醫院人事檔案在機關事業單位養老保險改革中的應用

文/秦皇島市第一醫院 張佳佳 張孟（通訊作者）

2015 年，國務院發行了《機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》(以下統一簡稱《決定》)，主要就機關事業單位養老保險制度的改革問題進行闡述，建立與企業相同的基本養老保險制度，已運行了數十年的“雙軌制”即將結束。《決定》的印發，對我國社會養老保險制度的進一步完善和社會保障體系建設的全面統籌具有重要的現實意義，為構建更為公平、更加可持續發展的養老保險體系提供了有力支撐[1]。在不斷推進機關事業單位養老保險制度改革的進程中，人事檔案在為退休人員重新核定退休待遇起著至關重要的作用，具有良好的社會效益。

一、機關事業單位養老保險制度改革的概況

自20世紀90年代以來，機關事業單位退休人員所發放的養老金水平明顯高于企業單位退休人員，直至現在，這一差距不但沒有縮小反而越來越大。本著建立更加公平、公正與可持續發展的養老保險制度，2015 年，國務院發行了《機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》，提出結束“雙軌制”，機關事業單位的基本養老保險制度要與企業相同。在改革過程中，為充分考慮過渡的穩定 性，特意將2014 年10 月1 日-2024 年9 月30 日設立為過渡期，這段時間內退休人員確定為退休“中人”。在過渡期內退休人員實行新、老辦法對比計算退休待遇標準。

通過新辦法核算退休待遇時，視同繳費年限起到了至關重要的作用。對于視同繳費年限的認定，人事檔案則是關鍵點。工作人員需要從人事檔案中確定退休“中人”的身份、工作時間、工作經歷、工作單位性質等，再根據視同繳費年限的認定原則加以認定。人事檔案的有效利用保障了每位退休“中人”的切身利益，具有十分重要的現實意義，同時也為機關事業單位退休人員的養老保險制度改革提供了可靠的數據支撐。對機關事業單位養老保險制度進行有效的改革，為我市機關事業單位養老保險與企業養老保險制度建設起到了良好的統籌推進作用，建立了更加公平可持續的社會保障制度[2]。

二、機關事業單位人事檔案的管理現狀

（一）檔案管理人員專業能力不足，檔案材料的歸檔缺乏規范性與創新性。有些機關事業單位忽略了人事檔案管理人員的重要性，忽略了對檔案管理人員的培訓與教育。以某些醫院為例，檔案管理人員專業性不夠，大部分為兼職人員或者由于身體原因無法從事臨床一線的轉崗人員，并未接受系統培訓，在專業能力上較為欠缺，在日常檔案管理中缺乏規范性與創新性。主要體現在：其一，收集檔案較為被動，缺乏創新，當上級主管部門要求或者領導需要時，緊急收集相關材料、倉促歸檔，導致很多材料無法一一查證核實，使得檔案材料的真實性難以保證；其二，檔案歸檔制度還需要進一步規范、完善，歸檔內容有待進一步統一、明確，在日常管理中要做到及時歸檔，對于個別不符合歸檔的材料要及時進行處理。

（二）檔案信息不全，部分重要檔案材料未及時歸入人事檔案，導致辦理退休手續時困難重重。有些單位在人員調入接收檔案時未嚴格審查，檔案信息不全卻直接接收存檔，未及時催索，導致檔案信息不完整。待辦理退休手續時發現缺少關鍵材料，影響相關手續的辦理。最為常見的是職工調動審批表、派遣證等材料缺失，歷經二、三十年，再想找回這些重要材料難上加難。個別地方管理不規范，應入檔材料卻由主管部門或當地檔案館統一管理，待人員調出或辦理退休手續時需要費力找回，難以保證檔案材料的完整性。

（三）人事檔案內容前后記載不一致，準確性差，在辦理退休手續、核算退休待遇時造成一定的影響。人事檔案客觀地記載著一個人的經歷，隨著人的成長與經歷的不斷豐富，人事檔案也在不斷豐富與完善中。由于歷史的原因，身份證上的出生年月與真實出生年月不一致，導致一本檔案中存在不同的出生年月?，F在，為退休職工辦理退休手續的時候，出生日期以檔案中最早記載的日期為準，由于本人當時填寫檔案材料不規范，直接影響到本人的退休時間。工作經歷前后填寫不一致，后取得學歷的學籍檔案未及時移交人事檔案管理部門，導致個人檔案三齡、兩歷等記載不全或前后不一致，在很大程度上影響了個人今后視同繳費年限的認定及新待遇的核算。

三、改進機關事業單位人事檔案管理的策略

（一）創新工作思路，加強人事檔案管理人員的專業素養。醫院人事檔案工作是醫院管理工作中極為重要的一項組成部分，在醫院的建設、運營、發展中發揮了重要作用[3]。人事檔案管理部門，以機關事業單位退休“中人”核算新待遇為契機，向院領導宣傳檔案管理的重要性。只有領導高度重視，醫院人事檔案管理才能上升到一個新高度。以“請進來，送出去”的方式，數次邀請市人事檔案管理部門的業務主管領導、優秀專家，以及各大醫院從事人事檔案管理的專業人員為本單位人事檔案管理專員進行培訓，同時送檔案管理專員出去進行系統培訓，帶著問題去學習，極大地提高了學習效率與解決問題的能力。另外，也可以招聘檔案專業的畢業生從事檔案專項管理，年輕人能夠快速接受新事物，更好地將專業知識與信息化相結合，創新檔案管理新思路。

（二）創新工作機制，加強人事檔案材料的規范收集。在人員調入或者新招聘人員時，從嚴把控人事檔案內容完整性，按照檔案存檔目錄，逐一落實檔案材料的完整性。在新接收人事檔案專項審核過程中，發現個別檔案材料不全，要及時進行催索。人事檔案的管理需要積極朝信息化的方向發展，構筑良好的信息化平臺，以利于檔案的高效化管理[4]。通過信息化建設的不斷完善，對于不符合歸檔要求的材料及時進行處理，全程監管、督促檔案材料的辦理進程，極大地提高了醫院人事檔案管理效率。

（三）創新工作舉措，加強人事檔案管理的專項培訓。在醫院人事檔案管理中，要充分調動檔案管理人員的主動性和積極性。檔案管理人員要不定期地在單位召開專題講座、培訓，及時向職工介紹人事檔案的重要性，規范各類檔案材料的填寫。例如，單位每隔幾年就會組織全院職工填寫《干部履歷表》，在正式填寫前不僅向大家詳細介紹干部履歷表的填寫指南，更要向大家介紹其重要性，在辦理房產過戶、暫住證等手續中發揮著至關重要的作用，與大家切身利益密切相關。很多職工以前不重視檔案材料的填寫，但真到需要的時候發現內容填寫錯誤，既要進行公證又要反復開具證明，費力費時。經過對全院職工的系統培訓，職工們所提交的檔案材料更加規范，利用效率也更高。

四、人事檔案在機關事業單位養老保險制度改革中的應用

人事檔案主要記錄一個人的身份、學歷、工作經歷、社會活動、政治面貌和個人品德素質等，對一個人的身份認證、個人轉正、申報職稱、工作評定和待遇核定等方面起著重要的參考作用，伴隨一個人的一生，具有法律效應。通過重點審核退休人員身份、工作單位性質來確定每位退休“中人”的視同繳費時間，進而為核算新的退休待遇提供有效保障。

（一）認定階段。對在審核中發現的問題進行歸納匯總，針對不同情況，妥善處理，最后由秦皇島市人力資源和社會保障局養老保險科根據政策、實際情況與審核結果做最終認定，不能主觀臆斷、妄下結論。最后，將認定的《秦皇島市機關事業單位工作人員視同繳費年限認定表》與審核過程中的補充材料、證明材料一并歸入本人人事檔案，方便今后核算新待遇時有據可依，有據可查。

（二）檢查總結階段。隨機抽取一定數量的人事檔案進行重點核查，就抽查情況進行認真梳理并反饋。匯總整理有關情況，在實踐中總結經驗與做法，分析探討發現的問題，制定和加強人事檔案管理工作的改進措施與意見，形成書面總結報告[5]。

（三）上報落實階段。認定結束后，上報《秦皇島市機關事業單位工作人員視同繳費年限認定表》，并在養老保險系統做視同繳費年月信息變更，核算新的退休待遇。保證認定數據真實有效，做到不錯調、不漏調。截至目前，2014年10月至2021年12月期間退休的260余名職工新待遇已落實到位，2022年45名退休職工的新待遇核算工作已上報，即將落實，切實保障了每位退休職工的利益。

五、人事檔案在機關事業單位養老保險制度改革中的社會效益

通過對退休“中人”人事檔案的審核與認定，經過實踐與總結，形成一套完整的認定、審批流程，對退休“中人”視同繳費年限的認定水平得到很大的提高，人力資源管理邁上了新臺階。無論是對退休“中人”重新核定退休待遇，還是對維護醫院穩定發展都做出了貢獻，創造了巨大的社會效益。

（一）經驗分享與交流，保障市內其他醫院視同繳費年限認定工作的順利進行，為其節省大量探索時間。本單位作為市內唯一一家大型三級甲等綜合醫院，退休人數居全市首位，率先響應機關事業單位養老保險制度改革要求，開展視同繳費年限的認定工作。在實踐中發現問題、總結問題，對于把握不清、認定不準的地方請教核準部門進行認定。在工作中總結經驗，針對重點、難點、關鍵點做好記錄，結合國家、省、市相關政策與我單位實際情況，形成文字材料，同時與市內其他四家醫院進行經驗分享與交流，避免大家重復走彎路、走錯路。本單位也從其他單位發現的問題中找不足、查問題，既能避免不必要的錯誤，也能保障其他醫院認定工作的順利進行，節省了大量探索時間。

（二）保證退休“中人”養老待遇水平，平穩完成過渡。2014 年10 月之后退休人員仍按照2014 年9 月工資改革前的待遇享受退休養老金，但是近八年來，機關事業單位退休人員在職期間調標與晉升薪級所漲工資部分未落實到老退休待遇中。根據《機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》，通過充分利用人事檔案資源，重新核算每位退休“中人”的退休待遇，并進行新、老辦法待遇標準對比，當新待遇標準低于老待遇標準時，補齊差額部分；當新待遇標準較老待遇標準提高時，按照一定比例逐年遞增的方式對超出部分進行補發，其中2014 年10 月1 日-2015 年12 月31 日期間退休的人員，按照超出部分的10%進行計發，2016 年1 月1日-2016 年12 月31 日期間退休的人員，按照超出部分的20%進行計發，以此類推，直到2024 年1 月1 日-2024年9 月30 日期間退休的人員，按照超出部分的100%計發[6]。這樣既保證每位退休“中人”都能夠享受到合理的退休待遇，又能保障機關事業單位養老保險制度改革平穩過渡。

（三）為養老保險制度改革提供有力支撐。合理減少社會差距、減少機關事業單位養老與企業養老之間的落差、有效減輕財政負擔、推進養老保險制度改革、增加人才合理流動、減少改革過程中的阻力、保證退休人員應有的待遇水平，這便是機關事業單位養老保險制度改革的意義。通過有效利用本單位人事檔案資源，為單位退休人員調整基本養老金與重新計發河北省機關事業單位工作人員基本養老金提供有效數據，做出巨大貢獻。

在今后的工作中，為更好地保障養老保險制度改革的平穩過渡及順利進行，應加強宣傳動員工作，有關部門可以從以下幾個方面努力：第一，單位內部應營造良好的宣傳氛圍，加強正確引導。各機關事業單位可以通過講座、座談會、行政例會、院周會等方式來宣講與探討機關事業單位養老保險制度改革的相關內容。印發簡單、明了、生動的政策資料、宣傳單，同時發布有趣的微信公眾號，通過多路徑、多方法的形式，讓工作人員深入學習改革的核心內容，并在學習的基礎上加強理解，讓單位職工明確知曉，參加基本養老保險是國家賦予公民的一項重要權利。在享有權利的同時，積極繳納基本養老保險也是每位職工應盡的義務。讓大家深刻意識到養老保險制度的改革具有長遠利益，應積極擁護改革的實施；第二，各廣大媒體要加強宣傳的力度，正確把握輿論導向。電視新聞、報紙等媒體應加強養老保險制度改革的宣傳與播放，刊登專題欄目，讓更多國民了解改革的相關政策，為改革的順利實施奠定堅實的群眾基礎。