的作用下，自動形成庭審筆錄，可有效提高庭審訴訟檔案的準確性和完整性。利用OCR技術、智能文書編寫終端，可極大程度地提高裁判文書的撰寫速度和效率，并實現證據標注功能，保證文書格式規范性，為后續的檔案管理奠定基礎。

2.2 完善智能檔案資源體系

2.2.1建設完備的資源體系。法院智能化檔案管理的實施，應當突破原有的雙套制限制，落實單套制訴訟檔案，就需要具有完備的資源體系，提高電子檔案的公信力和可靠性。電子訴訟檔案，根本是完整的訴訟案件，整合從立案到結案全部訴訟過程的相關材料，涉及全部訴訟流程，所以，電子訴訟檔案的建立，應當具備完整的體系，具備必不可少的環節材料，保證材料資源的連續性。

2.2.2完善訴訟檔案數字化建設。要充分利用互聯網、大數據技術等，參與立案、審判到結案的全過程。利用跟蹤技術，確保檔案材料流轉的安全性、有效性和連續性。在落實歷史訴訟檔案數字化管理的操作過程中，訴訟檔案數字化建設能夠對檔案資源進行進一步整合和利用，以此提高檔案信息資源的共享效果。另外，歷史檔案數字化形態的轉換，能夠有效促進法院檔案管理理念、管理方法乃至整個管理流程的數字化轉型，保障歷史訴訟檔案的安全性、保密性，并促進檔案管理方法的多元化和便捷性，為充分挖掘和展現訴訟檔案的價值提供更寬闊的平臺。

2.3 健全智能檔案管理制度

2.3.1完善智能檔案管理制度。完善檔案智能化管理流程，以統一化、合理性的檔案管理流程制度作為檔案管理控制的重要手段，實現高效的檔案統一規范管控。在管理過程中，需要綜合性把控各電子檔案處理的細節問題，確保各環節電子檔案管理的規范性，符合相關規定標準。在檔案數據處理過程中，需按照不同的特征，對其進行統一梳理和相互交流，統一構造檔案管理規范，確保智能化檔案管理效果，達到新時代法院檔案智能化管理要求。

2.3.2完善檔案查閱的信息防控。在制度建立的過程中，尤其要注重管理查閱制度的制定，以確保電子檔案控制和調度的高效性，保證檔案資源的保密效果。所以，必須完善檔案查閱的信息防控。電子檔案智能化處理和管理應當在嚴格的調閱制度標準下進行，保證滿足檔案智能化管理的基本保密需求，為后續工作的公正、高質量開展提供有力支撐。

2.4 優化智能檔案管理方法

2.4.1加大智能化管理設備投入。信息化時代下，法院檔案智能化管理，需要根據實際情況，全方位落實科技化管理模式，加大智能管理設備的建設，才能夠進一步提高現代化檔案管理水平，促進檔案智能化管理效果的實現，為智能化檔案管理提供必要保障。在智能化檔案管理過程中，法院需要不斷探索和研究電子檔案的管理和存儲方式，加強新媒體技術、各類新興技術的應用，根據目前法院檔案管理需求和現狀，加大投資力度，優化科技硬件設備的配置，如引進更多的信息化存儲設備和計算機系統等，為電子檔案資料數據的安全高效的管理提供重要工具，并強化備份達到合理管控。

2.4.2強化網絡信息安全。在智能化管理設備投入的基礎上，管理部門的加密管理系統和資料管理空間會被進一步完善，在檔案管理過程中，可進一步提高調查的時效性，檢查和修復的及時性。同時，還需要加強建設網絡安全防火墻，做好設備系統的維護，保障和防控病毒軟件。另外，在電子檔案相關設備系統使用過程中，需要注意檔案的下載和上傳管理過程設置保護權限，加強檔案的保密性管理，提高檔案安全。

2.4.3升級電子文件設施。電子文檔軟件設施，在檔案的歸檔工作中發揮重要作用。在新時代下，智能化設備更新換代更快，合理運用軟件系統，能夠進一步推動智能化檔案管理工作的實現。加強對現有的電子文件軟硬件設施的更換和升級，可以加強對檔案管理工作的管控和安全維護，確保文件始終保持在安全運轉狀態下，促進檔案管理的智能化、信息化，將細節工作落實到位，加強全過程監管，以信息化手段，保證檔案智能化管理高質量落實。

2.4.4提升人員能力素質。提升工作人員的能力素質是法院智能化檔案管理實現中必不可少的一步。對此，需要加強對檔案管理工作人員的日常培訓，提高其責任意識和專業能力素質，確保其滿足新時代檔案管理的要求，不斷提高專業能力和智能化操作能力。在信息化時代下，法院需強調工作人員信息基礎的提升和人工智能相關技能水平的提升，盡可能提高全部檔案管理人員的職業技能。培訓可以通過講座、線上學習、實戰演練等方式開展，結合培訓考核、獎懲制度等，提高管理人員重視度，使其不斷借鑒先進經驗，學習先進技術技能，推動檔案智能化管理的實施。

2.5 創新智能檔案管理技術

新時代，人工智能的發展為法院檔案智能化管理的建設和實施創造了更有利的條件，促進檔案研究的深化推進和檔案知識體系的快速重構。人工智能+法院的管理模式，對于訴訟檔案資源的挖掘和管理具有重要的意義。基于此，從訴訟、裁判的預測和監督以及管理輔助系統智能化兩方面，探究管理技術的創新。

2.5.1訴訟、裁判的預測和監督。通過人工智能技術，對海量的訴訟檔案相關數據信息進行智能化識別，分析案件特征，并對案件的記錄信息進行選擇提取，在相應的智能算法模型下，構建類案預測機制。對于法院而言，智能化預測機制的應用主要在于兩個方面。其一為對預測當事人訴訟。在自助設計理念下，在法院安裝自動訴訟服務一體機，根據訴訟當事人的問答事實和關鍵點，為其提供針對性類案查詢和風險評估等服務，并智能化生成訴狀服務。其二是預測法官裁判。在當事人訴訟前，進行線上線下的調解和評估，（下接45頁）

（上接42頁）對案件類型加以預測。在人工智能終端，對案件相關因素自動化識別，并將不同類型的案子分配到相對應的審判團隊。根據歷史訴訟檔案記錄，自動生成案件的難易程度，將簡單案件和繁瑣案件分別推送至速裁審判法官和綜合審判法官。通過人工智能技術，充分發揮其智能化學習功能，為法官的裁判提供預測價值，優化資源的合理配置，并在智能預測模型下，自動提取相關關鍵詞，匹配類似案件，推送詞條等，保障法官支持并掌控裁判尺度等。

2.5.2管理輔助系統智能化。建立統一規范的訴訟檔案數據管理標準，將數據化、電子化的訴訟檔案數據作為基礎，在人工智能的內在邏輯支持下，實現審判、查閱、績效等相關輔助功能智能化。管理輔助系統智能化，可以體現在法院管理和工作的多方面，如查閱智能化和績效智能化等。查閱智能化，需建立智能訴訟服務中心，以智能化技術手段建立專門的電子訴訟檔案查閱區，實現訴訟當事人身份快速對接。在通過審核過程的基礎上，可在規定時間內對所需的電子訴訟檔案資源進行查閱，并將相關檔案數據直接自動化生成水印，使得借閱過程更加便捷，同時也能保證檔案資源的保密性和安全性。績效智能化，可以對法官進行智能化評估，解決角色沖突等困境問題，提高法官評判水平，在法院工作場景內，利用智能化績效平臺，自動收集相關數據信息，生成業績考核檔案資源，以保證績效考核的合理性和科學性。

結語

綜上所述，新時代，法院檔案智能化管理工作的落實和完善，是優化檔案管理，契合法院工作需求的關鍵。檔案智能化管理，勢必經歷無紙化管理過程，而對于電子檔案管理而言，把控檔案資源的安全性和完整性是尤為重要的。為推進檔案智能化管理工作開展，法院可從建立智能檔案管理機構、完善智能檔案資源體系、健全智能檔案管理制度、優化智能檔案管理方法、創新智能檔案管理技術等方面出發，不斷提高檔案智能化管理質量和效率。

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作者簡介：劉玉娟（1974— ），本科學歷，煙臺市中級人民法院機關綜合保障中心館員，研究方向：檔案管理與檔案信息化。