建筑工程檔案管理的重要性及優化措施探討

文/西安市臨潼區建筑管理中心 朱穎

隨著建筑行業的不斷發展，建設工程數量也在持續增長，由此產生了數量龐大的建筑工程資料，而建筑工程資料對改善建筑工程的品質，推動建筑行業的發展起著舉足輕重的作用。因此，相關企業應重視建筑檔案管理的重要性，并實施合理的檔案管理措施。在實際工作中，雖然較多企業都已進行了項目檔案的管理工作，然而，較多施工單位依舊存在著對項目檔案的認識不夠深刻、管理人員的業務水平較低等問題，從而對檔案價值的充分發揮造成了一定的影響。此外，建筑工程施工過程中的工作量較大，導致了相關人員對建筑工程檔案管理工作的疏忽，使得建筑工程檔案管理的時效性和準確性得不到保障。因此，建筑企業要對建筑工程項目的檔案管理工作有一個清晰的認識，并對其有針對性地進行改進和完善。

一、建筑工程檔案管理的基本介紹

建筑工程檔案管理的內容涉及施工項目的各個層面，其管理的范圍比較廣，主要包括以下幾個方面：

（一）做好前期準備過程中的資料文件。在建筑工程的施工準備階段，其所需要準備的材料主要是指：項目的整體構思、項目可執行的評估材料、項目的選址、成本、初步評估、施工目的、材料選擇等。

（二）施工中的資料。在建筑工程的檔案管理中，施工中的材料是極為重要的內容，其在建筑工程的施工過程中起著主導的作用。建筑工程的檔案管理包括建筑工程的技術管理、建筑工程的質量監管、建筑工程的施工過程記錄、建筑工程的檢測分析報告、建筑工程的基礎資料等。

（三）最終的竣工驗收資料。在建筑工程完工后，企業要對各項指標進行驗收，對信息進行相應的記錄，這就是工程的竣工驗收資料，其是施工過程中的最終環節，是對建筑工程質量檢查記錄以及對各項指標進行驗收的重要手段。

二、建筑工程檔案管理的重要性

（一）是建筑工程的重要組成內容。在建筑工程施工中，會產生較多工程材料，如工程的立項資料、招標資料、設計資料、預算資料等，因此，在建筑工程的施工中，檔案資料是非常重要的。隨著工程施工的進行，也會產生大量的資料，如項目材料的檢測資料、項目的驗收資料等，此資料應列入工程檔案的管理中。

（二）可以真實地記錄工程的建設過程。在工程的建設中，建筑工程檔案管理可以對項目建設的全過程進行詳細記載，為工程的施工質量、安全性提供了重要的依據。因此，做好建筑工程檔案的管理顯得尤為重要。在工程施工的過程中，由于工程的規模大、施工步驟多，導致部分步驟會較快的被下一道步驟所覆蓋，人們往往只能看到工程表面暴露的內容，而已經被覆蓋的項目內容卻不能得到有效檢測，會對項目的質量造成一定的影響，因此，對工程測試資料進行及時整理就顯得尤為重要。在工程建設過程中，檔案工作人員要認真做好工程的記錄工作，使工程檔案的積極作用得到充分發揮。

（三）可以控制工程的質量。工程檔案的管理是項目質量控制的關鍵，由于工程檔案資料屬于靜態資料，而檔案的管理過程是動態的，相關人員應重視構建完整的檔案。在工程檔案的管理過程中，需要有專門的技術人員對其進行跟蹤，以保證檔案管理的質量。此外，施工過程中的材料證書、材料測試報告、機械使用記錄、施工日志等都是檔案管理的內容，是對工程建設進程及材料質量的真實反映，對工程質量的監控起到了很大的作用[1]。

三、建筑工程檔案管理存在的問題

（一）檔案整理時效性不高。施工檔案的有效管理對提升施工質量起著舉足輕重的作用，然而，在實際的施工過程中，檔案管理工作依舊存在著一些問題，忽視了工程檔案管理的時效性，進而導致檔案的質量下降。由于建設工程所需的資料種類繁多，涉及的施工內容較多，給檔案管理工作帶來了很大的困難，相關人員無法對施工材料進行及時整理和收集。若不能在當日及時對施工過程進行記錄，不但會影響施工檔案的真實性，還會影響該檔案的時效性，進而對檔案資料的總體質量造成不良影響。

（二）檔案管理制度存在疏漏。為保證工程檔案管理的準確與可靠，就必須對工程檔案進行有效管理。然而，由于建筑企業的檔案管理制度還不夠完善，嚴重影響了工程檔案的管理，較多建筑企業未設立專門的監督部門，未對檔案管理制度進行有效落實和執行。此外，一些企業的管理人員對檔案管理工作還未進行正確認識，對檔案工作的管理觀念不強，對制度執行工作未給予足夠的關注，致使檔案管理工作的質量受到了很大的影響。

（三）檔案資料后期利用價值不高。建設工程的檔案管理資料，既是一個工程建設的真實記錄，又是對今后工程質量檢驗的重要依據。然而，較多建筑企業對檔案資料的利用還未有充分的認識。由于缺乏完善的檔案管理制度及完善的工作規范，造成了檔案資料收集整理不及時，不利于檔案資料價值的發揮和利用。此外，由于一些檔案管理人員的職業素養不高，在檔案資料的管理過程中，會產生各種各樣的問題，這對檔案資料的真實性與完整性造成了一定的影響[2]。

四、建筑工程檔案管理的優化措施

（一）加強檔案管理的信息化建設。為了更好地利用建筑工程檔案管理的價值，保證建筑工程中檔案管理的質量，建筑企業的信息化建設就顯得尤為重要。隨著信息化進程的加快，如何加強對工程建設檔案的信息化管理成為亟待解決的問題。為此，建筑企業要加大對工程項目的管理力度。例如，建立局域網、廣域網以及中心機房，并配置相應的計算機，以此來促進建筑企業的信息化建設。只有將信息化建設做好，才能達到檔案的數字化管理，這極大地影響了檔案管理的效率和質量。因此，在信息技術的應用過程中，建筑企業要對檔案管理系統的開發進行加強，使檔案資料得到快速、及時地整理，使檔案管理質量得到保證。同時，在信息化建設的過程中，企業還要建立信息數據庫，做好檔案信息的保存工作，要采取相應的保護措施，以保證檔案數據的安全性。在這一背景下，要實現檔案資料的科學化管理，則必須引入先進的科技手段，加快檔案管理的信息化進程，使檔案管理工作得到較好的開展。

此外，相關人員可以建立一個數據中心機房，對服務器和計算機進行硬件配置，以此為檔案管理工作提供信息化的技術支撐，保證企業的網絡可以覆蓋到每個角落，真正做到數字化的檔案管理。通過運用信息技術，可以對全部的檔案信息進行收集、整理和分析，最終達到各個方面信息的整合。因此，要使檔案資料得到妥善的保管，就必須完善檔案信息數據庫，并采用行之有效的安全防御措施，以保證檔案資料的安全性。不僅如此，在將檔案管理與信息系統進行融合的過程中，還要構建一個與之相適應的信息管理平臺，將檔案管理信息系統與各個企業的系統進行連接，利用一個統一的界面來對各類信息進行收集和整理，并構建出一個與之對應的檔案表格。綜上所述，隨著工程檔案管理的信息化的發展，信息技術能夠為檔案資料的有效收集、分析和處理提供有力的支撐。

（二）完善檔案管理制度。一套行之有效的檔案管理體系，對于提升檔案質量有著舉足輕重的作用。因此，企業有必要構建一套與建筑工程檔案管理特征相適應的管理制度，把檔案管理融入日常的管理工作中，全方位地提升檔案管理人員對檔案管理的重視程度，從而保證檔案數據能夠得到及時的采集。同時，在建筑企業的檔案管理過程中，還應該成立一個專門的檔案管理部門，對檔案資料進行集中整理，以提高檔案的管理水平。檔案管理工作人員在檔案資料的收集整理過程中，必須嚴格按照相關規定，保證所搜集整理檔案資料的準確性。

在對檔案資料進行科學化管理時，還應制定完善的管理制度，確保檔案資料的科學化分類，并對檔案資料的質量進行嚴格控制。在檔案管理工作的實際過程中，要根據檔案的內容特征，構建一套與檔案內容特征相適應的檔案管理系統，強化對檔案的策劃管理，把檔案管理融入工程的管理中，保證檔案資料在工程施工過程中的各個階段都得到及時、高效的處理。因此，在工程檔案管理過程中，企業建立一個專門的檔案管理機構是極為必要的，這可以將工程建設的各部門負責人集中起來，對檔案的管理方式進行研究。經過對工程項目的深度交流，可以做好管理方式的修訂工作，確保制度能夠有效地執行。不僅如此，在具體的檔案歸檔工作中，應該有一批專業的數據管理人員來完成相關工作，并嚴格遵守規定，將分發到各個部門的信息進行匯總，根據管理方式對檔案進行分類和分析，然后，將信息檔案的管理措施落實下去。同時，對檔案管理責任制進行健全，將檔案管理責任落實到每個工作人員的身上，讓工作人員可以定期地對檔案數據進行收集與檢查，防止檔案數據出現錯誤現象，并在規定時間內將損壞的檔案進行修復，對聲像檔案，應根據相關規定做好技術處理與保持[3]。

（三）增強檔案風險防范與檔案備份。工程檔案面臨的安全風險主要來自檔案的泄漏與損壞，為使檔案管理工作能夠得到進一步強化，減少檔案資料管理過程中的安全風險，就必須強化檔案風險防護。首先，針對信息化技術的不確定因素，可以提出相應的防范對策，以減少信息系統中存在的安全風險。在對檔案進行處理時，應根據檔案的特定內容及機密性，對檔案進行適當的加密處理，以提高檔案的安全性。針對不同類型的檔案信息，可以采取加密、防護墻等多種技術，以此來加強檔案資料的保密性和檔案的管理品質。同時，為了保證建筑工程檔案管理平臺的安全性，還應制定相應的安全保障機制，從而保護建筑工程檔案信息、管理平臺等。針對不同的安全隱患問題，可以結合現代信息技術，設計相應的防護方式。

（四）加強工程檔案的質量控制。保證建筑工程的檔案管理質量，最大限度地發揮檔案的價值，實現工程項目質量的有效控制。因此，建筑工程企業要加強對檔案的科學化管理，保證建筑工程檔案的質量，在進行工程檔案管理的過程中，除了要遵循國家的政策和標準之外，還應該與企業的實際情況相聯系，提出更精確的要求，并對檔案的整個過程進行監控，保證工程檔案的高品質，這樣才能最大限度地發揮工程檔案的價值。目前，國家已經制定了相關的法律法規，可以從宏觀上對檔案的質量進行評價。然而，在實際的工作中，還需要對檔案質量提出進一步的管控要求，并對其進行科學的指導，從而保證檔案的質量。具體而言，要強化對檔案需求特點的分析，以相關利益者的需要為基礎，以此來確定檔案的質量要求，在工程建設的全過程中提供無縫的服務，實行檔案質量的追蹤管理，以保證檔案的質量得到有效控制。

（五）做好檔案管理人才的培養。在信息化的背景下，建設項目檔案管理工作也要緊跟時代步伐，逐步實現信息化和網絡化的管理。在新時期，建筑工程既面臨著新的機會，又面臨著新的挑戰，這對建筑工程企業的檔案管理工作人員提出了更高的要求，其必須要有較高的職業素質以及專業知識，以此來解決檔案管理中的各種問題。因此，在今后的經營工作中，企業要加強對檔案管理人員的培訓，持續提升檔案管理人員的整體素質，保證其獲得更多的專業知識，從而提升個體的創造力[4]。

五、結語

總體而言，建筑工程企業的檔案管理人員應該對檔案管理工作有更深層次的理解，充分發揮檔案資料的價值，及時發現在檔案管理工作中存在的問題，并根據工作的具體情況，提出相應的改進措施，從而更好地為工程的建設工作提供幫助。若不能充分認識到建筑工程檔案的重要性，將會導致建筑檔案資料不能有效地進行管理，進而不能為建筑工程各方面的工作提供可靠的資料支撐。因此，相關人員必須要對檔案管理的重要性有足夠的了解，要對相關的管理制度進行改進，推動檔案工作的信息化，強化對檔案工作的全程監控，以保證工程項目的質量。