微信對高校檔案利用服務(wù)的作用與影響

文/陜西中醫(yī)藥大學(xué) 楊思煒

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的飛速發(fā)展，全球已經(jīng)進入了信息產(chǎn)生價值的時代，這是當(dāng)今時代發(fā)展的大趨勢，沖擊著各行各業(yè)的發(fā)展，影響著商業(yè)、經(jīng)濟、文化、娛樂等多個領(lǐng)域。近年來，我國高等學(xué)校也越來越重視學(xué)校的信息化、數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。高校檔案管理工作在學(xué)校信息化建設(shè)浪潮的推動下面臨著機遇與挑戰(zhàn)。2021年6月9日是第十四個國際檔案日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，其中“服務(wù)”一詞出現(xiàn)50 次，比“十三五”規(guī)劃增加24 次，這一數(shù)據(jù)變化表明我國已經(jīng)更加重視檔案利用服務(wù)工作[1]，高校檔案館作為檔案利用服務(wù)的重點部門，應(yīng)該響應(yīng)國家號召，投入更多的精力到檔案利用服務(wù)工作中。本文從高校檔案館在日常檔案查詢利用服務(wù)工作中所面臨的一些問題出發(fā)，結(jié)合教育部門的相關(guān)要求和學(xué)校實際情況，研究了微信平臺在高校檔案查詢利用服務(wù)工作方面的優(yōu)勢。一方面，為學(xué)校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展做出一點微薄的貢獻；另一方面，為廣大師生及校友提供方便快捷的檔案利用服務(wù)工作提供新思路。目前，傳統(tǒng)面對面檔案利用模式已無法適應(yīng)5G 網(wǎng)絡(luò)覆蓋下的線上業(yè)務(wù)辦理需求，考慮到這幾年各高校檔案現(xiàn)代化管理手段及檔案數(shù)字化、信息化水平參差不齊等問題，文章提出利用微信服務(wù)平臺來改變傳統(tǒng)高校檔案查詢方式，推進高校檔案遠程服務(wù)工作進程，探索信息時代檔案利用者查檔難、查檔效率低的問題。

一、高校檔案館檔案利用服務(wù)工作存在的問題

（一）檔案利用服務(wù)方式傳統(tǒng)單一。隨著全國高校信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，國內(nèi)某些綜合類重點高校檔案館已經(jīng)建立了數(shù)字檔案館，并開通了在線遠程申請檔案查詢服務(wù)業(yè)務(wù)，但相當(dāng)一部分高校依然采用傳統(tǒng)的查詢方式。其中，一種是查檔人手持有效身份證件前往檔案館進行面對面查檔，先由查檔人提出查檔需求并登記信息，接著由檔案館工作人員核驗身份，復(fù)制檔案資料并加蓋檔案公章，直接交給查檔人；另一種是查檔人通過電話或郵件方式提出查檔需求并核驗身份，檔案館工作人員將檔案資料復(fù)制件以郵件或快遞的形式發(fā)送給查檔人。這兩種傳統(tǒng)檔案查詢方式均受到了時間和空間限制，查檔人異地查詢需投入大量的時間及經(jīng)濟成本。

（二）檔案利用服務(wù)形式被動，宣傳力度不夠。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)模式屬于被動服務(wù)模式，檔案館工作人員在館內(nèi)被動接收檔案利用者的查檔需求，根據(jù)需要再提供相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容，缺乏主動的服務(wù)理念。眾多檔案利用者對檔案館的工作范疇十分模糊，并不清楚檔案館具體能為其提供何種幫助。檔案管理員缺乏對檔案利用者的需求進行深層次分析，無法提前做好檔案服務(wù)預(yù)案。檔案館在為檔案利用者提供查詢服務(wù)時缺乏社會性、功能性及多樣性思考。

（三）檔案收集與利用效率低。近年來，高校畢業(yè)生因各類考試、就業(yè)、升學(xué)、出國深造等因素回母校查閱檔案的頻率越來越高。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，近五年高校學(xué)籍類檔案的查詢數(shù)量較之五年前有明顯增多。查檔需求明顯增多，高校檔案館具有專業(yè)理論知識的工作人員卻沒有明顯增加。高校作為國家重要的教育教學(xué)單位，檔案館作為為學(xué)生提供在校期間相關(guān)學(xué)籍檔案資料、開具檔案證明的唯一部門，工作人員工作量增加，無疑會導(dǎo)致其工作效率變低。學(xué)校行政部門、二級院系作為檔案歸檔部門，往往因為繁重的教學(xué)事務(wù)導(dǎo)致大量檔案資料無法及時歸檔。一方面，兼職檔案人員工作任務(wù)重、壓力大，缺乏更多的時間和精力去整理歸檔文件資料。另一方面，全校各部門工作人員檔案意識淡薄，檔案工作主動性不夠。

（四）檔案載體形式單一，檔案電子化進程發(fā)展緩慢。目前，高校檔案館收集到的檔案資料依然以紙質(zhì)檔案為主，電子類檔案資料占比相對較少，部分高校檔案管理系統(tǒng)無法與學(xué)校OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等各類辦公系統(tǒng)對接或?qū)硬粫?，電子文件資料歸檔存在諸多問題。此外，部分高校因檔案館經(jīng)費緊缺，同時又缺乏具備較強信息素養(yǎng)的檔案工作人員，館藏檔案的數(shù)字化加工掃描工作開展緩慢，電子類檔案數(shù)量少，無法滿足線上檔案利用的需求。

二、微信的社會影響力及優(yōu)勢分析

微信作為即時性社交平臺，是一款支持單人或多人參與互動的通信工具，利用智能手機及網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)語音、視音頻、文字等信息發(fā)送，并因為其高度的信息共享性、服務(wù)擴展性、兼容性、簡單易操作性及可拓展性等特點而深受用戶的青睞[2]。其與傳統(tǒng)的社交網(wǎng)絡(luò)媒體相比，有著許多顯著優(yōu)勢。

（一）具有較強的社會關(guān)注度。據(jù)騰訊公司官方統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，截至2021 年，國內(nèi)微信用戶數(shù)量已經(jīng)突破12.6 億人，其已一躍成為國內(nèi)用戶人數(shù)最多的社交服務(wù)平臺。微信用戶包括了不同年齡、不同地區(qū)、不同民族、不同身份、不同地位的人們。龐大的用戶群體預(yù)示著微信已經(jīng)成為大多數(shù)人日常生活中交流、獲取信息、工作、出行、生活和辦事等不可或缺的應(yīng)用軟件。作為目前國內(nèi)用戶量最大的公共媒體，無論是獨立的個人還是企事業(yè)單位大中小團體，都在使用微信及微信公眾服務(wù)平臺樹立自己的媒體形象，發(fā)布和獲取各類知識、信息、事件、資源。具有相同或相似人生觀、價值觀的受眾群會被同一類型的信息所吸引，這類服務(wù)號或者訂閱號被廣泛關(guān)注的可能性就會增加。微信公眾號的關(guān)注人數(shù)越多，說明其能夠在精神層面滿足用戶的需求，社會關(guān)注度及社會影響力就越大。

（二）具有強大的功能及可拓展性。微信作為手機、電腦、平板均可免費下載安裝使用的工具類軟件，界面簡單，操作方便。其功能十分豐富，涵蓋了人們?nèi)粘９ぷ魃畹姆椒矫婷妫擞型ㄓ崱⑸缃?、生活服?wù)、金融理財、娛樂、交通出行等常用功能以外，還能擴展并添加各類功能模塊及小程序。各級各類政府部門為了解決群眾辦事難等問題，已經(jīng)建設(shè)了眾多以公眾服務(wù)號為基礎(chǔ)的線上政務(wù)服務(wù)大廳和市民服務(wù)平臺，十分方便推廣及應(yīng)用。

（三）具有強大的信息傳播能力。微信公眾號已形成了新聞類、政務(wù)類、生活類和情感類四足鼎立之勢，內(nèi)容通常涉及新聞、文化、生活和娛樂等方面[3]。關(guān)注者較多的公眾號，必然是因為其在內(nèi)容上更具有吸引力和共鳴性，關(guān)注者會不自覺地代入其中，這種信息傳播是一種公開的顯性傳播方式。公眾號中的內(nèi)容信息一經(jīng)創(chuàng)作者發(fā)布出來，將不受時間、地點、空間及環(huán)境限制，用戶隨時隨地就可獲取自己感興趣的新聞或信息。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體或電視媒體，微信公眾號這樣的網(wǎng)絡(luò)媒體，其傳播方式更靈活，能夠?qū)崿F(xiàn)相對快速的圖文、視音頻信息推送，既直觀又生動，且能為用戶提供實時的互動交流，這既能快速傳播信息，也能激發(fā)并提升人們的參與度。

三、微信對檔案利用服務(wù)工作的作用

2021 年1 月1 日起施行的《中華人民共和國檔案法》（2020年6月20日由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂通過）中第五章第三十七條明確規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”高校利用新媒體和電子檔案來改進優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作思路與工作方式迫在眉睫。高校檔案館引進微信及微信公眾服務(wù)平臺構(gòu)建自己的服務(wù)平臺，將對學(xué)校檔案利用服務(wù)工作起到至關(guān)重要的作用。其搭建速度快、成本低廉的優(yōu)勢十分契合目前高校檔案館的現(xiàn)狀。高校檔案館也應(yīng)以此為契機，改變“重視收集管理，輕視利用服務(wù)”的檔案管理現(xiàn)狀，努力將檔案利用服務(wù)重視起來，有效整合學(xué)校的數(shù)字化、電子化檔案資源，提供精準服務(wù)。這不僅是檔案信息化深入推進的方向，也是信息時代高校檔案利用服務(wù)工作的基本要求。

（一）微信為搭建高校檔案利用服務(wù)工作提供了基礎(chǔ)平臺。不斷增加的檔案查詢需求迫切需要高校檔案館搭建遠程檔案利用服務(wù)平臺，然而，尋找合適的軟件公司合作開發(fā)并不容易，也缺乏一定的經(jīng)費支持。微信平臺作為一個現(xiàn)成的基礎(chǔ)平臺，只需提供單位相關(guān)資料并花費低廉的認證費用即可直接在官網(wǎng)上申請微信公眾服務(wù)號。申請成功后就可在后臺進行設(shè)計開發(fā)。例如，在自定義菜單功能區(qū)，可以根據(jù)工作需要自行添加或者刪除功能模塊。如檔案館簡介、聯(lián)系我們、留言區(qū)、服務(wù)指南、服務(wù)流程、預(yù)約查詢、通知公告等欄目。此外微信公眾號內(nèi)還可根據(jù)需要添加各類小程序。例如，為了更好地做好檔案查詢預(yù)約服務(wù)申請，可添加一個類似于問卷星這樣的小程序，在其中設(shè)計出查檔利用者所需填寫的基本信息并選擇查詢內(nèi)容范圍即可。微信公眾服務(wù)平臺基礎(chǔ)架構(gòu)十分成熟，可擴展性也非常強，可供二次開發(fā)設(shè)計的模塊十分豐富，操作簡單，檔案館工作人員完全可以在參考教程的指導(dǎo)下進行無障礙操作。

（二）微信對高校檔案利用服務(wù)方式起到了便利作用。遠程辦公將會成為未來非常常見的工作方式。利用“微信公眾號+檔案利用服務(wù)”這種服務(wù)模式可在不受時空制約的環(huán)境下為檔案利用者提供自由便捷的服務(wù)體驗。微信平臺的互動交流功能可以增強用戶和工作人員的溝通質(zhì)量，提升檔案利用的服務(wù)效果。檔案利用者在微信公眾號平臺設(shè)置的輔助咨詢、預(yù)約查檔、交流功能區(qū)版塊中完成咨詢并確定好查詢需求，明確需求之后再通過平臺進行檔案查詢申請，利用微信平臺可以輕松實現(xiàn)手機線上查檔流程，如圖1所示。

（三）微信對檔案館的工作宣傳起到了促進作用。為了解決學(xué)生對檔案工作及檔案利用流程不清楚、檔案咨詢不暢等問題，高校檔案館利用微信公眾號中的圖文信息推送功能可隨時發(fā)送各類檔案資訊。高校檔案館可利用公眾號每年在6月9日國際檔案日舉辦線上檔案專題展覽活動，利用圖文、微視頻、小動畫、照片等呈現(xiàn)方式展示檔案知識，為受眾群體提供良好的視聽感受，幫助他們了解檔案的重要性，解決他們比較關(guān)心的實際問題。日常推送的內(nèi)容越多，人們了解的知識越多，查檔思路就越清晰，查檔服務(wù)效率也將隨之提升。因此，微信平臺的宣傳活動對日后高校檔案管理為用戶提供檔案利用服務(wù)有著極大的促進作用。

（四）微信對檔案利用數(shù)據(jù)具有強大的分析作用。大數(shù)據(jù)時代，只有及時了解網(wǎng)絡(luò)檔案利用服務(wù)平臺的相關(guān)數(shù)據(jù)，才能及時掌握流量密碼并增強受眾的關(guān)注度。微信公眾平臺中恰巧就有對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析的模塊，其中包括了內(nèi)容分析、用戶分析、菜單分析、消息分析、接口分析和網(wǎng)頁分析等。既可以幫助檔案館工作人員及時了解受眾群的內(nèi)容偏好、瀏覽習(xí)慣，訪問的時間段、平臺的訪問人數(shù)，預(yù)約人數(shù)等信息；方便工作人員統(tǒng)計并且及時調(diào)整推送的時間及內(nèi)容，有利于提供更精準的檔案利用服務(wù)。

四、結(jié)語

總而言之，微信作為目前的主流媒體軟件，為高校檔案館創(chuàng)造了一個成本低、多功能、簡單實用的服務(wù)基礎(chǔ)平臺。高校檔案館在5G 網(wǎng)絡(luò)時代，在科學(xué)、安全、規(guī)范的基礎(chǔ)上建設(shè)檔案微信公眾服務(wù)平臺，高效地為師生、校友及社會提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案咨詢、預(yù)約查詢服務(wù)及檔案信息推送等多種服務(wù)項目。無論是從服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容，還是服務(wù)水平來看，高校微信檔案利用服務(wù)平臺都是以檔案利用者需求、高校檔案工作的實際情況作為出發(fā)點和落腳點的。通過將檔案利用與微信平臺相結(jié)合，推送高質(zhì)量檔案信息，贏得用戶的關(guān)注度，既能解決檔案利用者咨詢及查檔不便的問題，也能有效宣傳學(xué)校檔案館的檔案工作和學(xué)校的檔案價值及文化。與此同時，為了更好地保證高效檔案利用工作的精準性和效率，高校檔案館必須持續(xù)推進檔案資料的數(shù)字化加工掃描工作和電子文件歸檔工作，建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案電子資源的高效利用、共享[4]。最終使高校檔案館在未來的工作中能游刃有余，健康發(fā)展。