辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的研究

文/陜西省煤田地質集團有限公司 劉通

辦公室收集的海量文書檔案信息內含極大的應用價值，要求辦公室工作人員改變傳統的文書檔案管理模式與方法，融合大數據技術、信息技術等構建信息管理系統，實現辦公室文書檔案信息的實時收集與歸檔處理，更快速地提取其中有價值的信息，供決策者參考。目前很多辦公室工作人員不重視日常工作中產生的文書檔案信息，在收集與歸檔工作中缺乏規范和標準，因而出現了文書檔案不全的情況，導致眾多信息失去應用價值，同時也會影響管理者決策的正確性、合理性。因此，辦公室工作人員應正視其在文書檔案管理工作中的問題，不斷提升檔案管理意識，應用先進管理技術，健全文書檔案管理體系，開發文書檔案信息價值，促進企業或單位的持續發展。

一、辦公室文書檔案的介紹

辦公室工作人員根據企業規定統一收集并匯總各部門生產經營過程中產生的各項文書檔案的工作就是文書檔案收集工作，而收集只是檔案管理的第一步，之后由工作人員對文書檔案一一進行識別并根據文書內容、性質進行分類管理，這個過程就是文書檔案歸檔。可以說，文書檔案是整個單位或企業開展經營管理活動的痕跡記錄，將不同部門的管理行為以及相關要素完整地記錄下來，為單位的科學管理提供了線索和參考。在辦公室文書檔案管理中，工作人員應主動協調與其他部門的聯系，盡可能獲取全面、詳盡的文書檔案信息，完成收集后還應對檔案進行內容審核，篩選出其中內容完備、格式規范且具有參考價值的文件進行歸檔處理，其他文檔資料則篩除或退回，這個過程也可利用信息管理系統進行，實現文書檔案內容的優化，提升文書檔案的質量。其次，工作人員在進行歸檔整理時應保障各文檔形式的規范性和統一性，根據文檔內容、格式、性質等落實科學分類與管理，為后期文書檔案的查閱和調取打下基礎。最后，辦公室工作人員還應在完成本職工作的基礎上協助其他部門開展文書檔案匯總工作，提升單位其他部門職工的文書檔案管理意識，提高整體管理效率。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的意義

（一）為工作決策提供依據。辦公室文書檔案中記載了單位或企業經營發展的歷程，通過對文書檔案信息的整合與分析能夠發現過去一段時間內企業在經營發展中出現的問題，這樣就能夠為后期的經營發展提供參考，積極解決之前的問題，避免今后出現同樣的問題。文書檔案管理作為辦公室工作的重要內容，其管理的成果與辦公室工作人員的業務能力有直接關系。企業各部門在開展工作時會產生較多書面材料，這些與部門經營相關的書面材料就是辦公室文書檔案管理的主要對象。而這些經營管理痕跡顯示出各部門某一階段的經營發展情況，此時的檔案數據信息可成為管理者決策的依據，提升管理人員決策的科學性，發揮海量檔案數據信息的作用，降低企業經營風險，創造更高的經濟效益與社會價值[1]。

（二）提供信息檢索服務。從內容上來看，單位或企業的文書檔案主要為企業發展歷程、工作活動的留檔信息，其本質上屬于信息記錄工作，主要內容包括但不限于單位活動記錄、活動請示文件、活動決議書、單位日常公告、行政管理通知等。以上檔案內容不僅能夠展示出單位內部的活動與管理情況，還能夠展現出區域管理與社會活動情況。此時檔案信息的有序管理就能夠展示企業經營與內部管理的現狀，幫助工作人員總結管理發展中的問題，提高內部管理效率。另外，工作人員可通過對特定主題、活動的檢索找到記錄，總結歷史活動中存在的疏漏與問題，優化單位開展經濟活動的決策[2]。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作遇到的問題

（一）文書檔案管理意識弱。文書檔案管理并不是一項新的工作，而是各單位和企業建立運營以來就在開展的工作，但受到檔案管理、數據分析等技術的限制，傳統的文書檔案管理方法并不能夠挖掘更多信息價值，這也導致很多單位管理層并不注重檔案管理與開發工作。即使進入信息化與科技化時代，很多單位依舊缺乏信息管理與開發的意識，不夠重視文書檔案收集與歸檔管理工作，在檔案信息開發方面投入較少，缺乏完善的管理制度，導致單位文書檔案管理工作效率落后。管理層的工作管理態度會影響基層管理人員的工作態度，單位各部門對于文書檔案管理工作也不夠重視。

（二）檔案收集歸檔力度小。隨著信息時代的發展，辦公室文書檔案管理工作的內容以及要求均發生了變化，但目前很多辦公室工作人員對文書檔案收集與歸檔工作的認知還未改變，其將文書檔案管理工作與簡單的文書檔案整理與收納等同，這樣就出現了檔案收集歸檔力度不足的問題，最終導致文書檔案的遺漏或破損。究其原因主要就是當前辦公室文書檔案管理工作的操作流程不夠規范，工作人員從各部門收集的文書檔案格式不統一，其中很多都沒有整理分類，這樣就增加了信息整理與分析的難度，甚至出現信息錯失的現象。許多業務部門人員并不清楚自己手中材料該如何分類，甚至不清楚哪些資料需要單獨保存和歸檔。另外，還有的辦公室工作人員并未定期開展檔案收集與歸檔工作，總是將文書檔案管理工作積壓起來，最后開展整理工作時存在工作混亂的現象，還有的工作人員將不同的文件材料混在一起，這樣就增加了文書檔案歸檔的難度[3]。

（三）管理人員素質待提升。新時期的文書檔案管理對于工作人員專業水平、信息素養等的要求較高，但目前很多單位的文書檔案管理工作人員并不是檔案管理專業人員，其中大多數為兼職或調用人員。另外，很多單位和企業低估了文書檔案管理工作的難度與重要性，因此在崗位調動與人員招聘的時候均存在門檻較低的問題，這樣就導致招聘來的人員無法滿足現代化檔案管理的要求，影響單位文書檔案價值的發揮。在信息化時代，數字化檔案管理工作對于管理人員的技術要求更高，只有具備較高信息素養的檔案管理專業人才才能夠滿足當前數字化檔案管理與系統建設的需求。然而當前大部分負責數字化檔案管理的人員均缺乏信息專業素養，無法將檔案信息管理與數字化技術聯系在一起，更別說數字化檔案管理系統的構建。當前很多單位并不重視對檔案管理人員的技術培訓，其在招聘時并未關注應聘者的信息技術水平，在入職之前缺乏專業的信息技術培訓，導致檔案管理職位與職工能力不匹配，難以落實有效的數字化檔案管理工作[4]。

（四）檔案管理技術水平低。全世界都已經進入信息化時代，傳統的檔案管理也應當順應時代的發展，從手寫記錄轉化為電子檔案，這樣不僅能夠保障檔案的完整性，還能夠減輕管理人員的工作量，提高檔案整理、查詢的效率。但很多單位并不重視信息化建設，甚至存在將檔案管理剔除在單位信息化建設范疇之外的情況。歸根結底是領導層與管理層對檔案信息化建設工作缺乏足夠重視，這加劇了檔案管理的混亂。在信息化檔案管理背景下，檔案管理不僅對管理人員的專業能力有要求，還對其信息素養提出了更高的要求。但目前很多單位并不重視檔案管理工作，在人才引進與任用的時候有很大的隨意性，未針對高端人才制定更好的待遇，還存在業務部分、行政部門人員直接轉崗的情況，讓不具備檔案管理能力的人開展工作，會影響檔案管理的質量[5]。

四、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的對策分析

（一）提升文書檔案管理意識。要想有效開展辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，首先是提升單位管理層對文書檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理與檔案資源開發對于辦公室發展、人力資源管理與資源配置的重要意義，開展內部檔案管理宣傳工作，提升基層辦公人員的檔案留存和整理意識。單位辦公室工作人員應主動了解文書檔案管理的意義，參觀和學習其他單位檔案管理的優秀成果，明晰文書檔案管理對于本單位發展的價值。在單位內部召開專業講座，給業務部門工作人員普及手中的資料需要如何分類保管及建立臺賬，方便最終資料的歸檔保管。營造企業檔案管理氛圍，增加文書檔案管理部門建設、信息化管理建設等方面的資金與資源支持，為文書檔案管理工作提供技術保障。

（二）強化檔案收集歸檔力度。要想提升文書檔案收集與歸檔管理力度就必須完善文書檔案管理工作機制，制定文書檔案管理的基本流程與規范，約束辦公室工作人員的管理行為，為文書檔案管理工作提供指導和保障。辦公室人員也應在發現管理問題的第一時間進行反饋，及時排查導致問題的原因并進行處理和解決，這樣才能夠提升文書檔案管理工作的效率，避免管理資源的浪費。另外，辦公室工作人員還應加強與其他部門人員的溝通與聯系，比如進行培訓和開展業務交流會，主動了解各部門日常使用的文書材料內容，提前溝通歸檔的內容和形式，針對不同部門制定對應的檔案收集與歸檔管理計劃，有序推進文書檔案管理工作，提升檔案資料的完整性與可靠性[6]。

（三）提高管理人員綜合素質。要想提升辦公室文書檔案管理工作的效率就必須從基層管理人員入手，提升管理人員的專業水平與綜合素養，打造高水平、現代化的文書檔案管理團隊。1.單位在進行管理人員選拔與招聘時應提升門檻，從中擇優選取具備較高專業技能水平、職業道德修養以及信息素養的人才，提升基層管理人員的整體水平。2.各單位應加強人才培養工作，提升管理人員的信息化管理理念，實時對新的規范進行宣講和培訓，進一步落實數字化檔案管理工作。3.單位還可以針對技術學習與管理提升構建激勵機制，對于學習成果較好的人員進行獎勵，對于考核成績較差的人員進行批評，不斷提升管理人員的信息化發展意識。

（四）構建信息化管理系統。前文已經論述過檔案信息化管理的重要意義，各單位應將檔案管理納入整體信息化建設體系，針對檔案管理構建信息化系統，引入信息化軟件，投入相關硬件設施，為檔案信息化管理提供保障。目前很多辦公室都存在硬件設施老舊、軟件技術落后等問題，各單位應引起重視，在資金方面給予支持，購置更加先進的設備，實時更新信息化軟件，開發檔案信息管理系統的新功能，使其能夠更好地完成檔案整理、查詢、分析等工作。此外，各單位還應積極學習優秀的辦公室檔案管理經驗，完善檔案管理模式，合理應用信息技術，節省不必要的開支，開發信息系統更多管理功能，提升檔案管理效率，降低人工管理成本，規范辦公管理流程，促進單位的現代化發展[7]。

五、結語

綜上所述，各企事業單位辦公室人員應該明確當前市場的發展形勢，了解文書檔案收集與歸檔管理工作的意義，強化基層文書檔案管理意識，加強人才培訓與引進，提升檔案管理的共享性與互動性，提升單位決策的科學性，促進單位的持續發展。