水利工程檔案管理信息化技術運用分析

林 紅

（福建省松溪縣河道服務中心，南平 353500）

引 言

水利工程建設涉及大量豐富的水利水電項目，有著規模廣、周期長的特點，尤其是很多協議、資料、水文監測數據及采購合同等，這些都屬于檔案管理的重要內容。在實際建設中，部分管理層輕視檔案管理，突出和強調工程施工，使得檔案資料整編工作弱化，引發資料處理不善、編制質量不高等問題。優化和改進水利工程檔案管理工作，需要在常規管理基礎上，結合水利工程建設的實際情況，借助信息技術的優勢，開發利用檔案管理信息化平臺，創建應急預警機制，助推水利事業的高質量發展。

一、水利工程檔案管理運用信息化技術的重要性

在水利工程檔案管理工作的實施過程中，借助于信息化技術構建健全的信息管理系統，有著現實的重要性和必要性。首先，水利事業的檔案管理應用信息化技術滿足共享資源的要求，工程建設包括多項工作，在設計、監理、施工等各環節會產生較多的文件材料，對于這些復雜信息的處理，需要各部門及人員方便查找利用。對此，應采用先進的信息技術手段，優化資源配置，創建檔案管理信息化系統，達到資源共建共享的目的。這樣一來，可以隨時隨地查找和利用各種材料，以檔案管理輔助各項工作順利開展。其次，信息化技術在檔案管理中的植入是管理決策實效性的要求，通過發揮信息技術優勢，檔案管理信息化平臺收集和記錄各種資料，運用計算機進行各樣的格式輸出報表，確保統計數據的分析、上報等。在水利工程推行過程中，工作人員及時接收到信息化平臺的數據反饋，調整、處理資源和精度，保障工程的質量及效率，也為投資、決策、內控等提供依據。最后，水利工程檔案管理集成大量有效的數據，提升決策的科學性和有效性，在檔案管理工作中將大量豐富的信息資源進行歸納和整理，一旦出現異常情況，及時糾正和處理，最大限度地保障建設項目的順利開展。有了信息技術的重要支撐，可以實現從傳統的經營管理轉變為科學管理，推進粗略式到精細化管理的過渡[1]。因此，水利工程檔案管理應運用信息化技術，嚴格遵循實用和易用原則，明確電子化、信息化的需求，創建一個科學規范、高質高效的檔案管理信息化平臺，明確工程進度和階段目標，優化資源配置，動態調整和跟蹤各項數據，真正打破傳統常規管理模式，為內控提供科學決策支持，節約人力物力，提升質量與效益，使之成為水利工程現代化管理的重要手段。因此，福建省松溪縣水利局自上而下地強化信息化建設的理念和意識，主動打破常規，致力于實踐探索。

二、當前水利工程檔案管理信息化技術運用的不足

福建省松溪縣水利局結合了近年來的勘察調研工作，雖然檔案管理信息化建設工作已經取得很大的進展，但也顯現出一些問題和不足。

（一）檔案管理煩瑣混亂

水利工程建設應嚴格按照相關參建單位的要求進行，在檔案管理上也有顯著差異性，很容易導致各種材料煩瑣混亂。通常來說，水利工程需要若干參建單位參與其中，在管理上綜合復雜，會涉及各方面內容。一些參建單位因受內外環境及各種因素影響，如運營規模、管理方法等，無法有效利用信息化技術強化和提升檔案管理工作，仍采用傳統人工的方式，使整個檔案資料的處理混亂無序[2]。

關于大型水利工程建設，很多工程項目主要采取參建單位共同合作、分段分期實施的方式，這就需要檔案管理結合具體情況，靈活運用各種信息化技術，通過配置各種資源，為工程項目各階段的實施提供有針對性的材料依據。然而在實際建設中，各項工作多而雜，易造成檔案管理水平低下，處于混亂無序的狀態，甚至還會產生文件缺失、遺漏等現象，再加上管理職責不明確，檔案管理無法將各項工作落實到人，這種長期管理混亂的問題，阻礙和制約著水利工程建設[3]。

（二）信息化管理方式落后

針對水利工程檔案管理工作，信息化技術運用不充分主要表現在部分管理方式方法落后，尤其是在實際管理過程中，無法保障工作人員的效率；若是管理層輕視檔案管理，在信息化技術投入方面力度較小，會使得信息化建設浮于形式；同時，運用傳統思想及方法處理檔案材料，不推進對信息化的主動性學習，種種行為均會導致信息化管理落實不到位。

水利工程檔案管理信息化技術運用落后，主要包括信息資源不足、信息共享困難等。一方面，水利工作需要充分考慮環境、水文等內容，采集數據范圍廣泛，實際檔案管理無法高效利用信息化技術，無法保障信息采集的數據類型和精度。另一方面，信息資源的共建共享是水利檔案管理的一大優勢，而水利信息化尚處在實踐探索階段，無論是各種信息基礎設施，還是共享機制，內部無法匹配和銜接，造成信息資源共享困難，如服務目標單一、標準規范不全、應用基礎薄弱等。

（三）管理專項資金投入不足

在水利工程檔案管理過程中，若缺乏相應的投入資金，會使管理設施設備匱乏，如果管理場所環境較差，或是場所比較簡陋，極易埋下安全隱患。一些單位過于追求水利工程項目帶來的社會效益和經濟效益，對于短期內無法直接產生經濟價值的檔案管理重視程度不高，專項投入不足，管理設施匱乏，很多信息化的設施設備無法正常投入使用。與此同時，在實際管理中也缺少相應的信息化手段，如紙質版的檔案隨意堆放，無法及時查找數據資料，極易受到各種環境的影響，如水災、火災、腐蝕等；后期在修復破損的檔案材料時，需要投入大量的人力物力及成本費用，這與前期設計的節約性原則極為不符。

（四）人員專業能力素質低

水利工程檔案管理信息化建設有著高度的系統性和綜合性，不單單是檔案管理部門的工作，而是需要各部門及工作人員的密切配合。首先，部分檔案管理部門工作人員專業能力素質低下，會使得各項工作無法高效開展。其次，受傳統管理觀念影響，接受信息化技術應用能力較差，使得檔案管理面臨著較大的挑戰和壓力。最后，檔案管理部門或小組獨立辦公，缺乏與業務及其他部門的溝通交流，再加上信息化技術手段應用不靈活，使得各項檔案材料具有一定的滯后性。

三、優化水利工程檔案管理信息化技術運用的途徑

福建省松溪縣水利局根據自身實際，大刀闊斧地運用科學技術武器，走在檔案管理信息化建設的前沿，積累了一些寶貴的經驗和建議。

（一）創建一套健全的檔案管理制度

對于水利部門來說，傳統檔案管理與信息化建設有著很大的區別，沿用傳統管理模式，無法滿足實際檔案工作需求，對此應根據信息化管理的屬性和特點，從檔案管理機制入手。同時，運用先進的互聯網信息技術，創建一個健全的檔案管理系統，在信息化的全面推進中，及時安排專業人員進行專業學習，切實提升管理層及專職人員的專業能力素質。依據國家水利部門的《水利工程建設項目檔案管理規定》等文件，既要及時記錄和收集各種數據信息，又要采用技術手段科學管理，推進后期的工程驗收，還要規范檔案工作，注重對相應材料的核對和歸檔。因此，水利工程單位對于檔案管理信息化制度的創建應該更加豐富全面，涵蓋所有業務及管理活動，真正促進水利工程信息化建設的革新化進程[4]。

在水利工程檔案管理信息化技術運用過程中，應根據自身情況，制定一套健全的檔案管理制度，明確規范各項工作，嚴格遵循相關法律法規及制度，科學部署各項檔案管理工作。對于水利工程實施，還應創建相應的監管部門及小組，依據管理制度體系，全方位、多視角審查各項工作。對于檔案信息化管理，應根據信息化的科學管理理念，保持管理制度的優越性，明確各部門及人員的工作職責，梳理各工作環節程序及標準，特別是檔案人員的工作，確保責任落實到人；其間加強檔案工作的保密程度和安全管理，采取有針對性的措施。此外，對于檔案管理制度，也要與時俱進、有所創新，植入新理念、新技術和新方法，使之具有新穎性和科學性。

（二）助推檔案管理的信息化建設

在水利工程檔案管理整體性工作運轉過程中，應根據各種信息技術手段的優勢價值，穩步推進信息化建設。一般來說，水利工程檔案管理信息化管理系統具有多樣化的功能版塊：第一，文件分類設置和收集。文件分類設置與工程劃分直接相關，可劃分為文件收集、工程資料管理等版塊。文件收集具有批量上傳、手工提取、自動提取三種方式，文件分類設置應根據內在關聯性，將一系列施工資料經過智能提取后輸入文件分類中。第二，檔案分類、規則設置。檔案分類即歸類和管理，規則設計應在把握水利項目實況的基礎上，明確各項規則要求。第三，組卷規則設置、組卷管理。組卷規則設置囊括文件分類及規則，還涉及案卷材料、名詞、內容、數量等；而組卷管理具有手動組卷和自動組卷兩種形式。此外，還有并卷拆卷、排序功能、檔案借還、檔案查詢、檔案統計等[5]。

福建省松溪縣水利局整個檔案管理的信息化建設從實際情況出發，適當保證資金投入，注重提升自身財政的預算量，采購先進的儀器和技術，為信息化建設提供動力支持，運用資金完善檔案管理相關設備，如計算機、電子裝置等。比如，一些水利部門認識到信息化設備的重要性，以設備為關鍵，打造專業化的信息管理系統，利用磁盤和光盤存儲，特別是光盤存儲，在一定程度上有效緩解了檔案管理冗雜的問題。由此可以看出，關于水利工程檔案管理信息化技術運用，既要推動檔案管理信息系統的創建，又要合理采購先進的管理設備，其間借鑒和學習國內外先進的檔案管理經驗及技術，及時采取相應的技術措施，集中解決信息化技術的表面化和形式化問題，使水利工程的驗收和后續的管理更加完善[6]。此外，管轄的水利工程單位匯總和分析水利項目與檔案規模的內在關系，合理把控檔案數量及種類，注重各種檔案材料的及時增補、剔除等，實現管理效率的提升，以此節約經濟成本、減輕工作人員的工作量。對于設備及技術的采購，注重對尺度的把握，避免出現資源、資金的損失浪費。當然，對于檔案管理的信息化處理，還要重視對各種工作環節及細節的處理，對于圖片和影像資料的保存，應避免格式化問題，確保數據的科學性和合理性。

除了建設水利工程檔案管理信息化系統，還應運用技術手段創建安全防護平臺，注重對安全漏洞和系統的修復與更新。信息化管理有著迅速性和及時性，尤其是信息資源的共享，其開放性的特點給不法分子提供了可乘之機，增加了安全隱患，所以應全面防范風險問題。福建省松溪縣水利局近年來采購先進技術和設備，注重推進檔案管理信息化建設，經過業務培訓及學習，防止信息泄露、文件遺失等問題出現，還運用針對性的技術舉措攻克和解決了設備系統障礙，最大限度地防范了此類風險[7]。

（三）注重施工中的監督檢查

水利工程檔案管理在項目施工中，應注重質量監督檔案工作，這是質量監督活動全過程的直觀反映。依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等文件，水利工程單位應將質量監督檔案工作與質量監督工作有機聯系，實現二者的同步管理。首先，應根據項目施工情況，注重各類材料的審核及歸檔，包括原材料、檢測計劃確認報告、工程質量監督工作記錄等，從源頭上做到嚴格核定。其次，推進各項文件材料的收集歸檔工作，尤其是各類質量評定材料，協同施工進度和質量安全，對于各種資料材料的處理，一旦發現異常，及時整理歸檔問題。最后，對于一些特殊工程項目，除了整理歸檔質量監督資料外，還要重點防護，形成檔案卷。此外，有關部門應及時介入，加大對水利項目建設的檢查力度，既要深入施工現場進行規范管理，又要審查各項檔案材料，確保水利項目施工做到萬無一失。

（四）加大檔案管理團隊的培養力度

福建省松溪縣水利局管理層轉變工作理念，組織所有人員及時學習先進的專業知識及技術，運用理論與實踐培訓相結合的方式，極大地提升了相關人員的專業能力素質。同時，在檔案管理信息化建設中，圍繞工作人員創建一套激勵約束機制，對具有優良表現的人員，給予精神及物質獎勵。另外，還加大了專業技術人才招聘力度，切實構建了一支高能力和高素質的檔案管理團隊[8]。

結 語

信息化技術應貫穿水利工程檔案管理全過程，結合水利項目的建設情況，合理使用信息化技術，完善檔案管理機制，創建信息化平臺，形成一套應急預警方案，全面防范和抵御風險。水利項目的檔案管理龐大復雜，與各項工作有著密不可分的聯系，應以信息化技術為手段，做到科學治理、因地制宜，保障整體性檔案管理工作的效益與質量。