信息時代背景下高校檔案管理的創新路徑

文/廣西醫科大學繼續教育學院培訓科 李繼宇

高校的檔案管理工作要進行全面革新，學校必須充分運用現代的互聯網信息技術以及計算機儲存技術手段，使學校檔案保管管理工作可以跟上社會對信息資料要求的變化，并逐步提高學校檔案的管理質量和檔案信息系統的管理水平。檔案管理部門工作人員技術水平的提升，不但可以提升高校的教育質量，還對學校進行教學研究、促進課程改革方案、提升課堂效果等具有重要意義。因此，高校的檔案管理部門應以現代計算機技術為基礎，并從社會各界和高校管理人員的實際需要角度加以考量，通過各種業務模塊對檔案信息系統加以全方位的研發與運用，以達到高校檔案信息系統資源共享的目的。

一、信息時代背景下高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作者專業程度有限。目前，學校檔案管理人員老齡化現象明顯，女職工眾多。由于檔案管理者缺乏專業的理論知識和技術知識，管理水平明顯不足。高校擴招政策的推行，大大增加了學校的檔案保管工作量，再加上現代計算機技術在學校檔案保管工作中的廣泛運用，進一步增加了對檔案保管人員的技術需求。

（二）對檔案管理工作重視不足。一直以來，學校檔案管理工作都列在學校工作的最末位置。學校管理者和檔案保管員工對資料保存管理工作的不關注，阻礙了檔案保管業務的優化提高[1]。研究方法和革新措施的主體意識缺失，嚴重限制了高校檔案管理工作前進的道路。不管是學校的管理者，或是檔案管理者，都覺得檔案保管工作只是單純地裁剪和裝訂，然而只有保證了檔案資料的安全性才是真正完成了檔案保管工作。

（三）缺乏完善的檔案管理工作體系。檔案管理的規范系統，是檔案管理服務的最高標準。很多學校并不能根據檔案管理需要形成完整的工作系統，原來的工作系統已經不能滿足當前的檔案管理需要。高校并沒有統一的信息建設規范，檔案管理工作過程也不盡相同。

二、信息時代背景下高校檔案管理創新的必要性

（一）迎合信息時代發展的需求。如今人們對高校檔案資料的需求與日俱增。為滿足這一快速增長的要求，高校檔案保管工作就應該與時俱進、不斷創新，摒棄傳統、過時的管理理念和工作方法，同時必須以社會經濟發展趨勢和高校未來的發展需要為基礎，對檔案保管工作的管理方法、操作方法，及其有關人員的政治思想等各方面都加以改變，如此才能適應信息時代發展的需要。同時，發揮學校檔案資料的作用[2]。

（二）滿足高校檔案管理工作發展的需要。檔案管理工作要適應現代化發展的需要，檔案管理人員必須踏出將實物材料轉化為虛擬材料的第一步。具體到學校的實際落實情況，這一步也意味著高校檔案保管工作的主要目標、重點工作內容和性質都要發生轉變，同時也要求學校領導層對檔案保管工作予以全面支持，并充分運用先進的科技手段與方法，努力促進學校自身的不斷成長與進步，促進學校檔案保管事業的可持續發展。但由于目前中國大多數學校的檔案保管工作仍以人工作業模式為主，使大量的檔案與資料不能共同使用，也不能適應人們對檔案高質量的要求。可以看出，中國高校對檔案管理方面的變革與發展勢在必行。

（三）檔案管理工作發展的必然性。在高校，電子檔案是一項有著較高價值的信息資料。由于當前社會的信息化建設，在大多學校中都實現了辦公自動化、資料信息化和數字化。因此，高校的檔案管理工作也要適時開展信息化建設與改造。

（四）環保需要。由于全球環境保護意識的提高，而以往的檔案管理方法要花費大量的紙張，因此以往的檔案館收藏方法已經開始被現代科技保管方法代替[3]。盡管民眾的環境保護意識有所提高，但要將數以億計的紙質資料轉變成數字信息，這就需要政策的大力支持。

三、信息時代背景下高校檔案管理創新的方法與策略

（一）重視打造專業化高素質的檔案管理隊伍。高校檔案管理信息化首先是人的管理現代性。因此，提升管理者的專業化素質，建設專業的管理者隊伍，是高校檔案保存管理工作走向信息化的關鍵。人的管理現代性主要是個人管理能力的現代性，但科學的管理意識也是現代企業管理能力的第一要求。在我們的日常管理工作中，要特別強化對高校管理者的科學意識培訓，以全面深入掌握教育檔案現代化發展管理工作的標準與準則，把現代性發展科學管理意識滲透到實際工作中[4]。學校的檔案管理部門領導班子，要培養先進管理意識，利用現代化的信息管理知識和技術對學校各項工作進行監督管理，促進職工思想培訓并樹立優質服務意識，及時總結管理經驗，構建科學的管理機制，力求為管理者創造可供參考的現代化管理范本。

管理現代化既是管理的現代化，也是科技的現代化，而科技的現代化又必須要有足夠的資金支持方可進行。就高校而言，在提高管理能力的同時，還需要進一步加大對檔案信息化管理的力度，建立統一的管理機制，并形成全面、有效的管理網絡信息庫。在此基礎上，高校檔案管理員工通過自主學習，努力提高自身管理技能和水平，以滿足現代科學技術的發展需要。如經常進行先進管理和信息技術方面的專業培訓等。在管理過程中，建立現代評價制度和評價機制，促使管理者保持高度的學習熱情和爭高爭先的工作態勢。在企業管理條件不斷改善的今天，企業要常常“走出去”“請進來”，更廣泛的進行資源共享，經驗交流，在互相幫助中，增強與提高管理能力，從而更好地促進檔案管理事業的發展。

（二）完善平臺建設，建立智能檔案管理系統。檔案信息整合是檔案數字化的第一步，是進一步優化文檔數據，構建智能文檔的重要手段。數據整合的基本流程第一步，是對文檔信息實施采集、定位、綜合、優化和完成記錄的基本流程。然后，通過完成全量記錄后的標簽排序，自定義文塊整理，便于后期保存和閱讀。再通過對自主定義的項目加以配置，提供新增、刪除、查閱、保存、印刷等功能，進一步明確單元項目的功能，然后使用Word、WPS、Excel等文字處理軟件把已記錄的文件信息輸入檔案管理程式，從而形成能用文檔保存程式并直接查閱的信息。另外，通過采用附件格式增添文件、照片等信息，可方便瀏覽、上傳和使用。能夠實現對文件數據的加工和輸出，對文件數據的處理則可從列表中選擇詳細項目，包括各文件和不同形式的圖片文檔，從而實現了編輯和刪除，可以計算分析和處理全量的文件數據，同時也可以實現新建、上傳、下發、印刷、訂閱、典藏等功能。但無疑，文件數據集成可以適應批量輸入的業務需要，從而顯著提升效率。

審核過程規范嚴格。在與前期的檔案信息系統集成后，需對檔案內容進行評估，以審核歸檔的價值。在后期的數據統一管理工作中，所有檔案借閱和銷毀等操作都必須有嚴格的審批流程。而審批過程就是使用管理系統走一個程序完成一項任務。但是因為前期采集的數據可能出現遺漏、錯誤、重疊等不規范的數據表現形式，所以需要先將采集到的數據輸入審核流程，再利用管理系統以派發工單的形式發送至審批人，而審批人也需要根據檔案管理方式進行嚴格審查，將數據加以清查和甄別，然后進行審核工作并反饋給審核工單。與自主操作、由數據庫產生關聯其他數據的過程不同，審批過程中必須通過機械化批示完成下一個動作。文檔審查程序分為送審前、審查中、已批準、檢查后撤銷。由審查人按照觸發規則進行處理，按照觸發規則也就要申請人的啟動請求和撤銷命令來操作系統，分為發出通知、傳輸數據、更改字段、處理回復等。審核程序可以針對操作名稱、操作環節以及審查主體作出規定，包含審查主體所在單位、審查主體定位等信息，并針對送審文件審批操作的標準化水平，作出分級考核。根據不同的審核過程，設定相應的審核流程，整體而言，審核過程適用于檔案送審、借閱、保存、銷毀階段，實現檔案的自定義過程審核。審批業務流程的標準化制定，明晰了高校檔案保存系統各個節點的管理工作，能快捷、高效地完成檔案管理工作的任務、滿足檔案管理工作的需求，減少失誤。

信息整合手段方面。在完成的信息分類整合和審批完成后需對數字化信息資源實現系統的信息管理，以便于后期使用、保護、再利用、信息資源共享等項目的實施。在檔案管理使用上，對信息集成錄入的全量文件數據實現文件名及關鍵字段查詢，通過利用與信息關聯的信息展示方式即可查詢該文檔的詳情信息，可通過簡要瀏覽或點擊打開文檔實現詳細查詢。除一般的信息查詢以外，可通過對文檔中的相關數據實現條件查詢，如通過光學圖像識別方法對非結構化的信息數據，如JPG，PDF、TIF 等圖像形式的文件，實現智能識別，根據辨別出的信息實現文本查詢。另外，如網上瀏覽、配置標簽、數據共享、版本管理等也應該在資源共享的管理程序下完成。最后，注意做好數據備份，定期檢查存儲介質的狀態，并經常對資料加以保護與更換，做好信息化的數據安全性控制工作，以鑄造良好的資源共享信息服務平臺。

由此可見，通過高校檔案數字化科技系統建設將使檔案數據庫的信息更為完備，并通過計算機信息技術可以極大地壓縮人工調卷的數據處理時間長度，查全率、檢查準確率的提高，不但降低了對原有檔案資料的破壞，更有利于保護檔案原件，而且還可以進一步提高信息化建設的效益，進而帶動了高校檔案信息化管理系統的建立。

（三）加強檔案信息資源建設。高校的檔案工作現代化建設離不開高校檔案信息資源的建立[5]。因此，高校檔案信息資源建立可從如下三個方面入手：一是對現有的檔案資料數據加以建立。即對已存儲的檔案資料數據庫系統加以編排、整理，掌握目前的檔案資料總量，建立并健全資源共享項目，以促進數據的整理和創新，并最終建立科學的管理機制；二是數據資源共享應用體系的構建。通過大數據管理平臺的計算機網絡改進了原來的數據保存、讀寫等模塊，并推陳出數據庫系統的最新功能，以完成對歸檔數據的現代化管理工作；三是建立優質的資源共享網絡平臺。利用大數據交換和資源共享進行與數據庫系統的有效互動和銜接，進一步優化信息資源配置，以促進檔案管理現代化的可持續發展。

高校檔案信息資源共享工程建設是高校檔案現代化的必然結果，檔案現代化是對檔案數據資料實現電子化管理并進行開發利用，并通過不斷從電腦上記錄讀取、存儲、傳輸數據的實現，最后達到數據傳遞的資源共享。檔案資料的高效保管與使用可以極大推進信息資料的交換，提高高校檔案管理的工作效率，推動檔案管理事業的現代化發展。

四、結語

綜上所述，在當前的數字化社會里，要想真正做好高校的檔案管理事業，離不開技術創新。高校要積極主動地改善管理觀念，改革創新，并吸取他人優秀的管理方法以完善自身的檔案管理制度，提升學校相關管理人員的整體素養，同時學校要進一步加強對軟硬件領域的技術支持力度，如此才可以使學校的檔案管理事業緊跟時代潮流，為越來越多的人提供檔案服務。積極反思傳統學校檔案保管工作，并克服傳統管理中的問題，才能促使檔案保管工作適應現代高校發展的需要。