財務工作綠色發展視域下財務電子檔案管理策略研究

文/秦皇島市第一醫院 張雙麗

財務電子檔案管理有效提升了檔案信息管理效率與質量，降低了檔案管理成本，且能夠為企業決策等提供更充分的數據支撐，有利于驅動企業的可持續發展[1]。但現階段，部分企業財務電子檔案管理工作仍存在一定問題，難以充分發揮財務檔案信息作用及價值。

一、財務工作綠色發展視域下財務電子檔案管理的重要性

基于綠色發展理念的不斷深入和信息化的飛速發展，以電子檔案管理代替傳統紙質檔案管理已成為財務工作綠色發展的重要方向和趨勢[2]。結合財務檔案管理實踐分析，總結財務電子檔案管理的重要性，主要體現在以下幾方面：第一，踐行環保理念。傳統紙質檔案管理手段需要大量的紙張、文件夾、柜子等物品，極大地增加了環境負擔。而電子檔案管理不僅可以節省大量的紙張資源，減少對自然環境的損害，還能減少碳排放，實現綠色環保；第二，提高管理效率。電子檔案管理具有極高的效率，可以實現對大量文件的快速檢索、分類和整理，提高文件處理的速度和精度，進而提高財務工作效率；第三，提升職責的清晰性。電子檔案管理具有極高的效率，可以實現對大量文件的快速檢索、分類和整理，提高文件處理的速度和精度，進而提高財務工作效率；第四，提高檔案信息查詢的便利性。電子檔案管理可以實現全文檢索、模糊查詢等多種查詢方式，便于用戶快速查找所需信息[3]。避免了人為造成的錯誤、遺漏、遺失等現象，提高了財務核算的精度和可靠性；第五，降低管理成本。電子檔案管理可以有效避免傳統紙質檔案管理過程中的大量物流、管理、存儲、借閱等方面造成的成本開支，同時能有效遏制文化、文物損失等因素，有效節約了管理成本。

二、財務工作綠色發展視域下財務電子檔案管理存在的不足

（一）檔案歸檔管理不足。檔案歸檔是指對企業或機構內部產生的各種文件、資料、記錄等進行分類、整理、存儲和管理的過程。其目的是方便查閱和管理，保障企業和機構正常的經營管理和決策需要。雖然財務電子檔案電子化管理已經成為財務工作綠色發展的趨勢，具備高效、低成本、高可靠性等優點，但是在實際應用中，檔案歸檔管理仍存在不足。首先，部分企業的財務電子檔案管理部門在收到新的檔案資料后，沒有及時進行整理和歸檔，導致檔案無序，難以查找，影響工作效率。其次，企業財務數據量較大，檔案資料不斷增長，企業需要不斷增加存儲空間，但部分企業未及時更新存儲設備，導致存儲空間不足，無法有效存儲和歸檔檔案。同時，在財務電子檔案歸檔管理過程中，部分工作人員所采用的歸檔標準不統一，導致檔案歸檔不規范[4]。甚至部分企業在財務電子檔案歸檔管理中，未嚴格實施全管理措施，造成檔案信息泄露或丟失，不利于財務電子檔案管理工作的高質量發展。

（二）檔案使用管理不足。檔案使用管理是指對檔案資料的使用進行規范管理，以保障企業或機構的工作秩序，保證檔案資料的保密性、可用性和完整性。企業在財務電子檔案使用管理過程中，需要保證檔案使用具有規范性、保密性、可追溯性，并制定應急響應管理策略，以推進財務電子檔案使用管理的高質量發展。但在具體實踐中，部分企業未建立完善的檔案使用規范，如使用統一的代碼、名稱等，難以對檔案進行有效管理和查閱[5]。同時，財務電子檔案通常包含敏感的商業和金融數據，泄漏或遭受惡意攻擊的風險較高。部分企業忽視了財務電子檔案使用安全管理的重要性，導致企業的財務資料信息不全，甚至被篡改，造成重大經濟損失。另外，部分企業財務電子檔案的備份策略不完善，如備份頻率不夠、備份方式不符合要求等，同時未對敏感信息加以保密，甚至部分工作人員在不當情況下泄漏檔案信息，對企業的可持續發展產生不利影響。

（三）檔案管理制度不完善。檔案管理制度是針對企業或機構檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行規范的制度。制定完善的檔案管理制度能夠使企業或機構更好地管理檔案，保證檔案資料的完整性、可用性和保密性，在提升檔案管理質量的基礎上，為企業的可持續發展提供助力[6]。尤其是在財務工作綠色發展背景下，財務電子檔案管理制度的完善性直接影響了檔案信息使用實效。結合企業實際發展來看，部分企業的財務監督管理制度尚不完善，且檔案管理制度混亂，使財務工作的隨意性較大，導致檔案被放錯位置，甚至丟失；檔案編號無法統一識別，增加了檔案查找和整理的難度，甚至出現涉密檔案管理不善，泄露等信息安全問題。

三、財務工作綠色發展視域下財務電子檔案管理策略

（一）提升檔案管理力度。提升檔案管理力度是解決檔案歸檔管理不足，充分發揮財務電子檔案作用及價值的基礎與前提。提升財務電子檔案管理力度，可以提高檔案安全性，減少檔案丟失、損壞等情況的發生，從而保證公司財務和其他敏感信息的安全；可以加快查詢速度，確保工作人員與信息使用者在統一的行為規范下進行信息查詢，提升檔案數據的查找、匯總、歸檔等工作的精準性與時效性；可以增強檔案的共享性，使不同部門和公司之間分享相關財務數據和統計報告更加的方便、快速、準確，并減少重復工作的出現，達到了共享的目的。為有效提升財務電子檔案管理力度，企業應做到以下幾點：第一，采用先進的檔案管理信息技術。采用云計算、人工智能等最新技術來實現財務電子檔案管理，更快捷地提取、共享和更新財務數據信息。在實際發展中，財務電子檔案管理人員可以積極應用智能化識別技術，如OCR 技術、視頻識別等，可以高效快速地識別檔案中文字、圖片、視頻等多格式文檔，將其自動轉化為可搜索、可編輯或自動歸檔的格式，讓工作得到進一步的加強。應用智能化查詢分析工具可以有效地對檔案中的信息進行搜索、分析和歸納，讓管理者能夠更快速地找到所需信息，并進行管理和決策，提高工作效率和決策水平[7]；第二，加強電子檔案信息歸類的規范性管理。首先，進行完整的財務電子檔案的歸類和整理，按照業務的分類、結構和內容進行上傳和存儲。其次，制定電子檔案的統一命名規則，避免出現命名不規范的現象。例如使用良好的文件名命名規范，文件名要有清晰的規范和含義，以保證后期的查找和管理。最后，為了更好地利用電子檔案的信息，可以使用關鍵字標簽來幫助分類，盡量使用通用的關鍵字，保證關鍵字的唯一性和準確性，便于日后搜索和匯總；第三，提高人員培訓管理力度。首先，建立財務電子檔案管理人員培訓機制，包括在職培訓、外出培訓、網絡培訓等，持續地提高財務電子檔案管理人員的專業知識、技能和素質，使其具備較強的財務電子檔案管理理論基礎和實踐能力。其次，從不同的職能角度出發，制定財務電子檔案管理人員的崗位培訓計劃，根據工作內容和要求，設計培訓課程和內容。再次，制定財務電子檔案管理人員的績效考核機制，定期考核工作成果和業績，對考核結果進行獎懲，并根據考核結果，開展針對性的培訓和提高工作能力，使財務電子檔案管理人員樹立客戶意識，強化工作品質和效率[8]。最后，對財務電子檔案管理人員進行安全保密培訓和工作流程管理，強化安全保密意識，做好財務電子檔案的信息收集、存儲、傳輸和處理，確保財務電子檔案管理的合規性和安全性。

（二）建立風險防護體系。建立風險防護體系是保障財務電子檔案管理安全的重要措施，對發揮財務電子檔案作用、驅動企業可持續發展具有積極作用。檔案資料屬于重要的企業信息資產之一，其安全至關重要。建立檔案管理風險防護體系，能夠有效預防和控制各種安全風險，去除安全隱患，保障檔案資料的安全性，并可以從基礎層面上保證檔案資料的完整性和可持續性[9]。通過檔案資料的品質控制、環境保護等方法，確保檔案得到長期保存和不斷傳承。同時，建立檔案管理風險防護體系，可以提高服務質量和水平，為用戶提供更加滿意和專業的檔案服務，增強檔案管理的社會、文化和科技價值。為有效建立財務電子檔案防護體系，企業應做到以下幾點：第一，制定檔案管理風險評估計劃。通過對檔案管理過程中存在的風險進行評估，確定可能產生的潛在風險、風險的影響范圍、造成損失的可能性和風險等級等，建立應對風險的預警機制；第二，優化檔案分類、存儲和處理方式。首先，在檔案分類、存儲和處理過程中，根據不同的需求和類型，對檔案進行分類、管理和處理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。其次，建立檔案檢索和查詢系統，對檔案查詢和使用進行標準化管理，并且可追溯查詢人員、查閱人員和查閱時間等記錄，提高檔案利用效率，加強檔案安全管理；第三，加強信息安全技術防范。不同的檔案具有不同的保密等級和權限要求，在進行檔案存儲和處理時，需根據檔案內容和權限要求，合理控制查閱權限，通過設置密碼、加密、備份、日志記錄等技術手段，加強檔案管理的信息安全防范能力，確保檔案信息的保密性和安全性[10]；第四，推進財務電子檔案部門規范化建設。檔案管理部門應當按照標準化操作流程開展工作，建立健全的工作制度，完善各項工作流程和細節，增強工作條理性和規范性。

（三）完善檔案管理制度。完善檔案管理制度是提升財務電子檔案管理質量的基礎，是保證財務電子檔案管理規范化的重要手段。建立完善的檔案管理制度，可使檔案管理規范化、流程化，從而提高檔案管理的質量與效率。檔案管理制度不僅包含了檔案管理工作的流程，還包含了檔案管理的保密和安全方面的規定。制定檔案管理制度，明確檔案的保密標準、安全措施及人員的操作規范，有利于提高檔案的保密和安全性，避免檔案泄露或遭受不法侵害[11]。為有效完善財務電子檔案管理制度，企業應做到以下幾點：第一，按照國家法律法規、地方政策、管理要求等，在企事業單位內部制定規章制度，明確職責、權利、義務，明確管理流程、規范操作流程，確保既有檔案管理的體系又有檔案管理的細則；第二，根據企業的實際情況，確定檔案管理組織的結構和職責，在組織層面上保證檔案管理的運行和達成預期的管理目標。同時，建立檔案安全保衛制度、加強檔案安全防范，設立、實施檔案進門衛勤、設防、鎖押等安全措施，防范各種安全事故；第三，建立檔案的流程管理制度體系，明確各個環節的職責、程序、標準等，規范檔案管理的流程，為檔案管理提供科學、高效和精細的管理模式。在制定檔案流程管理制度之前，需要先明確檔案管理中的各個環節，包括檔案的收集、建檔、歸檔、檢索、借閱和銷毀等[12]。同時對檔案管理流程實時更新和控制，完善和優化管理流程，提升檔案管理效率和質量。

四、結語

綜上所述，財務電子檔案管理工作是財務工作綠色發展的重要內容，對企業的高質量、可持續發展起到重要作用。但在實際發展中，部分企業的財務電子檔案管理仍存在管理不足等問題，不利于財務電子檔案管理工作的高質量開展，甚至會出現信息泄露，對企業的可持續發展產生不利影響。對此，企業財務電子檔案管理人員應結合具體檔案類型、企業發展需求等，持續提升檔案管理力度，并通過完善管理制度等方式，提升財務電子檔案管理實效。