大數據背景下醫院電子檔案管理優化對策研究

文/河南省胸科醫院 胡馨藝

當前，大數據技術的廣泛應用給人類生產生活方式帶來了巨大變化，也給醫院檔案管理帶來了機遇和挑戰。與時俱進，不少醫院也采用大數據技術建立了電子檔案管理系統。相較傳統的檔案管理方式，電子檔案管理高效、方便、快捷，給醫院和患者帶來了便利并提升了醫院檔案管理成效。電子檔案管理系統安全穩定運營離不開扎實可靠的技術支持。但也存在認識誤區，部分觀點認為，檔案只要實現電子化以后，就實現了檔案的電子化管理，可事實并非如此。但如果醫院在檔案電子化基礎上，結合現代大數據分析、互聯網以及區塊鏈等技術，使得檔案利用能夠達到安全高效便捷的目的，那么“電子檔案”的優勢就將進一步凸顯。

本文認為，醫院電子檔案管理的首要目標是“信息安全，共享便捷”。一方面，醫院電子檔案涉及醫院工作機密和患者個人隱私，其管理的首要準則必須是確保信息安全，盡最大努力避免任何形式的信息泄露，不給醫院和患者帶來負面影響；另一方面，醫院檔案實施電子化管理的核心宗旨在于共享便捷，省卻醫生和病人線下奔走查詢調閱的時間，節約醫患時間和精力，提高醫院整體運轉效率。因此，醫院電子檔案管理水平提升只有在確保安全的基礎上借助現代信息技術實現有限范圍內的高效便捷共享，才能不斷提升醫院的整體工作運行效率、管理效果，不斷提高醫院的現代化治理能力和治理水平。

一、醫院電子檔案管理的優勢

醫院檔案管理涉及多個方面，包含醫療檔案、人事檔案、行政檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案等。安全高效便捷的檔案管理制度能夠為醫院管理和科研提供可靠的數據支持。采用信息技術手段將檔案管理工作從紙質變成電子形式，不僅能提高醫院的服務質量，節省醫院的運營開支，還能提升醫院的現代化治理能力和治理水平。一是檔案利用價值、利用效率更高。檔案實現電子化管理，可以給醫院節省大量人力和物力，減少檔案管理人員的歸檔時間和勞動強度，節省檔案查閱人員的時間和精力，提高檔案管理的效率和效能，增強檔案支撐科研的權威性和便捷性。檔案電子化管理能夠極大提升醫院信息化水平，讓檔案信息共享速度更快、應用價值更高；二是檔案儲存更安全、保密性能更好。紙質檔案轉變為電子檔案后，不僅節省物理空間，易于整理保存，還能夠通過給電子管理系統加裝安全防護軟件和設置相應查詢權限等，使相關資料不易丟失和出現信息泄露。因此，相對紙質檔案而言，電子檔案的私密性能夠得到更好地保護。同時，檔案的連續性、完整性能夠更直觀地體現出來，其醫院事業發展、科研利用、材料佐證等的重要應用價值也能夠進一步彰顯[1]。

二、大數據時代下醫院電子檔案管理工作難點

大數據時代背景下，不少醫院電子檔案管理工作還存在一些難點、痛點問題，如何攻克這些難點和痛點，對于提升電子檔案管理水平、實施可靠性，最大限度發揮檔案資料的應用價值具有重要意義。一是部分醫院硬件設施不足，限制了檔案的電子化管理水平。有的醫院雖意識到實施電子檔案管理對于優化醫院檔案管理工作的重要性，但是因內部硬件設施建設不足，缺乏必要的硬件和軟件支持。如，計算機數量不足、存儲機房設備陳舊、網絡設施陳舊等，軟件老舊，人員信息化水平低，不能滿足檔案電子化管理運行需求，很難真正實現電子檔案信息化管理提效的目標；二是部分醫院雖重視檔案電子化管理，重視采用相應系統技術，也采取了一些措施，但檔案管理從業者熟練運用系統功能、主動學習提升信息管理能力、主動挖掘檔案價值的意識不夠，一定程度上影響了檔案電子化效能的發揮，致使檔案服務醫院事業發展和醫院科研的潛在價值不能充分發揮[2]；三是部分醫院電子檔案管理還存在管理制度不健全、不完善的問題。意識到檔案實施電子化的重要性，也引進了相關技術，但是相關配套的管理制度和管理機制沒有及時跟進，亦或是建立了相關的制度和機制，但是對有可能使用檔案的人員沒有培訓到位，也在一定程度上阻礙了檔案電子化優勢不能充分發揮，管理效率低下，管理質量不高；四是部分醫院檔案電子化管理中還存在較為明顯的安全性問題。近年來，偶爾能夠聽到個別患者就醫后會接到營銷電話，“XX 體檢機構又給我打電話，他們是怎么知道我電話的呢？”等諸如此類的聲音，其中，不排除患者在醫院的就診信息被泄露，這與相應醫院的檔案管理安全保障程度低，有著直接的關系，他們的就醫資料或被網絡竊取，或因管理人員失職等，造成患者個人資料泄露[3]。

三、大數據時代醫院電子檔案管理優化策略

大數據背景下，開展醫院電子檔案管理工作，根本目的是持續優化檔案管理效率，首要原則是確保檔案信息安全。實現這個目標，需要醫院從基礎設施建設、完善健全檔案管理體制機制、強化檔案人才隊伍建設以及健全信息安全保障機制、規范應用電子檔案等多個角度出發，穩步、扎實、安全地調整、研究、優化電子檔案管理工作，最大限度發揮檔案支持醫院事業發展和支撐科研應用的潛在價值。

（一）完善網絡基礎設施建設。完善的基礎設施建設，是保證醫院電子檔案管理工作得以充分落實的關鍵[4]。在大數據背景下，傳統電子檔案管理設備遠遠無法完全滿足現代化檔案管理的需求，如計算機設備配置不達標，或配置低無法匹配軟件運行需要，或配置高未及時更新配套軟件，這些都很難滿足電子檔案管理過程中醫患便捷化“信息共享”的需求。如果要實現安全高效便捷的管理目標，醫院還需結合當前整個電子檔案管理大環境需求，及時更換相應硬件設備，加大軟件升級維護頻次，為電子檔案管理效率提升提供全面的設備和運行保障。

例如，河南省XX三甲醫院，在認識到電子檔案管理優化重要性前提下，組織人員深入了解、調研當前醫院檔案電子化管理的基本情況，同時對比國內電子檔案管理實施效果較好的北京X 三甲醫院，在全面了解醫院現有條件的基礎上，明確了電子檔案管理優化方向。為切實達到優化水平，XX 三甲醫院購進了一批新型電子檔案管理設備——資料掃描儀以及更為先進的計算機軟硬件設備，功能涵蓋信息監測、收集以及整理分析，軟件支撐服務等等[5]，為醫院提升檔案管理效率奠定了堅實基礎。此外，醫院還專門招聘了專業的技術人員，定期維護管理相關軟硬件設備，有效保證了設備的運行安全，預期管理優化效果也比較明顯。得益于電子檔案管理實踐，醫院加強了電子、紙質檔案的協調應用，進一步強化了紙質檔案室建設工作，對保存紙質檔案的櫥窗以及陳列柜等，予以更新、維修以及保養處理，確保紙質檔案不會因室內環境或者保存裝置等條件丟失、損壞，為電子檔案運營出現故障時建立了應急解決方案，檔案管理整體水平大大提升。

（二）健全檔案管理網絡機制。建立健全檔案管理網絡機制，主要是從電子檔案管理制度角度出發，發揮制度的指導作用、規范效應、約束功能。軟硬件設施達標，制度建設不匹配，電子檔案的優勢一樣不能充分發揮。所以，要想實現檔案管理效率的提升，醫院還需要及時建立健全制度機制，要結合當前的醫院電子檔案管理實際情況，多同其他單位溝通交流，學習取經，在引進相關管理技術、設備的同時，強化管理制度建設，確保電子檔案管理工作得以有效實施[6]。仍以上述河南省XX 三甲醫院電子檔案管理工作為例，在健全檔案管理網絡機制過程中，醫院又詳細劃分了管理機制內容：制度、組織、責任、考核。為保證相應管理制度得以有效落實，強調了與制度相配套的責任管理機制建立。如在管理制度健全方面，考慮到檔案種類繁多、管理難度大以及檔案分散程度較高等特點，專門就檔案收集存檔進行了嚴格規范，如，分類、分科、分項管理檔案，且安排專門人員負責每一“類”“科”“項”。同時定期抽查、排查，確保檔案內容的完整、規范，以降低管理難度，提高管理精度；在組織方面，建立三級管理制度，以醫院領導、檔案管理部門、各辦公室職能部門為核心，保證將管理工作落實到部門、個人，利于各級主體相互協調，確保檔案管理可靠；在責任方面，主要以管理制度、組織結構為依據，對各項管理工作予以了責任量化處理，明確分工管理的同時，將責任落實到個人，敦促個人及時調整工作狀態、提升管理能力，保證了整個電子檔案管理工作的有效落實；在考核方面，結合本院電子檔案管理特點、資源需求情況，制定了相應的階段性考核制度，以檔案完整程度、分類規范程度、管理操作規范程度等，作為主要考核指標，通過定期抽查、全面核查等方式，激勵管理人員，敦促提高重視程度及工作積極性。

（三）合理應用電子檔案。合理應用電子檔案，主要從檔案應用規范性角度出發，通過規范應用行為，確保電子檔案在應用過程中，不會因操作失誤，影響檔案內容的可靠性。更可以有效避免造成檔案遺失、錯漏等問題[7]。具體可以從電子檔案管理系統建設、權限設置、操作培訓角度，完善檔案應用管理機制，確保有效地落實檔案管理工作[8]。以鄭州市X 婦產醫院電子檔案應用管理為例，該院為確保每個人員都能夠充分掌握電子檔案系統操作方法，了解具體的操作流程，定期組織管理人員及相應的應用人員參加培訓活動，指導人員如何正確使用管理系統，如何保證操作可靠性等。明確電子檔案應用操作規范的重要性，在重視落實人員培訓工作情況下，優化電子檔案管理系統，設置三級操作權限：一級權限可以實現所有操作任務；二級權限可以對電子檔案進行修改、查閱，不能夠刪除相應文檔；三級權限只允許查閱資料，不能夠進行修改或者是增減操作。借助權限設置，有效規范了工作人員的操作行為。

（四）加強人才隊伍建設。加強人才隊伍建設，需要著眼于技術提升、操作規范角度，組建一支高質量、規范性的管理團隊，確保團隊內任一成員，都能熟練掌握、熟練應用本職工作內容，同時，養成自主學習與系統技術相關技能的良好習慣，給電子檔案管理提供穩定可靠的人才隊伍支撐[9]。如某省市一家私立醫院，非常重視檔案管理人才隊伍建設，結合本院自身管理服務的實際情況，通過優選、淘汰、培養、引進等系列方式，逐步組建了一支優秀的電子檔案管理團隊，整個醫院信息管理服務質量也得到了保證。尤其有效延長了一些患者病歷信息的存檔時間，無論是住院病歷，還是門診病歷，都在規定存檔期限內得到有效的保存、調取以及應用。

（五）健全安全保障機制。電子檔案雖然整體安全性較高，但并不表示管理風險為零。整個管理過程中仍然存在一定的風險，如管理、應用人員在操作電子檔案系統時，可能因操作不當或者系統漏洞等原因，造成電子檔案的錯漏或者遺失等問題，給醫院和患者帶來安全隱患。為避免出現安全問題，除前述的系統權限設置外，醫院還需要定期更新系統安全防護軟件，定期檢測系統是否被網絡病毒攻擊、是否存在系統漏洞等，及時了解，及時采取措施予以有效處理，防止產生更大的消極影響[10]。

四、結語

綜上所述，現代醫院等醫療機構的檔案管理工作，正在逐漸轉移重心，向著電子化、信息化以及數字化、智能化方向持續轉變。醫院檔案管理要結合互聯網、物聯網以及大數據分析等技術持續創新和改進，是實現檔案信息化、數字化管理目標的關鍵。醫院檔案管理工作者要利用電子檔案管理的特點和優勢，找出醫院檔案管理與現代信息科技之間有效融合的關鍵點，不斷創新、優化提升醫院檔案管理工作。醫院管理者也要加大對電子檔案管理的投入力度，在基礎設施建設、人才隊伍引進、體制機制完善等方面抓好抓實，不斷提升檔案管理的可靠性、便捷性、安全性和價值性。