淺談企業標準有效性的管理與控制

摘 要：標準是企業標準體系的重要組成部分，是企業進行設計、科研、生產、施工、調試、驗收等技術管理活動必須遵循的依據和準則，也是企業質量管理體系必須的受控文件。做好標準有效性的管理與控制，防止失效、廢止標準的非預期使用，是企業產品和服務質量的保證。如何對標準進行動態管理并方便員工查閱獲取，以確保標準的有效性、先進性和適用性，一直是質量管理中的棘手問題。本文從實踐出發，分析標準有效性的管理內容，針對標準有效性管理中存在的問題探討改進的途徑和方法。

關鍵詞：標準，有效性，質量管理

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.04.016

Discussion on the Management and Control of Enterprise Standards Effectiveness

FANG Jue

（Huadian Electric Power Research Institute Co.， Ltd.）

Abstract： Standard is an important part of the enterprise standards system， the basis and criteria that the enterprise must follow in the design， scientifi c research， production， construction， commissioning， acceptance and other technical management activities， and the essential controlled documents in the enterprise quality management system. To ensure the quality of enterprise products and services， it is necessary to manage and control the effectiveness of standards and prevent the unintended use of invalid and repealed standards. How to dynamically manage standards and facilitate employees access to them to ensure the effectiveness， advancement and applicability of standards has always been a thorny issue in quality management. This paper， starting from practice， analyzes the management content of standards effectiveness and discusses the ways and methods for improvement in view of the existing problems in standards effectiveness management.

Keywords： standards， effectiveness， quality management

1 引 言

GB/T 20000.1-2014《標準化工作指南 第1部分：標準化和相關活動的通用術語》中對標準的定義是：通過標準化活動，按照規定的程序經協商一致制定，為各種活動或其結果提供規則、指南或特性，供共同使用和重復使用的文件[1]。它以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，以獲得最佳秩序、促進最佳社會效益為目的，經有關方面協商一致，由主管機構批準，以特定形式發布，作為共同遵守的準則和依據。按照標準覆蓋范圍，可分為國際標準、區域標準、國家標準、行業標準、地方標準、團體標準、企業標準等。

在《質量管理體系 要求》（GB/T 19001-2016/ ISO 9001：2015）7.5.3“成文信息的控制”條款中要求：對于標準應進行適當識別，并予以控制，以確保其有效性、先進性和適用性[2]。在實際工作中，由于標準構成復雜且數量龐大，標準使用需求和類型存在差異，且隨著我國標準制修訂機制改革，標準復審周期大大縮短。標準更新幅度增大，增加了標準的搜集、查新、查閱、下載和共享難度。在這種情況下，使用者如果沒能及時對標準進行查新和確認，掌握最新的標準信息動態，仍然按照過期失效的標準進行產品設計、組織生產、檢驗驗收等活動，那么提供的產品和服務就沒有質量保證，這樣必然會給整個社會帶來巨大隱患，將會對人民的生命財產和人身安全帶來嚴重威脅。如何有效地對標準進行管理和控制，應得到企業的重視，也值得做深入細致的研究和討論。

2 標準有效性的管理內容

企業應制定適用于本單位的標準有效性管理程序，確定標準的歸口管理部門和負責標準獲取、識別、更新并傳遞信息的部門，規定企業各部門各級人員的職責，對相關標準實施受控管理，并應通過有效的渠道，對在用的標準進行動態跟蹤和定期查新，以確保使用標準的最新有效版本。標準有效性的管理工作主要包括標準收集、查新、提供和利用。

2.1 標準收集

企業的標準主要通過外購、標準化信息網絡，同行業的交換、復制或向合作方索取等方法進行收集。

標準的收集要從企業的實際出發，以企業的需求為重點，由標準管理部門統一組織各部門按照設計、科研、生產、施工、調試、驗收等技術管理活動必須遵循的依據和準則進行收集，并進行分類整理，形成有效標準清單匯總表，包括標準編號、標準名稱、標準類別、標準狀態、作廢日期、控制狀態等信息。

2.2 標準查新

各類標準文本隨著生產和管理水平的提高，需要不斷地被修訂、代替、廢止。由于標準作廢、代替的信息非常多，所以應定期對相關標準的有效性進行查新，確保標準文本現行有效。

（1）標準有效性的管理措施

標準管理部門定期在局域網上更新補充標準有效清單，確保各部門能夠及時領取、更換、使用現行有效的標準文本。密切關注標準作廢發布信息推送，及時與標準使用人員進行有效溝通，確保標準及時變更并得到正確使用。

（2）標準信息的獲取渠道

掌握標準發布渠道，從源頭上對標準的有效性進行控制。可通過上級發文通知、訂閱標準化報刊和權威機構出版的標準目錄、參加各級標準信息機構活動與同行交流溝通等獲取標準信息。近年來，國家積極推進建設標準免費公開系統，為廣大企業、消費者實施應用標準提供了更加便捷高效的服務。企業可運用互聯網通過各種權威標準信息網進行查詢，可以更直接、有效、及時地獲取大量標準信息。本人對部分常用的國家、行業標準權威專業機構網站進行了收集和整理，并對各網站適用標準類型、操作功能說明進行了分析整理，如表1所示。

（3）查新途徑優劣勢比較分析

標準查新方式一般分為人工查新和系統查新，人工查新優勢在于免費、操作簡單，劣勢在于標準信息分散，需要根據標準類型人工登錄各個相應網站查詢下載，適用于標準種類和數量較少的情況。系統查新需登錄已注冊賬號才能使用標準全部功能，優勢在于能夠通過標準導入建立企業標準庫對標準進行跟蹤管理，系統能夠自動查新和推送信息，劣勢在于需要設置各級用戶權限、標準下載數量受限且收費較高，適用于標準種類多、數量多的情況。

2.3 標準的提供和利用

（1）局域網上提供標準的電子版供企業各部門下載使用。在網絡環境下，同一份電子版標準實現資源共享，從而有效地提高利用率。

（2）標準管理部門不定期地發布標準信息通報，及時將標準的收集整理情況通報給相關部門。

（3）各標準使用部門應及時反饋標準使用需求，保證部門有效標準清單動態更新，同時做好部門標準受控、現行有效和廢止的印章標識，及時回收作廢標準，防止工作中誤用。

3 標準有效性控制的改進實踐

3.1 標準有效性管理存在的問題

日常標準有效性管理中主要存在以下問題：

（1）標準門類復雜且數量龐大，使用人員分散，人工查新頻次低，查新時間滯后且容易出現遺漏；

（2）各類標準網站良莠不齊，標準來源多樣不易保證準確性；

（3）標準使用人員對標準編號、標準名稱等使用不規范；

（4）標準電子文本獲取難度較大，標準紙質文本重復采購；

（5）引用標準變更后，未及時對相關的企業作業指導書、原始記錄、技術管理標準等受控文件進行評審和修訂。

3.2 標準有效性改進途徑和方法

為加強標準的有效性和規范性管理，滿足質量體系中標準管理要求和專業技術管理人員標準使用的實際需求，通過以下方法進行了改進，提高了企業標準管理水平：

（1）調研各類標準化網站和專業標準化機構，結合數字化和信息化大趨勢，對現有標準管理流程進行了梳理優化，明確了標準管理部門和標準管理人員職責，統一組織各部門收集標準清單，并進行分類整理。

（2）引進浙江省方大標準信息有限公司開發的“標準動態管理系統”，并結合辦公自動化系統建立符合工作實際的標準庫，實現了標準自動查新、標準變化信息推送功能、標準清單分類導出、標準文本下載（下載文本帶有水印，且單個標準下載次數不受限制）、通知管理員新增標準等功能，保證了各類技術管理人員方便快捷地獲取標準的現行有效的電子文本，提高了標準使用效率和標準有效性。

（3）建立引用標準和相關作業指導書、原始記錄、技術管理標準等受控文件的動態關聯，當標準庫的標準修訂、作廢時，系統可自動推送信息到標準管理人員，提醒發起標準變更評審，若新標準與原標準相比有實質性變化則進一步提醒發起文件修訂流程，提高了受控文件評審和修訂的及時性。

4 結 語

標準有效性是保證企業產品和服務質量的有力保障，加強標準有效性的管理與控制，便于員工檢索、查詢、文本獲取，提高了標準使用效率和標準有效性，確保了采用標準現行有效，既能夠提高標準化工作快速反應能力，為企業的研發、設計、生產、服務及時提供先進的標準支撐，又促進了產品和服務的創新，產品技術含量的提高，管理服務水平的提升，對企業的發展都將產生積極的作用和影響。

參考文獻

[1]標準化工作指南 第1部分：標準化和相關活動的通用術語：GB/ T 20000.1-2014[S].

[2]質量管理體系 要求：GB/T 19001-2016/ISO 9001：2015[S].

[3]孔靜波.技術標準在企業中的管理和有效性控制[J].機械工業標準化與質量，2013（2）：40-42.

[4]陸黎艷.淺談實驗室用技術標準有效性控制[J].中華居民，2012（3）：46.

作者簡介

房玨，本科，工程師，研究方向為企業質量管理。

（責任編輯：張瑞洋）